Информационные потоки на предприятии

Министерство образования и науки Российской Федерации

Оренбургский государственный институт менеджмента

Кафедра «Организации и технологии защиты информации»

Дисциплина:  «Информатика»

Курсовая работа

Тема: «Информационные потоки на предприятии»

Выполнил студент:

Факультет:

_________________

                    Подпись

Проверила

Оценка: _________________________

_____________________

                     Подпись

«______» ___________________ 2009г.

г. Оренбург

Содержание

Введение              3

1. Описание ОВД Ленинского района МО «г. Оренбург»              4

1.1 История создания оренбургской милиции              4

1.2 Организационная структура ОВД Ленинского района МО                 «г. Оренбург»              6

1.3 Описание информационных потоков отдела участковых уполномоченных ОВД Ленинского района МО «г. Оренбург»               7

2. Проектирование системы по обработке данных отдела участковых уполномоченных ОВД Ленинского района МО «г. Оренбург»              9

2.1 Описание информационных объектов системы              9

2.2 Характеристика входной информации              10

2.3 Описание базы данных участковых уполномоченных ОВД Ленинского района МО «г. Оренбург»              11

Заключение              14

Введение

Главной целью автоматизации документооборота является повышение качества и сокращение количества времени, затрачиваемого на ее обработку, отправление и получение сведений, необходимых в работе.

Системы и средства информатизации могут существенно повысить качество обработки информации и доступность для значительной группы руководителей. Автоматизация главным образом позволяет сократить время обработки рутинной и схожей информации, то есть позволяет сократить трудозатраты.

Целью курсовой работы является разработка  автоматизированной базы данных участковых уполномоченных ОВД Ленинского района МО                «г. Оренбург». Для достижения цели были решены следующие задачи:

–   автоматизация обработки и выдачи отчетной информации о проведенной работе;

–   обработка выходной информации.

В первом разделе приводится общая характеристика рассматриваемой организации, описание организационной структуры ОВД Ленинского района МО «г. Оренбург», описание информационных потоков отдела участковых уполномоченных ОВД Ленинского района МО «г. Оренбург», определены задачи, которые необходимо автоматизировать.

Во втором разделе содержится сама программа базы данных отдела участковых уполномоченных ОВД Ленинского района и ее описание.

1. Описание ОВД Ленинского района МО «г. Оренбург»

1.1. История Оренбургской милиции

История Оренбургской милиции неотделима от славного пути органов внутренних дел России. Созданная 10 апреля 1798 года, она находится на страже законности и правопорядка в нашем далеко не спокойном приграничном регионе.

Первоначальный штат полиции ограничился полицмейстером, двумя приставами, секретарем и несколькими чиновниками, хотя вначале предполагалось 102 человека. Впоследствии в городе остался только городничий и несколько приказных смотрителей. Такая ситуация сохранялась порядка 20 лет. На деле, собственно, гражданская полиция в Оренбурге поначалу так и не сформировалась - к 1817 году она была представлена одним городничим - все нужные вопросы по-прежнему успешно решались военной полицией, военными властями. Штат оренбургской полиции 1817 года был утвержден 8 августа и предусматривал 30 человек. К первой половине 19 века в Оренбургской губернии структура полицейских органов стабилизируется. В 1902 году в Оренбургской городском полицейском управлении состояли на службе 18 человек. Всего же в рядах оренбургской полиции насчитывалось 489 штатных сотрудников. Лишь чрезвычайные события 1905 - 1907 годов в стране и губернии заставили Министерство внутренних дел предпринять активные меры по усилению штатов полиции, также расширилась ее сфера деятельности. 1917 год был действительно поворотным в судьбе россиян, рухнул монархический строй, полицию ликвидировали. 17 апреля Временное правительство учредило постоянную милицию. Первые милиционеры Оренбуржья несли свою нелегкую службу в сложных условиях разрухи, саботажа, диверсий, активизации преступности.
20 января (2 февраля) 1918 года для укрепления общественного порядка была создана Рабоче-крестьянская милиция, именуемая военно-народной охраной.
Оренбург был разбит на 5 районов, в созданные отделения были назначены комиссары (начальники). Иван Федорович Лобов, возглавляя Оренбургскую народную охрану, большое внимание уделял борьбе с преступностью, и предлагал создать отдел в составе 20 человек, из которых 15 сотрудников будут вести оперативную работу. Следующим комиссаром после Лобова был назначен Александр-Михайлович Бурчак-Абрамович. Губисполком возложил на милицию обязанности по усилению охраны и общественного порядка, выдаче разрешений на проведение собраний, спектаклей, концертов в городе… В начале 1922 года НКВД и Главное управление милиции в целях установления более заметной по своему внешнему виду форменной одежды работников милиции и ее однообразия решили приступить к разработке новой формы милиции. Было принято решение о том, чтобы в форме преобладал красный цвет, а не синий, как раньше. 9 ноября 1922 года ВЦИК утвердил новую форму одежды.

В 1928 году в Оренбурге было создано 4 отделения милиции общей численностью 138 человек. В уголовном розыске было 34 человека вместе с уборщицами и курьерами. В 11 районных административных отделах насчитывалось 92 человека.

В марте 1937 года организовался отдел по борьбе с хищениями социальной собственности и спекуляций. В это же время был создан отдел БХСС и в Оренбургском Управлении рабоче-крестьянской милиции. Помимо этого, в целях повышения качества оперативно-служебной деятельности было решено создать в системе ОВД следственные группы, повысилась значительно роль научно-технических подразделений, стали шире применяться криминалистическая техника и другие научно-технические средства.

В послевоенные годы, а именно, в 1946 году, отдел уголовного розыска ГУМ МВД СССР был преобразован в Управление уголовного розыска, и в последующие годы было много сделано для укрепления аппарата УР. В 1968 году УУР было реорганизовано в Главное Управление уголовного розыска МВД СССР. Вводится принцип специализации сотрудников по различным видам преступлений, ведутся поиски новых эффективных форм работы, с начала 70-х и в последующие годы штаты уголовного розыска увеличились на 50%.

1.2. Организационная структура ОВД Ленинского района МО        «г. Оренбург»

Управление осуществляет начальник отдела внутренних дел. Начальник ОВД решает все вопросы внутренней и внешней деятельности организации, осуществляет контроль внешней и внутренней информации, которая поступает и отправляется из различных отделов в процессе работы.

Организационная структура предприятия представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1. – Организационная структура ОВД Ленинского района МО «г. Оренбург»

К компетенции начальника ОВД относятся все вопросы руководства текущей деятельностью организации.

В непосредственном подчинении у начальника ОВД находятся его заместители: начальник Службы криминальной Милиции, начальник Штаба, начальник Милиции общественной безопасности.

Заместителю начальника ОВД – начальнику Службы криминальной милиции подчиняются такие отделы, как отдел уголовного розыска, отдел по борьбе в сфере экономики, экспертно-криминалистический отдел, подразделение по делам несовершеннолетних.

Заместителю начальника ОВД – начальнику Штаба подчиняются такие отделения, как отделение анализа, контроля и планирования, отделение информационного обеспечения, отделение планирования мероприятий гражданской обороны, группа учета, дежурная часть.

Заместителю начальника ОВД – начальнику Милиции общественной безопасности подчиняются такие отделы, как отдел по исполнению административного законодательства, отдел участковых уполномоченных милиции, отдел вневедомственной охраны, отдел паспортно-визовой службы, отдел лицензионно-разрешительной службы, отдел дознания.

1.3 Описание информационных потоков подразделения участковых уполномоченных ОВД Ленинского района МО                      «г. Оренбург»

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Кроме центрального документооборота крупного предприятия, существуют специализированные документооборот (в подразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства и т.д.).

Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия.

Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие.

Движение информации внутри отдела участковых уполномоченных, а также между подразделением и ОВД осуществляется в форме потоков информации.

От рациональной организации потоков информации подразделения, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность  деятельности подразделения и ОВД в целом.

Участковые затрачивают довольно большую часть рабочего времени на выполнение многочисленных учетно-технических операций обработки информации, связанных с составлением отчетов. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных работ, как контроль, анализ и регулирование поступков несовершеннолетних, правонарушителей и т.п.

Массовые, повторяющиеся операции по составлению отчетов (раппортов) и их учету относятся к задачам, которые поддаются формализации и, следовательно, автоматизации. Участковый по электронной почте либо по факсу получает входящее поручение от начальника ОВД либо следователя по факту совершения правонарушения. После проведения проверки данного поручения, участковый составляет отчет (раппорт) о проделанной работе на имя поручителя и отправляет его вместе с входящим поручением по электронной почте либо по факсу в ОВД. Второй экземпляр отчета (раппорта) остается у участкового.

Рисунок 1.2 Информационные потоки отдела участковых уполномоченных ОВД Ленинского района

1.     Заявление;

2.     Выдача удостоверения, направление в отдел и т.д.;

3.     Распоряжение о зачисление нового сотрудника;

4.     Отказ или просьба о предоставление сотрудника;

5.     Анкета сотрудника.

Приходя на новое место службы, сотрудник приходит в отдел кадров и пишет заявление о принятие его на службу (1). Отдел кадров заполняет личное дело нового сотрудника, согласуя это с начальником ОВД (5) и выдает удостоверение сотруднику поступившего на службу в ОВД (2), также отдел кадров передает соответствующее распоряжение в отдел назначения (отдел прохождения службы) о сотруднике (3). В свою очередь начальник отдела может написать заявление об отказе принятия на службу сотрудника или на оборот о просьбе предоставить им сотрудников (4).
2. Проектирование автоматизированной базы данных подразделения участковых уполномоченных ОВД Ленинского района МО «г. Оренбург»

2.1 Описание информационных объектов системы

Входная информация, необходимая для решения различного рода задач  поступает в систему в виде документов.

Основными объектами системы являются: документы, списки документов и отчеты. Документ – это объект, предназначенный для хранения сведений об операциях, производимых на предприятии. Посредством документов организуется ввод информации, ее просмотр, обработка и передача.

Справочными объектами в системе являются такие информационные объекты, как: список сотрудников, карта сотрудника. Списки являются инструментом для работы с документами и предназначены для просмотра всех имеющихся документов. Работая со списком документов, делопроизводитель может заводить новые документы, просматривать их, редактировать и удалять.