Деловое общение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

На тему: ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………....3

1. Деловое общение: функции, параметры, способы………………...............4

   1.1 Вербальные и невербальные средства общения…………………….….5

   1.2 Методика устного выступления………………………………………….9

   1.3 Стратегия ведения переговоров………………………………….….….11

   1.4 Беседа как форма делового общения…………………………………..12

   1.5 Совещание - форма делового взаимодействия………………….….…15

2. Деловой этикет: правила, нормы, условности……………………….…...17

3. Имидж в деловом общении………………………………………………...19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………...21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Специфика делового общения обусловлена  потребностью регулирования и организации экономической деятельности людей, которая связана, во-первых, с выполнением конкретных производственных функций; во-вторых, с технологическим процессом; в-третьих, с необходимостью достижения конкретных результатов труда.

Деловое общение является необходимой  частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Вечным и одним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены наши представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности или неправильности поступков людей. И общаясь в деловом сотрудничестве со своим подчиненными, начальником или коллегами, каждый, так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления. Но в зависимости от того, как человек понимает моральные нормы, какое содержание в них вкладывает, в какой степени он их вообще учитывает в общении, он может, как облегчить себе деловое общение, сделать его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным.

Специфика делового общения обусловлена  тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, оно проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта — оно не имеет самостоятельного значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ: ФУНКЦИИ, ПАРАМЕТРЫ, СПОСОБЫ. 
 
Деловое общение представляет собой особую форму взаимодействия людей в процессе определенного вида трудовой деятельности, которая содействует установлению нормальной морально-психологической атмосферы труда и отношений партнерства между руководителями и подчиненными, между коллегами, создает условия для продуктивного сотрудничества людей в достижении значимых целей, обеспечивая успех общего дела. 
Предметом делового общения является дело, содержанием - социально-значимая совместная деятельность людей, которая предполагает согласованность действий, понимание и принятие каждым ее участником целей, задач и специфики этой деятельности, своей роли и своих возможностей по ее реализации. 
Цель делового общения - организация и оптимизация определенного вида совместной предметной деятельности. 
Под функциями делового общения понимают те роли и задачи, которые выполняет общение в процессе совместной деятельности людей: 
1) информационная - процесс обмена информацией; 
2) эмотивная - непосредственное выражение чувств, эмоций; 
3) фатическая - установление контакта между людьми; 
4) призывная - побуждение, просьба; 
5) волюнтативная - воздействие, согласование, делегирование полномочий; 
6) конативная - усвоение, понимание, знание этикета; 
7) когнитивная - познавательная функция. 
Деловое общение - это, прежде всего, коммуникация, то есть обмен информацией, значимой для участников общения. 
Под параметром понимается величина, характеризующая основное свойство устройства, системы.

Параметрами делового общения являются: 
1) содержательно-информационные: 
- повод для встречи; 
- тема разговора. 
2) пространственная характеристика: 
- рабочая площадь; 
- количество людей, участвующих в общении. 
3) временные параметры: 
- общая длительность общения; 
- последовательность. 
4) частотный: 
- системность контакта. 
Категориями делового общения являются: включение и включенность. Включение - это уровень активности, с которого человек начинает свою деятельность. Включенность - уровень активности, которую личность сохраняет на протяжении всего контакта, общения. 
Деловое общение - это реальный процесс, процесс взаимосвязи и взаимовлияния людей, решающих задачи в результате совместной деятельности. Совместная деятельность - совокупность общегрупповых задач, в которой участвует общность. 
Способы делового общения: 
1) коллективный (групповой); 
2) парно-групповой; 
3) индивидуальный. 
Деловое общение в управленческой деятельности позволяет руководителю осуществлять анализ взаимоотношений людей, форм контактов и средств их установления, способов включения человека в коллектив, факторов, определяющих его поведение в совместной деятельности. 
Таким образом, руководитель получает возможность объективно оценивать состояние функционирования системы и, при необходимости, принимать адекватное управленческое решение для перевода системы из одного состояния в другое, более высокое. В этом и заключается главная суть управленческой деятельности. 

1. Вербальные и невербальные средства общения.

Общение, будучи сложным социально-психологическим  процессом взаимопонимания людей, осуществляется по следующим основным каналам:  
- речевому (вербальному); 
- неречевому (невербальному). 
 
Речь как средство общения одновременно выступает и как источник информации, и как способ воздействия на собеседника. 
Человеку в деловом общении для того, чтобы преуспеть в воздействии на людей необходимо использовать такой мощный стимулятор формирования имиджа, как речь. Известно могущество слова, его власть над людьми, над их судьбами и настроением. О человеке можно судить по его вербальной коммуникации. Общение между людьми осуществляется, прежде всего, посредством делового языка. Деловыми языком называют исторически сложившуюся форму национального языка, обладающую определенным лексическим (словарным) фондом, упорядоченной грамматической структурой и развитым стилем.  
Деловому языку присущи особые свойства:  
- во-первых, наличие определенных норм, правил употребления, ударения, произношения, соблюдение которых имеет общеобразовательный характер независимо от профессиональной и территориальной принадлежности человека; 

- во-вторых, стремление к устойчивости, сохранению общекультурного наследия и исторических традиций;  
- в-третьих, стилистическое богатство, заключающееся в обилии функционально оправданных вариантных средств, что позволяет достичь эффективного выражения мысли в различных вербальных ситуациях. 
 
Основные свойства современного делового языка появились не сразу, а в результате длительного отбора точных и весомых слов и словосочетаний, наиболее удобных и целесообразных образцов речи. Деловой язык соответствует норме и представляет идеальную модель вербального общения, отвечает общим его принципам. 
Цель вербализации - поддержать единство функциональных образований, возникающих в процессе делового общения, расположить к себе людей, побудить их к большей душевной щедрости. Вследствие этого важное значение для имиджа менеджера имеет развитие способности к красноречию, употреблению нормированной речи. В современной управленческой практике руководителю следует знать, что людям, перед которыми он держит речь, нравится, когда выступающий:  
- управляет их реальным самочувствием и настроением; 
- говорит о том, что их волнует или имеет для них интерес; 
- оперативно реагирует на их ожидания и притязания; 
- соблюдает четкую логику изложения материала; 
- предлагает варианты решения актуальных проблем; 
- грамотно обосновывает свою точку зрения;  
- демонстрирует умение подвести людей к какому-то консенсусу, тонко использует в речи шутку и юмор. 
 
Заслуживает внимания принцип целесообразности, выдвигаемый в качестве основного критерия языковой нормы вербальной речи. Во-первых, это целесообразность, эффективность языковой формы для понимания слушателем высказывания. Во-вторых, пригодность этой формы, оправданность ее в данной, конкретной речевой ситуации. 
 
Особое место в вербальном общении занимает выявление и поощрение человеком потенциальных возможностей собеседника. Умение говорить доброжелательно и красиво обладает притягательной силой и создает условия для возникновения взаимоотношений с людьми, основанных на взаимной симпатии, необходимой для благоприятной психологической атмосферы в коллективе. 
Менеджерам рекомендуется чаще использовать изысканные формы вербального общения, сослагательные наклонения в деловых беседах, дискуссиях, переговорах, чтобы развивать позитивную речевую коммуникацию. Необходимо постоянно работать над углублением знаний о языке, учиться отбирать новые для себя, яркие, образные слова и выражения, пытаться раскрыть их значения. Незаурядные, мудрые, духовно богатые личности владеют волшебной властью речевого общения. Их образ, манера поведения, интонационная окраска голоса привлекают собеседников, сила их речи состоит в умении выразить многое в немногих словах. 
Можно сформулировать рекомендации оптимального речевого общения, способствующие легко и красиво выражать свои мысли, непринужденно и гармонично вести диалог: 
1. Изъясняться правильным языком, соответствующим общепринятым языковым нормам. 
2. Принимать во внимание сферы общения (коллеги, конференция, телестудия и т.д.). Следует избегать однообразия в речи. 
3. Не быть многословным. Конкретно формулировать свои предложения, делая доступной для всех их конструктивность, новизну. 
4. Изъясняться понятным, красочным языком. 
5. Уметь выслушать оппонента. Человек, не способный слушать других, ограничен в своих возможностях эффективно работать над собственной речевой коммуникацией. 
6. Доказательно и четко выражать свои мысли. 
7. Быть сдержанным в жестах. 
8. Уважать мнение оппонента. Присоединяясь к мнению других, не повторяться, желательно мотивировать свое речевое действие. 
9. Удерживать внимание слушателя, не злоупотреблять паузами в речи. 
10. Использовать эмоциональные средства воздействия.  
Соблюдение этих требований снимает проявления зажатости, закрепощенности в общении, налаживает гармоничные взаимоотношения между людьми, создает благоприятную атмосферу в коммуникации. 
 
Речь - основной, присущий только человеку способ коммуникации. Вместе с тем, люди передают информацию друг другу, используя не только слова, но и множество иных способов, среди которых - жесты, мимика, позы, интонация речи. Невербальная коммуникация представляет собой обмен невербальными сообщениями между людьми, а также их интерпретацию. 
Невербальные сообщения могут быть закодированы посредством: 
1) выразительных движений тела - так называемое экспрессивное поведение личности (мимика, жесты, позы и т.д.); 
2) звукового оформления речи (высота, громкость, скорость, ритмичность и т.д.). 
Первая особенность невербальных сообщений - их ситуативность: тон голоса указывает на нынешнее состояние говорящего и его отношение к предмету разговора и слушателям. Значит, обмен сообщениями происходит в рамках конкретной ситуации. 
Вторая особенность невербальных сообщений - их синкретичность (экспрессивное поведение трудно разложить на отдельные единицы). 
Непроизвольность, спонтанность многих невербальных действий - еще одна их особенность. Даже если люди пытаются скрыть свои намерения или эмоции, замаскировать свои подлинные переживания, у большинства они непременно заявят о себе через ускользающие из-под контроля "экспрессивные привычки". 
В процессе невербальной коммуникации люди получают информацию, во-первых, это информация о личности коммуникатора. Она включает сведения о: 
1) темпераменте человека; 
2) его эмоциональном состоянии в данной ситуации; 
3) его "Я" - образе и самооценке; 
4) его личностных свойствах и качествах; 
5) его коммуникативной компетентности; 
6) его социальном статусе; 
7) его принадлежности к определенной группе или субкультуре. 
Во-вторых, это информация об отношении участников коммуникации друг к другу. Она включает сведения о:  
1) желаемом уровне общения; 
2) характере, или типе, отношений; 
3) динамике взаимоотношений. 

В-третьих, это информация об отношении участников коммуникации к самой ситуации, позволяющая им регулировать взаимодействие. Она представляет сведения о включенности в данную ситуацию или стремлении выйти из нее. 
Невербальная и вербальная коммуникация, сопутствуя друг другу, находятся в сложном взаимодействии. Выделяют несколько функции, которые выполняют невербальные сообщения при взаимодействии с вербальными. Это функции: 
- дополнения вербальных сообщений; 
- опровержения вербальных сообщений; 
- замещения вербальных сообщений; 
- регулирования разговора. 
Невербальная речь является самой информативной. Теоретики отмечают в исследованиях, что более 50% информации о других человек получает с помощью невербальных средств, около 40% - с помощью интонации, звуков, темпа и ритма речи и только 7% - с помощью слов. Мимика, интонация и жестикуляция улучшают общение с окружающими, усиливают смысл речи оратора и дают дополнительную информацию. 
Язык жестов изменяется во времени. Утрачиваются старые жесты, заимствованные у других народов, появляется мода на новые. Большое влияние на их распространение оказывают кино и телевидение. Знать систему жестов разных этносов необходимо любому человеку, чтобы не попасть в неприятное положение в процессе делового общения за рубежом. 
Важнейшим аспектом невербальной коммуникации является мимика, или выражение лица. Лицо - это основной канал передачи человеческих эмоций. Для усиления эмоций люди делают мимику более выразительной, более точной по рисунку в соответствии с ожиданиями собеседников. Несмотря на то, что каждый человек является опытным интерпретатором мимических реакций других, его выводы зависят от множества субъективных причин. Кто-то может долго не замечать выражения лица партнера, стремясь защитить себя от ранящей информации, другой, напротив, видит только те знаки, которые подтверждают его установку и прогноз в отношении ситуации. Третий замечает только те эмоции, которые характерны для него самого, не воспринимаемая то, что для него чуждо. 
Одной из наименее подконтрольных сознанию форм невербального поведения являются позы, и наблюдение за ними дает значимую информацию о состоянии человека. Любое изменение позы или синхронизация поз собеседников указывают на изменение отношений между ними. Наиболее изучены три группы поз, выражающих отношение к партнеру: 
1) включение или исключение из ситуации; 
2) доминирование или зависимость; 
3) противостояние или гармония. 
Невербальная коммуникация - это обмен и интерпретация людьми невербальных сообщений. Невербальное поведение в общении полифункционально. Интерпретация невербального поведения - творческий процесс, который требует от его участников наблюдательности, интереса и внимания к людям, социального интеллекта, то есть того, что называют коммуникативной компетентностью. 
 
1.2 Методика устного выступления 
 
Для руководителя красноречие - сильнейшее средство в становлении имиджа. Публичная речь воздействует на разум и чувства людей. Если речь действует только на сознание, не затрагивая эмоциональную сферу личности, она не может волновать сердца, не оставляя следов в памяти слушателя. Искусство красноречия состоит в умелом применении логических и образных средств овладения вниманием аудитории. 
Выступления в коллективе по тем или иным вопросам жизнедеятельности, социального развития, перспектив - это вид управленческой коммуникации, имеющий высокую субъективную значимость для каждого члена коллектива и порождающий, как правило, широкий социальный резонанс. По выступлению обычно судят об уровне управленческой квалификации руководителя и его интеллектуальных возможностей. 
Речь как компонент делового общения должна обладать качествами хорошего собеседования с некоторыми поправками в отношении голоса, манер, темы и используемых средств. Выделим некоторые из этих требований; речь должна быть: 
1. с начала и до конца захватывающей, интересной и полезной; 
2. составлена правильно в композиционном отношении и содержать вступление, главную смысловую часть и заключение; 
3. ориентирована на слушателей в зависимости от того, предназначена она для индивидуального собеседования или выступления перед большой аудиторией; 
4. обращена к разнородной аудитории; 
5. достигать цели, будучи только воспринятой на слух. 
 
Эти положения будут уточнены в характеристиках цели речи, видов публичных речей, средств речевого воздействия на аудиторию. 
В зависимости от цели, поставленной оратором, речи классифицируются на:  
- информационно-просветительские; 
- рекреационные; 
- воодушевляющие; 
- побуждающие к действиям. 
Цель речи непосредственно связана с темой выступления, хотя полностью они не совпадают. Выбор темы речи должен соответствовать познаниям и интересам оратора. Необходимо учитывать свой профессиональный опыт и знания. Следует заранее продумать и записать возможные варианты темы выступления, она должна подходить для данной ситуации и интересовать аудиторию. Для этого надо определить, что составляет ее основные, групповые, актуальные и конкретные интересы. 
Средства публичной речи. В числе средств публичной речи необходимо выделять собственно логические средства, методы доказательства и аргументации, фактические средства, тактические методы, психологические приемы, структурно-композиционные и организационно-методические средства, специальные приемы и способы невербального воздействия. 
Композиция публичного выступления. Для успешного публичного выступления недостаточно изучить литературу по выбранной теме, найти интересные сведения, собрать убедительные факты, цифры, примеры. Следует подумать, как расположить этот материал, в какой последовательности его излагать. Организация материала в речи, расположение всех частей выступления определяются замыслом оратора, содержанием выступления. Если соотношение частей выступления нарушается, то эффективность речи снижается, а иногда сводится к нулю.  
Каждая часть речи имеет свои особенности, которые необходимо учитывать во время подготовки к ораторской речи. Эти особенности обусловлены спецификой восприятия речевого сообщения. Например, ученые многочисленными экспериментами доказали, что лучше всего усваивается и запоминается то, что дается в начале или в конце сообщения. Поэтому начало и конец речи, то есть вступление и заключение, должны быть в центре внимания. Опытные ораторы рекомендуют начинать выступление с интересного примера, пословицы или поговорки, крылатого выражения, юмористического замечания. Во вступлении может быть использована цитата, которая заставляет слушателей задуматься над словами оратора, глубже осмыслить высказанное положение, пробуждает интерес к выступлению, помогает внимательно слушать рассказ о каких-либо значительных событиях, имеющих отношение к данной аудитории, к теме выступления. Эффективное средство завоевания внимания слушателей - вопросы к аудитории. Они позволяют оратору «втянуть» ее в активную умственную деятельность. Следует помнить, что не существует универсальных правил построения публичного выступления. Композиция речи будет меняться в зависимости от темы, цели и задач, стоящих перед оратором, от состава слушателей. 
Работа над планом, композицией речи - творческий процесс. Каждое выступление, если оно хорошо продумано, и если это результат большой предварительной работы, отражает особенности, интересы, склонности самого выступающего. 
 
1.3 Стратегии ведения переговоров 
 
Переговоры - форма делового общения, содержанием его является информация, а форма - это процесс взаимодействия людей друг с другом. Желания вести переговоры недостаточно, необходимо умение понимать позицию другой стороны и учитывать ее интересы, согласовываясь с собственными. Переговоры проводятся по определенному поводу при определенных обстоятельствах, с определенной целью, по определенным важным вопросам. Подготовка переговоров. Началом переговоров можно считать тот момент, когда одна из сторон выступает с предложением контракта. Если вторая сторона принимает предложение, наступает этап подготовки. Все организационные вопросы, а также процедуру ведения необходимо разработать заранее. Сюда входят - составление программы, определение участников переговоров, места и времени. Подготовка к основному процессу переговоров включает анализ проблемы, соотношение собственных интересов и интересов партнера. Это важно для определения цели переговоров, путей и средств ее достижения, приемов воздействия на собеседника. Неотъемлемым атрибутом любых переговоров является диалог.  
Цели диалога на различных этапах, у разных участников, ведущих переговоры, могут быть самыми разными: 
а) понять друг друга; 
б) обсудить способ решения проблемы, разрешения конфликта; 
в) найти компромиссное, взаимоприемлемое решение; 
г) отстоять, наилучшим образом обосновать свою позицию. 
Каждая из сторон, ведущая переговоры, имеет свою позицию, свою точку зрения, интерес и цель. 
Каждая из сторон имеет доводы, аргументы, которые высказываются с тем, чтобы отстоять, получить определенную выгоды, а в конечном итоге найти взаимоприемлемое решение. 
Предметом обсуждения на переговорах является представляющая взаимный интерес для обоих сторон проблема, либо конфликтная ситуация, которую необходимо разрешить. 
Итак, в качестве рабочего определения понятия «Переговоры» можно взять за основу следующие: Переговоры - это форма диалога двух и более сторон с целью совместного нахождения взаимоприемлемого решения какой-либо проблемы в процессе разрешения конфликта. 
Стратегия ведения переговоров:  
Схема «жесткого прессинга», где каждая из сторон ставит в качестве непременного условия стратегию победить и победить во что бы то ни стало, победить любой ценой; 
Стратегия взаимных компромиссов, где взаимные уступки, разумные компромиссы как бы дополняют друг друга, при этом каждая из сторон видит, а главное осознает сильные и слабые стороны оппонентов, в определенной степени учитывает интересы противоположной стороны; 
Стратегия затяжных переговоров и нечестных игр, когда каждая из сторон стремится выиграть время, найти у оппонентов самое уязвимое место и не теряет надежду на ошибку своего противника. 
Самая перспективная считается стратегия взаимных компромиссов. 
В рамках ведения переговоров важно, какой стиль взаимоотношений наиболее характерен для сторон, ведущих переговоры. 
Варианты - схемы ведения переговоров: 
Первое направление действий - это изучить людей, ведущих переговоры. Следует изучить их потребности, интересы, позиции; «прощупать», изучить степень готовности вести переговоры, 
1. учитывать психологические особенности участников переговоров с противоположной стороны; 
2. выявить степень их подготовки по экономическим, юридическим, правовым, техническим и другим аспектам. 
Второе направление действий - это изучение тех представлений, подходов, вариантов ведения переговоров, которые можно ожидать, прогнозировать. 
Уделять внимание настроению и психологическому состоянию участников процесса. Центральная проблема любых переговоров - это совместный поиск истины. 
Иногда очень помогает прием постановки себе на место вашего противника. 
Третьим направлением активных размышлений и действий должен стать учет перечня необходимых и достаточных объективных критериев в процессе ведения переговоров. 

1.4 Беседа как форма делового общения 

Деловые беседы в области управленческой деятельности представляют собой целенаправленную, с заранее планируемым эффектом и результатом, коммуникацию, направленную на достижение определенных задач. Решающая, производственные проблемы и вопросы. Она связана с необходимостью делать выводы и заключения на основании анализа полученных информативных данных, а также позволяет выработать соответствующие решения и реализовывать их. Примером таких управленческих бесед могут служить собеседования при приеме на работу и при увольнении, разбор конфликтных ситуаций, проведение проблемных (или итоговых) совещаний. Характерная черта делового собеседования заключается в том, что оно благодаря эффекту обратной связи, позволяет руководителю реагировать на высказывания собеседника в соответствии с конкретными условиями протекания разговора, то есть с учетом цели, предмета и партнеров, а также с учетом речевых и неречевых (мимика, жесты, манеры) средств управленческой коммуникации. Этим деловые беседы отличаются от деловых форм письменного общения (деловое письмо, докладные и т.п.). 
Преимущества деловой беседы как формы взаимной коммуникации обусловлены, прежде всего: 
1) возможностью дифференцированного подхода к предмету обсуждения с учетом целей партнеров и в интересах взаимоприемлемого, понятного и убедительного изложения точки зрения; 
2) быстротой реагирования на высказывания собеседника, способствующей достижению поставленных целей с помощью пояснений, поправок, повторов и т.п.; 
3) повышением компетентности управляющего за счет возражений, критических оценок, предложений и мнений партнера; 
4) созданием и осознанием общности всех участников беседы как влияющего фактора в формировании успешной коммуникации; 
5) возможностью дифференцированного подхода к учету и оценке объективных и субъективных факторов при решении проблемы; 
6) ощущением собственной значимости в решении обсуждаемых проблем и причастности к результатам, полученным в конце беседы. 
Исполнение названных преимуществ деловой коммуникации предполагает, что руководитель их знает, соблюдает и опирается на них в реализации основных принципов ведение деловых переговоров. 
Следует помнить: что управленческая беседа - это не монолог. Менеджер должен организовать обмен мнениями таким образом, чтобы задаваемые вопросы и получаемые ответы соответствовали бы совместному решению намеченной проблемы. Поэтому необходимо формулировать свои вопросы, определения, оценки таким образом, чтобы они косвенно приглашали партнера высказать свое мнение по обсуждаемой теме. 
Основные принципы управленческой коммуникации обусловлены верной организацией этого процесса: 
а) кратко излагать содержание информации по обсуждаемой теме; 
б) следует избегать эффекта запутывания (когда говорят много о малом, то мало думают о значительном); 
в) быстрому усвоению устной информации в ходе деловой беседы поможет «разбавление» трудной, малознакомой для понимания информации различными обобщениями, повторами, обоснованиями, аналогиями, известными фактами, объяснениями. 
Успех проводимой беседы в значительной мере зависит от того, насколько понятно, убедительно и точно вы излагаете свои мысли, идеи и цели. Руководитель должен знать проблему и необходимое обоснование ее решения. Демонстрировать заинтересовать в реализации выбранной коммуникативной темы с конкретным собеседником, настраивать своего партнера на местное решение проблемы, учитывая: 
- его профессиональный уровень; 
- содержание выполняемых им задач; 
- его полномочия и сферу ответственности в соответствии с возложенными на него обязанностями; 
- его жизненный и трудовой опыт, интересы, устремления и желания; 
- особенности его мышления: речевого и неречевого поведения. 
Эффективность деловых бесед зависит также от умения руководителя создать откровенную конструктивно-критическую атмосферу общения, побуждающую к взаимным активным действиям: 
1. Руководитель должен обеспечить конструктивное обсуждение проблемы. 
2. Корректное поведение всех участников. 
3. Необходимо набросать план беседы (придерживаясь которого, руководитель сможет ответить на вопросы). 
- каков повод для беседы с конкретным партнером и какова ее основная тема и цель? 
- какие организационные и относящиеся к предмету беседы, конкретные задачи связаны с ее темой и целью? 
- в чем заключается особенность психологии партнера и какие аргументы имеются в наличии, чтобы парировать возражения? 
- какие контраргументы может выдвинуть собеседник и что необходимо предпринять, чтобы достичь поставленную цель? 
- какие варианты решения проблемы можно предложить, если партнер выразит согласие, отрицание, предубеждение или протест? 
- на кого из партнеров (или подчиненных) можно опереться в решении данной проблемы и какие преимущества или негативные моменты это может принести? 
 
Руководитель не должен обрывать своего собеседника, лишать его возможности высказывать свое мнение, не следует игнорировать, или высмеивать аргументы собеседника.  
Проводя кадровую беседу, руководитель должен учитывать типичные черты характера своего собеседника, которые по-разному проявляются: 
а) в отношении к своему коллективу и его отдельным представителям (отзывчивый - честный, черствый - лживый, простой - заносчивый, помогающий - мешающий, ответственный - безответственный). 
б) в отношении к делу (трудолюбивый - ленивый, настойчивый - ненастойчивый, добросовестный - недобросовестный, надежный - ненадежный). 
в) в отношении к своему рабочему месту (аккуратный - неаккуратный, щедрый - скупой, бережливый - расточительный). 
г) в отношении к самому себе (гордый - негордый, самолюбивый - человеколюбивый, эгоист - альтруист, скромный - нескромный). 
д) в отношении к руководителям и требованиям организации, в которой он работает (исполнительный - неисполнительный, дисциплинированный - недисциплинированный, требовательный - попустительствующий). 
 
Таким образом, деловая беседа - это осмысленное стремление одного или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.