Автоматизация системы бюджетирования на примере модуля «Управление бюджетом» системы «Галактика ERP»

Бюджет движения денежных средств составляется на основе балансового  метода, поэтому первой статьей его  является начальное сальдо (остаток), а последней – конечное сальдо (остаток). При этом конечное сальдо предыдущего периода всегда является начальным сальдо для следующего периода. Конечное сальдо данного периода  является алгебраической суммой начального сальдо и кассового роста или  уменьшение за тот же период.

Конечное сальдо денежных средств = начальное сальдо + поступления  – выплаты.

10. Бюджет доходов и расходов – финансовый план – показывает соотношение всех запланированных доходов от реализации продукции (услуг) со всеми видами расходов, которые предполагается понести организации в плановый период.

Иными словами бюджет доходов  и расходов – это документ, показывающий соотношение затрат и результатов  финансово-хозяйственной деятельности за определенный плановый (бюджетный) период.

Основная цель бюджета  доходов и расходов – показать руководителям предприятия эффективность  хозяйственной деятельности каждого  структурного подразделения и организации  в целом в предстоящий период, установить лимиты (нормативы) основных видов расходов, прибыли, проанализировать и определить резервы формирования и увеличения прибыли, оптимизации  налоговых и других отчислений в  бюджет, формирования фондов накопления и потребления и т. п.

Составления бюджета доходов  и расходов необходимо начинать с  разработки прогнозов сбыта и  бюджета продаж, затем предстоит  определить прямые (переменные) затраты, которые отражаются в трех основных статьях: а) оплата сырья, товаров, материалов и комплектующих, приобретенных  у поставщиков; б) оплата операционных (производственных, эксплуатационных) расходов непосредственно связанных  с ростом или уменьшением объема продаж; в) расходы на оплату труда  основного производственного персонала.

Необходимая информация для  определения объема продаж и прямых (переменных) затрат предоставляется  операционными бюджетами: бюджетом продаж, бюджетом прямых материальных затрат, бюджетом прямых затрат на оплату труда.

Кроме того, добавляется информация о текущих расходах (расходах на период) о прочих доходах и расходах и о величине налога на прибыль.

Бюджет доходов и расходов содержит в едином формате план всех прибыльных операций организации и  тем самым позволяет проследить влияние операционных и других бюджетов на годовой бюджет прибылей.

Если величина чистой прибыли  мала по сравнению с объемом продаж или собственным капиталом, бюджет доходов и расходов пересматривается.

Зарубежные специалисты  называют бюджет доходов и расходов бюджетным отчетом о прибылях и убытках. В составе бухгалтерской  отчетности в отечественном бухгалтерском  финансовом учете предусмотрена  форма № 2 аналогичного названия «Отчет о прибылях и убытках». Однако, цель составления бюджета доходов и расходов по своему экономическому смыслу совсем иная и его формат определяет не только систему целевых показателей, но и содержание других основных бюджетов.

Бюджет доходов и расходов позволяет понять различие между  прибылью и денежным потоком (информацией  о денежных поступлениях и выплатах). Признание прибыли базируется на принципе начисления в момент возникновения  прав на получение денежных средств  или обязательств их выплатить, который  далеко не всегда совпадает с моментом поступления и выплат денежных средств.

Кроме того, некоторые статьи бюджета доходов и расходов отражают неденежные расходы или доходы, например, амортизацию, создание резерва по сомнительным долгам, которые в бюджете движения денежных средств не отражаются.

11. Бюджет баланса – это прогноз соотношения активов и пассивов (обязательств) организации (бизнеса, проекта, структурного подразделения) в соответствии со сложившейся (фактической) структурой активов и обязательств и ее изменением в процессе реализации других бюджетов.

Назначение расчетного баланса  – показать, как изменится стоимость  организации в результате занятий  данным видом бизнеса, хозяйственной  деятельности организации в целом  или ее отдельного структурного подразделения  в течение бюджетного периода.

Расчетный баланс показывает, насколько увеличится стоимость  ресурсов организации, бизнеса или  самостоятельного подразделения которыми они оперируют в предстоящий  бюджетный период. Он демонстрирует  динамику стоимости активов, их жизнеспособность.

Без расчетного баланса невозможно осуществить полноценный финансовый анализ, рассчитать многие финансовые коэффициенты, которые используются для оптимизации финансового  состояния организации.

Расчетный баланс обычно составляется по укрупненной номенклатуре статей, отражающей наиболее важные виды активов  и пассивов.

Источники информации для  расчетного баланса можно взять  из данных бухгалтерского учета и  составленных ранее операционных и  основных бюджетов.

Так, информация о составе  внеоборотных активов может быть получена из данных бухгалтерского учета, а также из бюджета капиталовложений, содержащего информацию о приобретениях  и реализации этих активов.

Налоговые обязательства  отражены в бюджете доходов и  расходов.

Данные о собственном  капитале компании можно почерпнуть из документов, касающихся предлагаемых эмиссий и изъятий капитала.

Прогноз нераспределенной прибыли  на конец текущего года включает нераспределенную прибыль предыдущих лет и прибыль, заработанную в текущем году. Поскольку  прогнозный баланс на следующий год  составляется после всех остальных  бюджетов в конце текущего финансового  года, величину нераспределенной прибыли  уже можно оценить достаточно точно.

Объем готовой продукции  и материальных запасов можно  узнать из бюджетов производства и  закупок материалов соответственно. Запас материалов рассчитан в бюджете закупок.

Банковский овердрафт  приведен в бюджете закупок и  равен остатку по банковскому  счету на конец бюджетного года.

Объемы дебиторской и  кредиторской задолженностей можно  определить исходя из информации о  сроках поступлений и выплат, которые  используются при составлении бюджета  движения денежных средств.

 

Также необходимо отметить, что стандартной формы оформления результатов бюджетирования не существует. В отличие от финансовой отчетности форма бюджетирования не стандартизирована. Его структура зависит от объема планируемого размера организаций и степени квалификации разработчиков.

Таким образом, на каждом предприятии выделяются различные бюджеты, которые создаются  с различными целями и в различных  ситуациях. В то же время рациональная система бюджетирования предполагает прогнозировать все вышеуказанные  бюджеты в их совокупности. Только при этом условии можно добиться значительных результатов.

 

 

 

2. Общая характеристика  корпоративной информационной системы  «Галактика ERP»

Галактика ERP - автоматизированная система управления, позволяющая в едином информационном пространстве оперативно решать главные управленческие задачи, а также обеспечивать персонал предприятия различного уровня управления необходимой и достоверной информацией для принятия управленческих решений.

Система Галактика ERP обладает модульной структурой. Каждый модуль предназначен для автоматизации  отдельных, узких задач. Модули объединены в контуры, которые позволяют  автоматизировать весь спектр задач  одной предметной области. Такая  структура позволяет заказчику  выбрать именно то, что ему нужно.

Система «Галактика» предназначена  для решения задач управления производством, финансами, персоналом, логистикой для крупного и среднего сектора бизнеса. В «Галактике»  реализованы основные функциональные элементы системы, поддерживающей стандарт MRP II/ ERP.

2.1 Описания контура «Планирования и управления финансами»

В системе Галактика ERP средства управления финансовыми ресурсами  предприятия сосредоточены в  контуре планирования и управления финансами (модули Управление бюджетом, Платежный календарь и Финансовый анализ) и поддерживают классический управленческий цикл: планирование финансово-экономической деятельности предприятия, оперативный финансовый менеджмент, финансовый анализ.

Контур Планирования  и  управления финансами системы Галактика  ERP содержит надежные и гибкие средства автоматизации управления финансовыми ресурсами компании, поддерживающие классический управленческий цикл: планирование финансово-экономической деятельности компании, оперативный финансовый менеджмент, финансовый анализ.

2.2 Описание модуля «Управление бюджетом»

Модуль «Управление бюджетом» системы Галактика ERP адресован руководителям и специалистам финансовых экономических служб предприятий и предназначен для автоматизации бюджетного процесса.

Преимущества

• Построение и внедрение единой в рамках всей организации и её подразделений системы бюджетирования – взаимосвязанного набора финансовых планов. в том числе: бюджетов доходов и расходов, прибыли и убытков, движения денежных средств, налогового, инвестиционного бюджетов, прогнозного баланса и других. Обеспечиваются возможности быстрого и гибкого изменения и перенастройки системы бюджетирования, представление информации в стоимостном, количественном и ценовом измерениях, произвольных аналитических разрезах. Использование пользовательских алгоритмов при настройке способов расчета обеспечивает высочайший уровень гибкости в расчетах показателей бюджета.
• Многовариантность финансового планирования – обеспечиваются возможности для составления финансовых планов, относящихся к различным горизонтам планирования (стратегические, тактические и оперативные финансовые планы), различных вариантов (сценариев) финансовых планов, их сравнение, агрегация и декомпозиция.
• Координация и согласование финансовых планов – планирование, сборка, декомпозиция и корректировка бюджетов (обеспечиваются методики согласования «сверху вниз» и «снизу вверх»)
• Многовалютное представление показателей бюджета, использование в расчетах возможностей учета динамики внешних факторов (темпов инфляции, прогнозных курсов валют, ценовых индексов и пр.)
• Оперативный контроль за фактическим исполнением бюджетов, сбор и консолидация данных о фактическом исполнении бюджета из модулей бухгалтерского и оперативного учета системы Галактика ERP , а также из других систем учета и иных источников данных, расчет агрегированных (как по центрам ответственности, так и по периодам времени) и консолидированных (исключающих внутренние в рамках холдинга хозяйственные обороты) бюджетов
• Поддержка принятия оперативных управленческих решений (акцепт счета, согласование условий договора) за счет обеспечения доступа к данным об исполнении бюджета непосредственно из первичных документов
• Анализ исполнения бюджетов посредством сравнения планируемых и фактических показателей, представление информации в графическом виде, доступ к источникам первичных данных (вплоть до исходных хозяйственных документов), экспорт/импорт и представление отчетности в различных электронных формах данных
• Распределение прав доступа к информации, построение организационной схемы системы бюджетирования, «ролевое» управление процессом бюджетирования, эргономичное администрирование системы.

 

 

3. Работа в модуле «Управление бюджетом»

Рассмотрим процесс бюджетирования на условном примере, в качестве которого используется информация организации  обрабатывающей промышленности мебельной  фабрики.

Мебельная фабрика «Мебель» (открытое акционерное общество) производит мягкую мебель трех видов: диваны, кровати, кресла. Производство состоит из двух основных стадий: пошив чехлов для  мебели, сборка конструкции и окончательная  отделка мебели. Эти стадии организационно представляют собой самостоятельные  участки, соответственно: швейный и  сборочный.

Швейный цех, используя обивочную  ткань, поставляемую текстильным комбинатом, шьет чехлы для мебели. В сборочном  цехе производится сборка изделий из комплектующих конструкций, поставляемых деревообрабатывающим комбинатом, с  помощью крепежных деталей, изготавливаемых  для фабрики заводом металлоизделий. В этом же цехе происходит оформление мягкой мебели чехлами, изготовленными швейным цехом и окончательная  их отделка.

Транспортный цех фабрики  занимается доставкой готовой продукции  в мебельные магазины и на железнодорожный  вокзал, для отправки мебели иногороднему потребителю, и завозом товароматериальных ценностей на фабрику.

Для хранения готовой продукции  и материалов руководство фабрики  арендует склад.

3.1 Реализация задачи

Основные этапы работы с модулем «Управление бюджетом».

• Формирование центров ответственности

Работа с модулем «Управление  бюджетом» начинается с формирования структуры центров ответственности. С помощью функции Настройка ⇒ Центры ответственности необходимо заполнить Каталог центров ответственности (рис.3.1.1).

Рисунок 3.1.1 – Каталог центров ответственности

 

•   Создание периодов планирования

Необходимо сформировать годовые периоды планирования каждый из которых включает четыре квартала. Для этого вначале сформируем тип периодов планирования (шаблон), включающий год и квартал, а затем шесть годовых периодов планирования данного типа.

Создание типа периодов планирования осуществляется с помощью функции Настройка ⇒ Типы периодов планирования (рис.3.1.2).

Рисунок 3.1.2 – Окно типов периодов планирования

 

Далее на основе созданных  типов формируются периоды планирования с 2011 по 2015 год в окне Редактирование типа периода. В результате программа сформирует нужные периоды планирования (рис.3.1.3).

Рисунок 3.1.3 – Каталог периодов планирования

 

• Формирование  пользовательских аналитик