Информационное обеспечение в торговой деятельности

1. Применение современных информационных технологий в торговле

 

В настоящее время  небольшие и средние розничные  сети испытывают все более сильное  давление со стороны крупных предприятий. Планировать дальнейшее развитие можно, только обеспечив повышение эффективности бизнеса, что невозможно без внедрения многофункциональных и надежных информационных систем, позволяющих управлять розничной структурой, логистикой, ассортиментом, ценами. Современные информационные системы предоставляют возможность обрабатывать значительное количество информации, взаимодействовать с подразделениями предприятия, увеличивать скорость и качество обслуживания клиентов.

 

Доминирующим направлением в настоящий момент является широкое  внедрение информационно-аналитических  систем для решения задач прогнозирования спроса, планирования закупок, управления запасами, эффективного мерчандайзинга и т. п. [1]. Внедрение информационных технологий (ИТ) связано с:

 технологической необходимостью - когда использование ИТ диктуется  требованием обеспечения сложных технологических операций (например, обработки штриховых кодов). Такие же технологические потребности заставляют оптовые торговые организации внедрять компьютерные программы для печати товаросопроводительной документации, объем которой для оптовой торговли значителен и без автоматизации практически невыполним.

 потребностью в  средствах анализа эффективности  - при наличии большого числа  однородных «производственных участков»  (филиалы, менеджеры по продажам  и т. д.), результаты деятельности  которых можно и нужно постоянно сопоставлять. Благодаря внедрению информационных систем становится возможна оценка состояния предприятия, быстрая ориентация в товарных и финансовых потоках, охват всех стадий цикла движения товаров.

 

Активными темпами развиваются сегодня программные средства самообслуживания клиентов (терминалы самообслуживания, информационные киоски, использование прайс-чекеров т.д.); ИТ-поддержка программ лояльности клиентов, сбора и обработки персональных данных клиента, а также расширение функциональности POS-терминалов за счет программной поддержки их функций.

Предприятия розничной  торговли проявляют интерес к  следующим областям информатизации:

1) системы анализа  данных – BI для обработки значительного  количества информации с большей  скоростью, которые позволяют быстро получать сводные данные об эффективности работы всего предприятия (например, систему класса SAP, Microsoft Dynamics AX, Oracle BI), анализировать всю информацию, имеющуюся в торговой организации, независимо от того, в какой информационной системе она накапливается. Основой этого решения является хранилище данных, которое аккумулирует информацию из различных источников и, благодаря специальной структуре, позволяет формировать отчеты гораздо быстрее, чем в ERP-системах. Исчезает необходимость обращаться к программистам для получения отчетов с требуемыми данными из разных систем, выгрузки этих данных в Excel, что значительно повышает скорость анализа и качество принимаемых на его основе решений [3].

 

2) системы управления  отношениями с клиентами – CRM. В условиях возрастающей конкуренции все большее число торговых предприятий заинтересовано в том, чтобы лучше знать своих покупателей и эффективнее осуществлять политику в области ассортимента, маркетинга и управления скидками. Кроме CRM-систем это различные ИТ-продукты для взаимодействия с клиентом через SMS и специализированные программы для работы с бонусными картами.

 

3) системы управления  сетями магазинов (SCM), которые  остаются востребованными торговыми  компаниями (например, Visual Pos Manager (VPM), – позволяющий из единого центра управлять всеми кассами и скидками розничной сети, и который интегрируется с SAP Retail, Microsoft Dynamics AX, 1С, Oracle Retail и т.д.).

 

4) рабочие места кассиров - PosX, оснащенные кассовой программой, ведь помимо стандартных операций по приему денег и выдачи сдачи, требуется организовать прием безналичных платежей, обслуживание дисконтных и бонусных карт.

 

5) программа «1С: Розница  8» на платформе «1С: Предприятие  8» - поддерживает работу с территориально распределенными информационными базами (РИБ). В результате все процессы, требующие информационного обмена, производятся не только с минимальными трудозатратами, но и в соответствии с регламентом, а центр оперативно получает необходимую для принятия управленческих решений информацию о продажах и товародвижении.

 

6) использование карманных  компьютеров или коммуникаторов (КПК)- т.е. мобильной торговли, системы  RFID. Эти устройства выступают  в качестве хранилища информации  о клиентах, товаре, расчетах и служат для занесения информации о продажах. Данные регулярно синхронизируются с основной учетной системой предприятия. Возможности: оформление заявок на продажу товара; мерчандайзинг; расчет рекомендуемого количества товара для заказа; учет кассовых операций возвратов, взаиморасчетов с клиентом; ведение нескольких фирм; система индивидуальных скидок; напоминания об акциях, новинках и скидках; каталог фотографий товаров; планирование посещений торговых агентов, контроль маршрутов агентов, поддержка GPS, контроль даты и времени посещения и т.д. Система повышает оперативность работы торговых агентов и экономит их время для непосредственного общения с клиентами.

 

Таким образом, применение информационных технологий в розничной  торговле во многом предопределяет успешность развития торговой организации. Информационные продукты призваны упрощать и совершенствовать систему контроля оперативной деятельности компании (финансы и затраты, запасы и склад, закупки и продажи, дебиторская задолженность и ценовая политика), управлять взаимоотношениями с заказчиками и поставщиками, контролировать процесс продаж.

 

 

2. Электронные таблицы и базы данных: определение и основные составляющие

 

Электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме. Электронная таблица (документ) создается в памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере. Представление данных в виде таблиц существенно упрощает анализ информации. Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц, разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами. Они ориентированы прежде всего на решение экономических задач, однако с их помощью можно решать математические, физические и инженерные задачи, например, осуществлять расчеты по формулам, строить графики и диаграммы.

Составляющие электронных  таблиц:

Столбцы (их заголовки обозначаются буквами A,G, AD, и т.д.)

Строки (их заголовки  обозначаются цифрами 1, 5, 890 и т.д.)

 

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация. Базы данных могут содержать различные объекты. Основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Поля БД определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Например, свойства полей могут быть такими: имя поля, тип поля, размер поля, формат поля, маска ввода, подпись, значение по умолчанию, условие на значение, обязательное поле, индексированное поде, пустые строки, и т.д. Типы данных: текстовый, числовой, денежный, дата/время, счетчик, поле мемо (большой объем текста), логический, поле объекта OLE (для мультимедийных объектов), гиперссылка, место подстановок.

 

3. Работа с текстовым файлом

 

Текстовыми  называются файлы, состоящие из любых символов. Они организуются по строкам, каждая из которых заканчивается символом «конец строки». Конец самого файла обозначается символом «конец файла». При записи информации в текстовый файл, просмотреть который можно с помощью любого текстового редактора, все данные преобразуются к символьному типу и хранятся в символьном виде. Для работы с файлами используются специальные типы данных, называемые потоками. Поток ifstream служит для работы с файлами в режиме чтения, а ofstream в режиме записи.

Для того чтобы  записывать данные в текстовый файл, необходимо:

описать переменную типа ofstream.

открыть файл с помощью  функции open.

вывести информацию в  файл.

обязательно закрыть  файл.

Для считывания данных из текстового файла, необходимо:

описать переменную типа ifstream.

открыть файл с помощью  функции open.

считать информацию из файла, при считывании каждой порции данных необходимо проверять, достигнут ли конец файла.

закрыть файл.

 

4. Проектирование базы данных

 

Основные задачи:

Обеспечение хранения в  БД всей необходимой информации.

Обеспечение возможности  получения данных по всем необходимым  запросам.

Сокращение избыточности и дублирования данных.

Обеспечение целостности  данных (правильности их содержания): исключение противоречий в содержании данных, исключение их потери и т.д..

Процесс проектирования БД включает в себя следующие этапы:

1. Информационно-логическое (инфологическое) проектирование. Первой задачей инфологического проектирования является определение ПО системы, позволяющее изучить информационные потребности будущих пользователей. Другая задача этого этапа – анализ ПО, который призван сформировать взгляд на ПО с позиций сообщества будущих пользователей БД, т.е. инфологической модели ПО. Анализ ПО выполняется разработчиком логической базы данных – специалистом в данной ПО.

 

2. Определение требований  к операционной обстановке, в  которой будет функционировать  информационная система.

Выбор зависит от таких  следующих показателей:

примерный объём данных в БД;

динамика роста объёма данных;

характер запросов к  данным (извлечение и обновление отдельных  записей, групп записей, обработка  отдельных отношений или соединение отношений);

интенсивность запросов к данным по типам запросов;

требования к времени отклика системы по типам запросов.

 

3. Выбор СУБД и других  инструментальных программных средств. Теоретически при осуществлении этого выбора нужно принимать во внимание десятки факторов. Но на практике разработчики руководствуются лишь собственной интуицией и несколькими наиболее важными критериями, к которым, в частности, относятся:

тип модели данных, которую  поддерживает данная СУБД, адекватность модели данных структуре рассматриваемой  ПО;

характеристики производительности СУБД;

запас функциональных возможностей для дальнейшего развития информационной системы;

степень оснащенности СУБД инструментарием для персонала  администрирования данными;

удобство и надежность СУБД в эксплуатации;

стоимость СУБД и дополнительного  программного обеспечения.

 

4. Логическое проектирование БД. На этапе логического проектирования разрабатывается логическая структура БД, соответствующая инфологической модели ПО. Решение этой задачи существенно зависит от модели данных, поддерживаемой выбранной СУБД. Результатом выполнения этого этапа являются схемы БД концептуального и внешнего уровней архитектуры, составленные на языках определения данных (DDL) выбранной СУБД.

 

5. Физическое проектирование  БД. Этап физического проектирования заключается в увязке логической структуры БД и физической среды хранения с целью наиболее эффективного размещения данных, т.е. отображении логической структуры БД в структуру хранения. Решается вопрос размещения хранимых данных в пространстве памяти, выбора эффективных методов доступа к различным компонентам «физической» БД. Результаты этого этапа документируются в форме схемы хранения на языке определения хранимых данных. Принятые на этом этапе решения оказывают определяющее влияние на производительность системы.

5. Работа с  электронными базами данными

 

В работе с электронными базами данных вам не нужно перебирать груду литературы в поисках необходимого материала. Главное – грамотно сформулировать запрос и правильно подобрать  ключевое слово! А потом скачать  полученный результат в удобном  для вас формате (чаще всего в виде HTML-документов или PDF-файлов).

Слабое знание иностранных  языков часто отталкивает людей  от использования иноязычных баз  данных. Но не следует забывать о  том, что создатели этих ресурсов заботятся о своих клиентах и  часто создают интерфейсы не только на английском, но и на многих других иностранных языках (в том числе и на русском).

 

6. Модели баз данных

 

Концептуальная  модель наиболее полно отвечает потребностям проектирования баз знаний и построена на ряде принципов, которые мы сейчас рассмотрим. Есть две большие области понятий в концептуальной модели. Обе они построены по принципу иерархического дерева. Первая область – это дерево типов данных, вторая – дерево данных. Дерево типов описывает структуру данных дерева данных, поэтому без дерева типов нет никакой логической целостности дерева данных.