Значение и классификация бухгалтерских документов

Для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и  в бухгалтерской отчетности применяются  учетные регистры.

По внешнему виду учетные  регистры подразделяются на:

* книги;

* карточки;

* свободные листы;

* машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);

* машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим  счетам бухгалтерского учета.

По видам производимых в них записей учетные регистры подразделяются на:

* хронологические (регистрационный журнал);

* систематические (главная книга счетов);

* комбинированные (журналы-ордера).

По степени детализации  информации, содержащейся в учетных  регистрах, учетные регистры подразделяются на:

* синтетические (главная книга счетов);

* аналитические (карточки);

* комбинированные (журналы-ордера).

Книги представляют собой  сброшюрованные свободные листы  определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как  работу по их ведению разделить между  счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек, примером может  служить - кассовая книга. Книги пронумерованы  и прошнурованы, а на последней  странице указано количество страниц  за подписью руководителя предприятия  и главного бухгалтера. В книгах исключена возможность замены отдельных  листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется «Главная книга» - это регистр синтетического учета и «Книга остатков материалов на складах» - это регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью собственности.

Карточки предназначены  для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На основе карточек бухгалтерия создает картотеку  основных средств, а материально-ответственные  лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

Свободные листы - это учетные  регистры большого формата и с  большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены  для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Это самый распространенный вид учетных регистров.

Правильно оформленные первичные  документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и  используют для записей в регистрах  аналитического и синтетического учета  по корреспондирующим счетам. Проверка полученных документов в бухгалтерии  проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими  нормативными документами. Проверка документов в бухгалтерии проводится по трем направлениям:

* Формальная - это проверка  правильности оформления документов  по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены  все реквизиты.

* Проверка по существу, которая предполагает определение  бухгалтером законности совершения  хозяйственной операции, оформленной  данным документом.

* Арифметическая - это проверка  правильности арифметических вычислений  и подсчетов, таксировка данных  документов. Арифметическая проверка  контролирует подсчет итогов, правильность  подсчета количественных и стоимостных  показателей в принимаемых бухгалтериях  документах.

Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам. Неправильно  оформленные документы служба бухгалтерии  к исполнению не принимает и возвращает для исправления или задерживает  для выяснения обстоятельств.

бухгалтерский документ унифицированный  хозяйственный

2.2 КЛАССИФИКАЦИЯ  БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Бухгалтерская документация предприятий в соответствии с  функциональным назначением каждого  предприятия подразделяется согласно общей классификации бухгалтерских  документов следующим образом Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии, Российский бухгалтер, 2006г:

1. Учетная бухгалтерская  документация;

2. Организационно-правовая  документация бухгалтерии;

3. Отчетная бухгалтерская  документация.

К учетной бухгалтерской  документации относятся:

* документация по учету  основных средств;

* документация по учету  материальных запасов;

* документация по учету  малоценных и быстроизнашивающихся

предметов;

* документация по учету  труда и заработной платы;

* документация по учету  денежных средств, ассигнований, расходов;

* документация по учету  расчетов;

* документы по учету  внебюджетных средств.

К организационно-правовой документации бухгалтерии относятся:

* план счетов;

* документация по учетной  политике предприятия;

* бухгалтерские учетные  регистры ( главная книга, журналы,

ордера и пр.);

* инструкция об организации  бухгалтерской деятельности;

* положение о бухгалтерии;

* положение о структурных  подразделениях бухгалтерии;

* должностные инструкции  работников бухгалтерии.

К отчетной бухгалтерской  документации относятся:

* балансы (годовой, квартальные);

* отчеты (по видам) (годовые,  квартальные);

* аналитические документы  к балансам и отчетам;

* отчеты о проведении  проверок (ревизий);

* отчеты по налогам;

* переписка по отчетам;

* документы по инвентаризации;

Все основные группы бухгалтерских  документов включают в себя и прочие виды бухгалтерских документов.

Главным документом, на который  мы должен опираться бухгалтер предприятия  при составлении номенклатуры дел, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Перечень включает в себя документы, которые образуются при документировании общих для всех предприятий управленческих функций, выполняемых всеми организациями независимо от их сферы деятельности, масштабов и формы собственности.

Для управления бухгалтерской  документацией предприятия должен быть организован комплекс мероприятий, охватывающих:

* организацию перемещения  (движения) бухгалтерских документов  в соответствии с графиком;

* контроль исполнения  бухгалтерских документов;

* оперативное хранение  бухгалтерских документов, включая  их надлежащую подготовку к  передаче на архивное хранение  в государственный или ведомственный  архив;

* последующее хранение  бухгалтерских документов в архиве.

Для последующего использования  бухгалтерских документов в оперативных, контрольных и аналитических  целях необходима их классификация, позволяющая правильно формировать  номенклатуру дел.

Номенклатура дел - это  систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в результате деятельности предприятия, кроме технической  документации и печатных изданий.

Номенклатура дел предприятия  разрабатывается специалистом, ответственным  за организацию работы с документами.

Бухгалтерские документы  следует хранить в составе  дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Эффективность организации  текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько  продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел - это систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения. Дело, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности предприятия, помещенных в отдельную папку.

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения  документов и формирования дел, в  итоге - для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними и при последующем  их хранении.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит  из номенклатур дел структурных  подразделений.

В целях унификации группировки  документов для предприятий определенной категории существуют примерные  и типовые номенклатуры дел. Типовые  номенклатуры дел являются методическими  пособиями, основываясь на них, организация  может составить номенклатуру дел  для себя и для своих подразделений.

В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Если организация сдает документы  на государственное хранение, требуется  согласование номенклатуры дел с  Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и должна включать такие реквизиты как: наименование предприятия; наименование вида документа; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

В номенклатуру дел предприятия  также включаются справочные карточки, журналы учета документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут  быть использованы в дальнейшем для  внесения заголовков дел, не предусмотренных  в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и  временного сроков хранения.

Необходимо систематизировать  весь массив документации предприятия, чтобы определить перечень создаваемых  дел и установить для каждого  из них определенный срок хранения. Систематизация всей документации предприятия  называется составлением номенклатуры дел предприятия.

Текст номенклатуры дел оформляется  в виде таблицы следующей формы:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения дела и №  статьи по Перечню	Примечания
1	2	3	4	5

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное  научное и практическое значение. Значительная часть документов несет  в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях эти документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным ? до 10 лет, временным ? свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем дела сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

Экспертиза ценности документов ? это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них  информации. Назначение экспертизы состоит  в том, чтобы определить, какие  документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой  информацией.

Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней ? систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.

Экспертиза ценности в  делопроизводстве проводится при составлении  номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения  документов к делам, а также при  подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения  в государственных архивах;

2) временного хранения  в ведомственном архиве (свыше  10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению  в связи с истечением срока  хранения.

2.3 ЗНАЧЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ  ДОКУМЕНТОВ

Главное назначение бухгалтерских  документов - необходимость зафиксировать  информацию. Фиксация соответствующей  информации различными способами, т.е. создание документов - это процесс  документирования управленческой и  хозяйственной деятельности предприятия. С помощью фиксации информации выполняется функция учета на предприятиях.

В условиях рыночных отношений  перед бухгалтерским учетом ставятся следующие основные задачи: