Информационные системы для руководителей

Сообщения об отклонениях от нормы

Некоторые информационные системы для руководителей имеют функцию анализа отклонений показателя от заданных норм или стандартов на определенное значение, что позволяет их зарегистрировать. Например, информационная система для руководителей может вывести информацию, что уровень обслуживания ниже или выше ожидаемого на 10% или когда продажи идут особенно хорошо или особенно плохо. Это предотвращает перегруженность пользователя информацией и концентрирует внимание на информации, которая своим появлением требует предпринять какие-либо действия.

Моделирование «что, если»

Помимо обеспечения  наличия информации и ее вывода на экран, могут также иметь место  возможности моделирования типа «что, если». Такие возможности означают, что пользователь может изменить некоторые параметры модели к выявить, к чему приведет такое изменение. Например, нужно узнать, каким будет окончательный результат, если цена конкретного товара поднимется на 5%. Модель даст ответ, основанный на встроенных в программу допущениях, например встроенной эластичности спроса на товар. Более совершенные системы предусматривают также изменение встроенных допущений и анализ чувствительности.

Другие  функции

Обычно информационные системы для руководителей могут  выполнять и другие полезные функции, которые не имеют непосредственного  отношения к концепции таких  систем, но с их наличием у руководителя появляется полный набор компьютерных средств, которыми, как правило, можно пользоваться как одним интегрированным программным пакетом. Сюда можно причислить функции электронной почты, факса, дневника, календаря, отслеживания событий и ведения записей, которые часто бывают включены в информационную систему для руководителей.

5. Родственные вопросы

Управленческая  деятельность и информационные системы  для руководителей

На заре компьютерной эры большая часть усилий была направлена на то, чтобы производить операционные системы, но со временем была выявлена возможность использования технологий для поддержки управленческой деятельности. Однако многие прикладные управленческие системы не имели особого успеха, и менеджеры разочаровались в этой идее. Эти ранние системы иногда ассоциировались с такой картиной: менеджеры управляют организацией, сидя перед экраном монитора в полутемной комнате, приводя в движение рычаги организации посредством компьютерной системы. Также имело место допущение, что чем большее количество информации доступно руководителям, тем успешнее будут принимаемые решения. Такие модели не соответствовали действительности, поскольку основывались на ложных представлениях о работе руководителя и принятии решений. Например, Минцберг (Mintzberg, 1975), Стюарт (Stewart, 1967) и другие показали, что на практике менеджеры не придерживаются модели, которую можно назвать классической моделью управления (как, например, описанная у Файола (Fayol, 1949)). Кроме того, некоторые менеджеры были в первую очередь не очень сильны в компьютерах, с неохотой признавали необходимость их использования в организации и уж определенно не хотели пользоваться ими сами.

Преимущества  и развитие информационных систем аля  руководителей

В последнее время ситуация изменилась, и разработка различного программного и аппаратного обеспечения привела к переоценке взглядов на то, могут ли потребности высших и стратегических уровней управления быть удовлетворены с помощью технологических достижений. Растет также число людей, признающих, что все более конкурентная природа делового мира требует, чтобы руководители имели лучший доступ к информации. Кроме того, некоторые высокопоставленные руководители признали, что использование информационных систем для руководителей дает значительные конкурентные преимущества. Колин Маршалл, исполнительный директор British Airways, заявил, что используемая их организацией информационная система для руководителей помогла компании легче преодолеть кризис, имевший место в сфере авиаперевозок в 1982 г., чем это удалось сделать ее конкурентам (кризис был вызван рядом причин, таких как авария на Чернобыльской АЭС и бомбардировки Ливии. По словам Маршалла, использование информационной системы для руководителей позволило British Airways рассчитать интенсивность своей деятельности и определить момент начала повышения спроса на авиаперевозки быстрее и точнее, чем это удалось другим.

В США информационные системы для руководителей в Lockheed-Georgia (Houdechel & Watson, 1987) и Phillips Petroleum (Applegate & Osborn, 1988) были правильно спроектированы и стали примерами удачных систем, использование которых благотворно сказалось на деятельности компаний. Было объявлено, что использование информационных систем для руководителей дает определенные преимущества. Некоторые авторы утверждали, что информационные системы для руководителей могут стать потенциальной причиной серьезных изменений в организациях, например, Джордж (George et al.,1992); Волонтино (Vulontino et al, 1992); Штрауб и Везерби (Straub & Wetherbee, 1989). Было отмечено, что, помимо других изменений, использование информационных систем для руководителей может повлечь за собой сокращение размеров организации, а также может помочь сократить количество уровней управленческих структур и уровней отчетности, изменить направление деятельности организации, усовершенствовать коммуникации внутри организации, и в большинстве случаев может послужить фактором, обуславливающим перемены в организации. Подобные преимущества и примеры их получения способствовали развитию информационных систем для руководителей.

В 1989 г. 50% крупных американских корпораций сообщили, что уже имеют или находятся в процессе разработки информационных систем для своих руководителей высокого ранга (Turban, 1993). В Великобритании «The Times" провела исследования, после чего сообщила, что 85% компаний, входящих в сотню ведущих компаний страны, используют, разрабатывают или серьезно рассматривают возможность использования информационных систем для руководителей с целью поддержки деятельности своих советов директоров («Personal Computer Magazine», 1990). Среди европейских стран Великобритания находится на первом месте по использованию информационных систем для руководителей, но свидетельства более интенсивного их использования имеют место везде. Например, исследование, проведенное в Швеции в 1991 г., показало, что 9% из числа крупнейших компаний страны используют информационные системы для руководителей, и еще 45% планируют это сделать в ближайшем будущем (Mertensson & Mdhring, 1992).

Рост интереса к информационным системам для руководителей  и их использования вовсе не значит, что все системы успешны. Есть данные о многих системах, которые  были необыкновенно аффективны в  течение какого-то времени, но не внесли ощутимого вклада в деятельность руководителей высшего звена. Например, по оценкам Буркана (Burkan, 1989), до 50% проектов по применению информационных систем для руководителей не имеют успеха, а в Великобритании, по результатам исследования, приведенного в «Computer Weekly", 70% попыток использования информационных систем для руководителей оборачиваются неудачей (Warren, 1994). Надо также отметить, что к заявлениям разработчиков программного обеспечения для информационных систем нужно относиться с некоторой осторожностью, поскольку они зачастую заявляют о продаже программного пакета как о доказательстве его использования. Однако многие такие приобретения были сделаны исключительно с целью оценить или попробовать программный продукт. Часто приобретение делалось отделом ИТ и практически не использовалось руководителями. Это также поставило под сомнение наиболее горячие заявления о преимуществах таких систем, особенно в связи с изменениями в организации. Лилли (Lilley, 1992) даже заявил о том, что использование информационной системы для руководителей может плохо отразиться на творческих способностях руководителей, а исследование Холтхэма и Мерфи (Holtham & Murphy, 1995) показало, что руководители практически единодушны в том, что в сокращении размера их организации используемая информационная система имеет скорее второстепенное, чем ведущее значение. Нe было установлено и то, что использование информационных систем внесло значительный вклад в сокращение организационных структур.

Разработка  удачной информационной системы  для руководителей

Совершенно  очевидно, что создание удачной информационной системы для руководителей связано  с трудностями и, возможно, чрезмерными  ожиданиями. Удачная информационная система для руководителей —  это не только использование современных  технологий и создание системы доступа к большим массивам данных. Данные должны быть надлежащего уровня, релевантными и легкодоступными. Это требует основательных размышлений со стороны пользователей из числа руководителей о предназначении информационной системы, видах информации и моделях, которые она должна содержать, способов их наилучшего использования и т. д. Такой анализ неизбежно приводит к более фундаментальным и сложным вопросам, таким как:

• Какова общая стратегия компании?
• Каковы факторы, определяющие успех компании?
• Каковы основные показатели производительности?
• Каким образом мы собираемся управлять этой компанией?
• Какова роль руководителей высшего ранга?
• Каким образом может помочь информационная система для руководителей?

Эти вопросы  нельзя считать неважными, и вопреки представлениям, существующим во многих компаниях, ответ на них не могут дать только отделы информационных технологий и систем (ИТ/С). Перед тем, как принять решение об использовании информационной системы, руководители сами должны сделать предварительный анализ. К сожалению, к этому готовы немногие. Все усугубляется тем, что многие руководители работают, пользуясь простейшими, ненаучными правилами и неконкретной, неофициальной, неполной информацией, а не прибегают к подробной и официальной информации и моделям, как это обычно делают разработчики информационных систем для руководителей. Они также зачастую руководствуются общепринятыми представлениями или «внутренними моделями», которые направляют их деятельность и решения. Совместить такой образ мышления руководителей и намерение использовать информационные сиетемы очень трудно. Также можно сказать, что до сих пор многие руководители самого высокого ранга имеют лишь очень небольшой опыт и навыки работы с компьютерами, или же не имеют их совсем, поэтому им чрезвычайно трудно оценить, какими же возможностями должны обладать информационная система, чтобы решить, нужна ли она им.

Хотя имеют  место факты, свидетельствующие  о том, что организации, начавшие с вышеописанного общего анализа, в  большей степени удовлетворены использованием информационных систем для руководителей, большое число организаций не восприняло такого подхода. Многие просто установили такие системы, в некоторых случаях это произошло по инициативе отдела ИТ/С, и затем ожидали того, что высшие руководители начнут ею пользоваться. Это может сработать, но гораздо чаще система не привлекает интереса руководителей, и через какое-то время ею перестают пользоваться. Есть также сведения, что информационные системы для руководителей, предоставляющие ранее недоступную информацию и отражающие метод, которым бы руководителям хотелось осуществлять управление бизнесом в условиях меняющегося окружения (например, на основе новых показателей производительности), оказывались более удачными, чем системы, которые лишь дублировали существовавшие подходы и виды отчетности.

6. Перспективы будущего

Область информационных систем для руководителей очень  динамична, и можно сказать, что  в середине 1990-х гг. информационные системы вступили в новую фазу. Это было обусловлено, во-первых, развитием технологий, таких как технологии создания локальных сетей на основе персональных компьютеров и появление архитектуры клиент-сервер. Во-вторых, это произошло благодаря совершенствованию программного обеспечения, которое стало более гибким и мощным, и появлению новых аналитических средств. В-третьих, это было обусловлено, по крайней мере, в некоторых организациях, новыми требованиями обеспечения средствами работы с информационными системами как можно большего количества пользователей из числа управляющего персонала. В этом заключается изменение, которое претерпела концепция информационных систем для руководителей, когда акцент смешается с руководителей высокого ранга и их стратегической деятельности на обеспечение поддержки более широкого спектра деятельности управляющего персонала различных уровней. Дальнейшие изменения будут заключаться в осознании необходимости непосредственного доступа к источникам, содержащим свежую, актуальную информацию, а не к ограниченной информации, периодически пересылаемой из базы данных по операциям, производимым в организации, в базу данных информационной системы для руководителей. Это требует более надежных и гибких средств, разработанных для большого числа пользователей. Они Должны обеспечивать доступ с различных систем к оперативным данным из различных баз данных в режиме реального времени. Результатом всего этого стала разработка систем аналитической обработки данных в режиме реального времени. В этих системах реализованы методы, которые разрешают доступ разнообразных пользователей к данным, находящимся в различных онлайновых источниках, причем таким образом, что они могут с легкостью просматривать и анализировать данные «многомерно», т.е. данные могут быть представлены с разных сторон и в разных комбинациях. Такие системы чаще называют «информационными системами масштаба предприятия», а не информационными системами для руководителей. Вытеснят ли такие системы традиционные информационные системы для руководителей, покажет время, но очевидно, что разработчики вкладывают массу усилий в их разработку.

7. Заключение

В каком бы направлении ни развивались информационные системы в будущем, как бы они  ни назывались и на каком бы технической  платформе ни основывались, совершенно очевидно, что для некоторых организаций использование руководителями специальных информационных систем уже стало реальностью. Эти системы очень далеки от прежних представлений о руководителе-одиночке, координирующем деятельность организации нажатием клавиш в полутемном кабинете. Настоящий вариант более приемлем, в нем учтены методы, которыми руководителям хотелось бы работать. Информационные системы не заменяют собой управление или принятие решений, а являются подходящим средством поддержки такой работы, когда это необходимо. Как и использование любой техники, их использование может быть неэффективным и принести к обратным результатам, а может быть эффективным и дать организации конкурентные преимущества. Их эффективность в большей степени определяется способом разработки и применения в организации и степенью участия самих руководителей в этом процессе, а не техникой и технологиями как таковыми.

Guy Fitzgerald 
Birkbeck College, University of London

(Источник: Информационные  технологии в бизнесе / Под  ред. М.Желены. – СПб: Питер, 2002.)