Оптимизация поведения с помощью матрицы Эйзенхауэра

Используя методологию Кови, можно предложить шесть принципов построения системы тайм-менеджмента, помогающих в «борьбе за второй квадрат»:

1) когерентность (согласованность)  – взаимосвязанность, единство  всех элементов индивидуальной  системы ТМ (по Кови: единство между видением и миссией, ролями и целями, приоритетами и планами, желаниями и дисциплиной);

2) сбалансированность –  под «балансом» в данном случае  понимается гармоничное распределение  времени таким образом, чтобы  его было достаточно на достижение  важных целей в различных сферах  жизнедеятельности (семья, работа, здоровье и т.д.);

3) сосредоточенность –  необходимо постоянно помнить  о ключевом значении видов  активности «второго квадрата»  для своей жизни и концентрироваться  в первую очередь именно на  таких делах. Для этого Кови предлагает основное внимание уделять не ежедневному планированию (что характерно для тайм-менеджмента третьей «волны»), а недельному. Недельное планирование позволяет резервировать достаточно большие отрезки времени (полдня – день) для важных, но не срочных дел;

4) человечность – в  отношениях с другими людьми  тайм-менеджмент третьей «волны»  ориентирован на «точность» в  расписании и субординацию. Для  тайм-менеджмента четвертого поколения «эффективность» гораздо важнее, чем соблюдение «ритуалов». Если ваше общение с человеком вышло за установленные расписанием рамки, но при этом помогает установлению глубоких и полноценных отношений, не следует испытывать чувство вины;

5) гибкость – ваши планы  являются вашими слугами, но  не господами! Планы должны  быть удобными для вас, соответствуя  вашим привычкам, стилю работы  и т.п. В случае необходимости  вы можете легко изменить запланированное;

6) компактность – ваши  инструменты для планирования  и контроля времени (например, органайзер) должны быть максимально  компактными и удобными для  работы в любых «полевых» условиях. Подобная портативность поможет  вам не потерять ни одной  важной идеи, вовремя зафиксировав  ее.

Система тайм-менеджмента по Кови состоит из двух разделов: стратегическое долгосрочное планирование и недельное краткосрочное планирование. Долгосрочное планирование разворачивается в следующую цепочку: индивидуальная «миссия» личности – роли – цели. Краткосрочное планирование представлено таким образом: актуальные роли – задачи – недельный план – ежедневное выполнение плана и делегирование.

Помимо Стивена Кови в конце ХХ и начале ХХI века существенный вклад в развитие западного тайм-менеджмента внесли такие авторы, как Б. Трейси, Р.Э. Диттмер, А. Лайкен, Дж. Смит, Дж. Ягер, С. Прентис и ряд других консультантов и исследователей в области личной организации времени. Можно определить, что для современного зарубежного тайм-менеджмента характерны три тенденции: 1) «гуманизация»; 2) дифференциация; 3) компьютеризация. «Гуманизация» означает приоритетность именно индивидуального тайм-менеджмента, связанного с личностным ростом и самосовершенствованием, и в определенной мере отторжение ролевого и социального тайм-менеджмента. Если ролевой и социальный тайм-менеджмент являются средством адаптировать человека к внешнему времени (времени организационных и технологических процессов), то индивидуальный тайм-менеджмент нацелен на постижение и овладение своим внутренним временем. Главным аспектом внутреннего времени является личностное самоопределение: четкое понимание своих жизненных ценностей и сознательный выбор достойных и масштабных жизненных целей. Таким образом, гуманизация тайм-менеджмента означает его психологизацию – серьезное сближение с психологией личностного самопознания, развития и самосовершенствования, с различными духовными практиками.

Заключение

На сегодняшний день одним  из важнейших направлений оптимизации  своей деятельности надо рассматривать  умение управлять своим временем. При расстановки приоритетов можно использовать Матрицу Эйзенхауэра, из которой следует два важных правила:

1. Никогда не допускать, чтобы важные дела становились срочными.

2. Нужно быть последовательными в своих делах.

Как только мы научимся правильно  распределять дела, мы высвободим немалое  количество дополнительного времени  и быстрее придем к поставленной цели!

Не стоит выполнять  чужие дела категории I за счет своего времени. Мы должны распределять приоритеты в зависимости от значимости просителя и взвешивать последствия того, что произойдет, если вы не сделаете то, о чем вас просят. Если человек обращается к нам с просьбой, но она не имеет для нас значения, мы можете отложить ее исполнение (во всяком случае, после первой просьбы).

Важнейшим из всех периодов планирования является неделя. Планирование недели включает в себя определение конкретного действия в заданный день, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на неделю создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на неделю должен создать обзор всех дел и помочь наиболее эффективно использовать время. План на неделю определяет конечные цели в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущей недели или в начале планируемой недели.

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение  ключевых направлений деятельности. На основе данных направлений должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При этом имеющееся в нашем распоряжении время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед.

А это значит, что мы должны научиться:

- сосредотачиваться на  наиболее важных делах;

- избегать проблем, находить  или создавать альтернативные  решения;

- добиваться результатов;

- оптимизировать использование  средств.

Срочные дела следует либо делать самим, либо передоверять их исполнение другим, но также незамедлительно. Те дела, которые могут подождать, не надо откладывать в сторону. Нужно  установить конкретное и точное время  их исполнения, сделав запись в плане  личной деятельности.

Список литературы

1. Азарова, О.Н. Тайм-менеджмент за 30 минут. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 160 с.
2. Архангельский, Г.А. Организация времени. – СПб.: Питер. – 2006. – 448 с.
3. Архангельский, Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – М.: АиСТ-М, 2003. – 190 с.
4. Вронский, А.И. Как управлять своим временем. – Ростов н/Д.: Феникс, 207, – 224 с.
5. Зайверт, Л. Если спешишь – не торопись: новый тайм-менеджмент в ускорившемся мире. Семь шагов к эффективности и независимости в использовании времени. – М.: АСТ, 2007. – 255 с.
6. Калинин, С.И. Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем. – СПб.: Речь, 2006. – 341 с.
7. Кови, С. Семь навыков высокоэффективных людей. – М.: Омега-Л, 2005. – 114 с.
8. Мерзлякова, Е.Н. Эффективный тайм-менеджмент для офисного работника. СПб.: Речь, 2007. – 240 с.
9. Ягер, Д. Творческое управление временем в новом веке. – М.: Альпина-паблишер, 2005. – 174 с.