Правила ведения переговоров

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

 

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

 

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(РГГУ)

 

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

 

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ 4-12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Артамонова Ирина  Николаевна

 

Правила ведения  переговоров

 

 

Итоговая контрольная работа  по <Персональному менеджменту> студента

1-го курса заочной формы обучения

 

 

 

 

 

 

                                                                                   Руководитель

 

Доцент кафедры управления

 

 

                                                                     Портнягин Андрей Ильич

                                                                                      

 

Москва 2013

 

Содержание

Введение …………………………………………………………………….. .3

1. Подготовка и проведение переговоров……………..………………...5
2. Проведение переговоров…..…………………………………………..7
3. Заключение…………………………………………………………….10
4. Список используемой литературы…………………………..…….11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Переговоры представляют собой  обмен мнениями для достижения какой-либо цели. В деловой жизни мы часто  вступаем в переговоры: при поступлении  на работу, при обсуждении с деловыми партнерами условий хозяйственного договора, условий купли-продажи  товара, при заключении договора аренды помещений и т.п. Переговоры деловых  партнеров происходят в равных условиях, — переговоры же подчиненного с  руководством или директора организации  с представителями налоговой  инспекции происходят в неравных условиях.     

Переговоры состоят из трех основных стадий: подготовка переговоров, процесс  переговоров и достижение согласия. Каждому человеку приходится сталкиваться с тем, что принято называть деловым общением. Как правильно составить официальное письмо или приглашение, принять партнера и провести переговоры с ним, разрешить спорный вопрос и наладить взаимовыгодное сотрудничество? Всем этим вопросам во многих странах уделяется очень большое внимание. Особое значение деловое общение имеет для людей, занятых бизнесом. Во многом от того, насколько они владеют наукой и искусством общения, зависит успех их деятельности. 

К сожалению, в нашей стране в  течение долгого времени той  стороне делового общения, которая  связана с психологией и технологией  ведения деловых бесед и переговоров  вообще не уделяли внимания, полагая, что здесь и учить-то нечему. 

Сейчас времена изменились. Во-первых, значительно расширился круг лиц, связанных  по роду своей деятельности с зарубежными  партнерами. Чтобы успешно вести  дела, им необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения, уметь вести переговоры и беседы. Во-вторых, становясь частью единого  делового мира, мы все в большей  мере переносим существующие общие  закономерности на нашу действительность, требуя и от отечественных партнеров  цивилизованного общения.  
Очень важны и психологические аспекты делового общения.

Вопрос, с которым постоянно  сталкиваются деловые люди, как построить  беседу, переговоры. Важно понимать общие закономерности делового общения, что позволит анализировать ситуацию, учитывать интересы партнера, говорить на общем языке. Мастерство в любом  деле приходит с практикой, и деловое  общение не является исключением. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПОДГОТОВКА И  ВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ

Подготовка к переговорам  обычно делится на три этапа: на первом этапе следует собрать всю  необходимую информацию, разобраться  в стоящих перед участниками  задачах, определить пути решения. На втором этапе следует обдумать различные  варианты ведения переговоров и  выбрать приемлемый. На третьем этапе необходимо выявить различия в подходах к обсуждаемым проблемам и попробовать в них разобраться.

Практика показывает, что  при планировании переговоров важно  представлять возможную реакцию  партнера на Ваши предложения и учитывать  его собственные ожидания от этих переговоров. Поэтому план должен быть достаточно гибким, но предусматривающим  получение ответа на все интересующие Вас вопросы. Известно, что непредвиденная ситуация может привести к срыву  переговоров. Избежать этого можно  только заблаговременной подготовкой  альтернативных предложений.

Любые переговоры должны быть ограничены по времени. Крайне неблагоприятное  впечатление оставляют нелимитированные по продолжительности переговоры. Они свидетельствуют о неподготовленности и формальном отношении к ним инициатора переговоров, о его профессиональной неподготовленности и неспособности принимать ответственные решения, о неуважении к своему партнеру.

Одним из не приемлемых условий контактов  с представителем других организаций (фирм) является предварительная договоренность о времени и месте встречи. Переговоры не всегда проводятся в  служебных помещениях. Встречи с  деловыми партнерами, носящий неофициальный  характер, возможны в театре, кафе, на спортивном мероприятие, на пикнике  и т.д. Переговоры в неофициальной  обстановке требуют особенно тщательной подготовки. Желательно не иметь при  себе ни плана переговоров, ни документов подкрепляющих ваши аргументы. Не исключено  что свидетелями могут оказаться  представители конкурирующих фирм.

План переговоров должен содержать:

-место, дату и время встречи;

-состав участников;

-вопросы для обсуждения;

-альтернативы на случай контрпредложений;

-ответственного за подготовку справочных материалов (образцы товаров, каталогов, рекламы);

-ответственного за встречу проводы представителей;

-ответственного за организацию  угощения в ходе переговоров;

При подготовке переговоров важнейшее  значение имеет правильный выбор  языка общения. Если деловые партнеры свободно владеют одним и тем  же языком, то проблем не возникнет. Если языковая среда различна, то, как  правило, переговоры ведутся на языке  принимающей стороны с участием переводчика. Многие намеренно скрывают знания языка, для того чтобы другая сторона думающая что их не понимают, может произнести фразу или реплику  которая может дать полезную информацию или повлиять на ход решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРОВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ

Переговоры следует проводить  в отдельном помещении. Участники  переговоров от принимающей стороны  должны занять место в комнате  переговоров до прихода туда представителей другой стороны.

Принимающий должен представить своих  коллег по фамилиям и занимаемым должностям, включая и приглашенных на переговоры представителей других организаций. Затем  представляет своих коллег руководитель другой стороны. Если участники переговоров  не очень хорошо знают друг друга  или встречаются впервые, то следует  предварительно обменяться визитными  карточками. Положив карточки перед  собой в то порядке, в котором  сидят партнеры по переговорам, легко  вести беседу, обращаться друг к  другу по имени и при этом хорошо представляя себе уровень полномочий и компетентности собеседников.

Традиционно гости занимают места  лицом к окну, спиной к двери. В неофициальной обстановки рассадка участников встречи предпочтительна смешанная, так как это облегчает откровенный обмен мнениями. Руководители сторон обычно садятся рядом, остальные участники встречи - по симпатиям или по принципу субординации. После того как все займу свои места за столом переговоров, доступ в комнату встречи должен быть прекращен, за исключением дополнительно приглашаемых, что крайне нежелательно. Следует особо подчеркнуть, что присутствие на переговорах анонимных свидетелей воспринимается с предубеждением, вызывает тревожное беспокойство, не способствующее откровенному деловому разговору.

Независимо от важности переговоров, начинаться они должны с неофициальных  фраз, подчеркивающих внимание принимающего к собеседникам, его личную благожелательную заинтересованность в них. Эффективности  беседы зависят от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и  правильности их постановки. Хотя в  переговорах с обеих сторон могут  принимать участия несколько  человек, как правило, беседа должна вестись между руководителями. Недопустимо, если во время переговоров ведущего перебивают его коллеги. Конечно, он может предоставить слово одному из них, особенно по специфическим проблемам, но в большинстве случаев всю тяжесть беседы по всему кругу обсуждаемых проблем ведущий должен брать на себя.

Начинать переговоры следует с  наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнуть согласия по принципиальным вопросам. Затем  обсуждаются проблемы, по которым  можно договориться сравнительно легко  и без особых затрат времени, и  только после этого переходить к  ключевым вопросам, требующим подробного разбора.

Имеется тактика ведения переговоров  проверенная временем:

-доходчиво объясните свое предложение;

-не обещайте ничего невозможного;

-учитесь отклонять не выполнимые  требования;

-записывайте все, с чем вы  соглашаетесь и что вы обещаете;

-не верьте причине отказа, если  она убедительно не обоснована;

-не идите на прямую конфронтацию;

-трудные вопросы обсуждайте  в самом конце.

Метод принципиальных переговоров.

 

Этот метод предполагает стремление найти взаимную выгоду везде, где  это возможно, а там, где интересы не совпадают, следует настаивать на таком результате, который бал  бы обоснован каким-то справедливыми  нормами независимо от воли каждой из сторон. Он включает в себя четыре элемента:

1. Люди. Разграничивайте участников  и предмет переговоров. Если  не прямо, то косвенно участники  переговоров должны прийти к  пониманию того, что им необходимо  работать бок о бок и разбираться  с проблемой, а не друг с другом.

2. Интересы. Сосредоточьтесь на  интересах, не на позициях. Цель  переговоров состоит не в отсутствии  высказанных позиций, а в удовлетворении  подспудных интересов. Принятая на переговорах позиция часто скрывает то, чего вы в действительности хотите, и мешает достижению ваших истинных интересов.

3. Варианты. Прежде чем решить, что  делать, выделите круг возможностей. Успеху переговоров часто мешают дефицит времени и стремления отыскать единственно правильное решение. Поэтому важно найти время для обдумывания широкого круга возможных решений, которые учитывали бы общие интересы и творчески примиряли интересы несовпадающие.

4. Критерии. Настаивайте на том,  чтобы результат основывался  на какой-то объективной норме.  Когда интересам участника переговоров  что-либо прямо противопоставляет,  он может достичь благоприятного  результата, просто проявив упрямство.  Однако можно противостоять такому  нажиму, настаивая на том, что  неуступчивость не является достаточным  аргументом и что соглашение  должно отображать какие-то справедливые  нормы, а не зависеть от «железно»  воли каждой из сторон.

Эти нормы, принимаемые всеми договаривающимися  сторонами, играют роль фундамента, на котором строится взаимоприемлемое соглашение. Такими нормами, или объективными критериями, могут быть общие подходы, общие ценности, обычаи, правила, инструкции, законы, экспертные оценки, аналогичные примеры и пр.

Эти четыре элемента принципиальных переговоров могут учитываться  вами, как только вы начнете обдумывать переговоры и вплоть до момента, когда  соглашение уже принимается, либо вы решаете отказаться от дальнейших усилий. Этот период можно разделить на три отдельные стадии:

- анализ (сбор информации, осмысление  ее, постановка диагноза ситуации);

- планирование (составление плана  действий, последовательности высказывания  предложений, аргументов, контрдоводов);

- дискуссия.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подготовка новой сделки может  занимать сколько угодно времени, но само решение должно приниматься  быстро и немедленно реализовываться. Кстати один из постулатов японского  бизнеса гласит: реагировать мгновенно, действовать молниеносно. Груз ответственности  при этом очень велик - ведь в случае неудачи или банкротства некого винить, кроме самого себя, поэтому  планирование переговоров - важнейший  этап их подготовки. План должен с максимальной полнотой охватывать интересующие вас  проблемы. Он не может быть ограничен  только определением даты, времени  и места переговоров. В нем  в общем виде намечаются основные проблемы, подлежащие рассмотрению, и  состав участников. Наличие плана  вселяет в исполнителей уверенность  в успехе любого дела.

Успех переговоров не в последнюю  очередь зависит от принципиальных отношений собеседников к переговорам  вообще и от их поведения в конкретной ситуации. Исходите из того, что переговоры необходимы и полезны для решения  поставленных перед вами задач.

На протяжении многолетней практики выработаны определенные правила ведения  переговоров, пренебрегать которыми не в деловом, ни в дипломатии не принято.