Официально-деловой стиль

Устойчивые языковые модели: Просим выслать нам предложение на поставку...; Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...; Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение...

Письмо-запрос может содержать  следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможностей поставки товара; об отказе поставить товар; об изменении условий запроса (изменении количества товара, марки, сроков поставки и т. п.).

Ответ на запрос формулируется в зависимости от конкретной ситуации, т.е. от степени возможности и готовности продавца удовлетворить пожелания покупателя.

В случае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованы следующие типовые модели: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложение на поставку...; Мы просим Вас отложить этот вопрос до....

2) Письмо-предложение  (оферта) — это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Стандартные модели: В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам...; Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества) ...; Товар будет поставляться в ... квартале текущего года.

Ответ на предложение. Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения, или несогласие, за которым следует отклонение предложения.

3) Письмо-претензия  (рекламация) — коммерческий документ, суть: выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламация содержит: основания для предъявления претензии; доказательства — ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара; требование уценки товара и т. д.)

Стандартные модели: К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что...; К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены; Мы официально заявляем Вам рекламацию на...

Ответ на рекламацию. Сообщение о том, что 1) претензия принята к рассмотрению; 2) претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения); претензия отклоняется (полностью или частично) с указанием мотивов отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Стандартные модели ответа на рекламацию: Приносим свои извинения за...; Ваша претензия признана необоснованной.

 

Язык  и стиль справочно-информационной документации

 

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки и др. Документы этого типа имеют правовую силу.

1. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Текст акта: 1) вводная  часть: указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата; 2) основная часть: излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, документов и их наличия и т. д.

2. Справка — документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий.

Наименование документа  оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации. Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последовательности, с использованием типовых моделей: «Дана ... (фамилия, инициалы или полные имя и отчество) в том, что ...»; «Настоящая справка выдана ... (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что...». Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста, например: Выдана для предоставления в... Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации: Справка действительна в течение … со дня выдачи. Реквизит подпись включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

3. Служебная  записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Служебная записка, как  правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

4. Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. Виды заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная записка).

Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов.

 

Правила оформления документов

 

При составлении документа  особое значение имеет оформление всех его реквизитов.

Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

Российская Федерация: состав реквизитов документов определен ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Совокупность реквизитов документа – формуляр.

 

Иные  виды документов

 

Договор – (контракт) (юрид.) – соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (заём, купля-продажа, аренда и т.д.). Трудовой д.

Доверенность  – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организация, физическое лицо).

Автобиография – описание своей жизни (родился, учился, работал и т.д.).

Аннотация – краткая характеристика произведения печати или рукописи.

Закон – нормативный акт, принятый высшим органом государственной власти в установленном конституцией порядке.

Коммюнике – официальное сообщение о переговорах между государствами, о международных договорах и т.п.

Конвенция – соглашение.

Конституция – основной закон государства, определяющий общественное и государственное устройство, порядок и принципы образования представительных органов власти, избирательную систему, основные права и обязанности граждан.

Меморандум  – дипломатический документ, излагающий фактическую, документальную или юридическую сторону к.-л. вопроса.

Нота – официальный дипломатический документ, которым оформляются различные вопросы отношений между государствами (заявление протеста, уведомление о к.-л. факте).

Отчет – письменное или устное сообщение, доклад о каких-либо действиях, работе.

Пакт – одно из наименований международного договора.

Письмо-напоминание  – написанный и посылаемый для сообщения чего-н. кому-н. текст-напоминание о чем-нибудь.

Письмо-приглашение  – написанный и посылаемый для сообщения чего-н. кому-н. текст-приглашение на к.-л. мероприятие.

Письмо-просьба  – написанный и посылаемый для сообщения чего-н. кому-н. текст-просьба о чем-нибудь.

Письмо-сообщение  – написанный и посылаемый для сообщения чего-н. кому-н. текст-сообщение о чем-нибудь.

Протокол – 1) официальный документ, в котором фиксируются какие-либо фактические обстоятельства (ход собрания, заседания, процессуальные или следственные действия, суд);

                      2) протокол дипломатический (общепринятые  правила и традиции, соблюдаемые в международном общении).

Расписка – документ с подписью, удостоверяющий получение чего-нибудь.

Счет – 1) документ с указанием причитающихся денег за отпущенный товар, выполненную работу и т.п.

                 2) документ, отражающий состояние финансовых расчетов и обязательств, фиксирующий наличие денежных вкладов и т.п.

Указ – нормативный акт главы государства.

Устав – свод правил, регулирующий деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере.

Характеристика  – документ, содержащий описание характерных и отличительных качеств человека и отражает мнение о нем (администрации).

Циркуляр – ведомственный правовой акт, содержащий определенные предписания подчиненным органам.

 

 

 

Реклама в деловой речи

 

Способы рекламирования:

1. Прямая (по почте, личное вручение рекламных материалов).
2. Реклама в прессе.
3. Печатная реклама (каталоги, проспекты, буклеты, плакаты, листовки, открытки, календари).
4. Экранная реклама (ТВ, слайд-проекция).
5. Наружная реклама: крупногабаритные плакаты; панно.
6. Реклама на месте продаж (вывески, упаковка).

 

Тематика рекламы: деятельность торговых и промышленных предприятий, финансовых структур, учебных заведений, медицинских, социально-бытовых учреждений, реклама печатной продукции.

При подготовке рекламных текстов нужно учитывать основные требования к рекламной деятельности (соответствие Международному кодексу рекламной практики, которое принято Международной торговой палатой (Париж, 1987 г.). Согласно МКРП, реклама должна быть благопристойной, честной, правдивой, объективной, доказательной, должны соблюдаться общечеловеческие ценности. Недопустимость очернения. Ответственность.

 

Структура рекламного текста:

1 часть – слоган (лозунг) – заголовок и 1-е три строки; привлечение внимания адресата (эмоц. насыщенность).

Основная часть  текста – передача всей информации (сочетание известного с неизвестным, новое – известное – новое).

Заключительная  часть – закрепление положительных эмоций, побудить к покупке товара.

 

Язык рекламного текста.

Язык рекламы должен быть ярок.

Лексика: все пласты разговорных и книжных слов, терминологичность, широкое применение ин/яз лексики, преимущ. англицизмов (офис, презентация, тур, шопинг).

Лексические образные средства: эпитет, сравнение, метафора, гипербола, олицетворение.

Использование стилистических фигур (анафора, эллипсис, антитеза), фразеологические сильную экспрессию.

Морфология: чаще всего уп-ся существительные (наименование предметов, информативная функция); качественные прилагательные (экспрессия), местоимения.

 

 

 

Речевой этикет в документе

 

В письменном деловом  общении этикет проявляется в  форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации и др.

В деловой переписке  использование этикетных средств носит регламентированный характер.

Обращение. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин ... (фамилия)! Уважаемая госпожа ... (фамилия)! Уважаемые господа!

Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич!

При обращении к лицам  одного профессионального круга  возможно обращение: Уважаемые коллеги!

Если текст документа  начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости С уважением.

Форма обращения: от первого  лица множественного числа: Предлагаем…  Представляем… Напоминаем…

Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.

В функции этикетных  средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например: к сожалению.