Идеальное средство для групповой работы

 

3.1.         Преимущества Notes

 

 

 

Система Notes представляет собой операционную среду для создания документов и поддержки рабочих групп, организованную на основе сервера базы документов. По своим возможностям Notes, несомненно, превосходит простой сервер электронной почты для сети предприятия. Система стала своего рода стандартом, в сравнении с которым определяется качество многих средств для поддержки рабочих групп. Она содержит не только сервер базы данных и сервер управления документами, но и средства разработки программ и автоматизации деловых процедур, которые в настоящий момент находятся вне конкуренции со стороны других фирм. Lotus Notes, доля продаж которого на рынке программных продуктов стабильно превышает 50%, сохраняет лидерство уже в течение многих лет.

 

Неоспоримыми достоинствами системы по сравнению с другими аналогичными разработками являются:

 

-       способность функционировать практически на всех сетевых платформах - Novell Netware, Windows NT, OS/2, Sun Solaris, IBM AIX, HP-UX. Выпущены клиентские версии для Windows 3.1, Windows 95, Windows NT, OS/2, Macintosh, UNIX. Кроме этого, Notes поддерживает огромное количество приложений независимых разработчиков;

 

-       отличная масштабируемость, заключающаяся в том, что система может превосходно работать как на одной рабочей станции, так и в сетях с десятками и сотнями серверов, каждый из которых в свою очередь может обслуживать до 1000 и более пользователей; высокая степень безопасности, обеспечивается пятью уровнями защиты и позволяет не только идентифицировать пользователя, но и гарантирует защиту от несанкционированного доступа к данным в сети Notes;

 

-       возможность неограниченного увеличения численности пользователей независимо от их территориального расположения. Пользователи Notes имеют одинаковый доступ к разделяемым данным независимо от их местонахождения благодаря тому, что архитектура Notes содержит механизм, позволяющий легко синхронизировать работу с базами данных, даже если они расположены на разных компьютерах и в различных офисах (так, например, сотрудники, находящиеся в командировке, могут легко связаться с сервером Notes для внесения изменений в документы или получения необходимой информации);

 

-       построение в соответствии с архитектурой клиент/сервер позволяет оптимальным образом распределить обработку информации между центральным сервером Notes и локальными компьютерами пользователей: наиболее трудоемкие процессы такие как сортировка и индексирование данных выполняются на мощном сервере, а на настольном компьютере пользователь получает доступ к уже обработанной информации;

 

-       наличие системы полнотекстового поиска, обеспечивающей возможность быстрого поиска по заданному ключевому слову. Эта особенность является незаменимым средством для подбора материала на заданную тему (например, поиск всех документов, относящихся к проекту; литературы на интересующую тему; подбор аналогичных дел в работе юридической фирмы и т.д.);

 

-       возможность хранения информации практически в любом формате. Это означает, что в Notes Вы сможете хранить данные как в жестко структурированном виде (обычные базы данных), так и в неструктурированном виде (произвольные записки, техническую документацию и даже чертежи и графические картинки).

 

 

 

3.2.         Возможности Lotus Notes при работе с документами

 

 

 

Работа с любыми видами и типами документов, включая сообщения электронной почты, факсы, файлы любых текстовых процессоров и редакторов.

 

Хранимая информация может быть как строго структурированной (базы данных), так и вообще не структурированной (произвольная форма документа).

 

Наличие средств работы с популярными СУБД.

 

Полнотестовый поиск информации, даже если она хранится на удаленном сервере или рабочей станции.

 

Возможность одновременной работы с несколькими версиями документа.

 

Поддержание целостности информации в распределенной системе благодаря гибкой системе репликации. Вы можете легко отследить все изменения сделанные различными пользователями в одном и том же документе.

 

Каждый документ Notes может содержать "ссылки" на другие документы в любой базе данных Notes или на документы в WWW.

 

 

 

 

 

3.3.         Средства работы с документами в Lotus Notes

 

 

 

Работа с любыми типами документов.

 

Пакет поддерживает архитектуру клиент/сервер, но при этом больше напоминает сервер базы данных, чем просто сервер электронной почты. Lotus Notes умеет работать с широким спектром различной информации, начиная от сообщений электронной почты, дискуссионных баз данных и полностью структурированных, формализованных документов до неструктурированной или "полуструктурированной" информации. Документ Notes допускает любое количество полей и присоединенных файлов, которые могут представлять собой материалы, созданные другими приложениями. Кроме того, документы Notes могут включать объекты OLE и ссылки на другие документы Notes. Не напоминает ли это Вам хранение информации на языке HTML, который используется в гипертекстовой системе World Wide Web? Такая система организации гипертекстовых ссылок была предложена Notes более десяти лет назад.

 

Расписания, списки срочных дел и другие приложения рабочих групп также укладываются в схему, которая применяется в Notes для работы с документами. Все эти приложения могут создаваться на основе базы данных документов Notes. Более того, клиентская часть Notes поставляется с множеством готовых приложений, что чрезвычайно экономит время пользователей и создает дополнительные удобства в работе.

 

Функции управления не только обеспечивают доступ к любым документам как внутри организации, так и с удаленных и мобильных рабочих станций, но и гарантируют оперативное отслеживание всего хода движения информации.

 

Система имеет свой собственный редактор, однако, документы могут храниться и в любом другом требуемом формате. В Notes обеспечивается работа со следующими типами объектов: документами разных видов: жестко структурированными (представляющими совокупность фиксированных полей различных видов:

 

-     дата, текст, числовые поля) и имеющими произвольный формат (например, материалы редактора MS Word, различные изображения и т.д.);

 

-     формами, являющимися удобным средством просмотра информации, не привязанными к конкретным документам;

 

-     видами, обеспечивающими компактный способ представления совокупности документов;

 

-     базами, включающими все вышеперечисленные типы объектов (документы, формы, виды) вместе с элементами дизайна и оформления;

 

-     различными исполняемыми элементами - агентами, действиями (actions), кнопками и т.д.

 

 

 

Присоединенные к сообщению файлы можно просматривать и на компьютерах, работающих на других платформах (например, файлы MS Word под OS/2). Notes обладает мощным встроенным модулем просмотра документов Outside/In и позволяет использовать другие подобные системы, например, QuickViewPlus.