Электронные документы

Оглавление 
 

Введение…………………………………………………………………………...3 

1.Электронные документы……………………………………………………….4 

1.1 Магнитный документ…………………………………………………………4 

1.2 Оптический документ………………………………………………………...5 

1.3 Законодательное  регулирование……………………………………………..6 

2. Создание электронных  библиотек…………………………………………….8 

2.1 Классификация………………………………………………………………..9 

2.2 Зарубежный опыт……………………………………………………………10 

2.3 Российские разработки  в области создания системы  электронных  

библиотек………………………………………………………………………...11 

Заключение……………………………………………………………………….13 

Список использованных источников и литературы…………………………...14 

Введение 
 

Данный реферат  посвящен характеристике электронного документа, как особого носителя информации, также описанию такого явления Всемирной сети, как электронные  библиотеки. 

Электронный документ - это документ с записью звука  или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает  не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки. 

Отличительной чертой электронной библиотеки является возможность  параллельного использования различных  поисковых механизмов и средств  доступа к гетерогенным коллекциям электронных данных. Так как в  качестве ответа на запрос к электронной  библиотеке пользователю может быть представлен далеко не единственный электронный документ (или его  фрагмент) и совсем не обязательно  в текстовой форме, необходимы такие  информационные системы, которые могут  обеспечить эффективный комплексный  поиск и анализ информации в коллекциях разнородных объектов. 

В литературе по данному  вопросу освещены положения современной  регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных  актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами.  

1. Электронные документы 
 

Электронные документы  не привязаны жестко к определенному  носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого  способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические  и другие виды документов. 

1.1 Магнитный документ  
 

К магнитным носителям  информации относят магнитную ленту, магнитную карту, магнитный диск (жесткий и гибкий). 

Информация на магнитных  документах записывается путем изменения  остаточной намагниченности отдельных  участков магнитного слоя носителя. 

Магнитная лента - носитель информации в виде ленты из гибкой и прозрачной пленки с ферромагнитным покрытием. Магнитная лента несет звуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом. Используется в ЭВМ, аудио- и видеотехнике. 

Магнитная карта - носитель информации в виде гибкой пластины с магнитным покрытием. 

Магнитный диск - носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи. 

Магнитные диски  делятся на жесткие и гибкие (дискеты). 

Гибкий магнитный  диск (floppy disk, diskette) - это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Он широко используется в ПЭВМ и является сменным носителем информации или программного обеспечения. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. Чаще всего используется для обмена программными продуктами и данными. 

Жесткий магнитный  диск (винчестер) - это круглая плоская  пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе персональным компьютером, и устанавливается внутри него. 

Различают два вида жестких магнитных дисков. 

Жесткий диск (hard disk) - встроенный в накопитель (дисковод) на жестком магнитном диске пакет закрепленных один над другим магнитных дисков, извлечение которых в процессе эксплуатации ЭВМ является невозможным. 

Съемный жесткий  диск (removable hard disk) - пакет магнитных дисков, заключенных в защитную оболочку, которые в процессе эксплуатации ЭВМ могут выниматься из дисковода на сменном жестком диске и заменяться другим. Использование этих дисков обеспечивает практически неограниченный объем внешней памяти ЭВМ. 

1.2 Оптический документ  
 

Оптический документ относится к новейшим носителям  информации, основанным на оптических способах записи, считывания и воспроизведения. Из всей массы документов он выделяется по способу документирования. 

Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных  способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного  носителя информации является, во-первых, его универсальность, то есть возможность  записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида - звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность  организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных  информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных. 

К оптическим документам относятся оптические диски и  видеодиски: компакт-диск, CD-ROM, DVD-диск и другие. 

Аудио компакт-диск - это оптический диск с постоянной (нестираемой) звуковой (речь, музыка и  т. п.) информацией, записанной в двоичном коде. Качество воспроизведения (помехозащищенность), компактность, удобство воспроизведения и хранения являются основными достоинствами компакт-диска. 

CD-ROM - компакт-диск  с постоянной памятью, предназначенный  для хранения и чтения значительных  объемов информации (550 Мбайт и  более). Он содержит компьютерную  информацию, которая считывается  дисководом, подключенным к ПЭВМ. CD-ROM относится к средствам мультимедиа,  то есть интерактивным аудиовизуальным  средствам, позволяющим одновременно  проводить операции с подвижными  графическими изображениями, текстом  и звуком. Информация обычно представляется  в виде комплекса: графика - меню - гипертекст (инструмент последовательных  ссылок на текстовые и графические  фрагменты при поиске нужной  информации). 

1.3 Законодательное  регулирование 
 

Что же касается вопросов законодательного регулирования Электронных  документов и электронной подписи, то первым из законов следует рассмотреть  Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», принятый в 1995 году. Данный правовой акт  определяет правовой режим документирования информации, право собственности  на отдельные документы и отдельные  массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок  правовой защиты информации. 

В статье 5 «Документирование  информации» рассматриваются вопросы  юридической силы документов, полученных из автоматизированных информационных систем. В соответствии с п. 2 ст. 5 документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает  юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством  Российской Федерации. Юридическая  сила документа, хранимого, обрабатываемого  и передаваемого с помощью  автоматизированных информационных и  телекоммуникационных систем, может  подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной  цифровой подписи признается при  наличии в автоматизированной системе  программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования (п.3 ст. 5). 

Таким образом, электронная  цифровая подпись становится обязательным реквизитом документа в автоматизированной информационной системе и позволяет  реализовать механизм проверки достоверности  сведений, содержащихся в таком документе. 

Применительно к  гражданским правоотношениям основополагающие положения о возможности использования  электронных документов и электронной  подписи содержатся в Гражданском  кодексе РФ. 

В отсутствии специальных  законодательных норм Центральный  банк РФ издал ряд нормативных  документов, позволяющих использовать электронные платежные документы  в практической деятельности. 

В частности, было издано Временное положение от 12 марта 1998 года № 20-П «О правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка  России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России». Положение устанавливает правила  обмена электронными документами и  пакетами электронных документов, используемых при осуществлении безналичных  расчетов через расчетную сеть Банка  России, между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими  клиентами Банка России. 

В качестве электронного служебно-информационного документа (ЭСИД) рассматривается «…документ, подписанный (защищенный) электронной  цифровой подписью и обеспечивающий обмен информацией при совершении расчетов и проведении операций по счетам, открытым в учреждениях Банка  России (запросы, отчеты, выписки из счетов, документы, связанные с предоставлением  кредитов, и т. д.)». 

После нескольких лет  обсуждений различных законопроектов решающим шагом стало подписание 10 января 2002 года Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», создающего правовую основу для использования  электронных документов и электронных  цифровых подписей в различных сферах деятельности. 

Для подтверждения  достоверности электронного документа  используется электронная цифровая подпись, которая понимается в законе как «…реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного  электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной  цифровой подписи и позволяющий  идентифицировать владельца сертификата  ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в  электронном документе». 
 

2. Создание электронных  библиотек 
 

Электронные библиотеки сегодня представляют собой даже не направление, это - идеология. Электронные  библиотеки становятся неотъемлемой частью деятельности практически в любой  области; с необходимостью иметь, развивать  и использовать электронную библиотеку сегодня сталкиваются практически  все. Как ранее все стремились получить компьютеры, так сейчас, когда  уже произошло определённое насыщение  компьютерами, говорят в основном о двух вещах - Интернете и электронной  библиотеке. Причём всё больше и  больше об электронной библиотеке. В этом смысле больше всех не повезло обычным библиотекам: с одной стороны, именно библиотеки являются одной из главных движущих сил развития электронной библиотеки, а с другой само слово библиотека в названии электронная библиотека путает многих и часто нивелирует данное понятие, низводя его до задачи оцифровки каких-то фрагментов или всего фонда библиотеки. 

2.1 Классификация 
 

Для начала классифицируем электронные библиотеки и разделитм их на три категории: 

отдельная электронная  библиотека (Single Digital Library) -- обычная классическая библиотека, при этом полностью автоматизированная; 

интегрированная электронная  библиотека (Federated Digital Library) -- группа из нескольких независимых библиотек, объединенных общей тематикой и коммуникационной сетью;  

сборная электронная  библиотека (Harvested Digital Library) -- виртуальная библиотека, предоставляющая единообразный доступ к разбросанным по сети ресурсам и тематическим материалам.