Анализ предметной области и формирование требований к информационной системе

Бизнес-процесс "Взаиморасчеты с клиентами"

Бизнес-процесс "Взаиморасчеты с клиентами"

Общее описание бизнес-процесса

Бизнес-процесс выглядит следующим образом:

1. Менеджер отдела продаж до 10 раз в день отгружает товары клиентам в соответствии с договорами и Приказом по кредитной линии. Одновременно с отгрузкой товара менеджер отдела продаж выставляет счет клиенту. Счет регистрируется в реестре счетов.
2. По факту произведенной отгрузки менеджер отдела продаж делает запись в журнале отгрузок и оплат, тем самым фиксируя задолженность клиента.
3. Бухгалтер компании ежедневно получает и обрабатывает выписки с расчетных счетов банков. Бухгалтер на основании банковской выписки определяет оплаченные счета и делает отметку об оплате счета в реестре счетов.
4. Менеджер отдела продаж ежедневно контролирует поступление платежей от клиентов, проверяя допустимый срок оплаты счета.
5. Если платежи по счету на расчетный счет компании не поступили и срок оплаты счета истек, то менеджер отдела продаж блокирует отгрузку товара клиенту. Если клиент оплатил счет, то менеджер вносит сведения об оплате в Журнал отгрузок и оплат.
6. Бухгалтер в конце каждого месяца выводит сальдо взаиморасчетов с клиентами.

 

 

 

 

  1.3 Постановка задачи

1.3.1. Цели и задачи проекта  автоматизации бизнес-процессов

Автоматизированную информационную систему по расчету заработной платы можно формально разделить на две основные составляющие:

- система кадрового учета;

- система расчета заработной  платы.

Основные требования к содержанию процесса учета заключаются в том, что он должен соответствовать законодательству Российской Федерации и требованиям бухгалтерского учета. Входная информация, таким образом, должна подаваться в форме регистров бухгалтерского учета. 

Автоматизация кадрового учета и расчетов заработной платы должна базироваться на постоянной обработке учетной информации, на ЭВМ при полном охвате механизации всех учетных операций. При этом основную часть операций учетного процесса выполняет персонал. Основным элементом автоматизации является разработка и использование единой номенклатуры кодов.

Постановка задачи включает в себя:

- выбор языка программирования;

- выбор СУБД.

Рассмотрим входную и выходную информацию для данных систем.

1) Система кадрового учета:

Основными задачами этого учета являются:

- учет количества штатных единиц на предприятии;

- контроль отработанного времени  сотрудниками предприятия;

- учет личных данных сотрудников  и дополнительной информации  о них;

- предоставление справок и других  кадровых отчетов сотрудникам  предприятия.

Стандартные функции кадровой службы предполагают: 

- ведение картотеки сотрудников  компании работающих в настоящее время и уволенных;

- контроль отработанного сотрудниками  времени и выяснение причины  не выхода на работу;

- составление графиков отпусков, графиков работы, табеля учета  рабочего времени, приказов о  предоставлении работнику отпуска, административного и других кадровых документов, регламентирующих рабочее время персонала;

- предоставление работнику справок  с места работы, сведений об  отпуске, данных персонифицированного  учета в пенсионном фонде и  т.д.;

- прием на работу и увольнение  сотрудников предприятия, перевод на другую должность, повышение в должности;

- анкетирование сотрудников;

- предоставление различных отчетов  руководству предприятия.

- регулирование количества штатных  единиц в организации.

Количество штатных единиц и должностей, размеры окладов определяются штатным расписание предприятия. График работы каждого сотрудника, его должность, размер оклада определяются условиями трудового договора, заключенного с работником. Личные данные берутся из анкеты, заполненной работником, при приеме на работу.

Автоматизация кадрового учёта позволяет повысить степень аналитичности, точности, своевременность получения сведений о состоянии кадрового состава в организации. Оперативная обработка данных сотрудников позволяет принимать верные и своевременные решения о кадровых перестановках.

Ввод информации в АИС обеспечивает взаимосвязь комплекса кадрового учета и расчета заработной платы.

На основе изложенных выше задач и функций кадрового учета можно сформулировать перечень входной и выходной информации (табл.2):

Таблица 2 – Перечень входной и выходной информации для АС кадрового учета

Входная информация	Выходная информация
1	2
Наименование организации; Наименование структурной единицы (подразделения, отдела); Наименование должности; Размер оклада.	Штатное расписание; Отчет о количестве штатных единиц, количестве должностей.
Наименование структурной единицы (подразделения, отдела); Наименование должности; Размер оклада; ФИО сотрудника, занимающего должность.	Штатное расписание структурной единицы (подразделения, отдела); Отчет о количестве вакантных должностей по подразделениям и в организации.
Наименование организации; Условия трудового договора в соответствии с Трудовым Кодексом РФ (предоставление соц. пакета, отпуска, график труда и отдыха и т.д.); Дополнительные условия трудового договора (должность, оклад, график работы); Личные данные сотрудника.	Трудовой договор; График работы; Справки о месте работы сотрудника.
Информация о работнике.	Анкета.
ФИО сотрудника; Дата приема сотрудника на работу; Период предыдущего отпуска. Заявление сотрудника о предоставлении отпуска; Справка-вызов (для предоставления ученического отпуска).	График отпусков; Приказ о предоставлении сотруднику отпуска.

 

1	2
Наименование должности; Перечень обязанностей.	Должностная инструкция.
ФИО сотрудника; График работы сотрудников (сменность, продолжительность рабочего дня, продолжительность рабочей недели). Дата приема на работу сотрудника или увольнения; Приказ о предоставлении отпуска; Больничный лист;	Табель учета рабочего времени.

 

2) Система расчета заработной платы:

Основными задачами расчета заработной платы являются:

- расчет заработной платы сотрудникам;

- расчет выплат по больничным  листам;

- расчет отпускных;

- расчет выплат при увольнении сотрудника;

- расчет отчислений Пенсионный  фонд, Фонд медицинского страхования;

Фонд социального страхования;

- расчет налога на доходы  физических лиц;

- учет премий и вознаграждений;

- расчет командировочных;

- формирование отчетов по фонду заработной платы и его распределению.

Стандартные функции расчетной службы предполагают: 

- расчет заработной платы, налоговых  взносов и сборов с учетом  отпусков, больничных, премий;

- перечисление заработной платы  на счета сотрудников;

- расчет налогов и сборов, отчисляемых сотрудником и организацией с заработной платы сотрудника;

- перечисление налогов и сборов  в соответствующие государственные  структуры;

- формирование отчетов о размере  фонда заработной платы;

- формирование справок для сотрудников (Справка по форме 3-НДФЛ, справка о заработной плате для предоставления в различные организации и т.д.)

Оклады сотрудников устанавливаются в соответствии со штатным расписанием организации. Премии и вознаграждения определяются в соответствии с приказами руководящего состава. Оплата по больничным листам рассчитывается исходя из средней заработной платы сотрудника за предыдущий год и больничного листа. Оплата отпускных рассчитывается исходя из средней заработной платы сотрудника за предыдущий год и приказа о предоставлении отпуска сотруднику. Расчет налоговых взносов и сборов рассчитывается исходя из заработной платы сотрудника и в соответствии с Законодательством РФ.

Автоматизация расчета заработной платы позволяет повысить степень аналитичности, точности, своевременности, быстроты получения сведений. Оперативная обработка данных о заработной плате сотрудников позволяет принимать верные и своевременные решения о повышении окладов, о премировании и вознаграждении.

На основе изложенных выше задач и функций по расчету заработной платы можно сформулировать перечень входной и выходной информации (табл.3):

Таблица 3 – Перечень входной и выходной информации для АСУ расчетом заработной платы

Входная информация	Выходная информация
Штатное расписание; Табель учета рабочего времени; Приказ о предоставлении отпуска работнику; Больничный лист; Приказ о премировании, награждении.	Расчет заработной платы сотруднику. Отчеты.
Налоговый кодекс РФ.	Расчет отчислений и сборов в налоговые службы. Справки.

 

1.3.2. Построение и обоснование  модели новой организации бизнес процессов

Система для расчета заработной платы персонала на предприятии исходя из выработанных часов.

Существует список работ и установлена стоимость нормо-часа. В базе также зарегистрированные рабочие. Данные параметры системы редактируются в соответствующих формах программы.

• Каждый рабочий в течении смены может выполнять перечень различных работ, при этом фиксируется сам перечень и продолжительность.
• По итогам расчетного периода рабочий получает деньги исходя из стоимости нормо-часа для каждого вида работ, видов выполненных работ, количества работ в сменах, количества смен.
• Рассчитываются налоги и взносы в фонды социального страхования (по законодательству РФ, но возможно внести изменения).
• Исходящие документе выводятся в Excel.
• Для каждого рабочего возможно посмотреть расшифровку начисленной зарплаты.
• Все расчеты выполняются за указанный пользователем период времени.
• Система может формировать статистику в графическом представлении.
• Удобный интерфейс, не требующий специального обучения.

 

1.3.3. Спецификация и обоснование  нефункциональных требований

Программа должна корректно реагировать на ошибки, возникающие в результате некорректных действий пользователя. В случае ошибки должны выдаваться соответствующие сообщения и предоставляться возможность продолжить работу (после внесения исправлений).

При вводе входной информации должен осуществляться ее контроль на допустимость вводимых значений по следующим правилам:

1. данные, имеющие формат числа, даты и т.д., должны заноситься только при соответствии формату, иначе необходимо выдавать сообщение об ошибке ввода и предоставить возможность исправления;
2. вводимые данные не должны противоречить законам логики.

При выполнении операций по изменению или удалению данных необходимо обеспечить целостность БД. Для операций удаления необходимо предусмотреть возможность отмены действия удаления. При поиске данных, отсутствующих в базе, должно выводиться соответствующее сообщение.

АИС предназначена для работы на IBM − совместимых персональных компьютерах. Компьютер должен иметь:

• процессор Intel core и выше;
• жесткий диск (при установке используется около 20 Мбайт);
• печатающее устройство;
• VGA−совместимый дисплей (рекомендуется SVGA−дисплей).

Для оптимальной работы подсистемы рекомендуется использовать компьютер с процессором Intel core 1000 MHz и выше и не менее 512 Мб оперативной памяти.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Проект автоматизации бизнес-процессов

2.1 функциональная структура

Функциональная структура прецедентов компании компании «МЕД» представлена на рис. 3.

Рис. 3 функциональная структура

Разработка моделей бизнес-процессов предприятия оптовой торговли лекарственными препаратами

 

Термины

 

Внешняя статистика продаж - статистика по продажам, получаемая из сети аптек;

Внутренняя статистика продаж - статистика по продажам, получаемая из отчетов продаж клиентам компании;

Номенклатурная единица - наименование медикамента, завода-изготовителя;

ABC - классификация товара по выручке от продаж клиентам;

XYZ - классификация товара по рейтингу популярности;

Учетная цена - цена товара у поставщика с учетом скидок;

Действующие контракты - контракты, по которым имеются обязательства сторон на определенный период времени;