Классификация программ. Использование программного обеспечения в современном офисе

Рассмотрим основные возможности СПС, которые присущи любой, находящей широкое промышленное применение программной системе, используя в качестве типичного примера системы КонсультантПлюс.

Хранение и обработка больших объемов правовой информации – основное требование, предъявляемое к СПС. Так, например, информационный правовой комплекс «КонсультантПлюс: Эксперт» на 1 января 1999 г. содержал более 80 тысяч актов, или более 250 тысяч страниц информации. Ежемесячно в систему поступает более двух тысяч актов, или более 6 тысяч страниц новой информации. Таким образом, конкурентоспособные СПС реализуются как сложные СУБД, ориентированные на работу с текстовыми полями большого размера, с развитым полнотекстовым поиском, гипертекстом.

Возможность быстрого поиска по различным основаниям: по реквизитам документов, полнотекстовый поиск, поиск по специализированным классификаторам, а также одновременное использование нескольких видов поиска.

Поиск по реквизитам документа предполагает поиск по номеру, виду документа, принявшему органу, дате принятия и т.д. Его возможно применить, если точно известны реквизиты конкретного документа.

Полнотекстовый поиск (автоматический поиск по словам из текста документа) основан на быстрых алгоритмах поиска, которые предполагают существование общего словаря, содержащего все слова из включенных документов со ссылками на источники. Кроме того, такой поиск содержит различные способы формирования поисковых запросов с помощью логических связок «и» и «или». При формировании сложных запросов дополнительно можно использовать признак близости слов. Таким образом, на любой запрос можно получить полный и точный список документов, в которых встречаются искомые слова. Недостатком такого метода поиска может быть выявление множества документов, в которых искомое слово содержится не в нужном контексте, а также могут быть не найдены те документы, где встречаются синонимы данного термина.

Поиск по специализированным классификаторам, которые разделяют на иерархические и алфавитные, предполагает разделение документов и их фрагментов по рубрикам (темам) и юридическим понятиям, расположенным в алфавитном порядке. Рубрики могут быть достаточно сложными: состоять из некоторого набора терминов и представлять собой описание определенной ситуации.

Возможность регулярного и оперативного обновления позволяет специалистам своевременно получать свежую информацию, что для правовой информации является решающим фактором.

Правовые базы также могут быть доступны через сеть Internet, так как все наиболее известные СПС представлены в этой сети своими специальными онлайновыми версиями. В Internet также можно найти серверы государственных органов с правовой информацией в открытом доступе, содержащие ограниченные наборы документов отдельных ведомств.

Отметим еще ряд дополнительных сервисных возможностей, закладываемых в СПС высокого уровня:

- Создание собственных постоянных подборок документов по какой-либо проблеме (папок документов).

- Расстановка закладок в тексте.

- Наличие гипертекстовых связей между документами.

- Экспорт документов в текстовый редактор Microsoft Word c возможностью конвертации текстовых таблиц в «раздвижные» таблицы редактора, готовые к заполнению.

Работа с СПС в общем случае состоит из следующей последовательности действий:

- формирование запроса на поиск интересующего пользователя набора документов;

- работа со списком документов;

- работа с текстом выбранного в списке документа.

Любой правовой документ имеет определенные идентификационные характеристики (реквизиты): название, дата принятия, вид документа и т.д. Поэтому запрос на поиск нужного документа (документов) может быть сформирован путем заполнения Карточки реквизитов, которая появляется автоматически после входа в базу данных «КонсультантПлюс: ВерсияПроф.» и является основным средством поиска документов. Поиск документов в системе основан на принципе последовательного сужения круга соответствующих запросу документов.

 

3.8. Учётные системы

Бухгалтерский учёт – это информационная технология, которая отображает движение средств и их источников. Целью бухгалтерского учета является выявление финансового результата – прибыли предприятия – путем подсчета его доходов и расходов за определенный период (месяц, квартал, год). Прибыль рассчитывается как разница между доходами и расходами. Основными функциями бухгалтерского учета являются контроль движения средств и их источников с целью обеспечения их сохранности и предоставление достоверной отчетности государственной налоговой службе и другим организациям, получающим отчетность. Поэтому любому предприятию необходимо в первую очередь решать учетные задачи, необходимые также и для оперативного планирования и управления.

На рынке программных продуктов предлагается большое число различных бухгалтерских программ, программ по статистике, налоговому планированию и т.д. Наиболее известные среди них 1С, Инфо-Бухгалтер, Инфин, Гобсек, Финмастер, Бест, Русский стиль, Янус, Турбо-Бухгалтер, Мини-Бухгалтер и др.

Кроме комплексных бухгалтерских программ, распространены прикладные пакеты программ, выполняющие отдельные функции учета: Платежные поручения, Касса, Склад, Зарплата, Учет и т.п.

Практически все бухгалтерские приложения предназначены для решения следующего вида учетных задач: ввод начальных данных учета, ввод новой информации и сведений об изменении имеющейся, обработка и трансформация данных, вывод результатов.

Основные требования, предъявляемые пользователями к бухгалтерским программам: доступность для своего круга пользователей, возможность внесения изменений в прошлые данные, возможность автоматического перерасчета при внесении изменений, возможность построения разного вида отчетов и их изменения в соответствии с законодательством, отсутствие дублирования ввода первичных документов.

В каждом известном бухгалтерском пакете имеется модуль генерации отчетов, который связывает расчетные или контекстные данные с соответствующими полями бланков установленного образца.

Рассмотрим основные возможности и принципы работы таких пакетов на примере программной системы (ПС) 1С:Предприятие.

ПС позволяет вести бухгалтерский учет в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации; оперативный учет наличия и движения средств, состояния взаиморасчетов с контрагентами; расчет заработной платы, учет перемещений сотрудников предприятия; регистрацию изменений кадровых и расчетных данных сотрудников.

Бухгалтерский учет, реализованный в системе с использованием функциональных возможностей компоненты «Бухгалтерский учет», реализует стандартную методологию учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.

 

3.9. Системы управления документами

Первые персональные компьютеры при создании документов использовались как «большие пишущие машинки», обеспечивающие неограниченные возможности по редактированию документов, созданию их копий. Дополнительным элементом такой «машинописи» являются возможности оформления документов с использованием средств форматирования, включения в текст документа дополнительных элементов оформления.

При использовании ПК в таком режиме работы с документами представленное на экране компьютера изображение или полученная печатная копия документа полностью соответствовали электронному документу, включающему не только содержание, но и всю разметку документа. Содержание таких документов не отделялось от их оформления и представление документа было единообразным для всех пользователей, работающих с документом.

Поэтому аналогия между традиционной (текст на бумаге) и электронной технологией отображения документа, между традиционным и электронным взаимодействием, была оправданной.

Но уже сейчас, а тем более в перспективе, адекватность электронного документа (ЭД) и его визуального отражения скорее воспринимаются как исключение, чем правило: представленный на экране или распечатанный на бумаге документ кардинально отличается от исходного электронного документа, хотя и сформирован компьютером на его основе.

Общим правилом, реализуемым в современных системах управления документами, является правило отделения содержания документа от его оформления. Соблюдение этого правила позволяет организовать более эффективный поиск и обработку документов, обеспечивает возможность отображения документа в различных форматах для различных категорий пользователей, настраивать способ отображения документа в зависимости от информационных потребностей этих пользователей.

Если обратиться к словарям по вычислительной технике начала 80-х годов, то, к своему удивлению, вы не найдете слов «документ», «электронный документ». В зарубежной научной литературе понятие «документ» в начале 80‑х не применялось, вместо него широко использовался термин «отчет» («report»), получивший особую популярность благодаря массовому распространению языка RPG (Report Program Generator). Понятия «документ» и «электронный документ» приобрели огромную значимость именно в последнее время, в то время как термин «отчет» постепенно выходит из употребления. В системах обработки данных его все чаще заменяют синонимом – «выходной документ».

Появление первого графического интерфейса пользователя и технологии обработки изображений ускорило распространение понятия электронного документа (ЭД) и обусловило дальнейшее развитие концепции ЭД. Особое внимание было сосредоточено на разработке различных подходов для перевода обширной информации, представленной на бумажных носителях, в электронную форму. В течение нескольких лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до реализации идеи управления документами. В настоящее время идея манипуляции документами в электронной, а не в бумажной форме, стала общепринятой.

Строгого определения понятия «Электронный документ» нет. Все существующие определения имеют свои недостатки. Современный взгляд на документ, реализуемый в системах управления документами и документооборотом, резко отличается от классического.

Например, рассмотрим документ с точки зрения Lotus Notes (LN) (система работы с документно-ориентированными базами данных, где документ представляет собой основной модуль информации). Рабочее пространство в LN сравнивается со шкафом, ящики которого наполнены различными документами. В каждом ящике (странице рабочего пространства) собраны однотипные документы. Каждая база данных в LN – это папка, размещающаяся в ящике и содержащая информацию по определенной тематике. Документ – лист бумаги в папке, содержащий данные об определенном объекте. Документ в Lotus Notes – это карточка, макет с полями и приложения, а точнее, файлы, обрабатываемые каким-то приложением. В частности, документ может содержать файлы графических форматов или данные различных СУБД (dBase, Excel, Access и т.п.). С этой точки зрения электронный документ – это форма, вид которой похож на привычный бумажный документ, а ее обработка производится с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых систем управления электронными документами (Electronic Document Management Systems – EDMS). Они реализуют различные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В таком определении документа важным моментом является то, что документ во время формирования (обработки) проходит множество преобразований, которые могут дать совершенно различные формы его представления. Указывается также, что документ может включать в себя множество объектов, то есть документ – это нечто более сложное, чем простой лист бумаги с текстом и внедренными в него графическими объектами.

Приведем определение понятия «Электронный документ», которое является наиболее общим:

Документ – набор данных, выделенный с точки зрения семантики (как описания определенных фактов, событий, объектов и т. п.) и функций обработки (как единица создания, ввода, согласования, утверждения, подписи, хранения, передачи, отображения).

Это определение является слишком абстрактным для того, чтобы использовать его для определения свойств конкретных документов, но в нем документ представляется как функциональная единица, что очень важно с точки зрения компьютерной обработки документов, создания систем управления документами и систем автоматизации документооборота.

Как уже говорилось ранее, для обработки документов применяются системы управления электронными документами (СУЭД), или системы управления документами (СУД). Сейчас на рынке систем EDMS (Electronic Document Management Systems) существует около 500 программных продуктов.

Предлагаемые СУЭД различаются как по функциональным возможностям, так и по технологическим решениям. Однако, для определения ценности любой такой системы, достаточно ответить всего на три вопроса:

- как информация поступает в систему?

- как эта информация индексируется и хранится?

- каким образом осуществляется  поиск и извлечение необходимой  информации?

Традиционные СУД сочетают в себе свойства текстовых процессоров, систем построения отчетов, информационно-поисковых систем. Они позволяют отслеживать документооборот и исполнение документов. СУД интегрируются с системами оптического распознавания текстов и компьютерного перевода.

Сейчас разрабатываются системы управления документами третьего поколения, представление и поиск информации в которых осуществляются с помощью методов искусственного интеллекта (нейронных, семантических сетей). Примером реализации этого подхода может служить система Excalibur EFS. Эта модель работы с документами имеет самые большие преимущества: она позволяет хранить себя содержание документа в виде, пригодном для анализа. К такой системе можно делать всевозможные запросы, используя нечеткие критерии. Но данная модель больше ориентирована на поиск информации, а не на ее постоянное использование. Да, эта система может ответить практически на любой запрос, даже заданный на естественном языке, например: «Какова ставка учителя, работающего по 12 разряду ЕТС в общеобразовательной школе», но во-первых, ей на это понадобится время, поэтому просчет каждой формулы при таком представлении может длиться достаточно долго, а во-вторых, она очень сложна для реализации, так как требует разработки специальных средств, основанных на искусственном интеллекте.

Поэтому в современных ИС все программное обеспечение разбивается на уровни, соответствующие задачам и информационным потребностям определенных категорий пользователей, основанные на использовании технологий, соответствующих требованиям каждого уровня.