Информационные технологии в управлении

системы правового обеспечения "Гарант", "ИНЕК";

системы поддержки рабочих мест руководителя "Директор", "Руководитель архива", "Проектировщик", "Суперменеджер";

системы поддержки документооборота предприятия "АТЛАНТ", "Делопроизводство".

Малыми интегрированными системами являются: Concorde XAL, Exact, NS-2000, Platinum, PRO/MIS, Scala, SunSistems, "Босс-корпорация"; средними интегрированными системами - JD Edwards, MFR-PRO, SytiLine (SYMIX); крупными интегрированными системами - SAP R/3, BAAN, Oracle Aplication,BPCS.

 

6. Кодирование информации

 

Код - это комбинация букв и цифр. Кодирование информации используется для упрощения процедур обработки, стабилизации размера отдельных сообщений, сокращения объема сведений.

Кодирование - это замена общепринятого представления реквизита на систему условных обозначений.

Используемые системы кодов экономической и технологической информации классифицируют по:

количеству знаков (одноразрядные и многоразрядные);

системе построения (порядковые, серийные, позиционные, специальные);

форме представления (цифровые, алфавитные, алфавитно-цифровые).

При порядковой системе шифровка осуществляется посредством натурального ряда чисел. Эта система проста, но целесообразна только при небольшом размере классификационного массива. При серийном коде совокупность возможных признаков реквизита делят на группы, каждому з них отводят часть натурального ряда чисел. Позиционную (десятичную) систему кодирования применяют при шифровке информационных характеристик, содержащих несколько характеристик признака, каждый из которых имеет свою группу десятичных разрядов шифра.

Выбор системы кодирования учитывает особенности процедур обработки массивов по кодируемому признаку, объему работ по кодированию, частоте появления отдельных признаков. Основными параметрами, учитываемыми при разработке кодов, являются максимальное число знаков, максимальная логичность, резервирование, увязка с соответствующими кодами других уровней управления и предприятия-партнеров.

 

7. Комплекс прикладных  программ для решения задач  информационного менеджмента

 

Сетевые операционные системы. Системная деятельность менеджера требует достижения информационного комфорта с использование пакета прикладных и системных программ различного назначения. Важнейшие из них рассматриваются в данной части.

В сложном мире компьютерных информационных систем современным менеджерам требуется прежде всего эффективно использовать возможности серверных операционных систем, обеспечивающих высокую производительность, простой запуск многих серверных приложений, телекоммуникационные функции, осуществляя тем самым руководство персоналом, оснащенным компьютерами.

Современные сетевые операционные системы(ОС) (например, Microsoft Windows NT Server) - надежная платформа для управления информационной системы любого масштаба: от простейшей сети из нескольких персональных компьютеров до сложной гетерогенной системы на сотни тысяч пользователей.

Система безопасности современных ОС обеспечивает сертифицированную защиту информации и системных служб от несанкционированного доступа и от неквалифицированных действий пользователей.

Одни из основных преимуществ сетевых операционных систем - возможность многоцелевого использования серверов (сервер файлов и сервер приложений) и организация эффективного обмена сообщениями при управлении большими базами данных. Менеджерскую информационную систему, используя сетевые ОС, можно построить на единой платформе, что в итоге позволит существенно снизить затраты на функционирование системы и обучение персонала.

Современные сетевые операционные системы работают на разных аппаратных платформах, на компьютерах с несколькими процессорами. При этом общая производительность сетевых ОС повышается при увеличении мощности компьютерных средств. Для пользователей поставляются версии сетевых ОС, поддерживающие русский язык.

Разработчики информационных систем, менеджеры используют возможности сетевых операционных систем для объединения различных рабочих станций с персональными компьютерами для интенсивной обработки данных с помощью методов вытесняющей многозадачности, что дает пользователям возможность выполнять одновременно несколько приложений без потери производительности. Например, пользователи могут работать с приложениями в то время, когда в фоновом режиме идет загрузка данных из сети Интернет, печать документов и копирование данных с сервера сети на локальный диск компьютера рабочей станции для доступа к сети Интернет. Сетевые операционные системы групповой работы менеджеров поддерживают программы просмотра Web - страниц, сетевые протоколы для работы с Интернет. Менеджеры-пользователи могут так же создавать свои собственные Web - страницы и совместно использовать их информацию внутри рабочей группы, что обеспечивается наличием в сетевых операционных системах встроенного персонального Web - сервера.

Рассмотренные возможности операционных средств управления в рабочих группах важны для системного менеджера любой организации, где высокая производительность, надежность и минимальные расходы на управление и эксплуатацию информационной системы - обязательные требования.

Освоив возможности и процедуры применения сетевых операционных средств, системный менеджер обеспечивает высокий уровень организации рабочих групп и их интерпретацию в корпоративные системы.

У системного менеджера есть еще один аспект обретения личностных информационных ресурсов - это освоение информационной технологии личной работы в офисе.

Новые версии семейства офисных программных проектов включают ориентированные на менеджера приложения, обеспечивающие возможность личной продуктивной работы, групповой обработки информации, поддерживают технологии Интернет и представляют пользователям готовые инструменты для создания гибких корпоративных Intranet - решений.

Системный менеджер должен эффективно использовать самые популярные офис-приложения, объединенные в единую среду для работы текстовых процессоров (Microsoft Word), электронных таблиц (Microsoft Excel), средств подготовки и демонстрации презентаций (Microsoft PowerPoint) и приложений для организации работы менеджера в офисе (например, Microsoft Outlook), в Интернет (Microsoft Outlook Express) и средств СУБД (например, Microsoft Access).

Таким образом, офисные информационные системы используются как интерфейс для эффективной организации повседневной работы команды системного менеджера. Встроенная электронная почта позволяет хранить список контактов, расписание встреч и событий, календарь, список задач и т.д. Все инструменты, необходимые для организации системной и персональной деятельности менеджеров, собраны в едином комплексе для коллективной работы с документами анализа информации, для удобного и быстрого осуществления оригинальных эффективных организационных решений, ориентированных на потребности конкретного менеджера, для поддержки корпоративных технологий Intranet, что дает возможность создавать разветвленные менеджерские Интернет-сети, как внутренние, так и с выходом в Интернет.

Слагаемые эффективные организации работы менеджера. Все это обеспечивает согласованность, высокую производительность в работе менеджера и быстрое получение результатов.

При этом активно используются:

развитая система помощи на русском языке, обеспечивающая консалтинг в решении самых трудных информационных задач менеджера, используя для развития МИС систему мастеров-агентов и инструментарий экспертных систем;

Помощники (например, Office Assistant), которые обеспечивают менеджеру необходимую информацию, дают советы, как лучше выполнить то или иное действие, они так же предложат подсказку, найдут нужный программный инструмент в приложениях. Внимательно следя за действиями менеджера, программный офис-помощник при необходимости предлагает наиболее простой и эффективный путь решения организационной и управленческой задачи, а так же обеспечивает возможность быстрого освоения новых инструментов в процессе работы и развития МИС;

мастера писем (Letter Wizard), которые экономят время, автоматизируя процесс создания стандартных элементов писем (например, форматирование и указание адреса), включая элементы содержания письма;

инструментальные средства под общим названием "Мастера" обеспечивают менеджеру информационный комфорт при специальных работах;

мастера для анализа таблиц (Table Analyzer Wizard) автоматически превращают плоскую таблицу с данными в мощную реляционную базу данных, автоматически создав несколько таблиц взаимосвязи;

Встроенные в офис-пакеты языки программирования быстро создают приложения, ориентированные на выполнение специфических задач информационного менеджмента.

Средства для Web-запросов в офисных системах импортируют динамически изменяющиеся данные (например, курсы ценных бумаг, биржевые котировки в специальную форму, содержащую результаты запросов Web (Web Queries)). Данные могут непосредственно подставляться в формулы и диаграммы или автоматически записываться в дневник менеджера.

Средства публикации на Web - сервере данных менеджера публикуют любую информацию из баз данных (таблицы, выборки, формы, отчеты) на корпоративном Web-сервере или на других серверах сети Интернет, организуя живые интерактивные страницы, динамически отражающие самую свежую информацию о процессах менеджмента. Эти страницы позволяют менеджерам запрашивать нужные данные, редактировать отдельные строки таблиц или добавлять информацию в существующую базу с помощью средства просмотра ресурсов Интернет.

Средства презентации офисных систем (например, PowerPoint Animation Player for ActiveX) дают возможность менеджеру публиковать на страницах Web мультимедийные презентации, содержащие анимацию, звуковые эффекты, гипертекстовые ссылки и специальные эффекты.

В ряде программ используются функциональные комплексы, агенты-программы, гарантирующие выполнение сложной алгоритмически связанной операции менеджерской технологии.

Таким образом, современные офисные средства - это программное обеспечение системного менеджера, созданное с учетом особенностей применения на различных объектах управления для эффективного использования ресурсов компьютеров за счет общих элементов для всех приложений. Команды меню, панели инструментов, средства проверки орфографии и грамматики русского и английского языка, средства рисования представлены единым набором инструментов. Это позволяет сэкономить дисковое пространство и организовать эффективное использование серверной архитектуры корпоративной сети. Расходы, которые приходятся на обучение менеджера навыкам работы с информационной системой, по данным Microsoft, могут составлять около 45% от общих затрат на функционирование информационных систем.

Таким образом, углубленная самоподготовка менеджера возможно с использованием обучающего окружения прикладных программ офисных технологий. Освоение менеджером современных средств МИС повышает его конкурентоспособность, позволяет достичь высокой системной производительности работы, интеграции информационной и управленческой деятельности за счет национального выбора и освоения информационных средств и информационных технологий.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Первоочередным условием и главным залогом успешного развития бизнеса на сегодняшний день остается информация. Предпринимателю требуется информация о емкости рынка, его сегментации, спросе на конкретный товар и возможностях продвижения данного товара на рынок. Покупателю требуется информация о производителе, о ценах, о качестве данного товара.

В системе коммуникаций немаловажную роль играют информационные технологии. Интернет стал частью повседневной жизни любого человека. Через сети Интернет можно осуществлять различные операции купли-продажи, игры на биржах, поиск информации относительно новостей науки, экономики, искусства, медицины и т.д. Посредствам сети Интернет производится налаживание новых каналов связи, поиск новых клиентов и знакомств.

Широкое применение нашел ряд различных прикладных программ, обеспечивающих менеджеру свободу в действиях без особых затрат времени и усилий.

В условиях бурного развития научно-технического прогресса существование современного человека вне информации невозможно.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник. Издание 4-е, перераб. и доп. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2005г.

Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд.2-е, доп. и перераб. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003г.

Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике: Учебник. - 3-е изд. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2006г.

Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003г.

Глухов В. В Менеджмент: Учебник для вузов.3-е изд. - СПб.: Питер, 2007г.

Менеджмент / Автор - составитель Г.Б. Казначевская - Ростов н/Д: "Феникс", 2000г

Основы менеджмента: учеб. пособие для студентов эконом. специальностей учреждений, обеспечивающих получение высш. образования/В.Ф. Володько. - Минск: Адукацыя и выхаванне, 2006г.

Менеджмент: Учебник для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям / Под ред.М. М. Максимцова, М.А. Комарова. - 3-е изд.; перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2006г.

Козырев А.А., Юдин А.П. Информационные технологии в экономике: конспект лекций. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2000г.

Бюджетные учреждения: бухучет и налоги. Журнал. №10 (2006), №3 (2007)

Экономическая газета. №27,32,39,72 (2006),7 (2007)

Дафт Р.Л. Менеджмент - СПб.: Издательство "Питер", 2000г.

Мескон М.Х., Альберт М, Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1998г.