Информационные процессы

У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук  необхідного документа, у тому числі  і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також  прикріплюються до РК. Вихідний документ, супроводжуваний реквізитами РК, може бути захищений ЕЦП, зашифрований і переданий адресатові.

Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг.

Виконані документи  формуються в справи і передаються  на архівне збереження.

 

3. 1. Забезпечення підготовки документів

 

Відмінність процесів підготовки текстів документів для автоматизованого документообігу, описаних у розділі «Підготовка документів», від цих же процесів в електронному документообігу, невелика. В описі рішення для автоматизації документообігу говорилося, що в більшості органів влади і місцевого самоврядування реальна робота зі створення документів вже ведеться в електронній формі. Такий порядок роботи став звичним для державних службовців, і мета рішення — запропонувати більш сучасні засоби організації роботи.

Оскільки в автоматизованому документообігу використовуються найбільш сучасні рішення і критерієм відбору є лише їхня сполучуваність з паперовим документообігом, то нічого переважно нового в електронному документообігу не міститься.

Дуже важливою перевагою  технології підготовки документів, яка використовується в ЕДД, є можливість автоматизації всього процесу узгодження і затвердження документа, у тому числі і з використанням електронних аналогів власноручного підпису.

Крім того, система  ЕДД дозволяє працювати з єдиним сховищем об'єктів, у якому містяться як неофіційні дані, так і документи, оброблювані «офіційним» документообігом і архівною справою.

Усе це дозволяє істотно  підвищити ефективність праці при  підготовці документів, оскільки єдиним інструментам пошуку та аналізу даних доступний весь інформаційний простір органу влади. У підготовці нових документів можуть легко використовуватися не тільки особисті чи колективні наробітки службовців, але й фрагменти чи аналітичні матеріали, отримані на основі дослідження всіх (при безумовному контролі прав доступу до інформації) наявних документів. Це найсуттєвішим чином підвищує ефективність праці і якість підготовлюваних документів. Тільки технологія ЕДД дозволяє сформувати та успішно експлуатувати єдину базу знань у повній відповідності з представленням цього терміну в концепції «управління знаннями».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВИСНОВКИ

 

Системи електронного діловодства  і документообігу можуть сприяти  створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш  легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями  не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу (CЕД).

Отже, електронний документообіг  – це сукупність технологій, які  не тільки значно оптимізують, але й  істотно змінюють роботу будь-якої організації. І цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути упроваджена «з нуля», оскільки упровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності організації. Причому збої в роботі виникнуть не тільки у внутрішньому середовищі організації, яка автоматизується, але і як наслідок – у підпорядкованій їй організацій. Таким чином, перед розгортанням системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх суб’єктів прийняття рішень (організацій) до якісно нових технологій [2, с. 34].

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Основною метою при  розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних.

У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також  прикріплюються до реєстраційної картки. Вихідний документ, супроводжуваний реквізитами РК, може бути захищений ЕЦП, зашифрований і переданий адресатові.

Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг.

Виконані документи  формуються в справи і передаються  на архівне збереження.

Усе це дозволяє істотно  підвищити ефективність праці при  підготовці документів, оскільки єдиним інструментам пошуку та аналізу даних  доступний весь інформаційний простір органу влади. У підготовці нових документів можуть легко використовуватися не тільки особисті чи колективні наробітки службовців, але й фрагменти чи аналітичні матеріали, отримані на основі дослідження всіх (при безумовному контролі прав доступу до інформації) наявних документів. Це найсуттєвішим чином підвищує ефективність праці і якість підготовлюваних документів. Тільки технологія ЕДД дозволяє сформувати та успішно експлуатувати єдину базу знань у повній відповідності з представленням цього терміну в концепції «управління знаннями».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список використаних джерел

 

1. Андрєєва В. І. Робота з документами в діловодстві. Документообіг фірми      / В. И. Андрєєва. – М. : ЗАТ Бізнес-Школа “Інтел-Синтез”, 2002. – 144 с.

2. Бадьїна А. В. Електронний документообіг фірми / А. В. Бадьїна                        // Діловодство. – 2003. – №1. – С. 34 – 39.

3. Вялова Л. М. Організація руху документів / Л. М. Вялова // Секретарська справа. – 2000. – № 2. – С. 16 – 20.

4. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. Навчальний посібник для учнів професійно-технічних закладів освіти / А. Н. Діденко. – Вид. 5-е. – К. : Либідь, 2006. – 383с.

5. Кулицький С. П. Організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. / С. П. Кулицький. – К. : МАУП, 2002. – 224 с.

6. Про електронні документи та  електронний документообіг: закон  України // Відомості Верховної  Ради (ВВР). – 2003. – № 36. – С. 275.

7. Сокова А. Н. Електронне діловодство (Практичний погляд на проблему в реальних умовах) / А. Н. Соколова // Діловодство. – 2000. – №1. – С. 32 – 37.

8. Шатина Н. В. Складання номенклатури справ / Н. В. Шатина // Секретарська справа. – 2000. – №1. – С. 18 – 24.