Информационные технологии

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.2. ИТ как составляющая автоматизированной ИС организации

 

К типовым технологическим  процедурам относятся: сбор и регистрация информации, ее передача, обработка, хранение, поиск, представление, анализ  и подготовка принятия решений (рис. 3.3).

Процедуры различаются  составом и последовательностью  операций, степенью автоматизации, надежностью  их выполнения. Операциями являются элементарные действия над информацией.

Процедура сбора  и регистрации первичной информации включает:

• сбор информации;
• передачу информации;
• регистрацию на машинном носителе, в документе;
• ввод в ИС;
• контроль ввода и оценку достоверности информации.

Процедура передачи состоит из следующих операций:

• операция ввода данных в систему передачи данных;
• преобразование информации (перекодирование, перезапись);
• передача информации для хранения или обработки;
• вывод сообщений с обратным преобразованием;
• контроль ввода-вывода.

Процедуры обработки  включают:

• операции ввода информации в ИС;
• контроль ввода;
• первичную обработку на этапе ввода;
• возможную вторичную обработку;
• вывод и контроль вывода;
• отображение результатов.

В составе процедуры  хранения и поиска выполняются операции:

• хранение информации на машинных носителях;
• запрос по определенным правилам;
• поиск, контроль поиска.

Представление информации может включать:

• выдачу информации пользователю;
• формирование и отображение сообщения;
• актуализацию информации для принятия оптимального решения.

Анализ, подготовка принятия решений – наиболее сложная  интеллектуальная процедура, выполняется  на базе подготовленных данных, знаний, их моделей, правил работы со знаниями и моделями, альтернативных решений. При реализации данной процедуры могут использоваться системы обработки данных, экспертные системы, системы поддержки принятия решений.

 

 

 

 

Рис. 3.3. Состав процедур и операций ИТ 

 

Рис. 3.4. Возможности информационной системы предприятия

 

Предприятия создают  ИС для обслуживания информационных потребностей разных уровней управления. Системы одного уровня, в свою очередь, могут быть ориентированы на обеспечение информационных потребностей разных функциональных областей (производство, финансы, маркетинг, управление персоналом). Поэтому ИС должна строиться с учетом организационной и функциональной структур предприятия.

Общие требования, предъявляемые объектом автоматизации  – предприятием к информационным системам управления:

• реализация управленческих функций в полном объеме, в заданные сроки с требуемым уровнем качества получаемой информации для целей управления;
• применение эффективных технологий сбора, регистрации, передачи, хранения, обработки и представления информации;
• надежность;
• защита информации;
• высокая степень адаптивности.

 

Рассмотрим составляющие ИС (рис. 3.5).

 

 

Рис. 3.5. Структура информационной системы организации

Источник: Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета. – СПб.: Питер, 2002.– 688 с.

 

Информация  является философской категорией. Существует множество определений данного  термина. Приведем некоторые их них.

Информация  – (лат. informatio – разъяснение, изложение) – некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний (фил. словарь).

Информация  – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах  и состоянии, которые уменьшают  имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

Информация  – это отчужденное знание (сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления), которое может быть записано на материальный носитель для того, чтобы быть доступным кому-либо [16].

Документированная информация – информация, зафиксированная на материальном носителе и имеющая реквизиты для ее идентификации.

Информация  в ИС – это сведения, представленные в документах и массивах информации на машинных носителях. Информация соответствует понятию предмета и средства труда. Как предмет труда информация является объектом сбора, регистрации, обработки, хранения, передачи. Как средство труда управляющая информация воздействует на объект управления.

Информация  может рассматриваться на 3-х уровнях:

• синтаксический уровень информации связан с внешней формой и структурой информационных сообщений. Это касается формата бланков документов, форматов значений реквизитов, структуры хранения данных на машинном носителе, протоколов обмена данными и т.п.;
• семантический уровень информации связан с построением технико-экономических показателей, проектированием реквизитного состава документов, разработкой логической структуры БД, созданием системы классификации и кодирования;
• прагматический уровень отражает ценность информации для СУ, ее полезность для выработки управленческих решений.

Информация  – важнейший стратегический ресурс СУ предприятия. ИСУ должна разрабатываться  с учетом заданных потребительских  свойств информации (рис. 3.6).

 

Рис. 3.6. Требования, предъявляемые к управленческой информации

 

 

 

Раздел 2. Организация и средства ИТ обеспечения управленческой деятельности

 

Тема 2.1. Предметная область информационных систем и технологий управления

 

Любое предприятие  для анализа возникающих проблем, принятия решений, контроля операций, создания новых продуктов или услуг нуждается в информации.

Современное предприятие  насквозь пронизано потоками информации.  Данные информационные потоки могут  быть представлены в виде определенной модели.

Информационная  модель предприятия – это подмножество бизнес-модели, описывающее существующие информационные потоки на предприятии, правила обработки и алгоритмы маршрутизации элементов информационного поля в соответствии со сложившимися или проектируемыми организационными коммуникациями [16]. Для построения информационной модели предприятия необходимо проанализировать виды важнейших информационных коммуникаций.

Рассмотрим  с позиций ИТ каналы коммуникации и типы информации, проходящей через  них (рис. 3.10). Выделим коммуникации внутри организации.

Нисходящие  коммуникации включают в себя: исполнение целей и стратегий, принятых менеджерами высшего уровня, приказы и инструкции, формальные правила и процедуры, оценку результатов деятельности подчиненного персонала, внедрение норм корпоративной культуры. ИТ здесь отводится важное место, поскольку они позволяют минимизировать искажение смысла сообщений, рассеивания коммуникаций.

Восходящие  коммуникации идут от низших уровней организации до высших. Это могут быть: отчеты о проделанной работе, широкий спектр финансовой, маркетинговой и аналитической информации, сообщения о возникающих проблемах и предложения по их решению, информация о конфликтах, жалобы, результаты конфиденциальных опросов и другие сообщения.

К горизонтальным коммуникациям относят обмен сообщениями между сотрудниками одного уровня. Это – консультации между отделами по решению вопросов внутри отделов, а также проблемы координации совместной деятельности.

Информацию, циркулирующую  на предприятии, также  можно классифицировать по уровням руководства, на которых эта информация чаще всего бывает востребована. Так, высшим уровням руководства соответствует информация для выработки стратегии и принятия стратегических решений. На среднем уровне руководства востребована информация для тактического планирования и принятия решений. Руководители низшего уровня оперируют информацией для контроля и оперативного планирования. На уровне исполнителей происходит обработка оперативных сделок, ответ на запросы, ведение документации и т.д.

 

Рис. 3.10. Информационная модель предприятия (организации)

 

В процессе коммуникации информация проходит четыре основных этапа:

• сбор информации,
• кодирование для последующей передачи,
• выбор канала передачи и непосредственно передача информации,
• получение и декодирование.

Помимо информационных потоков внутри предприятия, выделим  потоки между предприятием и внешней  средой. Это: задающая информация из системы высшего уровня иерархии, исходящая информация в системы низшего уровня иерархии, информация о внешней среде, исходящая информация и документация (решения).

 

Тема 2.2 Связь компонентов информационной модели предприятия

с современными информационными системами

 

Для того, чтобы эффективно применять ИТ для решения конкретных управленческих задач, необходимо хорошо разбираться не только в ИТ, но и в организационных и управленческих схемах предприятия.

На рис. 3.11 проиллюстрирована взаимосвязь организационных, технологических и управленческих аспектов при создании информационных систем.

 

Рис. 3.11. Взаимосвязь организационных, технологических 
и управленческих аспектов при создании ИС

 

Основная цель использования ИТ в управлении организацией состоит в принятии верных тактических и стратегических решений, позволяющих найти возможность оптимизации или расширения бизнеса. Она достигается при условии использования высокопроизводительных технических средств сбора, обработки и хранения информации, применения научно-обоснованных методов анализа, что позволяет принять эффективные управленческие решения. В этой иерархии взаимосвязанных условий особое место принадлежит применяемым методам анализа информации и связанным с ними методам управления, позволяющим не только прогнозировать ожидаемые результаты, но и формировать условия для минимизации потерь и совершенствования производства.

Управление  определяется как совокупность действий, направленных на оптимизацию деятельности фирмы, ее развитие в соответствии с  целью ее функционирования и на основе объективной информации.

Процесс управления использует схему управления, метод планирования и методы анализа результатов практической деятельности предприятия. На рис. 3.12 показана обобщенная схема управления организацией, которая содержит следующие основные составляющие: исходные данные, планирование, регулирование, объект управления, систему учета и контроля, систему обработки и анализа информации и систему регулирования управляющих воздействий.

Такой подход позволяет  выделить стратегический и оперативный  контуры управления, указать на основные составляющие процесса управления и показать значение обработки и анализа текущей информации.

Контур стратегического  управления определяет процессы планирования производства на основе исходных показателей, что позволяет выработать плановые показатели, которые определяют необходимый уровень финансирования, наличие производственных и кадровых ресурсов и т.п., что определяет возможность достижения результатов деятельности. На объект управления воздействуют различные внешние (незапланированные) воздействия, что может привести к изменению результата деятельности. Блок анализа позволяет определить причины отклонения от заданных объемов продукции и внести изменения в планы.

Контур ОУ  содержит систему учета и контроля деятельности предприятия, что позволяет также анализировать ход производственного процесса и вносить коррективы (регулировать) в условия деятельности объекта управления.

 

 

Где:                   - контур стратегического управления (СУ);

                   - контур оперативного управления (ОУ);

ИИ          - исходная информация.

 

Рис. 3.12. Схема управления организацией

Источник: Меняев М.Ф. Информационные технологии управления: Учебное пособие: В 3 кн.: Книга 3: Системы управления организацией. – Омега-Л, 2003. – С.23.

 

В качестве метода, позволяющего регулировать процесс  управления организацией, используются разные подходы (методы управления), среди которых можно выделить следующие (рис. 3.13).

Продолжим рассмотрение параметров, которые влияют на ИС (рис. 3.10).

Организационные единицы управления – это структурные подразделения, управленческий персонал (пользователи), выполняющие функции управления с использованием средств ИТ.

ИС и организационная  структура предприятия взаимно  влияют друг на друга. С одной стороны, ИС должны соответствовать организационной структуре, чтобы обеспечивать подразделения необходимой информацией. С другой, предприятие должно заново познавать себя, чтобы получить выгоду от новых ИС.