Информационные системы управления предприятием

    В каждом отдельном случае функции службы контроллинга зависят от многих обстоятельств, но если обобщить существующую практику предприятий, то можно получить некоторый идеальный перечень основных функций и задач контроллинга, представленный ниже. 

  Основные функции и задачи контроллинга разделяют на следующие группы: учет, планирование, контроль и регулирование, информационно-аналитическое обеспечение, специальные функции.  

   Объем реализуемых в организациях функций контроллинга зависит в основном от следующих факторов: 

1. экономического состояния организации;  

2. понимания руководством и/или собственниками организации важности и полезности внедрения функций контроллинга; 

3. размера организации (численность занятых, объем производства); 

4. уровня диверсификации производства, номенклатуры выпускаемой продукции; 

5. сложившегося уровня конкурентности;  

6. квалификации управленческого персонала;  

7. квалификации сотрудников службы контроллинга.

    В крупных организациях целесообразно создавать специализированную службу контроллинга. Небольшие по размеру организации, как правило, не имеют в своей структуре такой службы. На малых предприятиях основные функции контроллинга выполняет либо руководитель фирмы, либо его заместитель. При этом многие задачи интегрируются и упрощаются. Например, задачи разработки планов, их координации и проверки на реализуемость можно рассматривать как единую задачу, если ее выполняет сам руководитель предприятия. Небольшие предприятия очень редко решают также проблемы покупки других фирм или продажи филиалов. На среднем по размерам предприятии с монопроизводством объем функций и задач учета, планирования и отчета будет, естественно, меньшим по сравнению с многопрофильным предприятием.  

  В условиях ухудшения экономического положения на предприятии, которое проявляется в снижении уровня ликвидности и рентабельности, от служб контроллинга ожидают в большей степени услуг по координации планов, анализу причин отклонения планов от факта, а также рекомендаций по обеспечению выживания на ближайшую перспективу.

1.2 Реинжиниринг бизнеса 

   Для успешного внедрения изменений, планируемых в компании, требуется четко представлять себе, что каждая деловая единица нуждается в непрерывном проектировании. Непрерывное проектирование предполагает подход к бизнесу как к процессу. Процесс – это заранее обусловленная целями бизнеса последовательность хозяйственных актов (заданий, работ, взаимосвязей). Иногда говорят, что процесс бизнеса – это множество шагов, которое совершает фирма от одного состояния к другому, или от «входа» к «выходу». Входами и выходами здесь являются не части фирмы или ее подразделения, а события. Общее управление деловым и бизнес-процессами называется «инжиниринг бизнеса», подразумевая постоянное проектирование процессов – определение входов и выходов, и последовательности шагов – в рамках деловой единицы. 

  В наше время популярным в проектировании деловых процессов становится понятие реинжиниринга бизнеса. Основатель теории реинжиниринга М. Хаммер так определял это понятие: «фундаментальное переосмысление и радикальное изменение решений о деловых процессах с целью достижения драматических улучшений в критически важных показателях деятельности, таких как издержки, качество, обслуживание и скорость». 

   Реинжиниринг обладает следующими свойствами: 

1. он отказывается от устаревших правил и установлений и начинает деловой процесс как бы с «чистого листа», это позволяет преодолеть негативное воздействие догм;  

2. он пренебрегает сложившимися системами, структурами и процедурами компании и радикально изменяет, заново изобретает способы хозяйственной деятельности – если невозможно переделать свою деловую среду, то можно переделать свой бизнес;  

3. он приводит к значительным изменениям показателей деятельности. 

    Реинжиниринг применяется в трех основных ситуациях: 

1. в условиях, когда фирма находится в состоянии глубокого кризиса; 

2. в условиях, когда текущее положение фирмы является удовлетворительным, но прогнозы ее деятельности достаточно неблагоприятны; 

3. в ситуациях, когда агрессивные, благополучные организации стремятся нарастить отрыв от конкурентов и создать уникальные конкурентные преимущества. 

Основные этапы реинжиниринга:  

1. формирование желаемого образа фирмы (базовыми элементами построения являются стратегия фирмы, основные ориентиры, способы их достижения); 

2. создание модели существующего бизнеса фирмы (для создания модели используются результаты анализа организационной среды, данные контроллинга; определяются процессы, нуждающиеся в перестройке); 

3. разработка модели нового бизнеса – прямой реинжиниринг (перепроектируются выбранные процессы, формируются новые функции персонала, создаются новые информационные системы, производится тестирование новой модели); 

4. внедрение модели нового бизнеса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Информационные системы управления предприятием (ИСУП)

 

 

   Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.  

   Информация позволяет организациям:  

1. осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них; 

2. определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;  

3. принимать обоснованные и своевременные решения; 

4. координировать действия подразделений в достижении целей. 

  Информационная потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом. 

  Данные – информация, низведенная до уровня объекта тех или иных преобразований.  

 Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой, электронной или иной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке. 

  Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.  

 Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере. 

  Информационные ресурсы – весь имеющийся объем информации в информационной системе.  

  Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации. 

  Автоматизация – замена деятельности человека работой машин и механизмов. 

  Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией. 

   Миссия информационных систем – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией.  

  Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений. 

  В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме.     Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами.  

  Информационный продукт или услуга – специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированная производителем для распространения в вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю. 

  В настоящее время бытует мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Как и информационные технологии, информационные системы могут функционировать и с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.  

   Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем: 

1. простота внедрения уже существующих решений; 

2. они просты для понимания и для их освоения требуется минимум тренировки; 

3. не требуются технические навыки; 

4. они, обычно, гибкие и способны к адаптации для соответствия деловым процессам. 

   Преимущества автоматизированных систем в автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных. 

   Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую совокупность частных решений и компонентов их реализации, в числе которых:  

1. единая база хранения информации; 

2. совокупность прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям.  

   Информационная система компании (в частности, ИСУП) должна: 

1. позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения; 

2. постоянно совершенствоваться и развиваться;  

3. быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации;  

4. соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.  

   Создание информационной системы управления предприятием – довольно длительный по времени и ресурсоемкий процесс, в котором можно выделить четыре основные стадии.  

1. Эскиз проекта. Подробное описание  целей и задач проекта, доступных  ресурсов, любых ограничений и  т.п. 

2. Оценка проекта. Определяется, что будет делать система, как  будет работать, какие аппаратные  и программные средства будут  использоваться и как они будут  обслуживаться. Готовится список  требований к системе, изучается  потребности постоянных пользователей.  

3. Построение и тестирование. Персонал  должен убедиться, что с системой  удобно работать, до того, как  она станет основой деятельности.  

   Управление проектом и оценка риска. Проект не завершен до тех пор, пока менеджер проекта не сможет продемонстрировать, что система работает надежно. 

 Жизненный цикл ИС – период создания и использования ИС, охватывающий ее различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной ИС и заканчивая моментом ее полного вывода из эксплуатации.  

    Жизненный цикл ИС разделяется на следующие стадии: 

1. предпроектное обследование; 

2. проектирование; 

3. разработка ИС; 

4. ввод ИС в эксплуатацию; 

5. эксплуатация ИС; 

6. завершение эксплуатации ИС.

   Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, современная ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия. Реально часто начинают с частичной компьютеризации информационных процессов, например, в рамках бухгалтерии или складского хозяйства.

2.1 Задачи ИСУП

   Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

   Частные задачи, решаемые ИСУП, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. В качестве примеров можно сослаться на опыт создания ИСУП для предприятия – оператора связи [1, с.19-21] и опыт внедрения партнерами фирмы SAP системы R/3 на ряде предприятий СНГ и дальнего зарубежья [2, с.2-6]. При этом примерный перечень задач менеджмента, которые должна решать ИСУП на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным среди специалистов. Он приведен в табл.1. При решении этих задач широко используются различные методы теории принятия решений, в том числе эконометрические и оптимизационные. Таблица 1 см. приложение 1.

 

2.2 Место ИСУП в системе контроллинга  

 Информационные системы управления являются компьютерной поддержкой контроллинга, который в свою очередь является основным поставщиком информации для управления предприятия. Цель информационной поддержки контроллинга – обеспечить руководство информацией о текущем состоянии дел предприятия и спрогнозировать последствия изменений внутренней или внешней среды [3, с.44] . Основные задачи контроллинга согласно [4, с.19] представлены в таблице 2 (Приложение 2).