Информационные системы в экономике

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ 

УНИВЕРСИТЕТ 

(РГТЭУ)

Учебная дисциплина: Информационные системы в экономике

Контрольная работа

Выполнила:

студентка Белова З.А.

3. курса

заочной  формы обучения

сокращенной программы

по специальности «Менеджмент на предприятиях туризма»

Проверил:

зав. кафедрой, к.т.н.,

                              доцент Капустин Н.А.  

 

 

 

Иваново 2013 
СОДЕРЖАНИЕ

 

 

1. Вводная часть. Формулировка  основной цели исследования

 

2. Основная часть. Краткие сведения о фирме «Мука и крупы» и всех аспектах ее деятельности в настоящее время («как есть»). Экономическая оценка целесообразности создания информационной системы. Формулировка предложений по изменению бизнес-процессов и организационно-штатной структуры предприятия

 

2.1. Цель и основные принципы работы фирмы «Мука и крупы». Структура активов и пассивов в балансе фирмы

 

2.2. Организационно-штатная структура  фирмы. Функциональные обязанности работников фирмы

 

2.3. Оценка повышения эффективности  работы фирмы от внедрения  ИС

 

2.4. Оценка расходов, связанных с  созданием, внедрением и сопровождением ИС в будущем. Расчет срока окупаемости

 

3. Заключительная часть. Обобщение результатов исследования

 

4. Список литературы

 

 

1. Вводная часть. Формулировка основной цели исследования

 

 

       Как ни странно, до сих пор значительная часть малых предприятий в сфере обслуживания, торговли и оказании бытовых услуг населения, особенно в провинции, работают «по старинке», без использования современных информационной технологий. Компьютеры, если они и есть, используются с текстовым редактором Word в основном как продвинутые «пишущие машинки» для секретарей. Использование табличного редактора типа Excel в его простейших методах (подсчет суммы выручки, справочник товаров) уже можно считать неплохой степенью автоматизации фирмы.

     При этом если спросить  у владельца, директора или  другого лица, отвечающего за стратегию развития фирмы: «Давайте будем автоматизировать нашу деятельность и переведем все на компьютер…», зачастую можно услышать примерно такие ответы:

• «а что мне это даст?»;
• что мы получим в результате вашей автоматизации кроме расходов на их покупку, внедрение, да еще и сопровождение?

 

И если после такого похода к начальнику поступит распоряжение примерно такого содержания: «Совместно с главным бухгалтером оцените эффективность развертывания на фирме информационной системы» - то можно считать такого руководителя «современно мыслящим» и даже обозвать его модным словом «модернизированный».

Собственно говоря, именно такая  постановка вопроса и является главной  темой настоящего исследования.

 

 

 

2. Основная часть. Краткие  сведения о фирме «Мука и крупы» и всех аспектах ее деятельности в настоящее время («как есть»). Экономическая оценка целесообразности создания информационной системы. Формулировка предложений по изменению бизнес-процессов и организационно-штатной структуры предприятия.

 

2.1. Цель и  основные принципы работы фирмы  «Мука и крупы». Структура активов и пассивов, доходов и расходов в балансе фирмы

 

        Фирма «Мука и крупы» создана и работает в Иваново местным предпринимателем в форме ООО и занимается оптовой и розничной торговлей хлебо-булочными изделиями, крупами различной фасовки и другими пищевыми продуктами отечественного и импортного производства. На все товары имеются соответствующие сертификаты качества. Общая структура имущества и источники его происхождения представлены ниже.

 

Актив	Сумма	Пассив	Сумма
Внеоборотные  активы		Собственные источники
ОС	3 400 080.00	УК	5 000 000.00
НМА	180 000.00	Нераспр. прибыль	597 880.00
Сумма	3 580 080.00	Сумма	5 597 880.00
Оборотные активы		Заемные источники
ПЗ	453 000.00	Расчеты с поставщиками	128 000.00
Товары	1 475 000.00	Расчеты с персоналом по оплате труда	38 000.00
Касса	13 000.00	Расчеты по налогам  и сборам	17 000.00
Р/с	259 800.00
Сумма	2 200 800.00	Сумма	183 000.00
Итого	5 780 880.00	Итого	5 780 880.00

Таблица 2.1.1. Структура баланса по форме 1 фирмы «Мука и крупы».

 

       Общая выручка фирмы в среднем составляет около 1,8 миллиона руб. в месяц, что соответствует ежедневному объему продаж около 60 тысяч руб. Продажи осуществляются как непосредственно из офиса (как правило, оптовым покупателям в больших объемах), так и с торговой точки (павильона) на местном рынке. В одном из помещений офиса располагается склад для временного хранения готового товара и его перефасовки в более мелкие упаковки. Работает офис и склад ежедневно с 8 до 22 в рабочие дни.  Торговля на рынке осуществляется с четверга до воскресенья с 6 до 20 часов.

     Помещение офиса,  занимающее 1-й и нулевой этаж  здания,  и все имущество, которое  в нем находится, является собственностью  учредителя фирмы.

      Фирма имеет контракты  с поставщиками и покупателями  на поставку и продажу продукции  соответственно. Поступление товара  происходит на месте, с доставкой  на склад, за счет «нашей»  фирмы. Вывоз товара осуществляется, напротив, силами покупателя, если  иное не оговорено персональными договорами с клиентами. Также и с погрузочно-разгрузочными работами: выгрузка – «наша», погрузка – за счет покупателя.

      Оплата за куплю  и продажу товара производится, как правило, наличными и в  момент фактического поступления (выбытия) товара на складе, что практически полностью исключает возможность появления дебиторской или кредиторской задолженности. Безналичная форма расчетов применяется только с несколькими клиентами по их требованию.

         Общая структура  ежемесячных доходов и расходов представлены ниже.

 

	Сумма
Выручка	1 796 500.00
Расходы по обычной  деятельности	1 600 000.00
(в том числе  расходы на оплату труда персоналу)	128 000.00
Проценты к  уплате	0.00
Прочие доходы	0.00
Прочие расходы	0.00
Налог на прибыль	39 300.00
Чистая прибыль	157 200.00

Таблица 2.1.2. Структура  баланса по форме 2 фирмы «Отчет о прибылях и убытках».

   

         В следующем  параграфе рассмотрим весь процесс  деятельности фирмы подробнее.

2.2. Организационно-штатная  структура фирмы. Функциональные обязанности работников фирмы

 

В настоящее время организационно-штатную  структуру (ОШС) фирмы можно представить следующим образом:

 

Рис.2.2.1 ОШС фирмы «Мука и крупы».

 

Среднемесячные расходу на оплату труда составляют:

 

Должность	Кол-во единиц	Средняя з/пл	Общий расход на з/пл
Директор	1	50 000.00	50 000.00
ГБ	1	35 000.00	35 000.00
Бухгалтер	1	20 000.00	20 000.00
Менеджер	1	25 000.00	25 000.00
Агент	1	15 000.00	15 000.00
Начальник склада	1	25 000.00	25 000.00
Фасовщик	1	20 000.00	20 000.00
Грузчик	6	15 000.00	90 000.00
Итого	13		280 000.00

Таблица 2.2.1. Среднемесячные расходу на оплату труда фирмы  «Мука и крупы»

 

Основной рабочий процесс фирмы происходит на складе.

1. Покупатели на собственном автотранспорте подъезжают к складу.
2. Водитель (экспедитор) предъявляют заказ на отгрузку товара и документы об его оплате.
3. Если предъявляется банковское платежное поручение, то весь товар должен быть зарезервирован для данного клиента и иметься в наличии. Списки предоплаченных заявок должны быть на складе от менеджера по продажам. Начальник склада находит нужную строке в списке и отдает распоряжение грузчикам на погрузку товара.
4. Если клиент оплачивает наличными, то начальник склада определяет фактическое наличие заказываемого товара, определяет сумму к оплате, принимает деньги к оплате, пробивает чек через кассовый аппарат и отдает распоряжение грузчикам на погрузку товара.

 

      Параллельно с  процессом отгрузки может идти  и процесс приемки нового товара. В течении рабочего дня кладовщик-фасовщик занимается перефасовкой товара в более мелкие тары на специальном оборудовании и может также исполнять обязанности начальника склада при ее отсутствии, то есть руководить грузчиками.

     В конце рабочего дня начальник склада производит сверку документов и наличие товара. Отчет предоставляется менеджеру по продажам. Получив данный отчет, менеджер по продажам готовит свой для бухгалтерии. В нем анализируются остатки товаров и определяется потребность в их своевременном пополнении. Бухгалтерия ведет уже количественно-суммовой учет товаров и готовит отчетность для директора.

       Следует отметить, что все это производится «вручную», без специальной программы. В некоторых операциях используется программа MS-Excel. На складе компьютера нет. Имеется только в бухгалтерии и у менеджера продаж, но они никак не связаны между собой.

 

2.3. Оценка повышения эффективности работы фирмы после внедрения ИС

 

      Анализ на предмет целесообразности внедрения полноценной информационной системы (ИС) был сделан следующим образом. Менеджеру по продажам, бухгалтеру и начальнику склада было предложено:

1) оценить в процентах потери  от неэффективной работы при  отсутствии средств автоматизации;

2) оценить в процентах возможные  дополнительные доходы при их  наличии. 

      Ответы указанных  должностных лиц можно свести к следующим выявленным проблемам:

• очередь на погрузку и разгрузку товара;

• слабая оперативность в своевременном пополнении товара на складе;

• неразбериха с ценами на товар, его фактическом наличии на складе;
• неправильное определение оптимальной розничной цены на продаваемый товар;
• невозможность приема оплаты через банковские карты и т.д.

В количественном выражении, по мнению данных работников, при нормальной организации работы и работающей ИС можно увеличить объем продаж на 15%, снизить общие расходы за счет управленческих и коммерческих расходов на 2%. То есть, таблица 2.1.2 могла бы иметь вид:

	Сумма факт. (до авт-ции)	Влияние процесса авт-ции (%)	Сумма после авт-ции
Выручка	1 796 500.00	15.00	2 065 975.00
Расходы по обычной  деятельности	1 600 000.00	-0.40	1 593 600.00
(в том числе  расходы на оплату труда персоналу)	128 000.00	0.00	128 000.00
Проценты к  уплате	0.00	0.00	0.00
Прочие доходы	0.00	0.00	0.00
Прочие расходы	0.00	0.00	0.00
Налог на прибыль	39 300.00	0.00	94 475.00
Чистая прибыль	157 200.00	0.00	377 900.00

 Таблица 2.3.1. Прогнозная структура баланса по форме 2 фирмы «Отчет о прибылях и убытках» после внедрения ИС без учета затрат на автоматизацию.

Однако, совершенно очевидно, что теперь необходимо учесть затраты на сам  процесс автоматизации нашего предприятия.

2.4. Проект создания ИС фирмы. Оценка расходов, связанных с созданием, внедрением и сопровождением ИС в будущем. Расчет срока окупаемости

 

         На начальном  этапе процесса автоматизации предлагается автоматизировать все процессы, связанные с основной оперативной деятельностью фирмы. Для этого предлагается купить, установить и подготовить к работе: