Анализ автоматизированной системы обработки экономической информации предприятия “Дорремстрой”

Модуль  Расчет заработной платы обеспечивает расчеты:

заработной  платы по каждой исполняемой сотрудником  должности;

окладов (почасовых и тарифных), надбавок;

авансов, доплат, премий, пособий на детей  и т.п.;

выплат  из среднего заработка и др.

В результате проведения расчета заработной платы  формируются и могут быть распечатаны:

расчетно-платежные  и сводные ведомости, а также  платежные документы на основе этих ведомостей;

ордера - произвольно настраиваемые своды  проводок по оплате труда. Подобные ордера могут быть отработаны в бухгалтерском  учете. Состав типовых проводок ордера допускает настройку, позволяющую  вести аналитический учет начислений;

лицевые счета (текущие и архивные) и расчетные  листы; ведомости отпусков, больничных листов и пособий; отчетные формы  и реестры для ГНИ.

Модули  Закупки, Склад, Реализация. В процессе управления закупками и реализацией  товаров в системе формируются  два встречных информационных потока - о товарах и финансах. Каждый из этих потоков имеет плановую и  фактическую составляющую. Система  обеспечивает контроль "план-факт" и анализ логистического потока.

Для оперативного контроля и анализа равнодействующей этих потоков по каждому контрагенту  они сводятся вместе в лицевом  счете (рис.5.24). Важной функцией подобного  счета является контроль получения/отпуска  товаров, а также отправки/получения  денежных средств в соответствии с установленными графиками поступления/отпуска товаров и платежей. Этот контроль осуществляется по трем группам сумм, совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом: суммы по графику, плановая и фактическая суммы.

Плановые  и фактические суммы отражают оперативную информацию по лицевому счету об ожидаемых и совершенных  поступлениях/отгрузках товаров, а  также ожидаемом и фактическом  поступлении/ отправке денежных средств. На основании этих сумм автоматически  формируются исходящие плановый и фактический остатки по лицевому счету, отрицательные значения которых  указывают на плановую и фактическую  задолженность контрагента по отношению  к предприятию, а положительные - на задолженность предприятия контрагенту.

Лицевой счет содержит также сумму лимита кредита, которая предоставляется  покупателю для оплаты закупок товаров. Если покупатель исчерпал сумму, внесенную  для оплаты закупок (при этом исходящий  остаток становится отрицательным), то он может закупать товары в счет лимита кредита. Превышение лимита кредита  допускается, но при этом система  предупреждает о подобной ситуации.

Исходные  данные лицевого счета формируются  вручную или на основании этапа  договора, на котором ведется учет и контроль исполнения взаимных обязательств сторон, возникающих после заключения контрактов на покупку и продажу товаров. Каждый договор содержит список этапов, которые, в свою очередь, характеризуются графиками поступления (отпуска) товаров и платежей. При регистрации этапа договора в системе автоматически формируется лицевой счет контрагента. Кроме того, на основании этапа договора можно сформировать любой из документов, связанных с его исполнением: приходный ордер, счет на оплату, распоряжение на отгрузку потребителю, накладную на отпуск потребителю, плановый платеж и фактический платеж, приходную накладную и т.п. В договоре автоматически формируются три группы сумм (аналогичных суммам лицевого счета), совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом по данному договору.

Система Парус имеет набор специальных  средств для общей настройки и сопровождения. Подобные функции осуществляются при помощи модуля Администратор, который обеспечивает логическое разбиение базы данных на независимые части; ведение списка пользователей системы, разграничение прав доступа этих пользователей к ее ресурсам; оптимизацию работы системы; общесистемный мониторинг, а также выполнение других служебных функций.

Необходимо  отметить, что современная информационная система, рассчитанная на одновременное  использование многими пользователями, не может обходиться без мощных средств  разграничения прав доступа. Система Парус в полной мере отвечает этому требованию, обеспечивая многоуровневое разграничение прав доступа: к логическим частям базы данных, к модулям системы, к функциям, которые можно выполнить в приложении (например, добавлению новой информации, ее исправлению, перемещению или удалению), к отдельным записям базы (например, запретить просмотр документов, сумма которых превышает заданную, или документов с особыми пометками).

3. Технологический процесс обработки  информации конкретной задачи

Организация и анализ состояния учета кассовых операций на ГКП ”Дорремстрой".

На Государственном  коммунальном предприятии “Дорремстрой” для осуществления бухгалтерского учета в штатном расписании предусмотрено структурное подразделение - бухгалтерия, которую возглавляет главный бухгалтер. В штат бухгалтерии входят:

главный бухгалтер;

заместитель главного бухгалтера;

2 бухгалтера;

кассир.

За осуществление  правильного выполнения кассовых операций ответственность возложена на главного бухгалтера. А непосредственно проводит кассовые операции - кассир, на которого возложена полная материальная ответственность  за сохранение денежных средств и  осуществление кассовых операций. С  кассиром заключен договор о материальной ответственности в форме обязательств кассира.

Прием и  выдачу наличных денег в кассе  предприятия осуществляет только кассир.

Денежные  средства поступают в кассу с  расчетного счета, размещенного в банке, вследствие реализации товарно-материальных ценностей, от подотчетных лиц.

Рассмотрим  несколько операций по образованию  дебиторской/кредиторской задолженности  в результате расчетов с сотрудниками организации в наличной форме.

24 января 2005 г. предприятие "Дорремстрой" по чеку 10104 сняло со счета в банке на хозяйственные нужды и командировочные расходы сумму в 320 грн. Приход денежных средств отражен в приходном кассовом ордере №1. В этот же день из кассы выданы под отчет сотрудникам предприятия следующие суммы:

ФИО	Сумма (грн)	Цель	Документ
Петрову Н.	60.00	на покупку смазочных материалов для оборудования	Расходный кассовый ордер №1
Сидорову К.	40.00	на покупку упаковочных материалов	Расходный кассовый ордер №2
Иванову Ф.	200.00	в счет предстоящих командировочных  расходов	Расходный кассовый ордер №3

Наличные  деньги хранятся в кассе предприятия  и учитываются на активном счете 30 "Касса". Приход денег в кассу  отражается по дебету счета 30, а расход - по кредиту. На рис.3 показана схема  отражения операций задачи на счетах бухгалтерского учета.

Первая  операция кредитует расчетный счет и дебетует кассу на сумму 320 грн. Операции 2-4 кредитуют счет "Касса" и дебетуют счет 37 "Расчеты с  подотчетными лицами". Тем самым  образуется дебиторская задолженность, которая отражается на счете 37. Для  учета расчетов с подотчетными лицами необходимо организовать ведение аналитического учета в разрезе подотчетных лиц - сотрудников предприятия. Кроме того, в обязанности кассира входит ведение кассовой книги установленного образца

Для ввода  кассовых операций по приходу и расходу  денежных средств удобен документ "Банк (касса)"Отчет кассира", который входит в комплект стандартной настройки программы.

Отчет кассира  является листом кассовой книги, в котором  отражены операции за один кассовый день. Использование данного документа (расчета) позволит сформировать кассовую книгу, а также автоматизировать ввод проводок по кассовым операциям. Воспользуемся им для ввода операций поставленной задачи.

В обязанность  бухгалтера входит не только правильно  указать данные о лицах и документах, но и определить корреспондирующий  счет по каждой кассовой операции, а  также выбрать субконто в том  случае, если на корреспондирующем  счете предусмотрено ведение  аналитического учета.

В нижней части поля ввода документа имеется  служебный реквизит "Провод (1/0)" Его назначение состоит в том, чтобы управлять режимом формирования проводок. Если установить его значение равным нулю, то проводки формироваться  не будут. При значении, равном единице, в журнал операций автоматически  поместятся проводки по всем операциям, зарегистрированным в данном документе Так, в течение рабочего дня кассир может вводить операции без формирования проводок Тогда в журнале операций будет сохраняться только лишь заголовочная запись документа.

В конце  рабочего дня через заголовочную запись можно снова "войти" в  документ, проставить в нем признак  формирования проводок, что приведет к их фиксации в журнале операций. Печатная форма "Отчет кассира" формируется по нажатии экранной кнопки "Документ". Форма документа, полученная на основании введенных операций, приводится на рис 1

 

Рис. 1. Схема  отражения кассовых операций по приходу  и расходу денежных средств

Касса за 24 января 2005г.

№	Документ	От кого получено или кому выдано	Корр счет	Приход	Расход
Остаток на начало дня
1	1	От Банка "Кредан" чек 10104	31	320.00
2	1				60.00
3	2				40.00
4	3				200.00
		Итого за день		320.00	300.00
Остаток на конец дня				20.00

Кассир ________

Проверил  и документы в количестве Четыре получил

Итак, перед  выходом из режима "Документы  и расчеты" проставим признак  формирования проводок равным единице, тогда, выйдя в журнал операций, обнаружим  в нем помимо заголовочной записи четыре бухгалтерские проводки, полностью соответствующие данным кассовой книги

Дата	Дебет (Док)	Кредит (№Док)	Субконто Дебет	Вал.	Кол-во	Сум. вал.	Сумма	№
			Субконто Кредит	Курс	Содержание			0
24.01.05	Касс Дн	1
					Отчет кассира
24.01.05	30	31					320	0
					1 от Банка "Кредан", чек 10104
24.01.05	37	30	Петров				60	0
					1 Петрову Н.
24.01.05	37	30	Сидоров				40	0
					2 Сидорову К.
24.01.05	37	30	Иванов				200	0
					3 Иванову Ф.

 

Выводы

Современный уровень экономического развития отечественных  предприятий характеризуется возрастающей ролью информационных технологий как  ключевого фактора получения  конкурентного преимущества. Эффективное  решение задач сбора, хранения, поиска, переработки, преобразования, распространения  и использования данных обеспечивает своевременное получение качественной и достоверной информации на всех уровнях управления предприятием. Одним  из направлений достижения эффективности  выступает автоматизация управления информационными потоками и поддержки  принятия управленческих решений с  помощью применения различных программных  продуктов, на основе которых создаются  информационные системы.