Электронный офис

При групповой подготовке документа анализ правки дает возможность  узнать не только фамилии людей, ее сделавших, но и кто какой именно вклад внес в итоговый вариант.

Основной вопрос, возникающий  в связи с форматами электронных  документов, – это вопрос конвертации и (или) миграции электронных документов. При конвертации изменяется формат электронного документа, а при миграции производится перемещение электронного документа с одной программной платформы или носителя на другой без изменения формата. Однако и при миграции может понадобиться конвертация электронного документа. Например, при перемещении электронного документа из операционной системы Macintoch в операционную систему Microsoft Windows необходима конвертация электронного документа в новый формат (например, RTF или Word 2000).

При этом возможно 3 основных типа потерь, которые необходимо учитывать  при хранении электронных документов:

1) потеря данных. При  потере данных в определенной  степени теряется и содержание  документа. Электронный документ  становится неполноценным и недостоверным;

2) потеря внешнего  вида, структуры электронного документа.  Например, при конвертации текстовых  документов в формат RTF можно утратить  некоторые особенности внешнего  вида документов;

3) потеря связей между  данными (в электронных таблицах, базах данных) также делает документ неполноценным.

Необходимо учитывать, что копия документа может  быть юридически признана таковой только в случае, если она создана проверенным  способом и является точной, полноценной  и надежной для длительного использования.

Второй вопрос, связанный  с форматами и управлением  электронными документами, – это вопрос сжатия файлов (компрессии). Преимуществами сжатия файлов являются экономия занимаемого места при хранении, более быстрая и простая передача файлов. Недостатки сжатия файлов заключаются в том, что оно может привести к потере данных. Кроме того, оно вызывает необходимость использования дополнительного программного обеспечения – программ сжатия файлов (WinZip, ZipMagic и др.), которым также присуши проблемы устаревания, многоверсионности, зависимости от платформы.

Возможности использования PDF-Archive формата в электронных  архивах ограничены: в частности, формат PDF-A не подходит для архивного  хранения аудиовизуальных документов.

Подводя итоги: следует отметить, что ни один из форматов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение.

3. Управление  документами электронной почты

Электронная почта как средство приема-передачи сообщений между компьютерами путем использования электронных сетей – это эффективный инструмент внутренней и внешней управленческой коммуникации организации. Преимущества технологии электронной почты вызвали ее быстрое распространение во всем мире.

Возможность быстро получать и передавать информацию, а также  возможность общаться с клиентами  и коллегами из любой точки  земного шара считаются двумя  основными преимуществами электронной  почты. В то же время 19 % американцев считают, что они тратят слишком много времени на чтение сообщений и подготовку ответов.

Когда в почтовом ящике  мусора больше, чем полезной информации, велик риск потерять нужное сообщение: либо по ошибке уничтожив его, либо вследствие некорректной работы системы фильтрации почты.

Часть сообщений электронной  почты, отправляемых и получаемых сотрудниками организации, содержит управленческую информацию, а значит, является документацией, которой следует управлять в  рамках общего управления документацией  организации.

В США нормативные  требования к хранению документов обычно не оговаривают носитель документа: они распространяются как на бумажные документы, так и на электронные  документы, в том числе документы  электронной почты, приложения к  документам электронной почты.

Зарубежный опыт показывает, что управлять документами электронной  почты необходимо для того, чтобы:

1) уменьшить расходы  и, в частности, уменьшить затраты  рабочего времени на поиск  необходимого сообщения в архиве  корпоративной электронной почты;

2) увеличить эффективность  / производительность деятельности;

3) уменьшить риск нарушения  все возрастающих нормативных  требований к работе с документацией  и привлечения к юридической  ответственности.

В некоторых современных  организациях электронная почта является наиболее применяемой формой внутренней и внешней коммуникации, вытеснившей бумажную переписку. В таких организациях корпоративным системам приходится оперировать огромными объемами как официальной, так и частной электронной переписки. В связи с тем, что организационный контроль такого большого количества сообщений затруднен, ответственность за управление документами электронной почты возлагается на каждого индивидуального пользователя, а не только на специализированные службы.

При управлении электронной почтой очень важно разделить сообщения, являющиеся управленческими документами организации, и личные (неофициальные) сообщения. Сообщения электронной почты, созданные и полученные при помощи корпоративной почтовой системы, являются собственностью организации. В определенных нормативными документами организации случаях к электронной переписке сотрудников разрешен доступ других лиц (системного администратора, службы безопасности, других сотрудников организации). В организации может также проводиться систематический мониторинг электронной переписки. Поэтому в систему управления документацией должны включаться только те сообщения, которые документируют деловую деятельность организации. В противном случае личная переписка может стать достоянием общественности.

Помимо личных сообщений, в систему управления документацией  не должны включаться дублетные копии  сообщений. Поэтому во внутренних нормативах организации должно быть точно установлено, какую из нескольких копий одного и того же сообщения следует сохранить.

Электронная почта не является безопасным средством передачи информации, поэтому не следует использовать ее для передачи конфиденциальной, секретной информации. Сотрудники организации  лично несут ответственность  за отправляемые от их имени сообщения.

Как хранить документы  электронной почты?

Некоторые сообщения  могут и должны быть распечатаны  на бумаге. Это необходимо, например, в тех случаях, когда сообщение  послужило основанием для издания  другого – бумажного документа, совместно с которым формируется в дело. Но следует учитывать, что такие распечатки неадекватны документам электронной почты, поскольку электронные сообщения содержат информацию, которая может быть невидима на экране монитора и (или) утрачена при копировании документа электронной почты на бумагу. Например, не все метаданные документа видны на экране, а программа MS Outlook не позволяет распечатать видимый на экране список адресатов копий сообщения из поля «Скрытая копия» в заголовке сообщения (распечатать его необходимо путем применения функции PrintScreen). Поэтому во многих случаях рекомендуется хранить сообщения электронной почты в том формате, в котором они созданы, а не на бумаге.

Кроме того, если сообщения  хранятся в электронном формате, рекомендуется организовать их хранение, основываясь на классификаторе документов организации (номенклатуре дел). Это поможет сохранить связи между сообщениями электронной почты и любыми другими относящимися к этому вопросу документами организации, как электронными, так и бумажными.

Некоторые организации устанавливают фиксированный срок хранения сообщений электронной почты у сотрудников (обычно 2 – 3 месяца), после чего сообщения электронной почты передаются на несетевое хранение либо уничтожаются. Это приводит к тому, что передаваемые на несетевое хранение документы электронной почты дублируются копиями, оставляемыми сотрудниками для последующего использования в работе, либо важные документы электронной почты навсегда утрачиваются. Очевидно, что сроки хранения сообщений электронной почты, как и любых других документов организации, должны зависеть от индивидуальных функций и содержания документа, быть краткими или длительными (а не универсальными) и быть зафиксированы в номенклатуре дел организации.

Автоматизированные системы  управления / архивирования электронной почты можно разделить на 3 типа:

1) системы безопасности, которые по заголовкам и содержанию  сообщений определяют, содержит  ли сообщение вирусы, спам и  тому подобную причиняющую вред  или ненужную информацию;

2) системы управления  хранением – простые системы, собирающие из всего массива сообщений те, которые созданы раньше, независимо от их содержания. Отобранные системой сообщения можно передать на несетевое хранение. Некоторые из таких систем позволяют автоматически удалять все сообщения, отправленные или полученные ранее определенной даты;

3) системы управления  документацией, которые обращаются  с документами электронной почты  так же, как и с другими электронными  документами. Многие из них  интегрированы с основными почтовыми  системами (Outlook, Lotus) и позволяют пользователю регистрировать сообщения, установить связи между сообщениями и между документами различных форматов, организовать хранение сообщений. Некоторые такие системы даже требуют от пользователя классифицировать содержание сообщения и вложенных в него файлов, т. е. определять, к какому делу по номенклатуре сообщение относится.

Системы третьего типа в  принципе предназначены для управления документами не только электронной  почты, и приобретать их только для  этой цели было бы непрактично, поскольку они весьма дорогостоящи. Чтобы получить эффект от приобретения такой системы, необходимо прежде всего правильно организовать работу со всей документацией в организации, наладить традиционное делопроизводство.

Обзор зарубежной практики работы с документами электронной почты показывает, что не столько инвестиции в программное и техническое обеспечение, сколько наличие в организации нормативно установленных правил и процедур управления массивом электронной почты позволяет сохранить для практических и исторических целей важные управленческие документы, избежать хранения тысяч ненужных сообщений электронной почты, сэкономить рабочее время при поиске требуемых сообщений. Управление документами электронной почты является важнейшей составляющей управления документацией организации.

Подводя итоги: знания секретаря в области управления документами электронной почты являются очень важными на современном этапе развития любого предприятия. Очень важно понимание того, что в современном мире все больше информации имеет электронный вид и ряд документов необходимо хранить, а от устаревшей информации необходимо избавляться.

4. Знания секретаря  в области электропитания офисной  оргтехники

Современный электронный  офис во многом определяет лицо фирмы, он обеспечивает прием, передачу и обработку информации всех видов. Естественное стремление руководителей к автоматизации документационного обеспечения управления ведет к увеличению энергонасыщенности офиса. Это обстоятельство во многом определяет требования необходимой подготовки персонала и, в частности, секретаря к технической эксплуатации разнообразной электронной аппаратуры.

Эксперты считают, что  надежная работа электронного офиса  на 75 % зависит от качества электропитания, и большинство отказов офисной  аппаратуры возникает из-за ее непрофессиональной эксплуатации. Значительная роль в обеспечении указанного качества отводится рядовому пользователю, от которого не требуется специальной инженерной подготовки, но необходимы простейшие знания и навыки в области основ электропитания офисной техники.

Обязательными являются те знания, которые определяют эффективную  и безаварийную эксплуатацию аппаратуры в офисе, а также информационную и личную безопасность персонала. Это:

1) основные понятия  о питающей электросети и разновидности автономных источников электропитания;

2) совместимость параметров  аппаратуры с параметрами питающей  сети;

3) перегрузки в аппаратуре  и питающей сети, возникающие  из-за неграмотной эксплуатации (допустимые токи и мощности, предохранители, защитное заземление и др.);

4) основы безопасной  эксплуатации аппаратуры.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В нашей стране и странах  ближнего зарубежья применяется  совместимая промышленная сеть электропитания (известная ранее как единая). Эта сеть, как правило, обеспечивает подачу энергии к аппаратуре по трем проводам, т. е. по трем фазам. Такое подключение целесообразно для питания мощного промышленного оборудования Трехфазная сеть может применяться в мини-типографиях офиса, если предусмотрено питание мощного специального оборудования. Однако в большинстве случаев на рынке оргтехники предлагается однофазная аппаратура. Для подключения ее к электросети необходимо два провода, один из которых – провод питания, а второй – провод обратного тока – нулевой, он через систему электропроводки соединен с земной поверхностью.

Питающее напряжение между проводами меняется и по направлению, и по величине с частотой 50 раз в секунду – 50 Герц (Гц, Hz – англ.). В ряде стран используют 60-герцовую сеть питания. Для оценки величины переменного напряжения применяют некоторое среднее значение, которое характеризует его эффективность при работе аппаратуры. Эффективное, или действующее, напряжение, например в России, равно 220 вольтам (В, V – англ.). Из-за влияния других приборов часто возникают отклонения от 187 В до 243 В. Это соответствует допустимым отклонениям: +10 % и –15 % от 220 В. Частота обычно меняется не более чем на 1 Гц.

В ряде стран используют другие стандарты сети. Пониженное напряжение безопаснее в местах с  влажным климатом.

Внутри предприятий  может применяться собственная электросеть с параметрами, отличными от общепринятых значений. Так, напряжение может быть постоянным, а не переменным. Это позволяет использовать эффективные сетевые фильтры и резервное аккумуляторное питание с целью информационной защиты офиса.