Документальное оформление операций по расчетам с подотчетными лицами в 1С

Содержание

Содержание……………………………………………………………………….1

Общие положения ............................................................................................2

     Организация документооборота................................................................................2

      Бухгалтерский счет учета расчетов с подотчетными лицами..................................3

Ввод начальных остатков ........................................................................... .3

      Задолженность подотчетного лица ..........................................................................3

      Задолженность перед подотчетным лицом..............................................................4

Выдача аванса подотчетному лицу ......................................................5

Оформление авансового отчета...............................................................5

      Оформление авансового отчета в программе........................................................ …5

       Хозяйственные операции ...........................................................................................7

Возврат остатка подотчетной суммы..................................................11

Выдача перерасхода.........................................................................................11

Проверка правильности оформления документов…………..12

Отчеты.................................................................................................... …………………….12

        Взаиморасчеты с подотчетными лицами ................................................................13

        Контроль взаиморасчетов для УСН...........................................................................13

 

 

 

 

 

 

 

Общие положения

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей и различных услуг за наличные деньги. Для выполнения этих операций работнику предприятия выдаются денежные средства. Работник, получивший денежную сумму на предстоящие административно-хозяйственные или командировочные расходы, считается подотчетным лицом. Выдача денег подотчетным лицам регулируется «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации». Не позднее трех дней по окончании срока, на который выданы наличные деньги, работник обязан предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. В качестве оправдательных документов по затраченным суммам принимаются первичные документы, соответствующие «Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ». При наличии неизрасходованного остатка последний должен быть внесен работником в кассу организации.

 

Организация документооборота

 

Выдача  аванса подотчетному лицу оформляется  документом «Расходный кассовый ордер  » с операцией «Выдача подотчетных  сумм». Отчет по затраченным денежным средствам оформляется документом «Авансовый отчет». В основании авансового отчета указывается расходный кассовый ордер, в табличной части документа - произведенные расходы.

 Остаток по подотчетной сумме рассчитывается и выводится в поле «КОплате» реестра расходных кассовых ордеров. Возврат неизрасходованных денег в кассу оформляется документом «Приходный кассовый ордер» с операцией «Возврат оставшейся подотчетной суммы». В основании до-кумента указывается расходный кассовый ордер на выдачу аванса. Если авансовый отчет частично или полностью не оплачен, в поле «КОплате» реестра авансовых отчетов будет выведена сумма, подлежащая оплате. Такая ситуация возникает в случаях, когда оплата авансового отчета производится после его оформления или сумма затрат по авансовому отчету превышает сумму ранее выданного аванса. Оплата авансового отчета (возмещение перерасхода) оформляется документом «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выдача подотчетных сумм». В основании ордера указывается авансовый отчет.

 

Бухгалтерский счет учета расчетов с  подотчетными лицами

 

Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на счете «71-01» Расчеты с подотчетными лицами. Аналитический учет на данном счете ведется в разрезе сотрудников. При применении упрощенной системы налогообложения факт оплаты авансового отчета имеет большое значение при учете  расходов, поэтому для отслеживания момента оплаты и контроля правильности связывания авансового отчета с кассовыми ордерами используется дополнительный счет «71». Аналитический учет на данном счете ведется в разрезе двух аналитик: сотрудники и документы. Построение развернутого журнала-ордера по этому счету позволяет выявить ошибки связывания.

 

Ввод  начальных остатков

 

Задолженность подотчетного лица

 

Задолженность подотчетного лица (начальное сальдо по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами») оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (подробное описание данного документа см. главу «Учет кассовых операций» раздел «Расход денежных средств»). Если подотчетных лиц, по которым есть задолженность, немного, то на каждого оформляется отдельный расходный ордер с правилом «Нач. остатки по подотчетным лицам / по ордеру». В расходном ордере заполняются следующие поля:

 «Дата»  –  указывается дата возникновения  задолженности (выдачи подотчетных  сумм);

 «Получатель  (Лицо1)» – указывается подотчетное  лицо;

 «Сумма»  – указывается сумма долга  подотчетного лица.

Если  подотчетных лиц много, то можно  создать ведомость в кассу, в  которой указать всех подотчетных лиц и суммы долга по ним. Ведомость оформляется в реестре «Ведомости в кассу»  (см. главу «Учет кассовых операций»). При закрытии ведомости нужно выбрать опцию «Закрыть расходным ордером». В созданном расходном ордере в поле «Дата» нужно указать дату возникновения задолженности (выдачи подотчетных сумм), в поле «Операция» указать правило «Нач. остатки по подотчетным лицам / по ведомости».

 Для  организаций, применяющих упрощенную  систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы-расходы», следует использовать только правило «Нач. остатки по подотчетным лицам / по ордеру». При закрытии расходного ордера сумма проводится по  счету расчетов с подотчетными лицами и на начало первого дня работы в программе формируется остаток.

 

Задолженность перед подотчетным  лицом

 

Задолженность перед подотчетным лицом (начальное  сальдо по кредиту счета  71 «Расчеты с подотчетными лицами») оформляется  документом «Авансовый отчет». Документ оформляется датой возникновения задолженности (оформления авансового отчета).

В авансовом  отчете заполняются строки:

 «Операция»  – указывается операция «Нач. остатки долг по подот-

чету».

 «Сумма»  –  указывается сумма задолженности  перед подотчетном 

лицом.

 Для  организаций, применяющих упрощенную  систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы-расходы», в строках авансового отчета следует указать счет затрат и аналитики, на которые были отнесены расходы. При закрытии авансового отчета сумма проводится по кредиту счета расчетов с подотчетными лицами и на начало первого дня работы в программе формируется остаток. Выдача аванса подотчетному лицу

 

Выдача  аванса подотчетному лицу

 

Выдача  аванса подотчетному лицу оформляется  документом «Расходный кассовый ордер» . Для документа выбирается операция «Выдача подотчетных сумм».

 

Оформление  авансового отчета

 

Оформление авансового отчета в  программе

 

Отчет сотрудника по израсходованным денежным средствам  оформляется документом «Авансовый отчет». В поле «По документам (получен аванс)» указывается расходный ордер, по которому был выдан аванс. При заполнении поля открывается реестр расходных ордеров, в поле «КОплате» которого отражается остаток неизрасходованных денежных средств. После указания расходного кассового ордера в основании документа в поле «Сумма связи» необходимо указать сумму оплаты авансового отчета расходным ордером. Сумма связи не должна быть больше суммы авансо-вого отчета.

Указание  расходного ордера на выдачу аванса в  основании авансового отчета необходимо:

1. Для  правильного формирования печатной  формы авансового отчета;

2. Для  контроля отчета подотчетного  лица по выданным подотчетным  суммам.

 Для  организаций, применяющих упрощенную  систему налогообложения указание  расходных ордеров на выдачу подотчетных сумм  обязательно, т.к. нужно отслеживать оплату произведенных расходов. В поле «Назначение аванса (Примечание)» указывается целевое назначение денежных средств, выданных работнику под отчет. Текст выводится в одноименное поле печатной формы документа. В табличной части документа отражаются произведенные расходы. Для ввода информации используется диалоговое окно «Наименование аванса», в котором заполняются следующие поля:

 «По  документам» – указывается документ - основание платежа. Поле заполняется только для расходов на приобретение ТМЦ.

 «Операция» - выбирается операция для отражения  произведенного расхода на счетах  бухгалтерского учета;

 «Сумма»  - указывается сумма расхода. 

В реквизитах «Название подтверждающего документа», «Дата», «Номер»  – указывается, соответственно, название, дата, номер документа, подтверждающего произведенный расход.

В поле «НДС»  устанавливается флажок, если сумма НДС в подтверждающем документе  выделена в отдельную строку. Поле используется при оформлении командировочных, прочих расходов, а  также расходов, относимых на затраты.

Каждой  строке авансового отчета будет соответствовать  своя хозяйственная операция.

В табличной  части документа (наименование аванса) указываются только произведенные расходы. Недопустимо указывать в табличной части приходные или расходные ордера на возврат или возмещение сумм аванса. После сохранения документа в реестре авансовых отчетов в поле «КОплате» можно увидеть, сколько осталось оплатить по авансовому отчету. Если сумма произведенных затрат превышает сумму ранее выданного аванса или авансовый отчет не оплачен, в поле «КОплате» будет выведена сумма перерасхода или сумма, подлежащая оплате. Нулевая сумма поля «КОплате» говорит о том, что авансовый отчет полностью оплачен. Печать авансового отчета выполняется из реестра документов, по клавише <F4>. По документу формируется типовая унифицированная форма авансового отчета № АО-1.

 

Хозяйственные операции

 

Расходы на приобретение ТМЦ

 

Покупка ТМЦ по тов. чеку

Данной  операцией оформляется расход на приобретение товаров в розничной  торговле во всех случаях, когда оправдательным документом является чек ККМ и товарный чек с указанием покупок. Поступление товара оформляется приходной накладной с операцией «Приобретены ТМЦ по тов. чеку»

В диалоговом окне «Наименование аванса» заполняются  следующие поля:

 «По  документам» – указывается накладная  на приобретение ТМЦ по товарному чеку.

 «Сумма»  – указывается сумма оплаты. Сумма  оплаты должна соответствовать  сумме связи по документу. В  случае частичной оплаты, сумму связи нужно откорректировать.

В полях  «Название подтверждающего документа», «Дата», «Номер»  –  соответствующие реквизиты товарного чека.

Оплата поставщику

Данной  операцией оформляются расходы  на приобретение товаров и материалов у организаций-изготовителей в  оптовой торговле и пр., то есть во всех случаях, когда подтверждающими расход документами являются чек ККМ, квитанция к приходному кассовому ордеру, накладная, счет-фактура. Приобретение товаров оформляется приходной накладной с операцией «Приобретены ТМЦ» (См. главу «Учет товаров и материалов»).

В диалоговом окне «Наименование аванса» заполняются следующие поля:

 «По  документам» – указывается приходная  накладная на приобретение товаров. 

 «Сумма»  – указывается сумма оплаты. Сумма  оплаты должна соответствовать  сумме связи по документу. В  случае частичной оплаты, сумму  связи нужно откорректировать.

 «Аналитика (Лицо1)» – указывается поставщик. 

В полях  «Название подтверждающего документа», «Дата», «Номер» указываются соответствующие реквизиты «корешка» приходно-кассового ордера.

Предоплата поставщику

Данной  операцией оформляется расход на авансовый платеж поставщику.

В диалоговом окне «Наименование аванса» заполняются  следующие поля:

 «По  документам» – указывается договор  или счет (если в организации  ведется учет по договорам или счетам), иначе поле не заполняется.

 «Сумма»  – указывается сумма предоплаты. Если в основании наименования  аванса указан договор или  счет, то сумма предоплаты должна  соответствовать сумме связи по документу. В случае частичной предоплаты, сумму связи нужно откорректировать. 

 «Аналитика (Лицо1)» – указывается организация  - получатель платежа.