Подготовка документов на архивное хранение

Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеровался в правом верхнем углу как один лист.

Подшивались в дело конверты с вложениями нумеровались, при этом вначале нумерации конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) были пронумерованы в общем порядке.

Запрещенное   применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов обнаружено не было.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:

•          наименование учреждения;

•          наименование структурного подразделения;

•          аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

•          дата дела (тома, части);

•          количество листов в деле; срок хранения дела;

•          архивный шифр дела.

2.1 Оформление обложки дела МУП «Жилтрест - 2» г.Бийска

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и оформляется согласно установленным требованиям и правилам.

На обложке дела указаны:

- полное и, если существует, сокращенное наименование организации;

- наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;

- номер дела (тома) по номенклатуре дела на обложке данного дела отсутствует;

- заголовок дела;

- дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

При заполнении реквизитов обложки дела соблюдены все необходимые требования:

•          название учреждения написано полностью с указанием подчиненности в именительном падеже  Муниципальное унитарное предприятие «Жилтрест №2» и указано его официально принятое сокращенное наименование МУП «Жилтрест №2»;

•          заголовок и номер дела перенесено на обложку из номенклатуры дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией.

На обложке дела некоторые данные вписаны черными чернилами (Приложения 1).

 На обложках дела обязательно указывается дата дела.

Датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, как в рассматриваемом деле, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются документы за ______ год(ы)».

Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела. Количество указанных листов на обложке дела и в листе-заверителе совпадают.

Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.

На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

2.2 Лист-заверитель

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

Лист-заверитель дела Муниципального унитарного предприятия «Жилищно-эксплуатационный трест-2» г. Бийска  был составлен на отдельном листе формата А4 по установленной форме (Приложение 2).

Лист-заверитель дела составлен по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи. В данном деле в  листе – заверителе отмечено 141 листов, что соответствует количеству листов на обложке дела.

Наличие литерных листов и пропущенных номеров в данном деле отсутствует. Особенности физического состояния и оформления дел не описаны, т.к. являются удовлетворительными.

Подписан  лист-заверитель его составителем Н.А. Ретунцевой, с указанием должности – обработчик и расшифровкой. В правом нижнем углу указана дата составления листа-заверителя.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. В данном деле лист – заверитель подшит последним листом, что соответствует правилам оформления дел.

Таким образом, лист-заверитель составлен по всем правилам.

2.3 Составление внутренней описи дел МУП «Жилтрест № 2»

г. Бийска

Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания

Для учета документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется внутренняя опись.

При составлении описи дел в МУП «Жилтрест № 2» соблюдаются следующие требования:

-заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет;

-порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с Управлением делопроизводства и архива;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

-при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

    В деле находятся бухгалтерские документы на выдачу заработной платы работникам, то заголовки документов во внутренней описи являются фамилиями работников.

Внутренняя опись составлена на листе формата А4 в клеточку (Приложение 3), которая содержит следующие сведения:

- порядковый номер документов в деле;

- заголовок (краткое содержание) документов;

- номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов.

Опись подписана, ее составителем Н. Ретунцевой, с указанием должности (обработчик), расшифровка подписи и даты составления описи.

В Жилищно-эксплуатационном тресте № 2 г. Бийска внутренняя  опись была составлена не по всем правилам. Она не содержит необходимых сведений о индексе  (регистрационный номер),номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

Законченная опись вместе с титульным листом заключается в твердую обложку и переплетается.

Заключение

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить по документные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность. В случае, передачи документов на государственное хранение, по требованию архивных органов, на основе внутренних описей легко могут быть сформированы обобщенные описания дела, постоянного и долговременного сроков хранения.

           Во время прохождения практики в Архивном отделе Администрации г. Бийска были рассмотрены дела, сданные в архив Муниципальным унитарным предприятием «Жилищно-эксплуатационный трест № 2» г. Бийска. Были проанализированы методы оформления рассматриваемых дел.             В результате анализа было выявлено, что внутренняя опись в МУП «Жилтрест №2» не содержит необходимых сведений об индексе  (регистрационный номер), номера листов дела, на которых расположен каждый документ. В остальном в МУП «Жилтрест №2»  дела  были оформлены в соответствии с установленной формой.

Библиаграфический список

1.                  Басаков М.И., Делопроизводство (документационное обеспечения управления на основе ГОСТ Р 6.30 - 2003). М.: издательско-торговая компания «Дашков И.К.», 2009.- 348 с.

2.                  Белов А.Н., Белов А.А., Настольная книга специалиста службы делопроизводства. М.: Эксмо, 2009. -  320 с.

3.                  Боргено Я.Я., Кирсанова М.В., Основы технологии делопроизводства. М.: ИНФРА – М., Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. -  266 с.

4.                  Теплицкая Т.Ю., Настольная книга секретаря референта. Ростов н/Д: Феникс, 2006. - 256 с.

5.                  Ленкевич Л.А., Делопроизводство. М.: Издательский центр «Академия», 2009. -  256 с.

6.                  Касьянова Г.Ю., Секретарское дело: азбука Мастерства. М.: ИД «Аргумент»,  2007. - 252 с.

7.                  Еремина Н.Л., Эффективный секретарь. Новосибирск: Сибирское издательство, 2009. - 192 с.

8.    Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» // Делопроизводство в Российской Федерации: сб. норматив. док. – М.: Гросс-Медиа, 2006. – 154с.

9.    Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2006г.

10. Делопроизводство в Российской Федерации: сб. норматив. док. – М.: Гросс-Медиа, 2006. – 320с.

Список приложений

1. Приложение 1. Оформление обложки дела МУП «Жилтрест - 2» г.Бийска;

2. Приложение 2. Лист-заверитель;

3. Приложение 3. Составление внутренней описи дел МУП «Жилтрест № 2» г. Бийска.