Информационные системы учета

Одновременно с набором проверяется допустимость значений реквизитов и правильность их преставления. Прошедшая контроль информация записывается на машинный носитель в рабочую базу данных. Ошибочные данные отражаются на экране дисплея для необходимой корректировки реквизитов.

Корректировка первичных документов и НСИ осуществляется путем обновления, физического удаления или ввода новых данных. Исправленные данные снова помещаются в рабочую базу данных

Ошибочная запись физически удаляется лишь в том случае, если ошибка обнаружена в ключевом реквизите. Вместо удаленной записи вводится новая запись, по своей структуре соответствующая первичному документу или НСИ.

Входная информация и НСИ по учету расчетных операций на АРМ бухгалтера включает типовые формы первичных документов и НСИ, базу данных первичной информации и НСИ на машинных носителях Типовые формы первичных документов и НСИ создаются на ПЭВМ по образцу бланков первичных документов и комплектуются в библиотеку. Одновременно формируется база данных первичной информации, в которой хранятся бухгалтерские записи за отчетный период. Каждая бухгалтерская запись имеет следующую стандартную структуру справочные и группировочные показатели (номер документа или бухгалтерской записи, код операции, предприятия); основной счет; корреспондирующий счет; количество; сумма.

База данных состоит из продублированных сдвоенных бухгалтерских хозяйственных операций и имеет большую информационную емкость. Она позволяет в реальном режиме времени получать на уровне корреспондирующих счетов необходимые для аналитического учета и отчетности показатели.

АРМБ бухгалтера по учету финансово-расчетных операций может вестись на АРМ бухгалтера как I, так и II категорий. При этом АРМБ I категории устанавливается в бухгалтерии, где осуществляется учет финансово-расчетных операций, а АРМБ II категории -- у руководителя предприятия, главного бухгалтера.

На крупных предприятиях возможны варианты трехкатегорийной организации АРМБ бухгалтера. При этом АРМБ I категории устанавливается в кассе и финансовом отделе, АРМБ II категории -- в бухгалтерии, АРМБ III категории -- у руководителя предприятия и главного бухгалтера.

 

Рис 1 Схема взаимосвязи АРМ бухгалтера по учету, контролю анализу и аудиту финансово-расчетных операций с другими информационными системами предприятия

 
Рассмотрим процесс обработки данных при автоматизации учета финансово-расчетных операций, осуществляющейся с помощью трехуровневого меню.

Меню первого уровня содержит директивы, обеспечивающие загрузку программ и выполнение функций второго и третьего уровней. Меню второго уровня используется для загрузки данных в оперативную память и для выполнения определенных функций. Меню третьего уровня предназначено для представления альтернативных возможностей по управлению процессом переработки данных.

Меню первого уровня имеет следующий вид:

Учет кассовых операций

Учет банковский операций

Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетных операций

Аналитический учет

Нормативно-справочная информация

Информационная база данных

База знаний

Начальным этапом работы на АРМ бухгалтера является ввод и корректировка нормативно-справочной информации. При выборе этого режима в головном меню выдается следующее меню второго уровня:

Справочник типовых оснований документов

Справочник предприятий

Справочник счетов бухгалтерского учета

Справочник внешних организаций

Справочник фамилий работающих

Справочник структурных подразделений

Справочник статей учета

Справочник допустимой корреспонденции счетов

Справочник указаний по ведению счетов

После того, как бухгалтер выбирал тип нормативно-справочной информации, на экран дисплея выдается меню III уровня, которое позволяет просмотреть, откорректировать и ввести данные, а также осуществить их печать или перезапись в другую информационную базу данных.

Справочник типовых оснований документов используется при выписке платежных документов для внесения в них соответствующие поля стандартных текстов. Он имеет следующую структуру: вид оборота, текст типового основания.

Справочник предприятий предназначен для кодирования предприятий, входящих в состав концерна, ассоциации, корпорации и т.д. Его структура: код, наименование, адрес предприятия, банковские реквизиты предприятия.

Справочник счетов бухгалтерского учета используется для учета на счетах, субсчетах и кодах аналитического учета. Его структура: код предприятия, счет, субсчет, код аналитического учета, его наименование.

Справочник внешних организаций используется для формирования информации по объектам расчетов, а также для учета, контроля и аудита. Его структура: код, наименование внешней организации, ее банковские реквизиты.

Справочник фамилий работающих используется для формирования информации по подотчетным материально-ответственным лицам и имеет следующую структуру: код предприятия, структурное подразделение, табельный номер, фамилия, имя, отчество.

Справочник структурных подразделений применяется для формирования информации по структурным подразделениям. Его структура: код предприятия, код структурного подразделения, его наименование.

Справочник статей учета предназначен для формирования информации по статьям затрат и имеет следующую структуру: код статьи, ее наименование.

Справочник допустимой корреспонденции счетов предназначен для контроля введенной информации с точки зрения правильности проставления котировок проводок и для аудиторских проверок произведенных ранее операций. Его структура: основной счет, корреспондирующий счет, допустимость корреспонденции (дебет, кредит).

Справочник указаний по ведению счетов бухгалтерского учета используется для определенного упорядочивания базы данных и включает в себя код предприятия, код синтетического счета, уровень управления, номер заказа, объект анализа, статьи учета, элемент учета, элемент контроля, объект контроля, объект учета, тип печати.

Справочник курса валют необходим для перерасчета сумм по действующему курсу национальной валюты Украины. Его структура: наименование валюты, код валюты, единица валюты, стоимость валюты в национальной денежной единице, дата ввода курса валюты.

Справочник типовых бухгалтерских проводок используется при вводе информации для автоматизированного проставления контировок бухгалтерских проводок. Он имеет следующую структуру: счет, вид хозяйственной операции, объект аналитического учета, корреспондирующий счет.

После ввода НСИ осуществляется решение соответствующей задачи учета. Для этого в головном меню выбирается необходимая функция, производятся расчеты, и формируется выходная информация.

При работе с кассовыми операциями на экране высвечивается меню II уровня следующего содержания:

Приходной кассовый ордер

Расходной кассовый ордер

Платежная ведомость

Кассовая книга

Ежедневная ведомость

Ведомость использования средств по целевому назначению

Ведомость поступления (расходования) денежных средств

Ведомость аналитического учета

Карточка депонирования

Ведомость депонированных сумм

Режим работы "Приходной кассовый ордер" предназначен для для формирования базы данных, ввода, корректировки и выписки первичного документа "Приходной кассовый ордер".

При вводе данных бухгалтер попозиционно заполняет первичный документ, одновременно информация фиксируется на машинном носителе, а при необходимости первичный документ может быть отпечатан в установленном формате.

Аналогично работают режимы "Расходной кассовый ордер" и "Платежная ведомость".

Введенные данные по приходным и расходным ордерам контролируются на соответствие кодов в нормативно-справочной информации. При работе бухгалтер имеет возможность воспользоваться справочной информацией, позволяющей просмотреть и зафиксировать контировку бухгалтерской проводки, коды целевого назначения и др.

Для подсказки, сколько введено записей на определенный период, высвечиваются данные о движении денежных средств:

Дата входящих остатков

Записи движения с датой

Записи движения с прочими датами

от до________________

Этим режимом пользуются при внутреннем аудите, когда осуществляется контроль полноты данных и просмотр необходимой информации за определенный период.

После ввода и корректировки первичной информации и НСИ бухгалтер по мере необходимости может просмотреть или вывести на печать выходную информацию.

Ведомость Кассовая книга формируется кассиром ежедневно на дату ввода информации с обязательным формированием остатков. Ее форма аналогично типовой форме. При работе с этой ведомостью должна быть предусмотрена автоматическая регистрация документов в хронологическом порядке.

Для отражения в учете движения денежных средств формируется "Ежедневная ведомость" по счету "Касса" с указанием количества записей.

Ежедневная ведомость движения денежных средств за __________ _ г. по счету "Касса"

Для осуществления внутреннего аудита предприятия формируют информацию по целевому использованию денежных средств. Для этого производится просмотр или печать по запросу Ведомости использования средств по целевому назначению:

Ведомость использования средств по целевому назначению

за _____________ 200_ г.

Лимит кассы ____

Код целевого назначения	Остаток целевых средств на нача ло дня		Обороты за день				Исходящий остаток
			Дебет		Кредит
	в валюте	грн	в валюте	грн	в валюте	грн	в валюте	грн

 

На основании этой ведомости анализируется целевое использование средств, выявляются отклонения и вырабатываются предложения, чтобы больше не допустить нецелевого использования средств.

Финансовый учет на предприятиях по счетам бухгалтерского учета осуществляется путем формирования информации по корреспондирующим счетам.

 

Ведомость движения денежных средств в разрезе корреспондирующих счетов по счету "Касса"

Номер документа	Код объекта	Наименование объекта	Корреспондирующие счета
			Всего	66	37	и тд
Итого по документу Итого по счету

 

Данная ведомость формируется отдельно по кредиту и дебету для получения обобщающей информации по синтетическим счетам.

Для осуществления аудита по данным о приходе и расходе денежных средств в аналитическом разрезе по датам совершения хозяйственных операций формируется информация о корреспонденции счетов. Эта информация используется для анализа и формирования рекомендаций по расходованию денежных средств на предприятии.

Для обеспечения учета депонированных сумм формируется Ведомость депонированных сумм, предназначенная для учета, контроля и аудита наличия и выдачи депонированных сумм.

Данная ведомость формируется автоматически при кассовой обработке каждой платежной ведомости.

Ведомость депонированных сумм за период

___________ 200__ г.

 

Типовая операция	Табель- ныи номер	Фамилия имя отчество	Сум-ма	Номер карто-чки	Номер документа	Дата составления документа	Бухгалтерские проводки
							Дебет	Кредит

Итого:

 

Для аналитического учета как выплаченных, так и невыплаченных депонированных сумм служит Карточка депонирования, которая формируются автоматически при вводе данных платежной ведомости.