Идеальное средство для групповой работы

 

Содержание

 

 

 

 

 

Введение ...............................................................................................................….....2

 

1. Groupware...................................................................................................................2

 

1.1. Виды взаимодействия........................................................................................3

 

1.2. Уровни взаимодействия....................................................................................4

 

2. IBM Lotus Notes..................................................................................….…………..5

 

2.1. Функции Lotus Notes……………......................................................................5

 

2.2. Составные части Lotus Notes..……………………………………………….6

 

3. Идеальное средство для групповой работы............................................................7

 

3.1. Преимущества Notes..........................................................................................8

 

3.2. Возможности Lotus Notes при работе с документами………………….....10

 

3.3.  Средства работы с документами в Lotus Notes……………………………11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

 

Программное обеспечение совместной работы (англ. collaborative software, groupware, workgroup support systems, group support systems) — программное обеспечение, созданное с целью поддержки взаимодействия между людьми, совместно работающими над решением общих задач. Так как устоявшегося русскоязычного термина пока нет, часто используется один из англоязычных без перевода.

 

 

 

1.    Groupware.

 

 

 

ПО совместной работы — это область, в значительной степени перекрывающаяся с областью компьютерно-обеспеченой совместной работы (англ. computer-supported cooperative work (CSCW). Часто считается, что эти области эквивалентны. С другой стороны, ПО совместной работы — это часть CSCW, поскольку CSCW направлена на то, «как совместная работа и её координация могут быть обеспечены с помощью компьютеров». Программные системы, такие как электронная почта, календари, текстовый чат, вики, корпоративные закладки относятся к этой категории. Предполагается, что к этому типу программного обеспечения применим закон Меткалфа — чем больше людей используют что-либо, тем более ценным оно становится.

 

В то время, как более общий термин социальное ПО применяется ко всем системам, используемым в том числе и вне рабочего места (сервисы блогов, социальные сети, сервисы онлайн свиданий), использование ПО совместной работы создаёт рабочую среду совместной работы. Рабочая среда совместной работы обеспечивает поддержку как индивидуальной, так и групповой работы людей, вызывая таким образом появление нового класса профессионалов — е-профессионалов, которые могут работать совместно вне зависимости от их географического расположения.

 

Наконец, ПО совместной работы связано с понятием систем совместной работы, под которыми понимается любая из форм человеческой организации, возникающая всякий раз, когда имеет место сотрудничество и совместная работа, формальная или неформальная, намеренная или ненамеренная. Поскольку ПО совместной работы относится к технологическим элементам CSCW, системы совместной работы становятся полезным аналитическим инструментом в изучении поведенческих и организационных параметров, связанных с более широкой областью CSCW.

 

 

 

 

 

1.1.      Виды взаимодействия

 

 

 

Можно встретить несколько разных определений  совместной работы (англ. — collaboration) в применении к информационным технологиям. Некоторые из них оправданы, другие же настолько обширны, что начинают терять какой-либо смысл. Для того чтобы быть уверенным что выбранные технологии подходят для конкретных нужд, необходимо понимать различия в способах взаимодействия людей друг с другом.

 

Есть три основных пути, по которым осуществляется взаимодействие между людьми: диалог, совершение сделки и сотрудничество.

 

1.       Диалог — это обмен информацией между одним или несколькими участниками, основная цель которого заключается в выяснении их позиций и установлении взаимоотношений. Происходит свободный обмен информацией без каких-либо ограничений. Для поддержания диалога вполне подходят обычные коммуникационные технологии, такие как телефон, мгновенные сообщения и электронная почта.

 

2.       Заключение сделки предполагает обмен какими-то сущностями, и эта процедура обычно проводится по хорошо определённым правилам и предполагает изменение отношений между участниками. Например, один из участников сделки обменивает деньги на товары и становится покупателем. Новый статус участников операции и обмениваемых сущностей требуется сохранить в каком-либо надёжном хранилище. Такие операции хорошо обслуживаются системами управления транзакциями.

 

3.       Сотрудничество заключается в том, что его участники обмениваются некими общими сущностями (в противоположность сделке, когда предмет обмена принадлежит лишь одному участнику). В качестве примера можно привести продвижение новой идеи, создание новой конструкции, достижение общих целей. При этом сами сущности довольно расплывчаты и неопределённы. Таким образом, технологии для обеспечения совместной работы тоже должны быть достаточно гибкими. Они должны включать в себя управления документами, средства для ведения обсуждений с возможностью сортировки по темам, возможность восстановить историю внесённых изменений и многое другое.

 

 

 

1.2.      Уровни взаимодействия

 

 

 

Groupware можно разделить на три категории по уровню обеспечиваемого взаимодействия — средства связи, средства для организации конференций и средства управления.

 

Электронные средства связи используются для пересылки сообщений, файлов, данных или документов между людьми и, таким образом, содействуют обмену информацией. Например:

 

-       электронная почта

 

-       факс

 

-       голосовая почта

 

-       веб-публикации

 

Электронные конференции тоже способствуют обмену информацией, но в интерактивной форме:

 

-       Телефонные конференции

 

-       Видео- (и аудио-) конференции — обмен видео и аудио с помощью компьютерных сетей

 

-       Интернет-форумы

 

-       Чаты

 

Средства управления деятельностью группы:

 

-         электронные календари — составление ежедневников, автоматические напоминания

 

-         системы управления проектами — составление расписаний работ, отслеживание его выполнения, наглядное отображение состояния проекта по мере его выполнения

 

-         управление документооборотом

 

-         базы знаний — сбор, сортировка, хранение и организация доступа к различным формам информации

 

Groupware может быть обычной программой для персонального компьютера, а может использовать веб-технологии, например wiki.

 

 

 

 

 

2.    IBM Lotus Notes

 

 

 

IBM Lotus Notes (также Lotus Notes, Lotus Notes/Domino) — программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware), содержащий в себе средства электронной почты, персональных и групповых электронных календарей, службы мгновенных сообщений и среду исполнения приложений делового взаимодействия.

 

Впервые продукт выпущен в 1989 году американской компанией Lotus Development, которая в 1995 году была поглощена корпорацией IBM.

 

 

 

 

 

2.1.         Функции Lotus Notes

 

 

 

Основные функции, входящие в базовую поставку Lotus Notes:

 

-       среда исполнения приложений автоматизации групповой деятельности

 

-       криптозащита (шифрование и электронная подпись)

 

-       клиент электронной почты

 

-       почтовый сервер

 

-       персональный и групповой календари, планировщик задач

 

-       набор офисных приложений IBM Lotus Symphony (текстовый редактор, электронные таблицы, подготовка презентаций)

 

-       клиент среды обмена мгновенными сообщениями (Instant messenger) Lotus Sametime (сервер Sametime является самостоятельным продуктом)

 

-       веб-браузер

 

-       веб-сервер

 

-       сервер каталогов LDAP

 

-       сервер приложений

 

-       репликация — синхронизация между дистанционно удалёнными экземплярами баз данных

 

-       службы интеграции данных DECS (Domino Enterprise connection services)

 

-       средство хранения вложенных файлов вне баз данных DAOS (Lotus Domino attachment and object services)

 

 

 

 

 

2.2.         Составные части Lotus Notes

 

 

 

Технология клиент-сервер получила в последнее время очень широкое распространение, т.к. позволяет возложить "на плечи" мощного сервера наиболее трудоемкие операции по хранению и обработке информации, а рабочие станции сделать ответственными за работу с текущими рабочими материалами. Серверы Lotus Domino (до 1997 года - Lotus Notes Server) и клиенты Lotus Notes вместе составляют интегрированную систему групповой работы, которая является надежной и весьма гибкой при постоянно растущих потребностях предприятий.

 

В состав Lotus Domino входят:

 

-     средства работы с документами, обеспечивающие занесение, хранение, изменение, удобный просмотр и пересылку информации; надежная система обеспечения безопасности, включающая средства аутентификации, управления доступом к информации и ее выборочного шифрования, использования системы цифровых подписей;

 

-     средства передачи сообщений, обеспечивающие надежную и отлично себя зарекомендовавшую электронную почту, возможность совместной работы в рабочих группах, внимательное отслеживание всех рабочих потоков передачи информации, групповое ведение календаря и планирование;

 

-     средства разработки приложений, включающие возможность проектирования баз данных, создания программ доступа ко всем средствам Notes и удобный отладчик программ;

 

-     система администрирования и управления, позволяющая существенно снизить накладные расходы за счет централизованного управления и снизить потребность в квалифицированных специалистах, особенно на удаленных пунктах.

 

 

 

3.    Идеальное средство для групповой работы.

 

 

 

Необходимо сразу оговориться, что идеала никогда и ни в чем достичь не удается. Всегда человеку будет чего-то не хватать, но вот достигнуть результатов, близких к идеальным - задача вполне реальная.

 

Понятие "средства групповой работы" (groupware) появилось сравнительно недавно, сегодня является одним из самых популярных терминов. Связано это с тем, что, во-первых, объем информации, с которым работают пользователи ПК, уже не может быть эффективно размещен на каком-либо одном компьютере и разработчик вынужден черпать данные из разных источников; во- вторых, время кустарей-одиночек давно "кануло в лету" и сегодня создание серьезных систем требует напряженного труда целой группы разработчиков, для которых необходимы эфффективные, надежные и удобные системы обмена информацией, средства управления документопотоком (workflow) и коллективного планирования.

 

Современные средства групповой работы масштаба предприятия отошли от традиционных задач, связанных только с хранением и передачей электронной почты. Такие системы должны быть тесно интегрированы с приложениями группового ПО для управления документооборотом и автоматизации деловых процедур, предоставлять широкие возможности по работе в корпоративных сетях Intranet, не должны иметь принципиальных ограничений на количество пользователей системы, устойчиво функционировать на различных сетевых платформах, обеспечивать работу с документами, заданными в самых различных форматах, осуществлять быстрый поиск нужных материалов, иметь высокую надежность, защищенность от несанкционированного доступа и многое другое.

 

С точки зрения пользователя, идеальная система, с одной стороны, должна быть очень легкой в освоении и удобной в работе, включать технологию репликации, с другой - обладать мощными средствами программирования, требовать минимальных затрат в администрировании. Пользователи хотят иметь не отдельные хорошие программные приложения, а мощный комплексный продукт, позволяющий решить практически любую задачу по надежному хранению, обработке и оперативной передаче информации в любую точку мира.

 

И еще один важный аспект данной проблемы. Географическая разбросанность подразделений стала свойственна не только для крупных, но и для средних и даже мелких компаний. Возрастает значение функций системы, связанных с обеспечением надежного удаленного доступа из различных филиалов фирмы (включая домашние компьютеры) и с мобильных рабочих мест, а также удаленный контроль и администрирование.