Подготовка документов на архивное хранение

Введение

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Подготовка исполненных документов к хранению включает в себя:

-   подшивку и переплет дел;

-   нумерацию листов в делах;

-   составление листа-заверителя;

-   составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

-   оформление обложек  дел.

   Целью данной работы  является анализ технологии оформления дел МУП «Жилтрест № 2» при передаче дел в архив. Для  достижения цели были сформулированы следующие задачи:

- рассмотреть работу по формированию и оформлению дел;

- исследовать экспертизу ценности документов;

           - исследовать экспертизу ценности документов;

Глава 1. Работа с документами при их передаче  на текущее хранение в архив

        Архивы – это специальные помещения, где создаются все необходимые условия для долговременного хранения документов. Это означает, что правильная передача документов на архивное хранение позволяет создать условия для их использования в справочной работе учреждений, а также производить пополнение Государственного архивного фонда РФ. 

Задачи архива:

1) прием,учет,хранение документов, законченных делопроизводством;

2) информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

3)организационно-методическая помощь по ведению  делопроизводства.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив.

Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия.

Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.

  Передача документов на архивное хранение – это заключительный этап делопроизводства. Документ создается, выполняется, используется, а потом его сдают в архив. Это может быть ведомственный, государственный или просто архив предприятия

Итак, началом передачи дел на архивное хранение является экспертиза ценности документов. Экспертиза позволяет выявить ошибки, допущенные при кратковременном хранении документов. Также в процессе экспертизы ценности проводится анализ документации, после которого документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению. Остальные документы переплетаются, описываются и передаются на архивное хранение. 

Второй этап передачи документов на архивное хранение – это составление описей дел. По сути, архивная опись – это справочник архивиста. С помощью описей дел архивные работники могут быстро ориентироваться в очень больших хранилищах документов. При правильном составлении описи поиск нужного дела не станет для Вас сложной задачей. Резюмируя вышесказанное, отметим, что составление описей дел – наиважнейший этап передачи документов на архивное хранение. 

На третьем этапе документы переплетаются. Архивный переплет в значительной степени облегчает передачу документов на архивное хранение. Переплетенные дела более удобны в использовании и поиске. К тому же документы, прошедшие брошюровку занимают на 30% меньше места, что при больших объемах документации становится решающим фактором. 

После проделанной подготовки (экспертизы ценности, составления описей дел и брошюровки) происходит непосредственная передача документов на архивное хранение. Дела принимает заведующий архивом в присутствии работника структурного подразделении, документы которого сдаются в архив. Сдача документов производится по описям. При передаче на архивное хранение особо ценных документов проверяется количество листов в деле.

1.1 Экспертиза ценности документа

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

1. Определение состава, установление сроков хранения документов, несущих оперативную информацию справочного характера или содержащих ценную информацию и подлежащих отбору для передачи в ведомственные и государственные архивы. При выполнении этой задачи идет разделение документов по срокам хранения на три группы: постоянного хранения; долговременного (свыше 10 лет) хранения; временного хранения;

2. Установление правильности документов тому или иному государственному архиву. В ходе определения правильности документов тому или иному архиву решается вопрос о том, в составе каких фондов и в какие государственные архивы поступят эти документы;

3. Обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов;

4. Определение уникальных и особо ценных дел и документов.

Экспертиза ценности документов в организации на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив федерального органа исполнительной власти.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Задачи ЭК  по экспертизе ценности документов: 

-   рассмотрение проектов номенклатуры дел учреждений и его структурных подразделений; 

-   утверждение результатов  ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;  

-  рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения ( свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу   и т.д.   

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводится систематически. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утверждённых архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности ( руководство, контроль, планирование, учёт, отчётность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.). В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные ( 1, 3, 5, 10, 15 и т. д. лет). Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Для ряда дел по личному составу в перечне указан срок хранения « 75 лет», т.е. предполагается учёт возраста человека, продолжительность хранения такого дела равняется разности  75 лет минус возраст человека.  Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

В крупных организациях с большим объемом документооборота (в министерствах и ведомствах, например) создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и экспертные комиссии (ЭК) структурных подразделений. ЦЭК является совещательным органом, осуществляющим методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений, и работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего государственного архива или архивного учреждения. Центральным органом, рассматривающим наиболее важные вопросы в осуществлении деятельности экспертных органов, рассматривающим и утверждающим нормативно-методические документы, является Центральная экспертная проверочная комиссия (ЦЭПК) Федеральной архивной службы.

ЭК создаётся приказом руководителя из числа квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, заведующих канцелярией, ведомственным архивом и  руководителя бухгалтерии  ( 3-5 человек). В небольших фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.  

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

-                постоянного хранения в государственных архивах;

-                временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

-                временного хранения (до 10 лет);

-                подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

1.2 Формирование дел.

Формирование дел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям:

- оперативность обработки и поиска документов;

- надежность документационного обслуживания;

- сохранность документов.

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию — индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета — 02, бухгалтерия — 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».