Деловые коммуникации

                                                      План

 

 

Введение………………………………………………………………2

 

1.Формы деловой коммуникации……………………………………3

 

1.1Деловой разговор ………………………………………………….4-5

 

1.2Деловая беседа……………………………………………………..5-7

 

1.3Деловые совещания…………………………………………………7-9

 

1.4 Деловые переговоры……………………………………………….9-11

 

Заключение……………………………………………………………..11

 

Список использованной литературы…………………………………12

 

 

 

 

 

                                                     Введение

 

Общение с людьми – это  наука и искусство. Здесь важны  и природные способности, и образование. Именно поэтому тот, кто хочет  достичь успеха во взаимодействии с  другими людьми, должен учиться этому. Для этого в учебных заведениях проблеме общения уделяется огромное внимание. В обучающие программы  обязательно включаются этика и  психология делового общения.

Деловое общение — это, прежде всего коммуникация, а именно обмен информацией, значимой для участников общения. Чтобы преуспеть в переговорах, надо в совершенстве владеть их предметом. И хотя в переговорах обычно участвуют специалисты различных профессий, от каждого требуется высокая компетентность.

Коммуникация – это  важная составляющая успешной деятельности любого предприятия, независимо от того, малая это фирма или крупная компания. Без коммуникации ни одна организация не может полноценно функционировать. Успешный руководитель только тот, кто успешен в коммуникациях.

Для того чтобы на практике овладеть искусством деловой коммуникации, необходимо в теории понять, что  же такое коммуникация и какие  технологии, методы и средства необходимо применять в коммуникационном управлении. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                              Формы деловой коммуникации

 

Общепринятыми формами деловой  коммуникации в труде менеджеров, юристов, являются деловые беседы, совещания, переговоры, конференции, разнообразные  деловые встречи. Развитие рыночных отношений в нашей стране, интенсификация, наблюдающаяся на всех уровнях предпринимательской  коммуникации вследствие эволюции в  сфере информатики, порождают необходимость  быстрого и беспрепятственного распространения  деловой информации, а значит организации  и проведения инновационных форм делового общения, таких, как презентации, "круглые столы", пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров.

Особенности каждой формы  деловой коммуникации включают следующие  критерии:

- цель проведения (зачем?);

- контингент участников (кто?, с кем?, для кого?);

- регламент (как долго?);

- коммуникативные средства  реализации намерений (как?);

- организация пространственной  среды (где?);

- ожидаемый результат  (какой?, что "на выходе"?).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1. Деловой разговор

 

Самым распространенным контактным методом является разговор. В деловом  разговоре варьируются ясно осмысленные  цели, интуитивные резоны и бессознательные  мотивы. В отличие от беседы разговор представляет собой форму ситуационного  контакта. Цель такой коммуникации - обмен информацией по конкретному  вопросу. Участников, как минимум, двое, регламент зависит от степени  важности предмета и от возможности  участников разговора. Коммуникативные  средства, как правило, типичные для  любой беседы: обмен репликами, вопросами  и ответами, мнениями и оценками.

Ситуационный контакт  обычно включает следующие элементы:

- обращение; 

- запрос (вопрос, затребование  информации или описание ситуации);

- ответ (представление  информации или описание ситуации);

- согласование действий (взаимодействие);

- ожидаемый результат  (совместные акции, договоренности, решения).

Чтобы достичь ожидаемого результата, необходимо, чтобы все  компоненты разговора были обоснованы и мотивированы, а пространственная среда организована таким образом, чтобы не было внешних помех и при необходимости была сохранена конфиденциальность.

Эффективность разговора, как  и всех коммуникативных жанров, может  зависеть не только от компетентности его участников, но и от манеры держаться, двигаться, речевой культуры и умения слушать, самоуправления и способности "вести свою линию", формулировать  свое собственное суждение, обосновывать возражения.

К основным функциям любой  деловой беседы можно отнести  следующие: начало инновационных мероприятий  и процессов; контроль и координирование  уже начатых мероприятий, акций; обмен информацией; взаимное общение  работников одной организации, межличностные  и деловые контакты; поддержание деловых контактов с партнерами во внешней среде; поиски, выдвижение и оперативная разработка новых идей и замыслов; стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.

 

 

                               1.2. Деловая беседа

 

Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно  обсудить, основные намерения, которые  необходимо осуществить. При проведении бесед зачастую используются разнообразные  документы и материалы, их также  нужно заранее подготовить. Особое внимание следует уделить отработке  хода беседы: продумать вопросы, которые  необходимо задать собеседнику; определить желаемый конечный результат; установить регламент и место проведения беседы; определить ее стратегию и  тактику. С другой стороны, нельзя перебивать речь собеседника; негативно оценивать  его высказывания; подчеркивать разницу  между собой и партнером; резко  убыстрять темп беседы; вторгаться в личную зону партнера; пытаться обсуждать  вопрос, не обращая внимания на то, что  партнер возбужден; не желать понять психическое состояние партнера в момент собеседования.

Правильное проведение деловых  бесед способствует приросту производительности труда на 20-30%. Некоторые фирмы  за рубежом имеют в своих штатах специалистов-беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.

 

 

 

 

Структура деловой  беседы.

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

1. начало беседы;
2. передача информации;
3. аргументирование;
4. опровержение доводов собеседника;
5. принятие решений.

 

Очень важной частью беседы является ее начало. Инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так  как начало беседы - это "мост" между партнерами по деловой коммуникации. Задачи первой фазы беседы: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для беседы; привлечение  внимания к предмету собеседования; пробуждение интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).

 

Исследователями выделены факторы, позволяющие деловой беседе пройти успешно:

- профессиональные знания  дают возможность для реализации  высокой объективности, достоверности  и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией; 

- ясность - позволяет увязать  факты и детали, избежать двусмысленности,  путаницы, недосказанности; 

- наглядность - максимальное  использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных  ассоциаций и параллелей - снижает  абстрактность изложения информации;

- постоянная направленность - следует постоянно держать в  голове основные задачи беседы  и в какой-то мере знакомить  с ними собеседника; 

- ритм - повышение интенсивности  беседы по мере приближения  ее к концу; 

- повторение - повторение  основных положений и мыслей  помогает собеседнику воспринять  информацию;

- элемент внезапности  - представляет собой продуманную,  но неожиданную для собеседника  увязку деталей и фактов;

- "насыщенность" рассуждении  - необходимо следить за тем,  чтобы в ходе беседы чередовались "взлеты", когда от собеседника  требуется максимальная концентрация, и "спады", которые используются  для передышки и закрепления  мыслей и ассоциаций у собеседника; 

- рамки передачи информации - французский писатель и мыслитель  Вольтер как-то сказал: "Секрет  быть скучным состоит в том,  чтобы рассказывать все";

- юмор и ирония - в определенной  дозе и ситуативно уместны,  они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию  даже неприятных аспектов беседы.

 

 

                         1.3. Деловые совещания

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно  составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый  заранее участникам и содержащий следующую информацию:

- тема совещания; 

- цель совещания; 

- перечень обсуждаемых  вопросов;

- время начала и окончания  совещания; 

- место, где оно будет  проходить; 

- фамилии и должности  докладчиков, выступающих по основной  информации людей и ответственных  за подготовку вопросов;

- время, отведенное на  каждый вопрос;

- место, где можно ознакомиться  с материалами по каждому вопросу. 

 

 

Когда участники совещания  информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с  материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует  дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно  проводить деловые совещания  в определенный день недели (за исключением  внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Длительность совещания  не должна превышать полутора-двух часов.

Руководителю  делового совещания важно:

1. начать его вовремя;
2. сообщить о регламенте;
3. согласовать правила работы, уточнить повестку дня;
4. назначить ответственного за регламент и протокол;
5. предупредить о "снятии" выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу... и т. п.;
6. если используется критика, то требовать ее конструктивности: называть конкретные факты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка;
7. жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом;
8. регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;
9. соблюдать корректность дискуссии;
10. использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;
11. подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;
12. завершить точно в назначенное время.

 

 

                     

               1.4  Деловые переговоры

 

Переговоры  имеют ряд  отличительных особенностей.  Во-первых, они ведутся в условиях ситуации с разнородными интересами сторон, т. е. их интересы не являются абсолютно идентичными или абсолютно противоположными.

Во-вторых, сложное сочетание  многообразных интересов делает

участников переговоров  взаимозависимыми. Его участники ограничены в

своих возможностях реализовать собственные интересы односторонним путем.

Взаимозависимость участников переговоров позволяет говорить о том,

что их усилия направлены на совместный поиск решения проблемы.

Таким образом, переговоры в  деловом общении – это процесс

взаимодействия сторон с  целью достижения согласованного и