Информационные процессы

Повного переводу прийому вхідних  і розсилання вихідних документів на безпаперову технологію не потрібно. Подібне обмеження може бути порушенням прав окремих громадян, що не мають доступу до засобів обчислювальної техніки та Інтернету. Класичні функції реєстрації вхідних паперових документів із традиційними підписами заявників також є атрибутами системи електронного документообігу. Це необхідно для скасування «інформаційної нерівності». Якщо не приділяти належної уваги розв'язанню цієї проблеми, то громадяни, позбавлені доступу до засобів обчислювальної техніки та Інтернету, залишаться позаду у русі до інформаційного суспільства.

 

2. 2. Системи, що організують електронний документообіг

 

Як вже йшлося вище, електронний документообіг —  це сукупність нових технологій роботи з документами. Застосовувані технології дозволяють організувати «безшовну» взаємодію  систем, що забезпечують різні операції обробки документів. У першу чергу до таких технологій можна віднести:

• технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в цілком електронну форму представлення;
• електронний аналог власноручного підпису;
• засоби передачі даних;
• засоби збереження електронної інформації.

Перераховані технології дозволяють підсистемам, що виконують  різні функції, органічно доповнювати  одна одну. Подібна взаємодія дозволяє різко підвищити ефективність праці  держслужбовців при роботі з документами.

Електронний документообіг  дозволяє створити в органі влади  єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі  документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій російського діловодства.

Основа подібної інтеграції — надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи  документообігу. Всі оброблювані  документи зберігаються в єдиному  сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний  пошук і вибірку інформації при  підготовці матеріалів.

Рішення Microsoft і партнерів  в сфері електронного документообігу і діловодства забезпечують цей  головний стрижень подальшого розвитку органу влади, оскільки вони дозволяють включити в єдине інформаційне поле головну прикладну задачу органу влади — роботу з організаційно-розпорядчими документами.

Схема взаємодії систем електронного документообігу з єдиним сховищем документів органу влади на прикладі найбільш протяжного циклу  обробки документів відображена  на мал. 1. Під найбільш протяжним циклом мається на увазі випадок, що коли вхідний документ породжує підготовку вихідного документа, що включає аналіз архівних документів і внутрішніх робочих матеріалів.

 

 

 

 

  Мал. 1. Взаємодія документообігу  із сховищем документів

Згаданий на вищенаведеній схемі архів електронних документів формально не відноситься до документообігу. Однак робота з архівними документами є важливим етапом при підготовці нових матеріалів. Інтеграція архіву електронних документів у єдиний інформаційний простір органу влади дозволить зробити доступ до архівних матеріалів оперативним і ефективним.

Представлені на мал. 1 операції:

• реєстрація вхідного документа;
• розгляд вхідного документа;
• реєстрація внутрішнього чи вихідного документа — є функціями діловодства і документообігу організаційно-розпорядчих документів. Усі ці операції регламентовані загальнодержавними і відомчими інструкціями з діловодства і виконуються за допомогою системи автоматизованого діловодства та електронного документообігу (скорочено — САДЕД). Система також автоматизує операції;
• узгодження проекту внутрішнього чи вихідного документа;
• затвердження внутрішнього чи вихідного документа;
• розсилання і публікації документів.

Це обумовлено необхідністю використання в перерахованих вище операціях електронного аналога власноручного підпису і криптозахисту. Обидві ці технології регламентовані федеральним законодавством і повинні здійснюватися за допомогою ПЗ, що має необхідні сертифікати.

Відмінність САДД, що згадувалася  в розділі «Автоматизація паперового документообігу та діловодства», від САДЕД полягає в тім, що перша система забезпечує управління потоками паперових документів, а друга організує роботу з повністю електронними організаційно-розпорядницькими документами.

Інші відображені на мал. 1 операції:

• підготовка текстів документів;
• підтримка робочих матеріалів (інформаційні документи, довідники, статті, загальні списки, розклади тощо) і єдиних шаблонів документів;
• підтримка бази нормативно-довідкової інформації і керівних матеріалів — оперують «неофіційними» документами, робота з якими не регламентована загальнодержавними чи відомчими інструкціями. На даний момент у більшості органів влади і місцевого самоврядування дані операції вже виконуються із застосуванням ЗОТ. Задача автоматизуючої системи — організувати ефективну колективну роботу над текстами документів і надати кожному держслубвоцвю насичений інформаційний простір для забезпечення діяльності.

Реалізація цих задач  відводиться системі організації  колективної роботи, докладніше описаній в розділі «Підсистема забезпечення колективної роботи над проектами документів».

 

 

2. 3. Загальні принципи побудови  та функціонування інтегрованої системи електронного документообігу

 

Інтегрована система  електронного документообігу являє  собою територіально розподілену комп’ютерну систему. Розподілений характер визначає відповідні характеристики та вимоги до неї – орієнтацію на “клієнт/серверні” технології обробки і доступу до інформації, використання комунікаційних каналів і відповідних протоколів обміну. Виходячи з того, що управлінська діяльність та документообіг є елементом складної організаційної структури, яка взаємодіє з іншими процесами управління та спрямована на досягнення глобальних цілей забезпечення інформаційно-аналітичної діяльності працівників ДЗУ.

Загальні принципи побудови та функціонування ІСЕД:

1. В організаційному аспекті: забезпечення контролю цілісності документів, реєстрації документів відповідно до регламенту роботи, виконання процесів обробки документів в залежності від ситуацій та подій, яких стосуються документи; зведення до мінімуму змін в системі, що стосуються зв’язків з зовнішніми структурними підрозділами та установами в разі зміни організаційної структури; забезпечення багатоваріантності зв’язків із зовнішніми структурними підрозділами та установами з метою збереження працездатності системи в разі втрати зв’язку будь-яким зовнішнім структурним підрозділом;
2. В інформаційному аспекті: інтеграція даних, що підтримуються та використовуються структурними підрозділами та установами при їх взаємодії; можливість виконувати основні функції в локальному режимі функціонування системи; відповідність існуючим інформаційним технологіям, які розробляються і функціонують в органах державної влади;
3. В алгоритмічному аспекті: алгоритми функціонування системи повинні відповідати вимогам, міжнародним стандартам та рекомендаціям щодо побудови та використання інтерфейсів користувача, мережних засобів, систем управління базами даних та знань тощо;
4. В технічному аспекті: забезпечення взаємозамінності та резервування технічних засобів системи з метою досягнення потрібної надійності її функціонування; архітектура системи повинна дозволяти розширення програмно-технічних засобів без змін програмного і інформаційного забезпечення, дозволяти доповнення та оновлення функцій і складу системи без порушення її функціонування.

В технічному аспекті: забезпечення побудови діловодних процесів пілот-проекту 11АС в рамках сучасної концепції WorkFlow таким чином, що управління та планування здійснюється відносно виробничих процесів (потоків робіт), в рамках яких створюються, оброблюються та надходять документи; забезпечення можливості легкого та швидкого переналагоджування процесів відносно змін технологій обробки чи потреб кінцевих користувачів без суттєвого зниження продуктивності та надійності системи в цілому; при впровадженні ІСЕД режим праці спеціалістів не змінюється. ІСЕД пілот-проекту 11АС реалізується як інтегрована система управління організаційного типу, що забезпечує приймання, обробку, передачу та зберігання електронних документів в рамках корпоративної мережі та використовує сервіси телекомунікаційної мережі 11АС [12, с. 32].

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 3

ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ  ОФІЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ

Основною метою при  розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних.

Системою діловодства  обробляються документи, які зберігаються в єдиному сховищі документів органу влади. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади.

Технологію електронного документообігу підтримують наступні функціональні можливості системи:

• реєстрація в автоматизованому режимі переданих електронною поштою або через Інтернет-портал вхідних документів, у тому числі таких, що мають електронний цифровий підпис (ЕЦП) і криптозахист;
• сканування і розпізнавання паперових документів за допомогою вбудованої OCR-технології;
• прикріплення до реєстраційної картки (РК) електронного образу документу у вигляді файлу (файлів) будь-якого формату;
• розмежування прав доступу до прикріплених файлів електронного образу документу;
• надання кожній посадовій особі — учаснику діловодного процесу — свого особистого віртуального кабінету, чим досягається доступ посадової особи тільки до документів, що відноситься до її компетенції;
• розсилання електронних документів і доручень по них по мережі (по кабінетах посадових осіб);
• забезпечення процесу узгодження (візування) проектів документів;
• повнотекстовий і атрибутивний пошук електронних документів, включаючи віддалений повнотекстовий пошук;
• відправлення електронною поштою або публікація на Інтернет-порталі органу влади електронних вихідних документів (з використанням будь-якої електронної пошти, що підтримує MAPI), захищених ЕЦП і шифруванням за допомогою сертифікованих засобів;
• формування і оформлення справ, тобто групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизацією документів всередині справи;
• архівне збереження електронних документів, справ органу влади.

Основною одиницею обліку в системі є РК документа, повнота  реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних  звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку.

При цьому основний набір  реквізитів РК може бути розширений довільним  набором додаткових реквізитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна  нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних при формуванні звітів.

При одержанні електронного вхідного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті обміну між двома системами ЕДД документу  більша частина реквізитів РК формується автоматично. Електронний образ документу прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документу, що має ЕЦП і криптозахист.

Якщо вхідний документ надходить у паперовому вигляді, із середовища системи забезпечується виклик пакета оптичного розпізнавання тексту, а після одержання його електронного образу — повернення в систему діловодства з одночасним прикріпленням документа до РК. Користувач системи, що здійснив прикріплення файлу документа, встановлює права доступу до файлу на рівні грифа таємності, а також захист (скасування захисту) від редагування.

При необхідності переводу відносно великого обсягу паперових  документів, призначених для виконання  і збереження в електронному вигляді, пропонується використання опції «Потокова реєстрація». У цьому випадку після занесення реєстраційних даних про документ у РК користувач автоматизованого робочого місця (АРМ) потокової реєстрації здійснює друк на першому листі штрих-коду, що відповідає внутрішньому системному номеру, який присвоюється системою документу, що реєструється. Після цього документи в довільному порядку від різних АРМів потокової реєстрації надходять на АРМ сканування, обладнаного швидкодіючим сканером. Відскановані електронні образи документів надходять у базу даних і завдяки технології виділення штрих-коду прикріплюються до відповідних реєстраційних карток документів.

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню  документу, а далі — виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які або чекають початку виконання (у папці «Надійшли»), або прийняті співробітником до виконання (у папці «На виконанні»), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці «На контролі»).