База данных книжного магазина

Федеральное агентство Железнодорожного транспорта

Иркутский Государственный  Университет Путей Сообщения

 
 
 
 
 
 
 
 

Пояснительная записка

к курсовой работе по дисциплине:

"Управление данными"

на тему:

База данных книжного магазина

 
 
 
 
 

Исполнители: студентка группы ИС-06-1

 
 
 
 
 
 
 

Иркутск 2009

 

 

 

 

 

Оглавление

 

Введение

Пояснение к  Базе Данных.

Описание  используемого программного обеспечения

1. Предметная  область

2. Концептуальная  модель

3. Логическая  модель базы данных

4. Модель  физической организации данных

5. Реализация  баз данных в MS Access

5.1 Создание  таблиц

5.2 Создание  запросов

5.3 Создание  форм

5.4 Создание  отчетов

5.5 Создание  главной кнопочной формы

5.6 Создание  макросов

Список используемой литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются  и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение  необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась  возможность автоматизировать решение  многих информационно - справочных и  расчетных задач.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Accessсовершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Пояснение к Базе Данных.

В своей базе данных автор  попытался реализовать изложить удобный способ продажи и контроля поступаемых и продаваемых книг. Для обеспечения наиболее быстрого обращения и хранения информации - как для сотрудника, так и для более удобного предоставления этой информации клиенту.

Автор создал и использовал  основные таблицы: Books, Сотрудники, Покупатели, Счета, АРХИВпроданныхКНИГ, Издательства, Серии и Жанр. Между этими таблицами сделаны соответствующие связи и созданы соответствующие запросы. В базе данных имеется как и обычные запросы по выборке конкретной информации, так и перекрестные.

Для удобного просмотра и  пользования (а так же обращения), по каждому запросу была создана  форма, для более наглядного предоставления информации.

Описание  используемого программного обеспечения

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность  контролировать задание структуры  и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного  пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБДвключает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. Предлагается рассмотреть эти возможности.

При работе с Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 используются следующие типы данных:

·текстовый - тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

·поле MEMO - специальный тип  данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

·числовой - тип данных для  хранения чисел;

·дата/время - тип данных для хранения значений даты и времени;

·денежный - тип данных для  хранения денежных значений (длина  поля 8 байт);

·счётчик - специальный тип  данных, используемый для автоматической нумерации записей;

·логический - для хранения логических данных, которые могут  иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;

·поле объекта OLE - специальный  тип данных, предназначенный для  хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

·гиперссылка - специальное  поле для хранения адресов URL Web-объектов;

·мастер подстановок - тип  данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить  их в поле вручную.

Числовые поля могут иметь  следующие размеры:

·байт (Byte) - целые числа от 0 до 255 (1 байт);

·целое (Integer) - целые числа от минус 32768 до +32767 (2 байта);

·длинное целое (Long Integer) - целые числа от минус 2147483648 до +2147483647 (4 байта);

·одинарное с плавающей точкой (Single) - числа от минус 3,4´1038 до +3,4´1038с точностью до 7 знаков (4 байта);

·двойное с плавающей точкой (Double) - числа от минус 1,797´10308 до +1,797´10308 с точностью до 15 знаков (8 байт).

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную  информацию. Эти таблицы связаны  между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем.

Ключевое поле позволяет  однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого  поля отличает одну запись от другой.

Связи между таблицами  дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц. Например, одна таблица содержит информацию о  профессиональной деятельности сотрудников  предприятия (таблица Сотрудник), другая таблица - информацию об их месте жительства (таблица Адрес). Допустим, на основании  этих двух таблиц необходимо получить результирующую таблицу, содержащую поля Фамилия и инициалы, Должность  и Адрес проживания. Причём поле Фамилия и инициалы может быть в обеих таблицах, поле Должность - в таблице Сотрудник, а поле Адрес  проживания - в таблице Адрес. Ни одно из перечисленных полей не может  являться ключевым, т.к. оно однозначно не определяет каждую запись. В качестве ключевого поля в этих таблицах можно  использовать поле Код типа Счётчик, автоматически формируемое Access при создании структуры таблицы, или в каждой таблице задать поле Табельный номер, по которому затем связать таблицы. Таблицы при этом будут связаны так называемым реляционным отношением.

Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами, а  сами СУБД - реляционными базами данных.

СУБД Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных  таблиц. Результатом выполнения запроса  является результирующая таблица, которая  наряду с другими таблицами может  быть использована при обработке  данных. С помощью запросов можно  также обновлять, удалять или  добавлять данные в таблицы.

Формы служат для ввода  и просмотра данных в удобном  для пользователя виде, который соответствует  привычному для него документу. При  выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены  для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам  и структуре отчёты во многом подобны  формам. Основное их отличие заключается  в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена  возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие  от форм могут содержать специальные  элементы оформления, характерные для  печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Страницы - это специальные  объекты баз данных, реализованные  в версиях Access 2000 и Access 2002. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.

Макросы предназначены для  автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует  определённая макрокоманда. Формируются  макросы в диалоговом режиме путём  выбора нужных макрокоманд.

Модули создаются пользователем  путём применения интегрированной  среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т.д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.

В настоящее время среди  разработчиков баз данных большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office 2003. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

1. Предметная  область

 

Предметной областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования. При проектировании автоматизированных информационных систем предметная область отображается моделями данных нескольких уровней. Число уровней зависти от сложности решаемых задач, но в любом случае включает концептуальный и логический уровни.

В данной курсовой работе предметной областью является работа книжного магазина.

База данных предназначена  для хранения данных о книгах, покупателях  и постоянных клиентах, обслуживающем  персонале.

2. Концептуальная  модель

 

Первая фаза процесса проектирования базы данных заключается в создании для анализируемой части предприятия  концептуальной модели данных.

Концептуальная модель - это модель предметной области. Компонентами модели являются объекты и взаимосвязи. Концептуальная модель служит, средством  общения между различными пользователями и поэтому разрабатывается без  учета особенностей физического  представления данных. При проектировании концептуальной модели все усилия разработчика должны быть направлены в основном на структуризацию данных и выявление  взаимосвязей между ними без рассмотрения особенностей реализации и вопросов эффективности обработки. Проектирование концептуальной модели основано на основе анализа решаемых на этом предприятии  задач по обработке данных. Концептуальная модель включает описания объектов и  их взаимосвязей, представляющих интерес  в рассматриваемой предметной области. Взаимосвязи между объектами  являются частью концептуальной модели и должны отображаться в базе данных. Взаимосвязь может охватывать любое  число объектов. С другой стороны, каждый объект может участвовать  в любом числе связей. Наряду с  этим существуют взаимосвязи между  атрибутами объекта. Различают взаимосвязи  типа: "один к одному", "один ко многим", "многие ко многим".

Самой популярной моделью  концептуального проектирования является модель "сущность-связь" (ER-модель), она относится к семантическим  моделям.

Основными элементами модели являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

Сущность - это класс однотипных объектов, информация о которых должна быть учтена в модели.

Каждая сущность должна иметь  наименование, выраженное существительным  в единственном числе. Каждая сущность в модели изображается в виде прямоугольника с наименованием.

Атрибут - характеристика (параметр) некоторой сущности.

Домен - множество значений (область определения атрибутов).

У сущностей выделяются ключевые атрибуты - ключ сущности - это один или более атрибутов, уникально  определяющих данную сущность.

Между сущностями могут быть уставлены связи - бинарные ассоциации, показывающие, каким образом сущности относятся или взаимодействуют  между собой.

Различают следующие виды связей:

. Взаимосвязь "один  к одному" означает, что каждой  записи в одном объекте может  соответствовать только одна  запись в другом объекте и  обозначается одинарными стрелками  между объектами.

. Взаимосвязь "один  ко многим" свидетельствует о  том, что одной записи в одном  объекте может соответствовать  несколько записей в другом  объекте и обозначается с помощью  одинарной стрелки в одном  направлении и двойной стрелки  в другом направлении.

. Взаимосвязь "многие  ко многим" свидетельствует о  том, что одной записи в одном  объекте может соответствовать  несколько записей в другом  объекте и наоборот, обозначается  такая связь с помощью двойной  стрелки в одном направлении  и двойной стрелки в другом  направлении.

Графически ER-модель изображается в виде диаграммы "сущность-связь"

 

база книжный магазин  access

Рисунок 1: диаграмма "сущность-связь" для магазина книг

3. Логическая  модель базы данных

 

Одна из основных проблем, решаемых при проектировании базы заключается в том, чтобы найти, каким образом отобразить объекты предметной области в абстрактные объекты модели данных, чтобы это отображение не противоречило семантике предметной области и было по возможности лучшим (эффективным, удобным и т.д.)? Часто эту проблему называют проблемой логического проектирования баз данных.

Версия концептуальной модели, которая может быть обеспечена конкретной СУБД, называется логической моделью. Процесс построения логической модели базы данных должен опираться на определённую модель данных (реляционная, сетевая, иерархическая), которая определяется типом предполагаемой для реализации информационной системы  СУБД. В нашем случае база данных создается создаётся в среде Microsoft Access и будет представлять собой реляционную базу данных.