Изменение оформления рядов и колонок в таблице. Форматы чисел

 

Лабораторная работа № 2

 

Изменение оформления рядов  и колонок в таблице. Форматы  чисел.

 

1.Цель работы -   научиться следующему:

• изменять ширину и высоту рядов и колонок;
• форматировать числовые значения.

 

2.Порядок  выполнения.

Если панель инструментов Форматирование имеет вид прямоугольника, перенесите ее с помощью мыши на привычное, для вас место окна Excel (или дважды щелкните на свободном месте этой панели инструментов). А с помощью кнопки Развернуть (это кнопка вверху, в правом углу заглавной строки ххххх.xls), разверните окно программы на весь экран.

Теперь на вашем экране панель инструментов Форматирование переместилась и приняла горизонтальное положение между Стандартным инструментальным меню и строкой формул. .(См. рис. 2.2) В новых версиях Excel  панели могут располагаться в одной строке, а недостающие кнопки выбираются кнопкой Другие кнопки.(См. рис. 2.1)

 

Рис. 2.1

 

Изменение вида столбцов

 

Когда вы впервые создаете таблицу, Excel делает все содержащиеся в ней столбцы одинаковой ширины. Хотя это позволяет вам поначалу работать в изящной, симметричной экранной сетке, вам, вероятно, нужно будет изменить ширину отдельных столбцов в зависимости от их содержимого. К примеру, обратите внимание на то, что в нашем образце бюджета слова  Ежемесячные поступления в ячейке А3 переходят в ячейку В3, которая должна содержать цифры дохода за январь. Давайте исправим это положение.

 

1.Щелкните по ячейке А3, чтобы сделать ее активной.

2.Выберите в меню Формат  опцию Столбец. В открывшемся  подменю выберите опцию Ширина. Excel выводит на экран диалоговое окно Ширина столбца, показанное на рисунке 2.2; оно используется для регулирования ширины колонки, в которой находится активная в данный момент ячейка.

 

 

Рис. 2.2

 

Как видно на примере  этого диалогового окна, можно указать точную ширину для колонки, с которой вы работаете. Для этого просто введите желаемую ширину в поле ввода текста Ширина столбца. Или же позвольте Excel определить наиболее подходящую ширину обрабатываемой колонки в соответствии с содержимым активной ячейки. Для этого проделайте следующее:

 

1.Закройте диалоговое  окно Ширина столбца, нажав кнопку Отмена.

2.Выберите в меню  Формат опцию Столбец, в подменю выберите опцию Автоподбор ширины.

 

Когда Excel вновь вычертит вашу таблицу, столбец А будет достаточно широким, и слова Ежемесячные поступления полностью войдут в него. Теперь ячейка В3 свободна, и в нее можно внести доход за январь.

 

Щелкните по ячейке В3, чтобы сделать ее активной.

2.Напечатайте 30000 и нажмите Enter.

 

Ввод величины дохода за январь привел сразу к нескольким результатам. Во-первых, она послужила исходной цифрой, на основе которой Excel смог рассчитать остаток в ячейке В15 по формуле. Теперь в ячейке В15 находится реальное значение: 11450. Посмотрите формулу ячейки В15 в строке формул. Для этого встаньте в ячейку и активизируйте ее. Кроме того, ячейка I15, в которую мы ввели формулу, содержащую в себе функцию Среднее значение, теперь отражает этот новый остаток.

 

 

Столбец I, содержащий это среднее значение, частично ушел за правый край экрана, когда мы изменили ширину столба А. Чтобы он опять стал виден полностью, мы воспользуемся другим способом регулирования ширины столбцов.

 

 Установите указатель мыши на вертикальную линию, отделяющую букву  H в заголовках столбцов, от буквы I , находящейся справа. (Когда вы устанавливаете указатель в правильное положение, он превращается в перекрестие).

 Нажмите и не  отпускайте левую кнопку мыши.

 Сдвиньте мышь немного влево, чтобы возникающая теневая вертикальная линия уменьшила столбец H примерно до половины его первоначальной ширины.

 Отпустите левую  кнопку мыши.

 

Теперь ваш экран  должен быть похож на рисунок 2.3, на котором показаны результаты ваших  операций по изменению размеров столбцов.

 

 

Рис. 2.3

 

Изменение вида строк

 

Те же методы, которые были описаны для столбцов, могут быть использованы для изменения вида строк. Кроме того, можно использовать команды меню Правка, чтобы добавить столбцы и строки либо удалить их из таблицы. Чтобы посмотреть, как это делается, давайте продолжим шлифовку нашего образца бюджета.

 

1. Щелкните по ячейке А12, чтобы сделать ее активной. 2. В меню Правка выберите опцию Удалить.   Excel  выводит на экран диалоговое окно Удалить, которое показано на рисунке 2.4; в нем вы указываете те элементы таблицы, которые хотите удалить. Чтобы поупражняться, удалите ряд 12.   1. Поставьте переключатель  в опцию строку 2. Щелкните по клавише ОК.

Рис. 2.4

 

При этом из нашего образца  бюджета удаляется ряд 12, и ряд ИТОГО оказывается прямо под рядами с месячными доходами, которые в нем суммируются. Заметьте также, что формула в ячейке В14, которая раньше имела обозначение В15, была автоматически скорректирована в соответствии с новым местоположением ряда ИТОГО. Это еще один пример того, как Excel упрощает сложные расчеты.

 

Использование функции Формат - Число

 

Давайте начнем с того, что попросим Excel показать цифры в нашем нынешнем бюджете в стандартном формате валюты.

 

1. Выделите столбец В, щелкнув мышью по его заголовку.

2. В меню Формат выберите опцию Ячейки.

 

Excel выводит на экран диалоговое окно Формат ячеек, показанное на рисунке 2.5; оно используется для выбора формата числовых значений в таблице.

 

 

Рис. 2.5

 

Как видите, Excel предоставляет большой набор вариантов форматирования для любых числовых значений, которые содержатся в таблице. Для наших целей:

 

1. Щелкните по пункту Денежный в окне Числовые форматы.

2. Чтобы подтвердить  предлагаемый по умолчанию формат валюты - округленные значения в рублях, без десятичных знаков - щелкните по ОК.

 

Теперь ваш экран  должен быть похож на рисунок 2.6. Обратите внимание на то, что все числовые значения, находящиеся в колонке В, преобразованы в указанный вами формат валюты. (Кроме, возможно, ячеек В3, В12, В14. Вместо цифр там стоят символы ###). Ничего страшного, просто ширины ячейки не хватает на ваши доходы и расходы. Попробуйте увеличить ширину столбца, как мы уже это делали, и таблица принимает вполне пристойный вид.

 

Рисунок 2.6

 

Использование инструментального меню

 

Инструментальное меню Форматирование позволяет использовать еще один, более легкий способ форматирования содержимого ячейки.

 

1. Щелкните по ячейке I14, чтобы сделать ее активной
2. Щелкните по кнопке Денежный стиль   на панели инструментов    Форматирование.

 

 Excel автоматически переформатирует выделенную ячейку, используя стандартный формат валюты. Поскольку в ячейке В14 приводится среднее значение, а не округленная сумма в рублях, давайте оставим его в этом формате.

 

 

Использование контекстного меню

 

1. Введите числовые значения в ячейки Е3-Е11, подобно тому, что было введено в предыдущий столбец.
2. В ячейке Е12 посчитайте сумму по данному столбцу. Любым из известных вам способов (или с применением кнопки суммирования на панели инструментов Стандартная или копированием формулы из смежной ячейки).
3. Выделите диапазон ячеек с Е3-Е11 и нажмите правой клавишей мыши в любом месте выделенного диапазона.
4. В появившемся контекстном меню выберите команду Формат ячейки. На экране появится диалог, аналогичный рис. 2.5
5. Активизируйте вкладку число, выберите Денежный формат и какой-нибудь другой вид представления чисел, отличный от того, что уже выбирали ранее.
6. Закройте диалог Формат ячеек с помощью кнопки ОК.
7. Если в некоторых ячейках появятся символы ###..., это указывает на то, что число не помещается в ячейке, надо увеличить ширину столбца.
8. Выделите весь столбец, щелкнув по его заголовку, и выберите меню Формат, команду Столбец – автоподбор ширины. После выполнения команды ширина столбца станет ровно такой, что в нем будут видны все числа.

 

 

Самостоятельно  выполните следующие действия.

 

 В столбце F или G посчитайте и запишите долю каждой составляющей ячеек В3-В11 к содержимому ячейки В13, т.е. долю каждого слагаемого по отношению к общей сумме.

 Полученный результат  выразите в процентах, для этого  выделите диапазон ячеек С3-С11 и нажмите кнопку %  на панели инструментов Форматирование.

 

Покажите работу преподавателю.

После окончания работы можно удалить содержимое ячеек С3-С11 и Е3-Е11.

 

 

Форматирование  данных в ячейках.

 

1. Цель работы - научиться следующему:

• ознакомиться с культурой оформления печатного документа;
• превращать простые таблицы в красивые печатные документы;
• улучшать внешний вид таблицы путем определения различных шрифтовых гарнитур для текста и содержащихся в нем численных значений;
• выделять цветом, рамками те или иные участки документа.

2. Порядок выполнения

ФОРМАТ - ВЫРАВНИВАНИЕ

Вначале мы изменим расположение некоторых блоков текста в колонке А образца бюджета. По умолчанию Excel выравнивает текст, введенный в ячейку, по ее левой стороне, но мы воспользуемся несложным методом, чтобы изменить выравнивание в некоторых ячейках.

Укажите на ячейку А5.

1. Нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши.
2. Двигайте мышь вниз и выделите ячейки А5 - А11 - конкретные статьи расходов.
3. Отпустите левую кнопку мыши.
4. В меню ФОРМАТ выберите команду ЯЧЕЙКИ.
5. Щелкните мышью на ярлычке с надписью ВЫРАВНИВАНИЕ, чтобы выбрать нужную вкладку с элементами управления. Она используется для указания способа выравнивания в выделенных ячейках. Диалоговое окно ВЫРАВНИВАНИЕ показано на рис. 2.7.

 

Рис. 2.7

 

Чтобы выровнять суммы  статей расходов по правой стороне  ячеек проделайте следующее:

1. В группе опций ПО ГОРИЗОНТАЛИ выберите ПО ПРАВОМУ КРАЮ.
2. Щелкните по ОК.

 

Теперь Ваш экран должен быть похож на рис.2.8, на котором показаны суммы расходов по статьям, выровненные по правой стороне:

 

Рис. 2.8

 

ВЫРАВНИВАНИЕ ДАННЫХ С  ПОМОЩЬЮ ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ.

Несколько кнопок в инструментальном меню Excel также можно использовать для изменения выравнивания в нескольких ячейках. Чтобы посмотреть, как это делается:

1. Укажите на ячейку В2.
2. Нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши.
3. Двигайте мышь вправо, пока не будут выделены ячейки В2 - G2 - название месяцев, обозначающие отдельные кнопки.
4. Отпустите левую кнопку мыши.
5. Щелкните по кнопке ВЫРАВНИВАНИЕ ПО ЦЕНТРУ на панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ.

 

Проделав это упражнение, мы отцентрировали название каждого  месяца в его ячейке. Кнопки, находящиеся  справа и слева от кнопки ВЫРАВНИВАНИЕ ПО ЦЕНТРУ позволяют быстро выровнять содержимое выделенных ячеек по правой и левой сторонам.

ЦЕНТРИРОВАНИЕ ДАННЫХ ПО ШИРИНЕ НЕСКОЛЬКИХ ЯЧЕЕК.

Последняя операция форматирования, которую мы рассмотрим, – это  центрирование данных через несколько  ячеек. Оно может быть особенно полезно, когда в Вашем документе есть текст, относящийся только к части таблицы. Он может быть похож на заголовки, используемые в газетах и журналах.

1. Укажите на ячейку А1.
2. Нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши.
3. Двигайте мышь вправо, пока не будут выделены ячейки А1 - I1.
4. Отпустите левую кнопку мыши.
5. Щелкнете по кнопке объединить и поместить в центре на панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ.

 

Проделав эту операцию, текст в первой строке будет отцентрирован  в ячейках А1-I1.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШРИФТОВ В ФОРМАТИРОВАНИИ ДОКУМЕНТОВ EXCEL

1. Выделите ячейки А1-G1.
2. В меню ФОРМАТ выберите команду ЯЧЕЙКИ.
3. Используя возможности вкладки ШРИФТ, отформатируйте выделенные ячейки, присвоив им шрифт ARIAL, размер шрифта (кегль) – 16, полужирный.

С помощью панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ присвойте:

1. Ячейкам В2-G2 - размер шрифта (кегль)-11, стиль - полужирный.
2. Ячейкам А5-А11- шрифт ARIAL, стиль - полужирный.

Когда Вы проделаете все выше перечисленные  операции, картина на Вашем экране должна будет выглядеть как на рис. 2.9.

Рис. 2.9

ОПРЕДЕЛЕНИЕ РАМОК

Создайте рамку, воспользовавшись кнопкой ОБРАМЛЕНИЕ на панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ. Для этого необходимо:

1. Укажите на ячейку А5.
2. Нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши.
3. Двигайте мышь вниз и вправо, пока в выделенной группе не окажутся ячейки с A5 по G11.
4. Отпустите левую кнопку мыши, щелкните по кнопке ОБРАМЛЕНИЕ на панели   инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ.
5. Снимите выделения с группы ячеек. Обратите внимание на то, что вокруг ячеек появилась рамка.