База данных

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 25 Мая 2012 в 19:57, доклад

Описание работы

Microsoft Access является одной из популярных систем проектирова­ния и сопровождения БД, она представляет собой полнофункциональную СУБД, в которую входят таблицы данных, экранные формы для ввода данных в эти таблицы, запросы и отчеты для получения новой информации по данным из таблиц, макросы и модули для дополнительного програм­мирования.
Благодаря тому, что таблицы, формы, запросы, отчеты, модули и макросы являются самостоятель­ными объектами, но при этом хра­нятся вместе в едином файле БД (файл имеет расширение .MDB), создание связанных по смыслу данных и проверка ограничений целостности,

Файлы: 1 файл

База данных.doc

— 68.00 Кб (Скачать файл)

СЕРВИС | НАДСТРОЙКИ | ДИСПЕТЧЕР КНОПОЧНЫХ ФОРМ

В открывшемся  окне создаваемой кнопочной формы  для создания кнопок (для вызова экранных форм или запуска на выполнение отчетов) необходимо вначале нажать кнопку ИЗМЕНИТЬ, а затем уже использовать кнопку СОЗДАТЬ (первая кнопка СОЗДАТЬ используется для создания новой страницы кнопочной формы).

Создание  запроса

С помощью запросов можно просматривать и анализировать  данные из одной или нескольких таблиц, а также комбинировать и формировать данные из существующих таблиц для форм и отчетов, поскольку результирующая таблица запроса рассматривается в системе как равноправная таблица БД (с той лишь разницей, что это виртуальная таблица). Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Запрос создают либо самостоятельно, либо с помощью Мастера. При самостоятельном создании запроса выбирают таблицы и запросы, содержащие нужные данные, заполняют бланк запроса (его можно изменять, работая с полями и записями).

В базе данных dbecl по таблице ПРЕПОДАВАТЕЛЬ создадим запрос на выборку для получения списка преподавателей. Для этого в открытом окне текущей БД dbecl выбираем вкладку ЗАПРОС и нажимаем кнопку

СОЗДАТЬ. В окне НОВЫЙ ЗАПРОС выбираем режим КОНСТРУКТОР для создания запроса и нажимаем кнопку ОК. Появляется окно ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ, а поверх него окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.

В окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ активизируем таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ и нажимаем кнопки ДОБАВИТЬ, затем нажимаем кнопку ЗАКРЫТЬ, поскольку для ответа на данный запрос нам другие таблицы не понадобятся. Если для ответа на запрос требуется информация из нескольких таблиц, то в этом случае нужно последовательно активизировать и добавлять в схему запроса эти таблицы и только после добавления последней таблицы нажать кнопку ЗАКРЫТЬ. В результате в верхней части окна ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ будут те таблицы, которые мы добавили в схему запроса.

Далее в нижней половине окна ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ в  первом столбце в строке ПОЛЕ открываем выпадающий список и выбираем поле ФАМИЛИЯ ПРЕПОДАВАТЕЛЯ из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, и устанавливаем у этого поля признак ВЫВОД НА ЭКРАН. Аналогичные действия выполняем для поля ИМЯ ПРЕПОДАВАТЕЛЯ. Простейший запрос создан. Теперь созданный запрос необходимо сохранить. Для этого выполняем команды ФАЙЛ | СОХРАНИТЬ КАК, выбираем: В ТЕКУЩЕЙ БАЗЕ ДАННЫХ и затем указываем имя созданного запроса, например ПРЕПОДАВАТЕЛИ, и нажимаем кнопку ОК.

Данные, полученные по запросу, группируются и выводятся в виде таблицы. Для их получения в открытой БД выбираем вкладку ЗАПРОС, активизируем интересующий нас запрос и нажимаем кнопку ОТКРЫТЬ.

С помощью созданного запроса можно не только получать и анализировать новые данные, но также вводить и редактировать данные в таблицах, использованных в запросе.

Теперь создадим пример запроса на выборку по некоторому условию. Например, в БД dbecl имеются  данные по учебным дисциплинам. И  мы хотим получить список дисциплин объемом 20 ч и более либо 6 ч и менее, причем тех дисциплин, у которых в графе ВИД ЗАНЯТИЯ имеется код ТР. Кроме этого, мы хотим, чтобы последовательность столбцов в результирующей таблице была следующей: НАЗВАНИЕ ПРЕДМЕТА, КОЛИЧЕСТВО ЧАСОВ и ВИД ЗАНЯТИЯ. А строки в результирующей таблице должны быть отсортированы по возрастанию значений в столбце НАЗВАНИЕ ПРЕДМЕТА.

Для этого, аналогично описанному выше, создаем запрос на выборку для получения списка дисциплин, задавая столбцы в требуемом порядке и указав сортировку по возрастанию значений для первого столбца — НАЗВАНИЕ ПРЕДМЕТА (откройте выпадающий список в строке СОРТИРОВКА и выберите требуемое значение). А затем на пересечении соответствующих столбцов со строкой УСЛОВИЕ ОТБОРА указываем интересующие нас условия. Запрос сформирован. Закройте окно конструктора и сохраните запрос.

Запрос может  быть представлен не в режиме конструктора, а в режиме SQL, а затем скорректирован, если это необходимо, на языке SQL. Для этого запустим наш запрос в режиме конструктора, а затем выполним команды ВИД | РЕЖИМ SQL.

Если же мы хотим  получить список дисциплин по тому коду занятий, который нам требуется, то запрос необходимо оформить в режиме конструктора следующим образом. В строке УСЛОВИЕ ОТБОРА в квадратных скобках следует указать выводимое на экран сообщение, например: [Укажите вид занятий]. Тогда после запуска запроса на выполнение (по команде ОТКРЫТЬ запрос) он попросит указать вид занятий.

Возможно создание так называемого перекрестного  запроса с помощью Мастера или в конструкторе запросов. Тогда в бланке запроса указывают, значения полей, которые будут использоваться в вычислениях или в качестве заголовков строк и столбцов. Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций.

Создание  отчета

Запросы выводят данные в форме таблиц, что не всегда удобно. В отличии от запросов отчеты выступают специальным средством подготовки данных к выводу на печать в удобной для пользователя форме.

^Источниками  данных для отчетов выступают  таблицы или же запросы. Так называемые Элементы управления помогают установить связи между отчетом и данными (заголовки, оформление, поля текстовые и числовые).

Данные для  отчета разбиваются на разделы, каждый из которых имеет специальное  назначение. Порядок расположения разделов при печати оговаривается заранее. В режиме конструктора на экране отображается макет раздела отчета, расположение разделов определяется элементами управления — надпись или поле раздела.

Отчеты могут  также содержать итоговые значения для данных.

В базе данных dbecl по таблице ПРЕПОДАВАТЕЛЬ создадим отчет ПРЕПОДАВАТЕЛИ в режиме АВТООТЧЕТ: В СТОЛБЕЦ. Для этого выполним следующие команды:

ОТКРЫТЬ базу данных dbecl | вкладка ОТЧЕТ | СОЗДАТЬ | АВТОТЧЕТ: В СТОЛБЕЦ | выбрать таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ | ОК.

Необходимо провести небольшую коррекцию отчета — отформатировать поля. Выполним это в режиме КОНСТРУКТОР.

Вначале отодвинем  поля данных вправо. Для этого поочередно с каждым полем выполним следующие  действия: активизируем поле; затем  слегка перемещаем мышку по выделенному полю, пока мышка не примет форму раскрытой ладошки; в этот момент захватываем мышкой поле (нажимаем и удерживаем левую кнопку мыши, следя за тем, чтобы форма мыши не изменилась) и перемещаем поле вправо на желаемое место.

Теперь отформатируем  поля в отчете. Для этого поочередно с каждым полем проделаем следующие действия: активизируем поле; затем слегка сканируем мышкой левый верхний уголок поля данных, пока мышка не примет форму сжатой ладошки с указательным пальцем; в этот момент захватываем мышкой поле данных и перемещаем вправо на желаемое место; после этого активизируем поле имени данного и раздвигаем его вправо до тех пор, пока в нем полностью не появится имя поля; немного раздвинем и поля данных; запустим отчет на выполнение (командой ПРОСМОТР). 


Информация о работе База данных