Официально-деловой стиль

Официально-деловой  стиль

 

Сфера функционирования

 

Официально-деловой стиль  удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении различных  актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, между членами общества в официальной сфере их общения.

 

Языковые  формулы официальных документов

 

Особенность — использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов.

 

Языковые  формулы, выражающие мотивы создания документа

В подтверждение нашей  договоренности ...

В соответствии с ранее  достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) ...

В соответствии с письмом  заказчика ...

В порядке оказания помощи прошу Вас ...

В ответ на Ваш запрос сообщаем ...

Ссылаясь на Ваш запрос от ...

Согласно постановлению  правительства ...

На основании нашего телефонного разговора...

 

Языковые  формулы, выражающие причины создания документа

Ввиду задержки получения  груза ...

По причине задержки оплаты ...

В связи с чрезвычайными  финансовыми трудностями ...

В связи с нарушением срока поставки ...

Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на ...

Учитывая увеличение спроса на продукцию ...

Ввиду особых обстоятельств ...

В связи с завершением  работ по ...

В связи с проведением  совместных работ ...

 

Языковые  формулы, выражающие цель создания документа

В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес ...

В целях увеличения товарооборота ...

В целях упорядочения работы структурных подразделений

института ...

В целях расширения спектра  образовательной деятельности университета ...

Во исполнение постановления  Ученого совета университета ...

Во избежание конфликтных  ситуаций ...

Для согласования спорных  вопросов ...

 

Языковые  формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения

Прошу рассмотреть возможность...

Прошу изыскать для нужд организации...

Обращаемся к Вам  с просьбой...

Прошу Вас направить  в мой адрес...

Убедительно прошу решить вопрос о...

Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора. ..

Приказываю создать  комиссию в составе...

 

Языковые  формулы, выражающие напоминание, предупреждение

Напоминаем Вам, что  срок соглашения истекает ...

Напоминаем, что по плану  совместных работ Вы должны...

Организация уведомляет Вас о том, что ...

Считаем необходимым  еще раз напомнить Вам о том, что...

Организация сохраняет  за собой право в одностороннем  порядке приостановить действие договора о ...

 

Языковые  формулы, выражающие предложение

По Вашей просьбе  предоставляем Вам обзор рынка  товаров нашей фирмы ...

В ответ на Ваш запрос на... мы предлагаем Вам ...

Наша компания рассматривает  возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок ... региона ...

Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес ....

Просим Вас принять  заказ на 20-футовый контейнер из... на условиях ...

Подтверждая получение  Вашего запроса, мы можем поставить Вам ...

 

Языковые  формулы, выражающие отказ от предложения

К сожалению, удовлетворить  Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку...

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как ...

Организация не имеет  возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия...

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам...

Несмотря на предпринятые нами усилия. Ваше указание остается невыполненным в связи с...

 

Языковые  формулы, выражающие распоряжение, приказ

Назначить на должность  начальника отдела легкой промышленности ...

Обязать руководителей  всех подразделений института 

Контроль за исполнением  настоящей директивы возложить на ...

Назначить расследование  по факту ...

Изыскать дополнительные возможности для ...

 

Языковые  формулы, выражающие сообщение, уведомление

Сообщаем, что ...

Извещаем Вас о том, что ...

Ставим Вас в известность  о том, что ...

Считаем необходимым поставить Вас в известность о ...

Докладываю о ...

Довожу до Вашего сведения, что ...

Организация извещает о ...

Нам приятно сообщить (Вам), что ...

Сообщаем к Вашему сведению, что ...

 

Языковые  формулы, выражающие обещание, гарантии

Гарантируем, что ...

Безопасность гарантируется ...

Конфиденциальность информации обеспечена...

Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки ...

Просим выслать в  наш адрес наложенным платежом (вид  гарантии)...

 

Приемы  унификации языка служебных документов

 

Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов: сведение документационного потока к единым формам и стандартам. Это предполагает также единообразное размещение реквизитов на бланках документов, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.

 

Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

 

Требования к служебной  информации: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

Функции документа: информационная, социальная (нужен для общества), коммуникативная (средство связи, точная реализация замысла пишущего), культурная (средство закрепления и передачи культурных традиций); управленческая, правовая, функция исторического источника.

Требования к документу: реквизиты (юридическая сила документа): наименование автора, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать.

Требования к структуре, смыслу, языку.

Официальность и регламентированность деловых отношений – их подчинение установленным правилам, ограничениям, соблюдение норм делового этикета.

Широкое употребление языковых формул.

Лаконизм (письмо не больше 1 - 2 страниц).

Композиция – последовательное размещение ситуативно-оценочных моделей (аспектов письма).

Одноаспектные деловые  бумаги –  рассмотрение одного вопроса на протяжении письма; многоаспектные – сразу несколько вопросов.

 

Язык  и стиль распорядительных документов

 

Основная задача распорядительных документов — придание юридической силы тому или иному действию руководителя.

В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, логической последовательностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности ...; создать комиссию в составе... и т.п. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус. Текст без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.

Текст распорядительных документов состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть: кратко изложение причины, цели, мотивировки, послуживших основанием для издания распорядительного документа, или обоснование причины его выпуска.

Констатирующая часть  начинается словами: в соответствии, в целях, во исполнение. Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т. п.

Распорядительная  часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

Основные виды распорядительных документов:

1. Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Текст постановления  может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например: Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ ...

2. Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например: «Коллегия РЕШИЛА ...». В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

3. Приказ — распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы оформляются на специальном бланке — бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

Обязательные реквизиты  приказа: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например: «Об увеличении уставного капитала общества».

В первой части распорядительного документа указываются основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, его текст содержит только распорядительную часть. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой, например: Срок представления 25.09.09. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например: Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

4. Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

5. Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

 

 

Язык  и стиль коммерческой корреспонденции

 

Коммерческая корреспонденция  — один из видов официально-деловых  писем, которыми обмениваются предприятия, деловые партнеры при заключении сделок, выполнении коммерческих операций.

Виды коммерческой корреспонденции:

1. Коммерческий запрос — это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю).

Письмо-запрос, как правило, включат в себя 2 части:

1) введение в повествовательной  форме излагается суть вопроса;

2) заключение: вопросы, на которые  ожидается ответ адресата.

Запрос должен быть кратким, со ссылкой  на соответствующие нормативные  материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.