База данных

База данных. Система управления базами данных.

Модель данных СУБД MS ACCESS

Microsoft Access является  одной из популярных систем  проектирования и сопровождения БД, она представляет собой полнофункциональную СУБД, в которую входят таблицы данных, экранные формы для ввода данных в эти таблицы, запросы и отчеты для получения новой информации по данным из таблиц, макросы и модули для дополнительного программирования.

Благодаря тому, что таблицы, формы, запросы, отчеты, модули и макросы являются самостоятельными объектами, но при этом хранятся вместе в едином файле БД (файл имеет расширение .MDB), создание связанных по смыслу данных и проверка ограничений целостности, а также создание и модификация таблиц, форм, запросов, отчетов, модулей и макросов значительно облегчается.

Система управления БД MS ACCESS поддерживает реляционную модель данных с механизмом ссылочной целостности. Поэтому в базах данных СУБД MS ACCESS ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ, данные представляются в виде – таблиц, связей между таблицами. Дополнительное средство представления данных — запросы. Запрос представляет собой виртуальную таблицу, которая формируется по требованию на основе заранее составленного описания запроса по данным из физических таблиц БД. Никаких других различий между физическими таблицами и запросами нет. Во всех операциях они участвуют на равных правах. Основное назначение запросов — представление для вывода дополнительной информации, а также скрытие от пользователя сложных запросов: пользователь обращается к системе с простым запросом к виртуальным данным, а всю работу по их формированию (по зараннее составленному сложному запросу) берет на себя СУБД.

Механизм ссылочной  целостности в настоящее время  является общепризнанным для использования в реляционных моделях для реализации функциональных бинарных связей типа 1:1 или 1:М между связанными таблицами. Он соответствует бинарному групповому отношению при определении БД в терминах групп и групповых отношений (см. п. 2.3). Этот механизм основан на методе представления бинарной связи между сущностями через атрибут: первичный атрибут схемы исходной (родительской) сущности включается как вторичный атрибут в схемы атрибутов подчиненной (дочерней) сущности.

В системе управления БД MS ACCESS в рамках таблиц действуют механизмы определения и организации контроля стандартных правил целостности данных в реляционных моделях (см. выше). Между таблицами действует механизм описания и контроля ограничений ссылочной целостности для бинарных функциональных связей. В таблицах действуют также механизмы определения и организации контроля явных ограничений целостности данных, таких, как форматы данных, допустимые диапазоны значений данных при вводе.

Таким образом, сущности в базе моделируют таблицами. Свойства объектов (атрибуты) моделируют полями (столбцами таблиц). Один из атрибутов сущности должен быть идентификатором — первичным ключом (например, табельный номер у сотрудника). Связи между сущностями можно моделировать двояко: либо таблицей, либо с атрибутом (ссылочная целостность). При этом обе таблицы, между которыми должна быть создана связь, должны иметь один и тот же атрибут, который эту связь и реализует. Только в одной из таблиц (родительской) он будет идентифицирующим атрибутом — первичным ключом, а в другой (подчиненной) — обычным атрибутом (в этом случае его называют вторичным ключом). И в обеих таблицах он должен иметь один и тот же тип данных. Для представления бинарных связей типа М:М можно использовать либо таблицу, либо две функциональные связи: 1:М и М:1 с промежуточной таблицей (прием описан выше в сетевой модели).

Схему БД для  СУБД MS ACCESS проектируют с учетом перечисленных особенностей, т.е. реализуют этап отображения схемы инфологической

Рассмотрим практические приемы работы при создании БД в среде СУБД MS ACCESS методами визуального программирования.

После запуска  СУБД MS ACCESS появляется окно «Microsoft Асcess», являющееся главным окном СУБД, на котором располагаются другие окна. В частности, сразу же после запуска на нем появляется одноименное диалоговое окно, в котором пользователь должен выбрать один из вариантов последующих действий системы:

1) создание новой БД;

2) создание новой БД с помощью мастера;

3) открытие ранее созданной БД.

Создание  информационных систем с помощью СУБД MS ACCESS

Перед тем, как  приступить к изучению какого-либо инструментария, целесообразно ознакомиться с его прикладными возможностями. В этом отношении СУБД MS ACCESS предоставляет возможность быстрого создания (без необходимости специальных знаний) информационной системы. Этот режим создания БД выполняется с помощью мастера. Запускаем СУБД MS ACCESS. На экране появляется диалоговое окно с командами для создания или открытия БД. Далее выполняем следующие действия: выставить режим ЗАПУСК МАСТЕРА | OK | активизировать БД Библиотека | OK | открыть каталог для записи примера | СОЗДАТЬ.

Мастер создания БД в процессе работы выдает сообщения  и вопросы. Ответив на вопросы, нажмите кнопку ДАЛЕЕ. Таким, образом повторите свои действия, пока кнопка ДАЛЕЕ не окажется заблокированной. В последнем случае нажмите кнопку ГОТОВО. Если на каком-то этапе диалога при ответе на вопрос Мастера была допущена ошибка, но кнопка ГОТОВО еще не была нажата, можно использовать кнопку НАЗАД для выполнения коррекции.

При создании информационной системы попросите Мастера создать БД с примерными исходными данными, чтобы работали отчеты (иначе Ваше представление о возможностях системы получится неполным).

Заканчивая работу с Мастером (перед нажатием кнопки ГОТОВО), попросите Мастера запустить систему. На экране появится следующее окно: «Главная кнопочная форма» — «Библиотека».

Ознакомьтесь  с системой. Например, нажмите кнопку ВВОД/ПРОСМОТР ФОРМЫ «Книги». В появившемся окне будет представлена экранная форма Книги. Используя кнопки перемещения ЗАПИСЬ, расположенные в нижней части окна формы, пролистайте данные о книгах. Закройте форму. Ознакомьтесь с другими формами, отчетами. В первое время не целесообразно лишь включать ИЗМЕНЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ (так как в этом режиме можно вносить изменения в структуру системы, что требует уже специальных знаний; этот режим будет рассмотрен в последующих разделах книги). Закончите работу с системой.

Создание примера  БД можно выполнить не только при  запуске СУБД, но и в процессе работы с системой. Для этого необходимо выполнить следующую цепочку действий: ФАЙЛ | СОЗДАТЬ БАЗУ ДАННЫХ | вкладка БАЗЫ ДАННЫХ | активизировать базу данных Библиотека | OK | открыть каталог для записи примера | СОЗДАТЬ.

Создание  новой базы данных

Запустите СУБД MS ACCESS. На экране появляется диалоговое окно создания и открытия БД. Выполните следующие действия: выставить режим НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ | ОК |. В появившемся окне «ФАЙЛ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ» в поле ПАПКА откройте папку (каталог), в который Вы хотите записать создаваемую БД. Далее, указав в поле «ИМЯ ФАЙЛА» имя создаваемой БД, например «dbecl», выполните команду СОЗДАТЬ. База данных, еще не содержащая объектов (ее структурная оболочка на диске), создана — на экране появилось ее окно «dbecl: база данных». Это основное окно для работ с БД. Оно имеет несколько вкладок: ТАБЛИЦЫ, ЗАПРОСЫ,

ФОРМЫ, ОТЧЕТЫ, МАКРОСЫ, МОДУЛИ. На этих вкладках находятся  команды по созданию и работе с одноименными объектами БД.

Создание БД можно выполнить не только при  запуске СУБД, но и в процессе работы с системой. Для этого необходимо выполнить следующую цепочку действий: ФАЙЛ | СОЗДАТЬ БАЗУ ДАННЫХ | вкладка ОБЩИЕ | активизировать НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ | ОК. База данных создана. Теперь можно приступить к работе по созданию ее объектов.

Создание  таблиц

Выбрав вкладку  ТАБЛИЦА и выполнив команду СОЗДАТЬ, приступаем к созданию первой таблицы БД.

В открывшемся  окне «Новая таблица» выбираем режим  КОНСТРУКТОРА и щелкаем кнопку ОК. На экране возникает окно «Таблица 1 : таблица». В этом окне в таблице конструктора в столбце ИМЯ ПОЛЯ задаем имя поля (имя столбца) создаваемой таблицы, например Номер преподавателя. В столбце ТИП ДАННЫХ таблицы конструктора задаем тип значений данных столбца Номер преподавателя проектируемой таблицы. Для этого раскрываем список и выбираем в списке тип значения, например СЧЕТЧИК. В нижнем окне «Свойства поля» находятся вкладки, на которых задаются для этого данного ограничения целостности, форматы и другие характеристики. Ознакомьтесь. Затем укажите размер поля Номер преподавателя (для типа значений СЧЕТЧИК — это длинное целое), укажите, что это поле обязательное и что пустые значения не допускаются.

Далее мышкой перейдите  к следующему столбцу таблицы  конструктора — к столбцу ОПИСАНИЕ. Это столбец примечаний. В нем можно пометить, что Номер преподавателя является идентифицирующим атрибутом сущности Преподаватель, для которой мы создаем одноименную таблицу. Столбец ОПИСАНИЕ заполнять не обязательно (он не влияет на работу системы, а выступает в роли примечания), однако хороший стиль программирования требует использования пояснений у основных атрибутов.

Аналогично описывают  остальные поля (столбцы) создаваемой  таблицы.

Закончив описание полей таблицы, описывающей сущность Преподаватель, необходимо указать системе идентифицирующий атрибут сущности. Для этого необходимо его пометить признаком первичного ключа: активизировать строку, описывающую поле Номер преподавателя и щелкнуть кнопку ключа на панели инструментов главного окна Microsoft Access.

Теперь созданное  нами описание таблицы необходимо сохранить. Для этого выполняем команды  ФАЙЛ | СОХРАНИТЬ КАК, указываем: В  ТЕКУЩЕЙ БАЗЕ ДАННЫХ, затем указываем  имя созданной таблицы, например Преподаватель, и нажимаем кнопку ОК. Такого же результата можно добиться, если закрыть окно «Таблица 1 : таблица» и в появившемся окошке указать имя созданной таблицы.

Аналогично создаем  все необходимые нам таблицы  в соответствии с нашей информационной моделью ПО.

Далее необходимо создать схему БД — указать системе, какие связи между какими таблицами существуют и какие ограничения целостности по этим связям необходимо поддерживать. Для этого выполняем команды СЕРВИС | СХЕМА ДАННЫХ (можно щелкнуть соответствующую кнопку на панели инструментов главного окна системы). Появляются окно СХЕМА ДАННЫХ и окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ. Окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ появляется по умолчанию при начальном создании схемы БД. При повторных обращениях к схеме для вызова окна ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ необходимо выполнить еще две команды: СВЯЗИ | ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.

Затем, поочередно активизируя таблицы и щелкая кнопку ДОБАВИТЬ, заносим таблицы в схему данных. Занеся все требуемые таблицы, закрываем окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ. Далее необходимо указать связи между таблицами и их тип. Для указания связи захватываем мышкой ключевой атрибут родительской таблицы и, не отпуская левой кнопки мыши, указываем соответствующий атрибут в подчиненной таблице. На экране между таблицами конструктор системы рисует связь. Для указания типа связи используется окно СВЯЗИ (при первоначальном создании оно появляется по умолчанию). Для вызова окна СВЯЗИ надо сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши на линии связи между таблицами. Затем в окне СВЯЗИ необходимо установить признак ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ. Если выставить флажок КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ, то любое изменение значения первичного ключа в записи главной таблицы приведет к соответствующим изменениям значений во всех записях подчиненной таблицы, связанных с этой записью главной таблицы. Если выставить флажок КАСКАДНОЕ УДАЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ, то удаление записи в главной таблице приводит к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице. Нажать кнопку ОК. Связь установлена. На рис. 7.2 приведен пример законченной схемы данных.

Теперь в таблицы  можно вводить исходные данные. Для  этого необходимо в окне ИМЯ БАЗЫ : БАЗА ДАННЫХ активизировать требуемую таблицу, нажать кнопку ОТКРЫТЬ и в появившемся окне, например ПРЕПОДАВАТЕЛЬ: ТАБЛИЦА, выполнить ввод исходных данных в появившейся таблице. В конце ввода таблицу закрыть. Удобнее осуществлять ввод через специально созданные для этих целей экранные формы.

Создание  формы

Для ввода и  редактирования данных в таблицах создают экранные формы. Откроем БД dbecl и для таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ создадим форму. Для этого в открытом окне текущей БД dbecl выбираем вкладку ФОРМЫ и нажимаем кнопку СОЗДАТЬ. В появившемся окне НОВАЯ ФОРМА выбираем режим АВТОФОРМА: В СТОЛБЕЦ для автоматического создания формы с полями, расположенными в один столбец. Затем выбираем таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ и нажимаем кнопку ОК. В результате получаем форму ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Теперь созданную форму необходимо сохранить. Для этого выполняем команды ФАЙЛ | СОХРАНИТЬ КАК, указываем: В ТЕКУЩЕЙ БАЗЕ ДАННЫХ, затем указываем имя созданной формы, например ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, и нажимаем кнопку ОК.

С помощью созданной  формы можно вводить и редактировать  данные в таблице. Для запуска формы активизируем ее и нажимаем кнопку ОТКРЫТЬ.

Для нормального  функционирования создаваемого приложения необходимо организовать диалог с пользователем. Эта часть задания реализуется  с помощью КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ. Для ее создания необходимо выполнить следующие команды: