Документальное оформление операций по расчетам с подотчетными лицами в 1С

В полях  «Название подтверждающего документа», «Дата», «Номер» указываются соответствующие реквизиты «корешка» приходно-кассового ордера.

 

Расходы, относимые на затраты 

 

При оформлении административно-хозяйственных расходов, относимых на счета затрат, в диалоговом окне «Наименование аванса» для  каждого расхода нужно указывать  счет затрат и соответствующие счету  аналитики (статья затрат, вид деятельности, подразделение). Поле «По документам» не заполняется. В поле «Счет затрат» автоматически подставляется счет затрат сотрудника, который устанавливается на должности, указанной в карточке сотрудника .При необходимости, значение поля можно переопределить.

Для различных  счетов затрат нужно указывать только нужные аналитики, согласно плану счетов, при этом статья затрат указывается  в поле «Аналитика (Лицо1)», подразделение - в поле «Аналитика (Лицо2)», вид деятельности - в поле «Аналитика (Лицо3)». Если одним из документов, подтверждающих произведенный расход, является счет-фактура, либо бланк строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС, нужно установить флажок в поле «НДС».

 

Командировочные расходы 

 

Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет о расходовании полученных под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой. Командировочные расходы относятся к расходам на счета затрат.

Поле  «По документам» не заполняется.

В поле «Счет  затрат» автоматически подставляется  счет затрат сотрудника, который устанавливается  в карточке сотрудника на вкладке  «Реквизиты». При необходимости, значение поля можно переопределить.

Для различных  счетов затрат нужно указывать только нужные аналитики, согласно плану счетов, при этом статья затрат указывается  в поле «Аналитика (Лицо1)», подразделение - в поле «Аналитика (Лицо2)», вид деятельности - в поле «Аналитика (Лицо3)». 

Если  одним из документов, подтверждающих произведенный расход, является  счет-фактура, либо бланк строгой  отчетности с выделенной отдельной  строкой суммой НДС, нужно установить флажок в поле «НДС».

Расходы командировочные (гостиница, проезд, суточные)

Данной  операцией оформляются командировочные  расходы в пределах установленных норм. 

В поле «Аналитика (Лицо1)» автоматически подставляется  статья затрат «09.Командировки в пределах норм».

Расходы командировочные (суточные сверх норм)

Данная  операция используется для оформления расхода на суммы суточных, выплаченные сверх установленных нормативов. Такие суммы подлежат включению в совокупный доход сотрудника и обложению налогом на доходы физических лиц (ст.25 Налогового кодекса РФ). Для целей налогообложения они должны отражаться отдельно.

В поле «Аналитика (Лицо1)» автоматически подставляется  статья затрат «10.(Н) Командировки сверх норм».

 

Прочие расходы 

 

К прочим операциям, выполняемым сотрудником  по поручению организации, могут относиться, например, почтовые перечисления по исполнительным листам. Подтверждающим документом в данном  случае будет являться документ об оплате почтовых расходов, выданный отделением федеральной почтовой связи.

Перечисление на почту  по исполнит. листам  по ведомости

 Данной  операцией оформляется перечисление  на почту нескольким лицам  на основании ведомости. Ведомость оформляется в реестре «Ведомости в кассу» (см. главу «Учет кассовых операций»). При закрытии ведомости выбирается опция «Закрыть без документа». В диалоговом окне «Наименование аванса» в поле «По документам» выбирается ведомость на выплату: Возврат остатка подотчетной суммы

Перечисление на почту  по исполнит. листам

Данной  операцией оформляется перечисление на почту  по исполнительному листу.

В диалоговом окне «Наименование аванса» в  поле «Аналитика (Лицо1)» указывается лицо, которому перечисляются деньги. Поле заполняется из справочника «Частные лица».

 

Возврат остатка подотчетной суммы

 

Остаток подотчетной суммы подлежит возврату в кассу. Возврат оформляется  приходным кассовым ордером с операцией «Возврат оставшейся подотчетной суммы». В основании приходного ордера указывается расходный ордер, по которому есть остаток подотчетной суммы. При заполнении поля открывается реестр расходных ордеров, в котором в поле «КОплате» показана сумма остатка. При выборе расходного ордера в поле «Сумма» автоматически подставится сумма остатка (подробнее см. главу «Учет кассовых опера-ций»). В результате у расходного ордера поле «КОплате» в реестре расходных ордеров должно стать нулевым.

 

Выдача  перерасхода

Возмещение  подотчетной суммы оформляется  расходным кассовым ордером с  операцией «Выдача подотчетных сумм». В основании расходного ордера указывается авансовый отчет, который нужно оплатить или по которому есть перерасход. При заполнении поля открывается реестр авансовых отчетов, в котором в поле «КОплате» показана сумма требуемой оплаты (перерасхода). При выборе авансового отчета в поле «Сумма» автоматически подставится сумма требуемой оплаты (перерасхода) (подробнее см. главу «Учет кассовых операций»). В результате у авансового отчета поле «КОплате» в реестре авансовых отчетов должно стать нулевым.

После сохранения документа в реестре расходных  ордеров поле «КОплате» должно быть нулевым.

 

Проверка  правильности оформления документов

 

По завершении всех расчетов по подотчетным суммам поле «КОплате» у документов (расходных ордеров на выдачу подотчетных сумм, авансовых отчетов, приходных ордеров на возврат подотчетной суммы или расходных ордеров на выдачу перерасхода) должно быть нулевым. Если поле «КОплате» не нулевое, то нужно проверить, все ли документы были оформлены. Для этого можно построить развернутый журнал-ордер по счету «71-01» в разрезе сотрудников и документов (см. раздел «Отчеты»). Если поле «КОплате» не нулевое, несмотря на то, что все документы оформлены, то нужно проверить правильность заполнения поля «По документам» во всех документах (расходных и приходных ордеров, авансовых отчетов).

 В  документе «Авансовый отчет»  должен быть указан расходный  ордер, по которому ранее была выдана подотчетная сумма.

 В  документе «Приходный ордер»  на возврат остатка должен  быть указан расходный ордер, по которому была выдана подотчетная сумма и есть остаток.

 В  документе «Расходный ордер», которым  оформляется возмещение подотчетных сумм, должен быть указан авансовый отчет, по которому есть перерасход.

Для организаций, применяющих упрощенную систему  налогообложения, проверка правильности связывания документов проводится автоматически  при выполнении операций по закрытию периода для УСН (бухгалтерский расчет с правилом операций  «Проверка оформления авансовых отчетов» в папке «ЗАКРЫТИЕ ПЕРИОДА»). Если по подотчетному лицу есть одновременно неоплаченные авансовые отчеты и расходные кассовые ордера, то при закрытии бухгалтерского расчета в журнал сообщений будет выведен список таких документов. Для более детальной проверки можно построить развернутый журнал-ордер по счету «У71» в разрезе сотрудников и документов (см. раздел «Отчеты»).

 

Отчеты

 

Взаиморасчеты с подотчетными лицами

 

Для анализа  и контроля расчетов с подотчетными лицами рекомендуется использовать отчет «Развернутый журнал-ордер» по счету «71-01». Ок-но отчета открывается командой «Главное меню/ Бухгалтерия/ Развернутый журнал-ордер».

По завершении всех расчетов по подотчетным суммам, сальдо по счету в разрезе сотрудника становится нулевым. Дебетовое сальдо по счету означает задолженность сотрудника по полученным подотчетным суммам, кредитовое – задолженность организации перед сотрудником по перерасходованным подотчетным суммам.

Контроль взаиморасчетов для УСН

 

Если  организация применяет упрощенную систему налогообложения, то для  контроля оплаты авансового отчета и правильности связывания авансового отчета с документами оплаты рекомендуется использовать отчет «Развернутый журнал-ордер» по счету «У71». Окно отчета открывается командой «Главное меню/ Бухгалтерия/ Развернутый журнал-ордер». Отчет строится в разрезе двух аналитик: сотрудников и документов.По завершении всех расчетов по подотчетным суммам, сальдо по счету в разрезе сотрудника становится нулевым. Дебетовое сальдо по счету означает задолженность сотрудника по полученным подотчетным суммам, кредитовое – задолженность организации перед сотрудником по перерасходованным подотчетным суммам. Появление одновременно дебетового и кредитового сальдо по сотруднику означает, что авансовый отчет не был связан с кассовым ордером.