Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками,
которые имеют необходимые полномочия
от своих организаций и фирм для установления
деловых отношений, разрешения деловых
проблем или выработки конструктивного
подхода к их решению.
Задача деловой беседы – убедить
партнера принять конкретные предложения.
Функции деловой беседы:
- взаимное общение работников
одной сферы;
- совместный поиск, выдвижение
и оперативная разработка рабочих идей
и замыслов;
- контроль и координирование
уже начатых деловых мероприятий; поддержание
деловых контактов;
- стимулирование деловой активности.
Каждая деловая беседа в той
или иной степени отражается на эффективности
деятельности организации в целом и деятельности
конкретных сотрудников в частности.
Вид деловой беседы зависит от ее
целей и ее места в определении направления
деятельности организации.
По назначению деловые беседы могут
быть разнообразными:
- беседа – знакомство руководителя
и будущего подчиненного при принятии
решения о поступлении на работу;
- деловая беседа между двумя
коллегами при обсуждении ими путей или
методов реализации поставленных целей;
- деловая беседа будущих партнеров
по взаимодействию, деловому сотрудничеству
между фирмами;
- беседа – установление деловых
контактов;
- беседа – обмен информацией
и др.
По характеру деловые беседы бывают
официальными и неофициальными, так называемыми
рабочими.
По направленности – целевыми, преследующими
конкретные задачи, и общими.
По степени свободы – регламентированными,
например, анкетирование и не регламентируемыми,
например дружеский разговор.
В структурной организации деловой
беседы можно выделить следующие этапы:
1) подготовка к беседе;
2) собственно деловая беседа;
3) критический разбор беседы
Как правило, деловые беседы
планируются заранее. Подготовка к беседе включает
несколько этапов.
Первый этап. Подготовка беседы начинается
с определения цели и круга обсуждаемых
вопросов. Формулировка цели беседы должна
быть предельно краткой, однозначно понимаемой
и представляющей интерес как для одной,
так и для другой стороны.
Второй этап. Получение информации
об участниках беседы (служебное положение,
политические взгляды, отношение к окружающим,
заслуги, любимые и запретные темы для
разговора). Такую информацию обычно получают
у партнеров, клиентов, общих знакомых
и т.п. Однако к ней нужно относиться осторожно,
поскольку на нее могут влиять различные
субъективные и объективные обстоятельства.
Третий шаг. Выработка стратегии и
плана беседы, подбор различных тактических
«заготовок». План включает схему изложения
материала, предопределяющую структуру
беседы. В серьезной беседе схемой допускается
пользоваться открыто, но насколько близко
ей следовать, определяется конкретными
обстоятельствами: запасом времени, опытом
и пр. Помимо плана на подготовительном
этапе может быть составлен предварительный
текст выступления, состоящий из набора
ключевых понятий и детально проработанных
фрагментов, полной формулировки деловых
предложений.
Четвертый шаг. Репетиция, сначала
наедине с собой, а затем, возможно, с кем-нибудь
из коллег.
Пятый шаг. Определение и согласование
с партнерами места и времени встречи.
Если участниками беседы являются сотрудники
одной организации, то она может проходить
в кабинете руководителя, на рабочем месте
подчиненного, в зале заседаний, а также
во внеслужебной обстановке, вплоть до
домашней. С посторонними лицами беседы
проводятся в кабинете пригласившего,
или в специальной комнате для бесед и
переговоров.
Собственно деловая беседа состоит
из пяти фаз:
1) начало беседы – вступление в контакт;
2) постановка проблемы и передача информации;
3) аргументирование выдвигаемых положений;
4) принятие решения;
5) фиксация договоренности и выход из контакта.
Первая фаза – начало беседы, вступление
в контакт. Основная цель этого этапа –
привлечь внимание собеседника, поддержать
общий благоприятный фон беседы.
Сама беседа начинается с приветствия
и осмысления первых личных впечатлений
о партнерах с учетом знаний о них, приобретенных
на подготовительном этапе. Во вступительной
части беседы, которая может занимать
до 15 % отведенного времени, желательно:
- снять психологическую напряженность;
- достичь взаимопонимания
на основе проявления искреннего уважения
и интереса к личности и делам друг друга;
- дать понять собеседнику,
что вы считаетесь с его мнением, знаниями
как специалиста, например: «Очень приятно,
что именно с Вами мы будем обсуждать данную
проблему, поскольку именно Вы (именно
о Вас я наслышан как о …) являетесь ведущим
специалистом в …». Эта фраза позволяет
показать ваше расположение к партнеру
по деловой беседе, создать доброжелательную
обстановку для продолжения беседы.
Вторая фаза – постановка проблемы
и передача информации. Цель этого этапа
– пробудить в собеседнике заинтересованность.
Третья фаза – аргументирование выдвигаемых
положений. Цель – отстоять свои интересы,
детально обосновать свои доводы.
Поскольку в процессе беседы
важно выяснить, почему собеседник воспринимает
ситуацию так, а не иначе, ему нужно дать
возможность высказаться, вставляя в нужные
моменты замечания или задавая вопросы.
Делается это спокойно, аргументировано,
без попытки уличить человека в чем-либо
или категорично настоять на собственном
мнении. На этом этапе важно внимательно
слушать собеседника, не отвлекаясь на
обдумывание дальнейшего хода ведения
беседы. Слушая, выделять и улавливать
слабые, уязвимые места в аргументации
собеседника или возможность успешной
«состыковки» намерений обеих сторон.
Четвертая фаза – принятие решения.
Цель этапа – установить или смягчить
разногласия, наметившиеся до беседы или
возникшие в ее процессе, достигнуть компромиссного
решения.
Особенность деловой беседы такова, что
после обмена сообщениями она протекает
в форме диалога. На этом этапе беседа
является импровизацией. Рекомендуется
участникам беседы использовать разные
типы вопросов: открытые и закрытые; риторические;
радикальные; вопросы, подавляющие сопротивление.
Пятая фаза – фиксация договоренности,
выход из контакта. Цель этого этапа –
сохранение и стимулирование благоприятного
отношения сторон друг к другу и в личном
плане, и в плане выполнения намеченных
действий.
Инициатор подводит итоги, показывает,
как может быть использована информация,
призывает к ее осмыслению и последующим
активным действиям. Если продолжительность
беседы заранее не регламентировалась,
это является сигналом к ее завершению.
Успешно завершить беседу
– это значит достигнуть заранее намеченной
цели беседы.
Как добиться успеха на собеседовании
Нет жестких правил достижения успеха,
и, тем не менее, если Вы хотите произвести
хорошее впечатление на собеседовании,
Вам следует придерживаться некоторых
основных правил:
Подготовьтесь к
собеседованию
Предварительная подготовка
– это залог успеха любого собеседования.
Если хотите выглядеть компетентным, Вам
нужно понимать, на какую должность Вы
претендуете, и что Вы сами можете предложить.
• Проанализируйте свои умения и навыки
• Соберите информацию о компании
• Изучите квалификационные требования
к кандидатам
• Изучите информацию о сфере деятельности
компании
• Подумайте, каким образом Вы можете принести
пользу
Проанализируйте
свои умения и навыки
Большинство интервьюеров проводят
собеседование, опираясь на ваше резюме.
Поэтому так важно, чтобы Вы могли свободно
и с пониманием говорить о своих навыках
и опыте работы. Работодатели захотят
узнать, почему Вы включили в свое резюме
тот или иной пункт, поэтому будьте готовы
прокомментировать и обосновать каждую
свою фразу.
Соберите информацию
о компании
Получив приглашение на интервью,
соберите всю доступную информацию об
интересующей Вас компании. Ваша осведомленность
произведет хорошее впечатление, поскольку
считается, что именно способность собрать
информацию о компании отличает хороших
кандидатов от плохих.
При сборе информации о компании недостаточно
выяснить, сколько у нее офисов, какую
продукцию она выпускает или какие услуги
оказывает; Вы должны постараться понять
задачи и перспективы этой компании, направление
развития ее бизнеса и свою возможную
роль в этих планах.
Изучите квалификационные
требования
Перед каждым собеседованием
Вы должны получить квалификационные
требования (описание профессиональных
и личных качеств, необходимых для работы
на данном рабочем месте); которые помогут
Вам подготовиться к собеседованию. Если
Вы ищете работу с помощью кадрового агентства,
один из его консультантов должен провести
с Вами инструктаж перед собеседованием.
Эта информация позволит Вам строить свои
ответы таким образом, чтобы они произвели
максимальный эффект, т.к. квалификационные
требования помогут Вам соотнести свой
собственный опыт с требованиями к кандидату.
Изучите информацию
о сфере деятельности компании
Сбор информации о компании
– хороший способ произвести благоприятное
впечатление на собеседовании, но если
Вы хотите по-настоящему блеснуть, Вам
необходимо больше знать о сфере деятельности
компании. Продемонстрируйте глубокое
понимание проблем этой отрасли и конкурентной
ситуации на рынке, чтобы показать, что
Вы следите за публикациями на эту тему
и понимаете среду, в которой хотите работать.
Подумайте, каким
образом Вы можете принести пользу компании
Во время собеседования работодатели
будут стремиться понять, соответствуют
ли ваши навыки и профессиональный опыт
конкретным задачам их компании. Они будут
ждать, что Вы сами расскажете им, каким
образом ваша деятельность сможет помочь
компании достичь поставленных целей,
поэтому Вам стоит подумать об этом. Опираясь
на свой опыт и прежние достижения, подумайте,
почему Вы хотите получить эту работу,
как Вы будете подходить к решению проблем,
и какую пользу Вы сможете принести компании.
Демонстрируйте позитивное
отношение
Позитивное отношение
Позитивный настрой – один
из самых важных факторов любого собеседования.
Собеседование дает Вам возможность заявить
о своих профессиональных качествах, но
это также возможность продемонстрировать
свою целеустремленность и инициативность.
Как бы Вы ни относились к своему нынешнему
или предыдущему работодателю, не поддавайтесь
искушению выражать свое негативное отношение,
т.к. это может испортить впечатление о
Вас. Увидев, что вы любите критиковать
других, работодатель может заподозрить
Вас в агрессивности, поэтому старайтесь
сосредоточиться на позитивных моментах.
Хороший ответ
Интервьюеры не ставят перед
собой цель поставить Вам подножку; хороший
интервьюер даст Вам возможность расслабиться
и постарается Вас «разговорить». Услышав
вопрос, не торопитесь сразу же давать
на него ответ. Соберитесь с мыслями, подумайте
о том, что бы Вам хотелось сказать, и что,
с вашей точки зрения, интервьюер хотел
бы услышать.
Отвечая, приводите убедительные примеры
из своей практики (кратко описывая ситуацию,
задачу, действие и результат), которые
свидетельствуют о ваших достижениях
и наилучшим образом характеризуют необходимые
для новой должности качества. Отзывайтесь
о своих результатах положительно, чтобы
показать свое стремление добиваться
успеха, однако придерживайтесь фактов
и старайтесь всегда говорить прямо и
искренне.
Хороший вопрос