Информационные технологии

 

Рис. 3.13. Методы управления, регулирующие процесс управления организацией

 

ИТ становятся мощным инструментом повышения конкурентоспособности  и эффективности предприятий. Перечислим основные организационные варианты схем, которые стали возможными при использовании новых ИТ (рис. 3.14).

Сегодня крупные  предприятия, созданные еще в 80-х  и 90-х годах прошлого столетия, часто неэффективны, слабо поддаются изменениям и потому неконкурентоспособны. Более «плоские» организационные схемы предприятий имеют меньшее число уровней управления, их младшему персоналу дано право принимать решения самостоятельно. Этот персонал больше не работает стандартное число часов и не обязательно все время находится в офисе. Служащие часто разбросаны по всему миру и могут связаться со своим управляющим с другой половины земного шара, используя Интернет.

Предпосылки для  таких изменений создали современные  ИТ. Сети компьютеров объединяют персонал в единую команду. Это является еще одной характеристикой предприятий, отказавшихся от многоступенчатости - многоуровневых иерархических структур управления, но изменивших уровень и масштаб контроля.

Глобальные  вычислительные сети позволяют координировать деятельность географически разбросанных по разным зонам исполнителей. Исчезают целые подразделения прежних предприятий: отпадает необходимость в запасах (и соответственно, в складах), поставки осуществляются по мере необходимости в точно назначенное время.

Благодаря современным  телекоммуникационным технологиям  географическая удаленность перестает быть проблемой для участников проекта. Становятся реальностью рабочие команды, члены которых работают над новыми продуктами, будучи удалены друг от друга на тысячи километров. Современные вычислительные сети и телекоммуникации позволяют предприятиям действовать более гибко, повышая их способность реагировать на изменения рыночного спроса и получать преимущества от новых возможностей.

 

Рис. 3.14. Влияние ИТ на организационную структуру

 

ИТ, базирующиеся на телекоммуникациях, позволяют выполнять  такие транзакции, как оплата заказов между предприятиями, используя электронную связь. Тем самым формируются новые отношения между ними, их потребителями и поставщиками, изменяется само понятие границ между предприятиями. По-новому начинают использоваться информационные мощности одного предприятия для повышения эффективности другого или улучшения отношений между организациями.

С начала 50-х  годов ИТ начали замещать ручные процедуры автоматизированными потоками и процессами. Электронные потоки снизили операционные издержки во многих компаниях, вытесняя бумагу и ручную рутину. Новые схемы потоков могут оказать громадное влияние на эффективность деятельности предприятия и уже привели к новым организационным структурам, продуктам и услугам.

Помимо организационного уровня управления, в СУ предприятий выделяются контуры функционального управления (рис 3.15).

 

 

 

Рис 3.15. Состав функциональных компонентов ИС

Источник: Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета. – СПб.: Питер, 2002. – С. 31.

 

ИС должна выстраиваться  в соответствии с функциональной структурой предприятия. Функциональные компоненты составляют содержательную основу ИС.

Функциональная  структура ИС – совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, реализующих функции управления.

Функциональная  структура предприятия предусматривает группировку по принципу близости видов деятельности и использования ресурсов. Сотрудники и средства производства объединяются в единицы – отделы. При подобной структуризации действуют описанные выше нисходящие, восходящие и горизонтальные информационные потоки.

Информационная  система управления должна решать задачи стратегического и тактического планирования, управления производством, бухгалтерского учета, управления персоналом и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т.д.) решают без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые, кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т.д.

На предприятии  может быть внедрен не весь комплект модулей, а только часть в зависимости  от специфики работы и этапа жизненного цикла ИС (табл. 3.2).

Таблица 3.2

Соответствие  современных информационных технологий компонентам

информационной  модели предприятия

 

Компоненты  информационной модели	Пример  проблемно-ориентированной или опорной ИТ
Предприятие в  целом	Комплексные ИС
Финансовый  отдел	ИС финансового управления, ИС бюджетирования
Отдел инвестиций	ИС инвестиционного  анализа
Планово-экономический  отдел	ИС управления проектами
Бухгалтерия	ИС анализа  финансового состояния
Отдел стратегического  планирования	ИС подготовки бизнес-планов
Отдел прогнозирования	ИС прогнозирования  деятельности предприятия
Отдел маркетинга	ИС маркетингового типа
Отдел логистики	Модули логистики  комплексных ИС
Отдел ИТ	Аппаратные  средства
Предприятие и  внешняя среда	Устройства  коммуникаций и сети ИС электронной коммерции

 

Тема 2.3. Финансовая информация и ее использование в управлении

 

Успешная деятельность менеджера определяется, прежде всего, его возможностью своевременно и  обоснованно принимать те решения, которые гарантируют выпуск востребованных продуктов (услуг) и одновременно с этим обеспечивают рост прибыли. Для выполнения этих задач менеджеру необходимо иметь доступ к информации, знать методы ее обработки, эффективно распределять информацию, добиваясь осуществления принятых решений.

Чтобы вырабатываемые решения по управлению производством были эффективными и оперативными, управляющим необходима достоверная информация о производственном и финансовом положении предприятия. Эту информацию позволяют получить управленческий и бухгалтерский учет (рис. 3.16).

 

 

Рис. 3.16. Информация бухгалтерского и управленческого учета

В самом общем  виде бухгалтерский учет можно определить как информационную систему, которая измеряет, обрабатывает и передает финансовую информацию.

Объектом измерения  в бухгалтерском учете выступают хозяйственные операции. Они являются фактами хозяйственной жизни, оказывающими влияние на финансовое положение фирмы.

Современный управленческий учет можно определить как вид  деятельности в рамках одной организации, который обеспечивает управленческий аппарат организации информацией, используемой для планирования собственного управления и контроля за деятельностью организации. Этот процесс включает выявление, измерение, сбор, анализ, подготовку, интерпретацию, прием и передачу информации.

Организация управленческого учета на предприятиях осуществляется по отдельным принципам и, исходя из целей и задач управляющих, не регламентируется со стороны государства. Управленческий учет служит только интересам фирмы.

Одной из задач  бухгалтерского и управленческого учета является составление отчетов для:

1) внешних пользователей;

2) целей периодического  планирования, контроля и оценки;

3) принятия решений  в нестандартных ситуациях.

Составление отчетов  первой группы (внешних отчетов) относится к сфере бухгалтерского учета, который жестко подчинен стандартным принципам.

При этом внешними пользователями являются владельцы акций и кредиторы (фактические или потенциальные), служащие предприятия. В другую важную категорию внешних пользователей бухгалтерской информации входят поставщики, покупатели, профсоюзы, финансовые аналитики, статистики, экономисты, представители налоговых органов и внебюджетных фондов - Фонда занятости, Фонда обязательного медицинского страхования, Пенсионного фонда и др.

Составление отчетов второй и третьей групп является прерогативой управленческого учета. Эти отчеты содержат информацию не только об общем финансовом положении предприятия, но и о состоянии дел непосредственно в области производства. Пользователями информации управленческого учета являются управляющие различных уровней предприятия.

Структура информации управленческого учета зависит от запросов пользователей этой информации. Управленческий учет - это система информационной поддержки управления.

Информационная  деятельность (информационная составляющая бизнеса) входит в менеджмент как составная его часть, а совокупность методов организации и управления информационным ресурсом организации определяет соответственно содержание деятельности в области информационного менеджмента.

 

Тема 2.4. Особенности ИТ в организациях различного типа

 

Выбор стратегии  организации автоматизированной информационной технологии (АИТ) непосредственно зависит от особенностей функционирования предприятий. Рассмотрим факторы, определяющие выбор АИТ (рис. 3.17) .

Основополагающим  фактором для построения информационной технологии с привязкой ее к принятой модели управления и существующей информационной инфраструктуре является область функционирования экономического объекта, в соответствии с которой организации можно разделить на группы (рис. 3.18) .

Рис. 3.17. Факторы, определяющие выбор АИТ

При внедрении  информационных систем и технологий важным критерием является также  величина организации. Организации (предприятия) можно разделить на три группы - малые, средние и большие (крупные).

На малых  предприятиях различных сфер деятельности информационные технологии, как правило, связаны с решением задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информационных баз данных по направлению деятельности фирм, организацией телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями. Персонал малых предприятий работает в среде локальных вычислительных сетей различной топологии с организацией автоматизированного банка данных для концентрации информационных ресурсов предприятия.

 

 

Рис. 3.18. Тип предприятия в соответствии с областью функционирования

Индивидуальные приложения и функциональная информация специалистов малого предприятия локализуются на уровне автоматизированных рабочих мест (рабочих станций) локальной вычислительной сети, а автоматизированный банк данных используется для эффективной информационной поддержки работы верхнего звена управления. Поэтому на малых предприятиях целесообразна организация комбинированной информационной технологии.

Комбинированная сетевая ИТ сочетает в себе распределенную обработку данных с централизацией информационных ресурсов в автоматизированном банке данных. Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

 

Рис. 3.19.  Преимущества комбинированной сетевой  АИТ

 

В средних организациях большое значение для управленческого звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес-процессам. Для таких организаций (предприятий, фирм) характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа и т.д.

На средних  предприятиях могут использоваться несколько серверов в различных  функциональных подразделениях. Локальная  вычислительная сеть средних предприятий может представлять собой двухуровневую вычислительную сеть, на верхнем уровне которой организована коммуникационная среда для обмена информацией между локальными серверами, а на нижнем уровне - подключение локальных вычислительных сетей различной топологии каждого функционального подразделения к локальному серверу для обеспечения пользователям взаимного обмена информацией и доступа к корпоративным ресурсам.

В крупных организациях информационная технология строится на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, развитую архитектуру «клиент-сервер», применение высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей. Корпоративная информационная технология крупного предприятия имеет, как правило, трехуровневую иерархическую структуру (рис. 3.20), организованную в соответствии со структурой территориально разобщенных подразделений предприятия: центральный сервер системы устанавливается в центральном офисе, локальные серверы - в подразделениях и филиалах, станции клиентов, организованные в локальные вычислительные сети структурного подразделения, филиала или отделения - у персонала компании.

 

Рис. 3.20.  Трехуровневая модель «клиент-сервер»

 

При централизованном управлении технология ориентирована на концентрацию информационных ресурсов в головном предприятии с жесткими ограничениями по уровням доступа к корпоративным данным.