Автор работы: Пользователь скрыл имя, 25 Мая 2012 в 19:57, доклад
Microsoft Access является одной из популярных систем проектирования и сопровождения БД, она представляет собой полнофункциональную СУБД, в которую входят таблицы данных, экранные формы для ввода данных в эти таблицы, запросы и отчеты для получения новой информации по данным из таблиц, макросы и модули для дополнительного программирования.
Благодаря тому, что таблицы, формы, запросы, отчеты, модули и макросы являются самостоятельными объектами, но при этом хранятся вместе в едином файле БД (файл имеет расширение .MDB), создание связанных по смыслу данных и проверка ограничений целостности,
СЕРВИС | НАДСТРОЙКИ | ДИСПЕТЧЕР КНОПОЧНЫХ ФОРМ
В открывшемся окне создаваемой кнопочной формы для создания кнопок (для вызова экранных форм или запуска на выполнение отчетов) необходимо вначале нажать кнопку ИЗМЕНИТЬ, а затем уже использовать кнопку СОЗДАТЬ (первая кнопка СОЗДАТЬ используется для создания новой страницы кнопочной формы).
Создание запроса
С помощью запросов
можно просматривать и
В базе данных dbecl по таблице ПРЕПОДАВАТЕЛЬ создадим запрос на выборку для получения списка преподавателей. Для этого в открытом окне текущей БД dbecl выбираем вкладку ЗАПРОС и нажимаем кнопку
СОЗДАТЬ. В окне НОВЫЙ ЗАПРОС выбираем режим КОНСТРУКТОР для создания запроса и нажимаем кнопку ОК. Появляется окно ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ, а поверх него окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.
В окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ активизируем таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ и нажимаем кнопки ДОБАВИТЬ, затем нажимаем кнопку ЗАКРЫТЬ, поскольку для ответа на данный запрос нам другие таблицы не понадобятся. Если для ответа на запрос требуется информация из нескольких таблиц, то в этом случае нужно последовательно активизировать и добавлять в схему запроса эти таблицы и только после добавления последней таблицы нажать кнопку ЗАКРЫТЬ. В результате в верхней части окна ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ будут те таблицы, которые мы добавили в схему запроса.
Далее в нижней половине окна ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ в первом столбце в строке ПОЛЕ открываем выпадающий список и выбираем поле ФАМИЛИЯ ПРЕПОДАВАТЕЛЯ из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, и устанавливаем у этого поля признак ВЫВОД НА ЭКРАН. Аналогичные действия выполняем для поля ИМЯ ПРЕПОДАВАТЕЛЯ. Простейший запрос создан. Теперь созданный запрос необходимо сохранить. Для этого выполняем команды ФАЙЛ | СОХРАНИТЬ КАК, выбираем: В ТЕКУЩЕЙ БАЗЕ ДАННЫХ и затем указываем имя созданного запроса, например ПРЕПОДАВАТЕЛИ, и нажимаем кнопку ОК.
Данные, полученные по запросу, группируются и выводятся в виде таблицы. Для их получения в открытой БД выбираем вкладку ЗАПРОС, активизируем интересующий нас запрос и нажимаем кнопку ОТКРЫТЬ.
С помощью созданного запроса можно не только получать и анализировать новые данные, но также вводить и редактировать данные в таблицах, использованных в запросе.
Теперь создадим пример запроса на выборку по некоторому условию. Например, в БД dbecl имеются данные по учебным дисциплинам. И мы хотим получить список дисциплин объемом 20 ч и более либо 6 ч и менее, причем тех дисциплин, у которых в графе ВИД ЗАНЯТИЯ имеется код ТР. Кроме этого, мы хотим, чтобы последовательность столбцов в результирующей таблице была следующей: НАЗВАНИЕ ПРЕДМЕТА, КОЛИЧЕСТВО ЧАСОВ и ВИД ЗАНЯТИЯ. А строки в результирующей таблице должны быть отсортированы по возрастанию значений в столбце НАЗВАНИЕ ПРЕДМЕТА.
Для этого, аналогично описанному выше, создаем запрос на выборку для получения списка дисциплин, задавая столбцы в требуемом порядке и указав сортировку по возрастанию значений для первого столбца — НАЗВАНИЕ ПРЕДМЕТА (откройте выпадающий список в строке СОРТИРОВКА и выберите требуемое значение). А затем на пересечении соответствующих столбцов со строкой УСЛОВИЕ ОТБОРА указываем интересующие нас условия. Запрос сформирован. Закройте окно конструктора и сохраните запрос.
Запрос может быть представлен не в режиме конструктора, а в режиме SQL, а затем скорректирован, если это необходимо, на языке SQL. Для этого запустим наш запрос в режиме конструктора, а затем выполним команды ВИД | РЕЖИМ SQL.
Если же мы хотим получить список дисциплин по тому коду занятий, который нам требуется, то запрос необходимо оформить в режиме конструктора следующим образом. В строке УСЛОВИЕ ОТБОРА в квадратных скобках следует указать выводимое на экран сообщение, например: [Укажите вид занятий]. Тогда после запуска запроса на выполнение (по команде ОТКРЫТЬ запрос) он попросит указать вид занятий.
Возможно создание так называемого перекрестного запроса с помощью Мастера или в конструкторе запросов. Тогда в бланке запроса указывают, значения полей, которые будут использоваться в вычислениях или в качестве заголовков строк и столбцов. Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций.
Создание отчета
Запросы выводят данные в форме таблиц, что не всегда удобно. В отличии от запросов отчеты выступают специальным средством подготовки данных к выводу на печать в удобной для пользователя форме.
^Источниками данных для отчетов выступают таблицы или же запросы. Так называемые Элементы управления помогают установить связи между отчетом и данными (заголовки, оформление, поля текстовые и числовые).
Данные для отчета разбиваются на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. Порядок расположения разделов при печати оговаривается заранее. В режиме конструктора на экране отображается макет раздела отчета, расположение разделов определяется элементами управления — надпись или поле раздела.
Отчеты могут также содержать итоговые значения для данных.
В базе данных dbecl по таблице ПРЕПОДАВАТЕЛЬ создадим отчет ПРЕПОДАВАТЕЛИ в режиме АВТООТЧЕТ: В СТОЛБЕЦ. Для этого выполним следующие команды:
ОТКРЫТЬ базу данных dbecl | вкладка ОТЧЕТ | СОЗДАТЬ | АВТОТЧЕТ: В СТОЛБЕЦ | выбрать таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ | ОК.
Необходимо провести небольшую коррекцию отчета — отформатировать поля. Выполним это в режиме КОНСТРУКТОР.
Вначале отодвинем поля данных вправо. Для этого поочередно с каждым полем выполним следующие действия: активизируем поле; затем слегка перемещаем мышку по выделенному полю, пока мышка не примет форму раскрытой ладошки; в этот момент захватываем мышкой поле (нажимаем и удерживаем левую кнопку мыши, следя за тем, чтобы форма мыши не изменилась) и перемещаем поле вправо на желаемое место.
Теперь отформатируем
поля в отчете. Для этого поочередно
с каждым полем проделаем следующие действия:
активизируем поле; затем слегка сканируем
мышкой левый верхний уголок поля данных,
пока мышка не примет форму сжатой ладошки
с указательным пальцем; в этот момент
захватываем мышкой поле данных и перемещаем
вправо на желаемое место; после этого
активизируем поле имени данного и раздвигаем
его вправо до тех пор, пока в нем полностью
не появится имя поля; немного раздвинем
и поля данных; запустим отчет на выполнение
(командой ПРОСМОТР).