Информационные технологии

Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета  наличия и движения средств в  самых различных разрезах в реальном времени. Она используется для учета  запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами  и т.д. Компонента позволяет отражать в учете операции хозяйственной жизни предприятия непосредственно в момент их совершения.

В комплект поставки программных продуктов системы  программ «1С:Предприятие» включаются типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики.

Конфигурации, использующие возможности одной  функциональной компоненты, предназначены  для автоматизации отдельных  сфер деятельности предприятий, например, бухгалтерского учета, торгового учета или расчета заработной платы. Конфигурации, использующие возможности нескольких компонент, обеспечивают комплексную автоматизацию различных направлений учета в единой информационной базе.

Особенностью  системы программ «1С:Предприятие» является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы "1С". Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации.

Различные версии продуктов системы программ «1С:Предприятия» могут использоваться в организациях с различными объемами информации, различным количеством пользователей автоматизированной системы и различной интенсивностью работы пользователей.

Версии для SQL обеспечивают возможность работы с  информационной базой в режиме клиент-сервер. Это позволяет обеспечить большую  устойчивость и надежность функционирования системы, а также увеличивает  производительность системы, особенно при работе большого количества пользователей.

Типовая конфигурация включает:

- План счетов, содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учета;

- Справочник  валют, используемый для валютного  учета;

- Набор справочников  для ведения списков объектов аналитического учета;

- Набор перечислений для организации аналитического учета с  регламентированным набором значений;

- Набор документов, предназначенных для ввода, хранения  и печати первичных документов  и для автоматического формирования бухгалтерских операций.

- Набор констант, используемых для настройки общих  параметров ведения учета в  конкретной организации.

- Набор стандартных  отчетов, позволяющих получать  данные бухгалтерского учета  в различных разрезах по любым  счетам, любым объектам аналитики.

- Специализированные  отчеты по конкретным разделам  бухгалтерского учета.

- Набор регламентированных  отчетов (налоговых, бухгалтерских  и др.) и механизм их обновления.

- Специальные  режимы обработки документов  и операций, выполняющие сервисные функции.

План счетов и настройка аналитического учета  реализованы в Типовой конфигурации практически для всех разделов бухгалтерского учета.

Набор документов, автоматизирующих ввод бухгалтерских  операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета:

1. Введение первичной документации.

2.Учет операций по расчетному счету.

3.Учет кассовых операций.

4.Расчет с  подотчетными лицами.

5.Учет основных средств.

6.Учет не материальных активов.

7.Учет материалов.

8.Учет товаров.

9.Учет готовой продукции.

10.Оказание услуг.

11.Выполнение работ.

12.Оказание услуг сторонней организацией.

13.Производство.

14.Расчеты с организациями.

15.Счет-фактуры, книги продаж, книги покупок.

16.Учет кадров.

17.Начисление и выплата зарплаты.

18.Формирование финансовых результатов.

19.Валютный учет.

20.Составление регламентированной отчетности.

21.Стандартные отчеты (оборотно-сальдовая ведомость, шахматка, и т.д.).

22.Создание резервной копии базы.

Программы 1С:Бухгалтерия была разработана, известной в России и СНГ, компанией 1С. Группа разработки программ: А.Алексеев, О.Дерут, В.Егоров, Д.Службин, В.Филиппов, П.Чиков, рекомендовано Министерством финансов РФ.

Компания создает  программные продукты и средства для всех сторон финансовой и экономической  деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Справочные данные, используемые в программе.

Справочник  позволяет вводить, хранить и  получать информацию, связанную с  учетом на предприятии, структурируя ее в виде дерева. Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах. Информация хранится в виде записей, все узлы дерева хранят записи одной структуры, содержащей различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. Значение объекта - произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта. Список доступных пользователю справочников определяется на этапе настройки конфигурации задачи и впоследствии не изменяется, однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая из них информацию.

В программе 1С:Бухгалтерия в Журнале авансовых отчетов используются следующие справочники: Фирма, Физическое лицо, Проект, Валюта. 

Справочник «Фирма» предназначен для хранения информации о собственных фирмах. Фирма в конфигурации - это комплексное понятие, состоящее из собственного юридического лица и аналитического признака управленческого учета. По умолчанию название фирмы формируется как сочетание названия выбранного в фирме юридического лица и аналитического признака управленческого учета. При необходимости название фирмы можно изменить произвольным образом. Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из пункта меню "Справочники" / "Фирмы". Ввод информации о фирме производится в отдельном диалоговом окне. Собственное юридическое лицо выбирается из справочника "Собственные юридические лица" в поле "Наименование юридического лица". При этом на закладках "Основная", "Дополнительная" и "Учетная политика" автоматически заполняются все ранее заполненные реквизиты выбранного юридического лица. Возможна также ситуация, когда информация о собственном юридическом лице вводится или корректируется непосредственно в справочнике "Фирмы". После записи этой информации (кнопка "Записать" или "ОК" в форме фирмы) информация будет автоматически записана в справочник "Собственные юридические лица" (см.Приложение 1).

Справочник "Физические лица" предназначен для хранения списка всех физических лиц, с которыми предусмотрено ведение хозяйственных операций. Это могут быть собственные сотрудники или подотчетные лица, торговые агенты, представители контрагента и т.д. Информация из справочника "Физические лица" используется при выписке документов. Справочник "Физические лица" вызывается из пункта меню "Справочники" / "Юридические и физические лица" / "Физические лица". В справочнике можно объединять физических лиц в произвольные группы и подгруппы. Справочник "Физические лица" в конфигурации имеет пять уровней вложенности. Удобно в этом справочнике сделать отдельные группы: по собственным сотрудникам, по подотчетным лицам, по торговым агентам и т.д. (см.Приложение 2).

Справочник «Проекты» предназначен для ведения списка проектов. Проект - это своеобразная метка документов. Поле "Проект" присутствует во всех документах конфигурации. В проект можно объединить любые документы, в том числе и документы различных контрагентов или документы, оформленные различными сотрудниками.  Справочник проектов вызывается для ввода и редактирования информации из пункта меню "Справочники" / "Структура компании" / "Проекты". Одним из вариантов использования проектов может быть возможность распределения документов по менеджерам, ответственным за закупку и продажи ТМЦ. В этом случае при оформлении документа в поле "Проект" заносится имя менеджера, ответственного за проведение этой операции. В справочнике можно создавать группы проектов (см.Приложение 3).

Справочник "Валюты" в других справочниках и документах доступен как список значений только для выбора, поэтому его рекомендуется  заполнить заранее. С самого начала в справочнике валют имеется две валюты: российский рубль и доллар США. Для ввода новой валюты необходимо, пользуясь стандартными приемами открыть новую форму и заполнить следующие реквизиты:

- краткое наименование - Мнемоника валюты.

- код - бухгалтерский код валюты. Программа поддерживает уникальность этого кода.

- полное наименование - поле ввода для полного наименования валюты (см.Приложение 4).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Оперативная информация.

Ввод остатков наличных денежных средств у подотчетных лиц вводятся при установленном виде операции "Ввод остатков по подотчетникам".

Остатки наличных денежных средств у подотчетного лица могут быть зафиксированы в  любой валюте. Если подотчетное лицо работает с несколькими фирмами, то необходимо оформлять отдельный документ для каждой фирмы. Если у подотчетного лица имеются остатки денежных средств в различных валютах, то в документ вводится две строки с одним и тем же подотчетным лицом с суммами в различных валютах.

Журнал авансовых отчетов предназначен для хранения следующих документов (см.Приложение 5):

- "Строка аванс.отчета (закупка ТМЦ)" - вводится информация о том, какие товарно-материальные ценности сотрудник закупил на выданные ему средства;

- "Строка  аванс.отчета (оплата поставщику)" - оформляется в том случае, если выданные сотруднику под отчет средства были израсходованы на наличную оплату ТМЦ, приобретенных у поставщика;

- "Строка аванс. отчета (прочее)"- оформляется в случае, когда истраченные сотрудником деньги необходимо отнести на прочие расходы.

Каждый документ имеет обязательные реквизиты – номер и дату. При открытии нового документа ему автоматически присваивается очередной порядковый номер, который может быть изменен пользователем. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но также может быть изменена.

 

 

 

 

 

2.4. Способы обработки.

В документе "Строка аванс.отчета (закупка ТМЦ)" вводится информация о том, какие товарно-материальные ценности сотрудник закупил на выданные ему средства. В поле "По документу" вводится информация о том, на основании какого документа была произведена закупка ТМЦ (например, это может быть кассовый чек).  На закладке "Табличная часть" вводится информация о приобретенных материальных ценностях (цена и количество) (см.Приложение 6).

По кнопке "Действия можно произвести следующие действия:

- Пункт "Структура подчиненности" открывает окно, содержащее дерево структуры подчиненности, в которую включен данный документ.

- Пункт "Отчет о движениях документа" для проведенного документа показывает изменения в информационной базе, выполненные этим  документом. 

- Пункт "Отчет о бухгалтерских проводках" для проведенного документа показывает в табличном виде проводки, которые будут формироваться по этому документу. 

Пункт "Перейти  в журнал" открывает общий журнал  документов и устанавливает курсор на данном документе. В том случае, если в настройках пользователя установлен флаг "Закрывать документ при переходе в журнал", документ будет автоматически закрыт.

Пункт "Обновление цен в справочнике" позволяет  для тех позиций, которые указаны  в  документе, установить в справочнике цен такие же цены,  какие указаны в документе и автоматически пересчитать другие цены, согласно заданным наценкам.

Документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" оформляется в том случае, если выданные сотруднику под отчет средства были израсходованы на наличную оплату ТМЦ, приобретенных у поставщика. В табличной части документа заполняется информация о том, сколько денег сотрудник заплатил поставщику по конкретному договору. Информация заполняется путем построчного ввода. Нижняя строка ("Содержание") - текстовая и в нее можно добавить любую произвольную информацию. В документе фиксируется две суммы: сумма, которую заплатил сотрудник поставщику, выраженная в валюте документа (фактически в той валюте, которой расплачивался сотрудник с поставщиком) и сумма расчетов, выраженная в валюте взаиморасчетов с поставщиком (валюта, установленная в его договоре) (см.Приложение 7). Сумма расчетов пересчитывается по курсу на дату документа, установленному в справочнике валют. После проведения документа эта сумма будет учтена во взаиморасчетах с контрагентом по указанному договору. По умолчанию в документе устанавливается валюта бухгалтерского учета - рубли. Если подотчетное лицо расплачивалось с поставщиком в другой валюте, то ее можно изменить, нажав на кнопку "Цены". При проведении документа, данная сумма будет учтена во взаиморасчетах с подотчетным лицом, как расход полученных им подотчетных сумм на оплату поставщиком за поставленные им ТМЦ. Соответственно, данный документ уменьшает задолженность перед поставщиком за счет подотчетных средств.

По кнопке "Действия можно произвести следующие действия:  

- Пункт "Отчет о движениях документа" для проведенного документа показывает изменения в информационной базе, выполненные этим  документом.