Информационные технологии в профессиональной деятельности

Содержание

 

 

Введение

 

Сегодня информационные технологии проникают  во все сферы общества, они позволяют  выполнять за человека сложные расчеты, осуществляют сбор, хранение и анализ информации, и многое другое. Именно поэтому каждому современному специалисту необходимо изучать информатику. Это позволит не только лучше и быстрее выполнять свои прямые обязанности, но и повысить уровень конкурентоспособности при трудоустройстве.

В результате написания данной работы будут рассмотрены различные  программные продукты, представленные на рынке информационных технологий. Будут рассмотрены такие информационные технологии как: технологии обработки данных, технологии управления, технологии автоматизация офиса, технологии поддержки принятия решений. Не все из этих технологий повсеместно применяются, но их использование позволяет оптимизировать деятельность как рядовых сотрудников, так и организации в целом.

Рассмотрение данных информационных технологий позволит иметь представление относительно того с каким программном обеспечением в будущем придется работать, а также уже сейчас частично в нем разобраться.

Написание данного реферата позволит также понять необходимость изучения, как всех дисциплин связанных с информатикой, так и отдельных программных продуктов, изучаемых в ее рамках.

 

Информационные технологии в профессиональной деятельности

1. Информационные технологии обработки данных

1.1. Характеристика и назначение

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, возможно, даже ведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

• обработка данных об операциях, производимых фирмой;
• создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
• получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

• решение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;
• решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
• выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациям всех видов;
• выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
• использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;
• акцент на хронологию событий;
• требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

1.2. Основные компоненты

Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных и приведем их характеристики. Схематически основные компоненты информационной технологии обработки данных представлены на рисунке 1.

Рис. 1. Основные компоненты информационной технологии обработки данных.

• Сбор данных. Каждое действие фирмы фиксируется в виде соответствующих записей.
• Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:
• классификация или группировка;
• сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;
• вычисления, включающие в себя арифметические и логические операции;
• укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.
• Хранение данных. Для хранения данных создаются базы данных.
• Создание отчетов (документов). Отчеты предназначены для эффективного использования хранимых данных.

2. Информационная технология управления

2.1. Характеристика и назначение

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников  фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы  управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми  с помощью информационной технологии обработки данных.

ИС управления идеально подходят для  удовлетворения сходных ин4юрмационных  потребностей работников различных  функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого  контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

• оценка планируемого состояния объекта управления;
• оценка отклонений от планируемого состояния;
• выявление причин отклонений;
• анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов  отчетов.

Регулярные отчеты создаются в  соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или при возникновении  в компании каких-то незапланированных  ситуаций.

Те и другие виды отчетов могут  иметь форму суммирующих, сравнительных  и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы  и представлены в виде промежуточных  и окончательных итогов по отдельным  полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам, и используются для сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов с целью  управления оказывается особенно эффективным  при реализации так называемого  управления по отклонениям.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных  стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

• отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;
• сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;
• все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;
• в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

2.2. Основные компоненты

Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рисунке 2.

Рис. 2. Основные компонент информационной технологии управления

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения  преобразуется в периодические  и специальные отчеты, поступающие  к специалистам, участвующим в  принятии решений в организации. База данных, используемая для получения  указанной информации, должна состоять из двух элементов:

• данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
• планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

3. Информационные технологии автоматизации  офиса

3.1. Характеристика и назначение

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, причем первоначально целью  была лишь автоматизация рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. При совместном использовании, обе эти системы должны быть нацелены на рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен  для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что  поддерживает внутрифирменную связь  персонала, но и потому, что предоставляет  им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного  офиса — организация и поддержка  коммуникационных процессов как  внутри организации, так и с внешней  средой на базе компьютерных сетей  и других современных средств  передачи и обработки информации.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для  группового решения проблем. Они  позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью решения многих проблем благодаря автоматизации офиса. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько  десятков программных продуктов  для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности для ведения документов, контроля за исполнением приказов и т. д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

3.2. Основные компоненты

Основные компоненты информационной технологии автоматизации офиса представлены на рисунке 3.

Рис. 3. Основные компоненты автоматизации  офиса.

Обязательным компонентом любой  технологии является база данных. В  автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о  производственной системе фирмы  так же, как в технологии обработки данных на операционной уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Для создания и обработки текстовых  документов предназначен текстовый  процессору а электронная почта (e-mail) дает возможность пользователю получать, хранить сообщения и отправлять их своим партнерам по сети.

Мультимедийная почта служит для  передачи сообщений голосом в  сочетании с движущимся (или статичным) сообщением и текстом.

Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме, в том числе ввод, хранение, обработку (в том числе организация сложных вычислений и моделирования) и вывод информации в виде отчетов.

Электронный календарь (органайзер) предоставляет  еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Современные электронные календари — это полноценные персональные информационные менеджеры (ПИМ), позволяющие осуществлять персональное планирование.