Классификация программ. Использование программного обеспечения в современном офисе

Функции и возможности офиса предъявляют определенные интегральные требования к используемой аппаратуре и программному обеспечению.

С точки зрения организационной структуры любое предприятие состоит из отдельных подразделений. Каждое подразделение (офис) выполняет свои задачи, которые чаще всего взаимосвязаны с задачами других подразделений, являются их частью или, наоборот, включают в себя задачи, решаемые другими подразделениями. Общим для всех офисов является выполнение следующих функций:

- документооборот, который сводится к обработке входящей и исходящей информации (регистрация, ответы на письма, написание отчетов, т.е. исполнение документооборота и контроль за его исполнением и т.д.);

- сбор и анализ информации за определенный период (отчетные документы, сводки и т.д.);

- хранение поступившей информации и ее быстрый поиск по различным критериям;

- оперативная передача информации между офисами внутри организации и передача информации другим заинтересованным организациям (обеспечение вертикальных и горизонтальных информационных связей);

- планирование работ и управление ими;

- автоматизация коммерческой деятельности;

- защита данных.

Теперь определим требования к программному обеспечению, необходимому для выполнения вышеперечисленных функций.

Документооборот охватывает все структурные подразделения организации – от канцелярии до руководства, поэтому является важной частью системы управления. Процессы исполнения документооборота и контроль над его прохождением сильно зависят от конкретного административного устройства организации. Следовательно, ПО должно содержать развитые средства адаптации к административной структуре организации и порядку работы с документами, принятому в ней. Также система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, обеспечивать контроль над прохождением документов, ввод в систему документов с бумагоносителей, электронных документов (сообщения электронной почты), факсы, файлы различных прикладных программ.

Для планирования работ как отдельным сотрудникам, так и рабочим группам ПО должно включать в себя возможность составления регламента работ, калькуляции затрат по ним и планирования ресурсов.

Для защиты данных ПО должно содержать средства предотвращения несанкционированного доступа к данным, антивирусной защиты и резервного копирования данных.

Для выполнения всех вышеперечисленных функций электронными методами и поддержки требований к соответствующему ПО наиболее подходящим является выбор интегрированных пакетов прикладных программ, которые носят название офисных систем.

Сначала дадим общую характеристику офисных пакетов, а затем рассмотрим их группы.

Интегрированные пакеты включают набор приложений (компонентов), обеспечивающих единообразный подход к управлению различного рода информацией. Каждое приложение, входящее в состав пакета, ориентировано на выполнение определенных функций, на обработку информации и создание документов определенного типа. В процессе работы возникает необходимость обмена информацией между документами, созданными в различных приложениях, создания составных документов, включающих объекты разных типов (например, в текстовый документ включаются данные, подготовленные с помощью электронных таблиц или графических редакторов). Современная организация документооборота на предприятии требует упрощения доступа к данным, совместно используемым различными приложениями, разделяемым несколькими пользователями.

Кроме того, обязательной характеристикой пакета является унифицированный интерфейс пользователя, снижающий трудоемкость изучения приложений, входящих в пакет, облегчающий переход от работы с одним приложением к работе с другим.

Общей характеристикой современных офисных пакетов является возможность их конфигурирования и настройки в соответствии с потребностями пользователей, расширяемость пакетов.

Одним из широко используемых интегрированных пакетов прикладных программ офисного назначения является офисная система Microsoft Office, базовыми компонентами которой можно считать текстовый процессор Word и программу обработки электронных таблиц Excel. В состав пакета включена СУБД Access (профессиональный выпуск), средства планирования работы, обмена почтовыми сообщениями. Последние версии пакета ориентированы на создание корпоративных информационных систем, в полной мере используют возможности Internet.

Первой отечественной системой делопроизводства, полностью оптимизированной для работы в среде Windows, является система Евфрат. Кроме традиционного ведения электронного архива, Евфрат может работать в качестве удобной инструментальной оболочки для создания информационных систем малого и среднего класса. В системе реализована функция прямого обмена данными с Word. Евфрат интегрируется с системой распознавания текстов Cuneiform.

3.1. Основы редактирования текстовых документов

Мы живем в мире текстовых документов. Текстовые документы – это все, что напечатано на бумаге: книги, журналы, газеты, личные и официальные письма, записки, пригласительные билеты, объявления, прейскуранты, реклама, расписание занятий, программы концертов и праздников, визитные карточки, инструкции к бытовым приборам, отчеты, каталоги видеотек и фонотек и многое-многое другое.

Персональный компьютер представляет собой очень эффективное средство для создания, просмотра, изменения и печати текстовых документов. Для этой цели используются специальные прикладные программы, которые называются экранными текстовыми процессорами и редакторами текстов.

Их основные преимущества перед бумажным делопроизводством заключаются в следующем:

- реализация идеи разделения во времени ввода текста, его редактирования и перенесения на бумагу;

- возможность внесения изменений в текстовую информацию непосредственно на экране дисплея;

- реализация средств снижения трудоемкости ввода и редактирования текста (возможности копирования фрагментов текста, их перемещения внутри документа и переноса в другой документ и т.п.);

- возможность определения и сохранения для последующего использования макета создаваемого документа, правил размещения текста и элементов его оформления, за соблюдением которых может автоматически следить программа;

- возможность подключения и использования в процессе редактирования текста процедур контроля вводимой информации (проверки орфографии и грамматики);

- реализация средств, автоматизирующих выполнение трудоемких рутинных операций (расстановка номеров страниц, создание оглавлений и предметных указателей и т.п.);

- «дружественный» характер взаимодействия с компьютером (система меню, комбинации клавиш, справочная информация), что позволяет существенно сократить время, требуемое для составления текста и исправления в нем опечаток;

- использование подсоединенного к компьютеру печатающего устройства (принтера), избавляющего от рутинной машинописной работы, позволяющего вывести произвольное количество копий созданного документа.

Вся текстовая информация, созданная с помощью редакторов текстов, хранится в файлах. Текстовая информация может храниться в файлах различных форматов. Формат файла определяется программой, создавшей этот файл. Тип файла можно определить по его расширению. Обычно используются следующие расширения имен текстовых файлов: TXT – файл, содержащий текст MS‑DOS или текст, созданный с помощью простейших программ Windows (стандартной программы «Блокнот»); DOC – документ Word или WordPad; PDF – формат документов Adobe и т.д.

Процесс работы с редактором текстов включает следующие действия:

- инициализация (запуск) программы (приложения), что подразумевает выполнение операционной системой соответствующей команды пользователя;

- создание нового («пустого») или открытие созданного ранее текстового документа; при этом в памяти компьютера резервируется место для его промежуточного хранения, документ загружается в память на время работы с ним;

- переход в специальную экранную среду редактора, в которой доступны внутренние команды данного программного средства; минимальный набор команд включает: основной стандарт редактирования, предусматривающий следующие операции: ввод алфавитно-цифровой информации, перемещение по набранному тексту, удаление и вставку символов, удаление и вставку строк; операции с блоками (блок – это специальным образом выделенный непрерывный фрагмент текста): копирование и перемещение блока в пределах одного и того же документа или между документами; удаление блока из документа, печать фрагмента, поиск и замена фрагментов текста;

- сохранение созданного документа или изменений, внесенных в созданный ранее и открытый текстовый документ, в файле на диске (несохраненные данные будут потеряны при закрытии документа или завершении программы).

Наиболее известные в настоящее время редакторы текстов условно можно разделить по специализации на три группы:

- процессоры общего назначения (например, Microsoft Word, являющийся одним из основных элементов офисной технологии Microsoft и ставший в настоящее время стандартом в российских организациях);

- редакторы научных документов (например, ChiWriter, LaTEX);

- редакторы исходных текстов программ (например, MultiEdit, встроенные редакторы систем программирования Turbo Pascal, Turbo C).

Специализация редакторов (процессоров) разных групп заключается лишь в том, что в них добавлены или оптимизированы функции, которые необходимы для обслуживания документов определенного типа, включающих специфические для данной области применения объекты (математические формулы и т.п.) и операции.

Возможности современных текстовых процессоров не ограничиваются перечисленными простыми операциями. Современные текстовые процессоры включают набор дополнительных возможностей форматирования документов, многочисленные сервисные услуги. Они опираются на средства, предоставляемые современными операционными системами, предусматривающими реализацию удобного пользовательского интерфейса, средств взаимодействия и обмена информацией между приложениями (буфера обмена, технологии OLE), позволяющими создавать составные документы (например, текст с рисунками и диаграммами и пр.).

При установке операционных систем устанавливаются и текстовые редакторы, являющиеся стандартными программами для этих систем (NotePad (Блокнот) и WordPad для Windows, например).

 

3.2. Использование электронных таблиц

Специалисты в различных областях экономики, начиная с разработки таких финансовых процедур, как создание главной книги и финансового отчета, составление баланса активов, пассива и собственного капитала, анализ показателей прибыльности и задолженности и заканчивая решением проблем управления бюджетом и принятия решений об инвестициях, представляют обрабатываемую информацию в виде таблиц.

Таблица обычно содержит как исходную, или первичную, информацию, так и производную информацию, полученную в результате всевозможных операций над исходными данными. При этом важное значение приобретает вопрос наглядного оформления табличной информации с учетом обстоятельств, отражающих специфику предъявленных требований.

Электронная таблица (spreadsheet) – это интерактивная система обработки данных, представленных в виде прямоугольной таблицы, разбитой на строки и столбцы, ячейки которой могут содержать данные (числовые значения, строки и т.п.) или формулы, задающие зависимость значения ячейки от значений, содержащихся в других ячейках таблицы.

Электронные таблицы, или табличные процессоры, помогают упорядочить и обработать данные различных типов (текстовые, числовые, даты и т.п.), осуществляя функции программируемого калькулятора, текстового и графического редакторов. Они обеспечивают:

- выполнение технических и научных расчетов по формулам, предполагающим использование разнообразных операций и функций;

- построение диаграмм различных типов;

- анализ данных и построение отчетов в различных форматах при решении следующих задач: составление статистических сводок и комплексных финансовых калькуляций; оптимальное планирование и распределение ресурсов;

- анализ сбыта и прибыли.

Электронные таблицы позволяют выполнить и целый ряд других полезных манипуляций с информацией, представленной в табличном виде.

Пользователь электронных таблиц может вводить данные в ячейки таблицы, просматривать их, изменять значения ячеек. Работа электронных таблиц организована таким образом, что изменение значения ячейки приводит к изменению значений в зависящих от нее ячейках с отображением изменений на экране. Дополнительными функциями электронных таблиц являются определение формата отображения табличных данных, поиск и сортировка данных.

Программы обработки электронных таблиц позволяют связать данные, находящиеся в различных таблицах, выполнять обмен информацией с базами данных.

Электронная таблица представляет собой наилучший инструмент для финансового анализа и учета. Многие фирмы перешли на использование электронных таблиц на основе Lotus‑1‑2‑3.

Фирма Microsoft представила Excel в 1987 году. В настоящее время эта программа входит в пакет Microsoft Office. С введением в состав пакета полномасштабного языка программирования электронную таблицу стало возможно программировать так же, как и базы данных, что сделало Excel мощным средством создания новых приложений.

Порядок работы с электронными таблицами аналогичен порядку работы с документами текстовых процессоров: пользователь должен запустить программу; создать новую таблицу или открыть созданную ранее и сохраненную в файле таблицу; ввести данные или внести изменения в созданные ранее таблицы; завершая работу с таблицей, пользователь должен сохранить внесенные изменения в файле на диске, только после этого программу можно завершить (выход из программы без сохранения файла ведет к потере данных).

 

3.3. Системы электронного перевода

Всеобщая компьютеризация не обошла и языковые проблемы. Пользователям часто приходится работать с документами (программной документацией, бизнес-данными, информацией, полученной из Internet), представленными на различных языках. Кроме того, развитие международных контактов требует создания документов на нескольких языках или многоязыковых документов.