Информационные системы учета

Карточки депонирования хранятся в единой картотеке, независимо от возможного разделения учета депонированных сумм по различным балансовым счетам. При выплате депонированных сумм соответствующие карточки считаются закрытыми и переносятся в архив.

 

Карточка депонирования

 

Структурное под раз деление

Балансовый счет

Табельный номер

Фамилия, имя отчество

Номер карточки

Тип документа

Номер документа

Дата депонирования

Номер платежной ведомости

Дата вы писки платежной ведомости

Сумма

Выплачено

Номер документа

Дата

Вид оп латы

Сумма

 

Карточки депонирования, по которым не произведены выплаты, хранятся в картотеке до истечения установленного законодательством срока хранения невыплаченной заработной платы.

На основе картотеки депонирования аудитор (бухгалтер) по мере необходимости формирует для контроля информацию по следующим параметрам:

-- табельному номеру, фамилии, имени, отчеству;

-- номеру структурного подразделения;

-- дате депонирования;

-- сроку истечения исковой давности депонированных сумм;

-- депонированным суммам;

-- дате, номеру документа выданных сумм;

-- счетам бухгалтерского учета.

 

Вопрос №3. Составить структуру данных и логичные равенства дляавтоматизированного формирования корреспонденции счетов хозяйственных операций по учету кассовых выплат работникам предприятия

 

Рассмотрим несколько операций по образованию дебиторской/кредиторской задолженности в результате расчетов с сотрудниками организации в наличной форме.

24 января 2001 г. предприятие «КИТ» по чеку 10104 сняло со счета в банке на хозяйственные нужды и командировочные расходы сумму в 320 грн. Приход денежных средств отражен в приходном кассовом ордере № 1. В этот же день из кассы выданы под отчет сотрудникам предприятия следующие суммы:

 

ФИО	Сумма (грн.)	Цель	Документ
Петрову Н.	60.00	на покупку смазочных материалов для оборудования	Расходный кассовый ордер №1
Сидорову К.	40.00	на покупку упаковочных материалов	Расходный кассовый ордер №2
Иванову Ф.	200.00	в счет предстоящих командировочных расходов	Расходный кассовый ордер №3

 

Наличные деньги хранятся в кассе предприятия и учитываются на активном счете 30 «Касса». Приход денег в кассу отражается по дебету счета 30, а расход -- по кредиту. На рис. 3 показана схема отражения операций задачи на счетах бухгалтерского учета.

Первая операция кредитует расчетный счет и дебетует кассу на сумму 320 грн Операции 2-4 кредитуют счет «Касса» и дебетуют счет 37 «Расчеты с подотчетными лицами». Тем самым образуется дебиторская задолженность, которая отражается на счете 37. Для учета расчетов с подотчетными лицами необходимо организовать ведение аналитического учета в разрезе подотчетных лиц -- сотрудников предприятия. Кроме того, в обязанности кассира входит ведение кассовой книги установленного образца

Для ввода кассовых операций по приходу и расходу денежных средств удобен документ «Банк (касса) «Отчет кассира», который входит в комплект стандартной настройки программы.

Отчет кассира является листом кассовой книги, в котором отражены операции за один кассовый день. Использование данного документа (расчета) позволит сформировать кассовую книгу, а также автоматизировать ввод проводок по кассовым операциям. Воспользуемся им для ввода операций поставленной задачи.

В обязанность бухгалтера входит не только правильно указать данные о лицах и документах, но и определить корреспондирующий счет по каждой кассовой операции, а также выбрать субконто в том случае, если на корреспондирующем счете предусмотрено ведение аналитического учета.

В нижней части поля ввода документа имеется служебный реквизит «Провод (1/0)» Его назначение состоит в том, чтобы управлять режимом формирования проводок. Если установить его значение равным нулю, то проводки формироваться не будут. При значении, равном единице, в журнал операций автоматически поместятся проводки по всем операциям, зарегистрированным в данном документе Так, в течение рабочего дня кассир может вводить операции без формирования проводок Тогда в журнале операций будет сохраняться только лишь заголовочная запись документа.

 

 
В конце рабочего дня через заголовочную запись можно снова «войти» в документ, проставить в нем признак формирования проводок, что приведет к их фиксации в журнале операций. Печатная форма «Отчет кассира» формируется по нажатии экранной кнопки «Документ». Форма документа, полученная на основании введенных операций, приводится на рис 4

 

Касса за 24 января 2001г.

№	Документ	От кого получено или кому выдано	Корр счет	Приход	Расход
Остаток на начало дня
1	1	От Банка «Кредан» чек 10104	31	320. 00
2	1				60.00
3	2				40.00
4	3				200.00
		Итого за день		320.00	300.00
Остаток на конец дня				20.00

 

Кассир ________

Проверил и документы в количестве Четыре получил

Рис 4. Отчет кассира, сформированный в режиме «Документы и расчеты»

Итак, перед выходом из режима «Документы и расчеты» проставим признак формирования проводок равным единице, тогда, выйдя в журнал операций, обнаружим в нем помимо заголовочной записи четыре бухгалтерские проводки, полностью соответствующие данным кассовой книги

 

Дата	Дебет (Док.)	Кредит (№Док.)	Субконто Дебет	Вал.	Кол-во	Сум. вал.	Сумма	№
			Субконто Кредит	Курс	Содержание			0
24.01.01	КасДн	1
					Отчет кассира
24.01.01	30	31					320	0
					1 от Банка «Кредан», чек 10104
24.01.01	37	30	Петров				60	0
					1 Петрову Н.
24.01.01	37	30	Сидоров				40	0
					2 Сидорову К.
24.01.01	37	30	Иванов				200	0
					3 Иванову Ф.

 

 

Список использованной литературы

 

Гужва, В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст] : навчальний посібник / В. М. Гужва ; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К. : КНЕУ, 2001. - 400 с.

Гуржій, А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст] : підручник / А. М. Гуржій, Н. І. Поворознюк, В. В. Самсонов. - Х. : Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.

Іванюта, П. В. Управлінські інформаційні системи в аналізі та аудиті [Текст] : навчальний посібник / П. В. Іванюта ; Мін-во освіти і науки України, Держ. комітет статистики України, Держ. академія статистики, обліку та аудиту, Полтавська філія. - К. : ЦУЛ, 2007. - 180 с.

Івахненков, С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту [Текст] : навчальний посібник / С. В. Івахненков. - 4-ге вид., випр. і доп. - К. : Знання, 2008. - 343 с.

Клименко, О.В. Інформаційні системи і технології в обліку [Text] : навчальний посібник / О. В. Клименко ; Мін-во освіти і науки України, Полтавський ун-т споживчої кооперації . - К. : ЦУЛ, 2008. - 320 с.

Писаревська, Т.А. Інформаційні системи обліку та аудиту [Текст] : навчальний посібник / Т. А. Писаревська ; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К. : КНЕУ, 2004. - 369 с.

Терещенко, Л.О. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст] : навчальний посібник / Л. О. Терещенко, І. І. Матієнко-Зубенко ; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К. : КНЕУ, 2005. - 187 с.

Шквір, В.Д. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст] : практикум / В. Д. Шквір, А. Г. Загородній, О. С. Височай. - К. : Знання, 2006. - 429 с.

Шквір, В.Д. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст] : навчальний посібник / В. Д. Шквір, А. Г. Загородній, О. С. Височай. - 3-те вид., перероб. і доп. - К. : Знання, 2007. - 439 с.