База данных "Производство мягкой мебели"

2.2 Создание запросов

Запросы позволяют выбирать данные из одной  или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса  является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

а) Запрос на выборку с помощью мастера выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов.

Создадим  запросы на клиентов, имеющих кредит.

Для создания запроса необходимо открыть вкладку  «Создание»-«Мастер запросов» окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу «Клиенты», добавляем необходимые поля, выбираем таблицу «Товар» и «Форма оплаты», добавляем необходимые поля Рис.1:

«Рис.1»

Нажимаем  кнопку «Далее». На  основании этих данных будет создан запрос. В следующем окне нажимаем «Далее», теперь задаем имя запроса «Запрос на выборку» и нажимаем кнопку «Готово». На Рис.2 наглядно представлен получившийся запрос:

«Рис.2»

Для отбора определенных записей из таблицы в запросе есть строка Условие отбора. Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов. В качестве операндов выражения могут использоваться: литералы (конкретные значения, воспринимаемые Access так, как они записаны; в качестве литералов могут быть числа, текстовые строки, даты; текстовые строки заключаются в кавычки, даты в знаки #), константы (неизменяющиеся значения, которые определены в Access, например, True, False, Null, Да, Нет), идентификаторы (имена полей, таблиц, форм, отчетов и т.д.). Для формирования логических выражений в качестве условий отбора существует Построитель выражений. Для отбора из таблицы клиентов, имеющих кредит запрос на выборку представлен на Рис 3.

«Рис.3»

 

б) Запрос на обновление данных

Для обновления данных в полях таблиц может быть использован запрос на обновление. Изменения вносятся в группу записей, отбираемых с помощью указанных  пользователем условий отбора. Значения для изменений в полях определяются в бланке запроса в поле Обновление.

Чтобы задать запрос на обновление, необходимо сначала создать запрос на выборку, который затем преобразуется в окне конструктора запросов в запрос на обновление при выборе команды Обновление контекстного меню, появляющегося при нажатии кнопки Тип запроса на панели инструментов конструктора запросов, или команды меню Запрос/Обновление. После выполнения этой команды в бланке запроса появляется строка Обновление.

 Для  отбора обновляемых записей следует включить в бланк запроса поля, требующие обновления, а также поля, по которым задаются условия отбора. Процедура задания условия отбора аналогична созданию запроса на выборку. Достаточно ввести в строку Обновление значениеили выражение, определяющее новое значение поля.

Для создания выражения можно воспользоваться  построителем выражений. После выполнения команды Запрос/Запуск открывается  диалоговое окно с сообщением о числе обновляемых записей и вопросом о продолжении операции обновления. Если необходимо просмотреть только содержимое обновленных полей, после выполнения запроса следует переключиться в режим таблицы. Для этого выберите команду Вид/Режим таблицы. Для просмотра старого содержимого обновляемых полей в режим таблицы необходимо переключиться до выполнения запроса.

Рассмотрим  этот вид запроса на примере: изменим  срок погашения кредита. Для этого создадим простой запрос. По описанным выше правилам из таблицы «Формы оплаты выберем» поле «Срок погашения кредита» Рис.4.

«Рис.4»

После выполнения этого запроса появится сообщение (Рис.5) на подтверждение обновления записей.

«Рис.5»

После выполнения запроса и сохранения его просмом таблицу и убедимся в обновлении данных (Рис.6).

«Рис.6»

в) Запрос на удаление данных

Запрос  на удаление позволяет удалить записи из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц, для которых  установлен флажок каскадное удаление связанных записей. В запросе  указываются таблицы, из которых  должны удаляться записи, и задаются условия отбора. Первоначально запрос на удаление создается как запрос на выборку, затем запрос в режиме конструктора преобразуется в запрос на удаление (Запрос/Удаление). После  преобразования в запросе появляется строка Удаление. Затем формируется  бланк запроса. Для предварительного просмотра удаляемых записей  можно нажать кнопку Вид. Для удаления записей запрос нужно запустить  на выполнение. Следует иметь в  виду, что удаленные записи нельзя восстановить, поэтому перед удалением  целесообразно выполнить предварительный  просмотр удаляемых записей.

Предположим, из таблицы Клиенты необходимо удалить клиента Захарова. Создадим обычный запрос, включив таблицу Клиенты и выбрав поля Фамилия, Имя, Отчество, дата покупки. Откроем запрос в режиме конструктора и введем условия отбора, пометим запрос как запрос на удаление (Запрос/Удаление), в строке Условие отбора в соответствующих столбцах введем фамилию, имя, отчество и дату покуки для исключаемого клиента (Рис.7).

«Рис.7»

После запуска  запроса на выполнение Access выводит  сообщение, которое 

представлено  на Рис. 8. Пользователь должен сам выбрать свое действие.

«Рис.8»

После выполнения запроса , просмом таблицу и убедимся в том, что данные удалены (Рис.9).

 

«Рис.9»

2.3 Разработка форм.

2.3.1 Разработка многотабличных форм

Многотабличная  форма создается на основе нескольких взаимосвязанных таблиц и может  состоять из одной формы или из основной и одной или нескольких подчиненных форм. Подчиненная форма  может быть построена на основе как  подчиненной, так и главной таблиц.

Многотабличная  форма может быть создана в  режиме конструктора или с помощью  мастера форм. Однако в Access наиболее технологичным является первоначальное создание форм с помощью мастера и доработка их в режиме конструктора.

Полученная  с помощью мастера составная  форма при необходимости может  быть отредактирована, в том числе  дополнена другими включаемыми  формами.

Выбор необходимых  таблиц и полей производится в  следующем порядке:

• в окне базы данных выбрать закладку Форма  и нажать клавишу [Создать];

• в окне Новая форма выбрать режим  создания Мастер форм, а в качестве источника данных основной части  формы выбрать из списка таблицу  или запрос;

• в первом открывшемся диалоговом окне Создание форм последовательно выбрать таблицы  и из них поля, включаемые в форму, после чего нажать кнопку [Далее];

«Рис.10»

• во втором открывшемся диалоговом окне Создание форм выбрать вариант создания многотабличной формы, для чего в рамке выберите вид представления данных выделить таблицу, которая является источником основной части формы. (При этом если таблица была выбрана в окне Новая  форма, она уже выделена.)

Если  таблица — источник основной части  формы — является главной по отношению  к другой таблице, тоже выбранной  для формы, то в окне Создание форм выбирают один из двух возможных типов  подключения подчиненной формы:

для непосредственного  включения — Подчиненные формы;

для включения  кнопки, вызывающей связанную форму, — Связанные формы.

«Рис.11»

Далее можно  выбрать вид подчиненной или  связанной формы Ленточный или  Табличный.

Если  таблица — источник основной части  формы — является подчиненной  по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, то создаваемая  многотабличная форма не будет включать в себя подчиненную форму. Однако она будет содержать поля из главной  таблицы. При этом в окне Создание форм автоматически установится  тип формы Одиночная форма. Далее  выбирают вид формы: В один столбец. Ленточный или Табличный.

«Рис.12»

В следующем  диалоговом окне Создание форм выбирается стиль оформления (Обычный или  какой-либо другой), который определяет отображение надписей и значений полей в форме.

«Рис.13»

В последнем  диалоговом окне Создание форм завершается  создание формы мастером, т.е. можно  отредактировать заголовки форм и выбрать дальнейшие действия: Открытие формы для просмотра или ввода  данных либо Изменение макета формы.

«Рис.14»

В первом случае автоматически выводится  форма с данными и после  нажатия кнопки [Готово] мастер завершает  создание формы (Рис.15).

«Рис.15»

Во втором случае форма выводится в режиме конструктора, позволяющем произвести нужную доработку.

Используя технику редактирования формы, можно  перемешать поля, менять их свойства, в  том числе шрифт и его размеры, подпись поля, текст в заголовке  формы основной части.

Переход к редактированию подчиненной формы  осуществляется двойным нажатием кнопки мыши на поле подчиненной формы.

 

2.3.2 Разработка кнопочных форм

В MS Access имеется средство автоматизированной разработки формы по управлению  приложением пользователя, называемое Диспетчером Кнопочных Форм.

Сначала, при помощи Диспетчера кнопочных  форм, создается Главныя кнопочная  форма. Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

 Запросы  и таблицы не являются элементами  главной кнопочной формы. Поэтому  для создания кнопок Запросы  или Таблицы на кнопочной форме  можно использовать макросы. Сначала  в окне базы данных создают  макросы «Открыть Запрос» или  «Открыть Таблицу» с уникальными  именами, а затем в кнопочной  форме создают кнопки для вызова  этих макросов.

 Для  одной базы данных можно создать  несколько кнопочных форм. Кнопки  следует группировать на страницах  кнопочной формы таким образом,  чтобы пользователю было понятно,  в каких кнопочных формах можно  выполнять определенные команды  (запросы, отчеты, ввода и редактирования  данных). Необходимо отметить, что  на подчиненных кнопочных формах  должны быть помещены кнопки  возврата в главную кнопочную  форму. 

Технология  создания кнопочных форм следующая:

1) создать  страницу главной кнопочной формы  (ГКФ);

2) создать  необходимое количество страниц  подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для  отчетов, для запросов и т.д.);

3) создать  элементы главной кнопочной формы;

4) создать  элементы для кнопочных форм  отчетов и форм ввода или  изменения данных;

5) создать  макросы для запросов или для  таблиц с уникальными именами;

6) создать  элементы для кнопочных форм  запросов или таблиц.

 Структура  кнопочных форм может быть  представлена в следующем виде.

 

 

 Для  создания главной кнопочной формы  и ее элементов необходимо  открыть базу данных, (например, «Клиенты») и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм»,

в котором  надо нажать кнопку «Да», тем самым  подтвердить создание кнопочной  формы. В результате будет создана  страница Главной кнопочной формы.

«Рис.16»

«Рис.17»

После этого  создаем элементы ГКФ, для этого  в «Окне диспетчер кнопочных  форм» выделяем страницу «Главная кнопочная  форма» и щелкаем «Изменить», откроется  новое окно «Изменение страниц кнопочной  формы».

«Рис.18»

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется  новое окно «Изменение элемента кнопочной  формы»,

«Рис.19»

в котором  выполняем следующее:

вводим текст: Формы для ввода данных;

выбираем  из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме;

выбираем  из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке «ОК».

 В  окне «Изменение страницы кнопочной  формы» отобразится элемент кнопочной  формы «Формы для ввода данных».

«Рис.20»

Аналогичным методом надо создать элементы: «Запросы»  и «Отчеты», а затем  элемент (кнопку) "Выход из БД".

«Рис.21»

В результате в окне «Изменение страницы кнопочной  формы» будут отображаться все элементы главной кнопочной формы.

«Рис.22»

Кнопочная форма появится в списке в области  окна базы данных на вкладке Формы  на панели Объекты, а на вкладе Таблицы  в списках появится таблица Switchboard Items. Дважды щелкнув на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма.