Информационные системы для руководителей

Информационные системы для руководителей

Гай Фитцджеральд

1. История развития и терминология
2. Варианты использования информационных систем
3. Программное обеспечение и архитектура
4. Особенности и характеристики
5. Родственные вопросы
6. Перспективы будущего
7. Заключение

Обзор

По сути, информационные системы для руководителей —  это попытка использовать возможности  и преимущества информационных технологий и систем (ИТ/С) для поддержки деятельности руководителей высокого ранга и  удовлетворения их потребностей. Уместность использования ИТ/С на операционном уровне сегодня не вызывает сомнении, разве что у работников самых мелких организаций, но необходимость использовать ИТ/С для поддержки высших уровней руководства и их особой деятельности до сих пор оспаривается. Однако информационные системы для руководителей разрабатываются и живут, поскольку технологии постоянно развиваются, деловое окружение становится нее более конкурентным, а организации генерируют все больше компьютеризированной информации.

Те организации  и их руководители, кто наилучшим образом использует достижения технологий, безусловно, имеют значительное конкурентное преимущество, а использование информационных систем для руководителей является основным аспектом эффективного использования технологий. Информационные системы для руководителей созданы для того, чтобы руководителям высокого ранга своевременно предоставлялась информация, необходимая для осуществления их деятельности. Для этого системы должны быть простыми в использовании и обеспечивать получение различных видов информации, например сводок, информации о тех или иных тенденциях, отклонениях от нормы, а также обладать функцией моделирования «что если». Предоставляемые данные могут быть количественными и качественными, внутренними и внешними. Структура и вид информационных систем для руководителей являются важными факторами успеха, а пользователям (в данном случае руководителям) необходимо самим участвовать в проектировании систем, чтобы убедиться в том, что они полностью соответствуют их требованиям.

1. История развития и терминология

Понятие информационных систем для руководителей появилось  сравнительно недавно: этот термин впервые  был введен Рокартом и Трейси (Rockart & Treacy, 1982). Информационной системой для руководителя была названа «компьютеризированная система, которая предоставляет руководителям возможность легкого доступа к внутренней и внешней информации, важной для достижения успеха» (Watson et. al., 1991). Некоторые толкователи также подчеркивали, что информационные системы для руководителей должны способствовать стратегической деятельности, и что они не должны быть абсолютно компьютеризированными. Таким образом, информационная система для руководителя по своей сути является автоматизированной системой поддержки деятельности высших управленческих уровней организации. Поддержка деятельности менеджеров не такого высокого уровня, где решаемые задач и более структурированы, обычно требует более конкретных данных и возможностей моделирования, и такие системы называются системами поддержки принятия решений. Общим термином для систем обеспечения деятельности любого уровня управления является «управленческая информационная система». Эта разновидность систем, называемых управленческими информационными системами, обычно отличается от систем, которые осуществляют поддержку деятельности организации (как правило, это системы обработки транзакций, например системы для резервирования авиабилетов или системы складского учета). Источником большей части данных, необходимых для различных видов управленческих информационных систем, могут быть системы обработки транзакций, а в некоторых случаях элементы управленческих информационных систем строятся непосредственно на основе систем обработки транзакций. Терминология запутанная, что усугубляется тем фактом, что в США термин «управленческие информационные системы» включает в себя системы осуществления операций, а термин «информационные системы для руководителей» зачастую заменяется термином «системы поддержки руководителей».

2. Варианты использования информационных систем

Хотя об информационных системах для руководителей зачастую говорят как о чем-то однородном и целостном, на самом деле стандартной системы не существует. Каждая из них разрабатывается для конкретных нужд конкретных руководителей какой-либо конкретной организации. Они значительно различаются по способу использования, назначению и функциям. В некоторых системах во главу угла поставлена количественная финансовая информация, в то время как в других рассматривается широкий спектр, как точной информации, так и информации, не поддающейся исчислению. Некоторые созданы с целью предоставления информации только по ключевым показателям деятельности предприятия, в то время как другие не имеют таких ограничений и руководитель может просматривать информацию, необходимую ему в данный момент. Исследование информационных систем для руководителей, проведенное в Великобритании, показало, что наиболее часто встречаются финансовые прикладные программы, программы анализа продаж и маркетинговой информации, нефинансовых показателей деятельности, программы поиска информации о деятельности конкурентов, прогнозирования, стратегического планирования и экономического моделирования (Fitzgerald, 1992).

Одним из ранних примеров использования информационной системы  для руководителей была система, использовавшаяся в крупной транснациональной нефтяной компании. Изначально инициатором разработки системы и ее пользователем был финансовый директор компании, который стремился к более быстрому и совершенному доступу к финансовой информации. До этого предоставлявшиеся финансовые отчеты были традиционными, т. е. составлялись вручную, содержали большое количество цифр, и подготовка отчета отнимала массу времени; один месячный отчет состоял из тридцати страниц, и его готовили шесть человек на протяжении восемнадцати дней. Отчеты и соответствующие данные были заложены в информационную систему для руководителей и, как следствие, отчет за предыдущий месяц стало возможным получить не к концу следующего месяца, а в начале его. Кроме того, следствием использования информационной системы для руководителей стали: возможность получения дополнительной информации в виде графиков, сводок, особое внимание к отклонениям от нормы, более высокая степень детализации информации и легкое сравнение результатов различным временных периодов. Вскоре к этому добавился более сложный финансовый анализ. Информационная система для руководителей была сочтена очень удачной и предоставляющей массу преимуществ. Она регулярно использовалась даже членами совета директоров, а для многих руководителей это был первый опыт самостоятельного использования компьютеров. Информационную систему быстро освоили другие директора и менеджеры высшего звена, и было разработано прикладное программное обеспечение для всей организации.

3. Программное обеспечение и  архитектура

Изначально информационные системы для руководителей приходилось разрабатывать с нуля для каждой организации, как и любую другую прикладную программу, предназначенную для конкретных целей, но вскоре на рынке появилось большое количество специализированного программного обеспечения для разработки информационных систем для руководителей. Это программное обеспечение предоставило базовую структуру и окружение для разработки, что обеспечило возможность быстрого создания окон и интерфейсов, возможность доступа к различным источникам данных, возможность построения различных моделей и т. д. Организации стали использовать это программное обеспечение для создания необходимой прикладной информационной системы для руководителей. Программное обеспечение для разработки таких систем очень быстро совершенствуется, что дает возможность создать прикладную информационную систему для руководителей в очень короткие сроки. Но, возможно, более важно, что с помощью этого программного обеспечения можно быстро менять прикладные программы по мере изменения требований бизнеса. Вот некоторые известные программные продукты для разработки информационных систем для руководителей и их производители (по данным па середину 1990-х гг.);

• «Acumen" (в США «Acumate") от Kenan Systems;
• «Commander" от Comshare;
• «Express» от IRI Software (теперь является собственностью Oracle);
• «Forest and Trees» от Platinum Technology;
• «Gentium» от Planning Sciences International;
• «Holos» от Holistic Systems;
• «Lightship» от Pilot Software (собственность Dun & Bradstreet);
• «Resolve» от Metapraxis;
• «SAS EIS» от SAS Institute;
• «Track" от Intelligent Office Company.

Традиционная  архитектура информационной системы  для руководителей основана на использовании  хоста, при этом персональные компьютеры (ПК) или рабочие станции соединены с основным компьютером или мини-компьютером. ПК отвечает за создание окон и поддержание интерфейса, в то время как основной компьютер работает непосредственно с базой данных, осуществляет основное управление данными и их анализ.

Все другие варианты основаны на использовании ПК или локальных сетей (ЛС), в этом случае данные хранятся на файловом сервере, а их обработка происходит на ПК, входящих в состав сети. Некоторые системы могут представлять собой элементы или комбинацию приведенных вариантов. Как правило, данные из оригинальных источников, запрашиваемые информационной системой для руководителей, становятся доступны не сразу, а загружаются в установленном порядке в базу данных информационной системы из соответствующих баз. Например, информация по продажам может загружаться из систем осуществления торговых операций в информационную систему для руководителей один раз в день или один раз в неделю, а информация по персоналу может загружаться только один раз в месяц. Загрузка позволяет избежать того, что информационные системы для руководителей будут мешать функционированию действующих систем, и обеспечивает сохранение только тех данных, которые необходимы информационной системе для руководителей, причем с определенной степенью детализации.

4. Особенности и характеристики

Вообще говоря, информационная система для руководителей  предназначена для предоставления информации, необходимой для работы руководителей, в простой и удобной для пользователя форме (см. УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ).

Это достигается различными путями, которые описаны ниже.

Взаимодействие с системой и подача информации

Простота  использования

Интерфейс информационной системы для руководителей должен быть простым в использовании  и интуитивным. Поэтому большинство  систем перешло от использования клавиатуры либо к интерфейсу с использованием мыши, когда пользователю нужно указать на необходимый объект и щелкнуть клавишей мыши, либо к использованию сенсорных экранов. Сенсорные экраны — это новинка, тесно связанная с развитием информационных систем для руководителей.

Действие  осуществляется прикосновением к различным  частям экрана (сенсорные клавиши). Например, для того чтобы изменить процентную ставку в какой-либо конкретной прикладной информационной системе  для руководителей, пользователь прикасается к верхней части гистограммы процентной ставки и двигает пальцем вверх и вниз по экрану до тех пор, пока не установит желаемую величину процентной ставки. Когда давление на экран прекращается, финансовая модель пересчитывается в соответствии с выставленной величиной процентной ставки.

Разнообразие  форм подачи данных

Разнообразие  форм подачи данных также очень важно. Оно включает в себя вывод информации в различных формах, что необходимо для составления более эффективных  сводок и для предоставления информации в виде, например, таблиц, текста, графиков с использованием различных цветов, картинок, звуковых эффектов и т, п.

Гибкость  просмотра информации

Поскольку на этом уровне гибкость очень важна, одна и та же информация может быть представлена или в общем виде, или с различными степенями детализации. Например, можно вывести график продаж компании за предыдущие периоды, а затем каждую его часть вывести в более подробной форме — в виде графика или таблицы (например, информация, разбитая по регионам, конкретному товару или именам торговых представителей), или в любой их комбинации, и так вплоть до максимально возможной степени детализации. Наибольшей степенью детализации, по крайней мере, теоретически, может быть предоставление отдельных счетов, хотя на практике это редко бывает востребовано пользователями из числа руководителей. Это свойство, заключающееся в продвижении от общих уровней к уровням с более подробной информацией, называется «увеличением степени детализации». Еще большая гибкость просмотра информации подразумевает возможность переключения между окнами с информацией по различным временным периодам и простого сравнения, например текущего периода с предыдущим, количества наличного товара с его запасами и т. д.

Типы данных

Внутренние данные и внешняя информация

Очевидно, что источником некоторой информации, необходимой  для информационных систем для руководителей, является сама организация. Информация, например, по финансам, продажам или  персоналу может быть получена из существующих файлов и баз данных. Однако большое количество необходимой руководителям информации получается также извне. Информационная система для руководителей должна обеспечивать доступ к необходимой внешней информации и обладать средствами, позволяющими при необходимости сравнивать внешнюю и внутреннюю информацию.

Примером внешней информации может быть информация о конкурентах, правительственная статистика, законодательные  ограничительные меры, обзоры отрасли, нормы по охране окружающей среды, исследования рынка, политический анализ, экономические данные, новости и политика. Некоторая внешняя информация может предоставляться различными онлайновыми источниками, которые поддерживаются третьей стороной. Другие же виды информации, возможно, должны собираться самой организацией, в которой работает пользователь.

Не поддающаяся  исчислению информация

Некоторая информация, представляющая интерес для руководителей, может не поддаваться количественному  измерению или достаточной проверке. Информационные системы для руководителей  часто имеют функцию работы с неколичественными данными, например в виде текста, структурированного так, чтобы его было проще анализировать и осуществлять поиск (такой вид может иметь информация о конкурентах). Существует система, которая хранит информацию о мнениях клиентов, которые собираются торговыми представителями на местах, в процессе встреч с клиентами. На следующий день эта информация становится доступной для информационной системы для руководителей в необработанной форме, а также в систематизированной форме или в виде сводок, чтобы руководитель мог осуществлять поиск информации по конкретному конкуренту или товару. Один из руководителей признался, что он впервые узнал об очень важном новом товаре, выпущенном конкурентами, именно таким образом.

Виды анализа

Сводки, сравнения, тенденции и прогнозы

Как уже упоминалось, важными элементами информационных систем для руководителей являются возможность предоставления сводок, обобщающих более подробную информацию, возможность сравнения данных по различным периодам и т. п. Большинство руководителей не желает вдаваться в детали, но предпочитает получать данные и сравнивать их на уровне общих представлений. Необходимы сводки по различным уровням, включая сводки по подразделениям. Зачастую бывает трудно составить подобную сводку (или сравнение) высокого уровня, поскольку она должна содержать в себе информацию нижнего уровня, которая берется из различных источников. Анализ тенденций изменений, основанный на данных предыдущих периодов, анализ временных рядов и различные типы прогнозирования также являются важными функциями, которые обычно предоставляются информационными системами для руководителей.