Компьютерный практикум

15. Откройте таблицу "КАТЕГОРИИ". Это можно сделать, дважды щелкнув мышью по значку таблицы в окне "База данных" или выделив этот значок и нажав на кнопку "Открыть" указанного окна. Мышью задайте размеры окна таблицы, а также размеры отдельных полей. Заполните таблицу следующим образом:

Рис. 8. Окно таблицы "КАТЕГОРИИ"

После заполнения таблицы данными - закройте ее. Вам будет предложен  вопрос о сохранении макета таблицы. Обратите внимание, что речь идет о сохранении макета (т.е. таких параметров, как ширина столбцов и т.п.), а не введенных данных. Вводимые данные записываются сразу же после завершения заполнения всех полей записи (при переходе к заполнению полей новой записи). Если макет таблицы в процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается.

16. Откройте таблицу "ТЕЛЕФОНЫ", заполните ее приведенными ниже данными:

Номер	Имя	Адрес	Категория
45-14-15	Петр Иванович	Улица Большая, 1	Родственники
31-98-16	Дядя Коля	Переулок Маленький, 15	Родственники
18-42-51	Марина	Центральный Проспект, 21	Друзья
23-15-48	Ремонт телевизоров	Переулок Мастеров, 5	Мастерские
92-15-30	Цветочный магазин	Улица Фиалковая, 28	Магазины
77-12-53	Андрей	Аллея Звезд, 4	Друзья
51-12-43	Тетя Света	Улица Родная, 8	Родственники

17. Как видите, заполнение поля с категориями производится путем выбора соответствующих значений из списка. Причем надо иметь в виду, что в таблице на самом деле хранятся двухсимвольные коды категорий, а не их полные расшифровки. Вы можете "исправить" и заголовок поля с категориями ("Код_категории"), указав в свойствах соответствующего поля более подходящую Подпись.

Обратите внимание, что  данные в таблицах хранятся в неупорядоченном  виде. Новые записи всегда добавляются  в конец таблицы (пустая строка, помеченная звездочкой). Возможностей добавления записей между существующими записями не предусмотрено. Удалить запись можно, выделив  соответствующую строку таблицы  и вызвав контекстное меню, либо через пункт меню "Правка > Удалить  запись" или кнопку панели инструментов. Следует иметь в виду, что после удаления записи физически не удаляются из файлов базы данных, а лишь помечаются как удаленные и в процессе работы с базой не учитываются. Физическое удаление происходит лишь после выполнения команды меню "Сервис > Служебные программы > Сжать и восстановить базу данных".

Шаг 5. Выполнение простейших запросов

17. Предположим, что для повседневной работы с телефонным справочником нам не требуется вся информация из базы данных. В частности, более удобным представляется вариант работы с таблицей, в которой представлено лишь три поля из таблицы "ТЕЛЕФОНЫ": Имя, Номер, Категория. Предоставим пользователю возможность работы с такой таблицей. Сделать это можно с помощью запросов.

Откройте окно "База данных" и переключитесь на вкладку объектов "Запросы". Выберите создание запроса в режиме конструктора. Вам будет предложено добавить таблицы. Сделайте это и закройте окно добавления таблиц. Перед вами откроется бланк запроса по образцу (см. рис. 9)

Рис. 9. Бланк запроса по образцу

Бланк запроса по образцу состоит  из двух частей. В верхней части  расположены списки полей тех  таблиц, на основе которых основывается запрос. Нижняя часть содержит таблицу, которая определяет структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.

Строка "Поле", как правило, заполняется  перетаскиванием названий полей  из таблиц в верхней части бланка, остальные поля заполняются автоматически или выбором необходимых значений из списка.

Перетащите поля "Имя", "Номер" и "Код_категории" в формируемую таблицу. Укажите также параметр "Сортировка" (по возрастанию) для поля "Код_категории". Это обеспечит группировку отображаемых записей по категориям. Сохраните составленный запрос (назовите, например, "Телефоны без адресов") и закройте бланк запросов по образцу. Чтобы посмотреть результаты работы запроса, откройте его, сделав двойной щелчок по соответствующей записи в окне "База данных".

18. Составим теперь запрос, который из всего списка телефонного справочника показывает только телефоны друзей. Запустите создание запроса в режиме конструктора и заполните бланк запроса по образцу согласно приведенному ниже примеру:

Рис. 10. Составление запроса "Телефоны друзей"

Как и в прошлом запросе, в  бланк надо включить поля "Имя", "Номер" и "Код_категории". Однако, настройка свойств поля "Код_категории" теперь другая. Во-первых, добавьте условие отбора (укажите здесь "ДР" - код категории "Друзья"), а во-вторых, уберите флажок "Вывод на экран".

Сохраните запрос под именем "Телефоны друзей", закройте бланк запросов по образцу и посмотрите результаты выполнения запроса.

Вернитесь в режим конструктора запросов и попробуйте вернуть на место флажок "Вывод на экран" для поля "Код_категории". Как  изменился результат выполнения запроса?

Рассмотренный выше запрос несложно модифицировать в запрос с параметром, который позволит просматривать телефоны не только друзей, но и любых других категорий абонентов. В поле "Условие отбора" вместо значения "ДР" укажите (именно так, без кавычек и в квадратных скобках): [Введите код категории]. Запустите запрос на выполнение и протеституйте его.

Шаг 6. Формы и отчеты

19. Таблицы и запросы обеспечивают не только хранение и обработку информации в базе данных, но и позволяют пользователям выполнять базовый набор операций с данными (просмотр, пополнение, изменение, удаление). Вместе с тем, в Microsoft Access существуют специальные объекты, которые призваны упростить повседневную работу с базой данных. К таким объектам относят, в первую очередь, формы и отчеты.

Формы служат для упрощения операций ввода и изменения данных в таблицах, просмотра на экране результатов работы запросов. Отчеты, в свою очередь, служат для создания печатных документов, которые содержат информацию из базовых или результирующих таблиц.

20. Создадим форму, с помощью которой будет удобно вводить новые записи в телефонный справочник. Откройте окно "База данных" и переключитесь на вкладку объектов "Формы". Выберите создание формы с помощью мастера. Перед вами откроется диалоговое окно, в котором будет необходимо ответить на ряд вопросов. Укажите следующие параметры создаваемой формы (на каждом шаге нажимайте кнопку "Далее"):
• Форма строится на основе таблицы "ТЕЛЕФОНЫ". В форму необходимо включить все поля таблицы.
• Внешний вид формы - "в один столбец".
• Требуемый стиль - по вашему усмотрению.
• Имя формы - "Телефоны"

После выполнения работы мастера, перед  вами сразу откроется созданная  форма, с которой уже можно  работать. Внесем, однако, в макет  формы некоторые изменения. Добавим  заголовок формы и примечания.

Закройте созданную форму и откройте ее в режиме конструктора. Перед вами откроется макет формы, а также панель элементов, содержащая заготовки и инструменты для создания элементов управления формы (см. рис. 11).

Рис. 11. Макет формы "Телефоны". Добавление заголовка.

Раздвиньте с помощью мыши область заголовка формы, добавьте в заголовок элемент "Надпись", введите туда текст "Телефонный справочник", укажите желаемые параметры текста (шрифт, размер, цвет и т.п.). Аналогичным образом оформите и примечанеи формы. Введите туда свое имя (как автора базы данных), год создания базы данных или аналогичную информацию.

Сохраните и закройте макет формы. Откройте форму в обычном режиме. Если вы все правильно сделали, то у вас должно получиться примерно следующее:

Рис. 12. Форма "Телефоны".

21. Создадим форму со списком телефонов друзей. Запустите мастер создания форм, укажите следующие параметры:
• Форма строится на основе запроса "Телефоны друзей" (включить все поля).
• Внешний вид формы - "ленточный".
• Требуемый стиль - по вашему усмотрению.
• Имя формы - "Телефоны друзей"

Аналогично прошлому примеру, задайте заголовок и подпись формы. Созданная вами форма должна иметь примерно следующий вид:

Рис. 13. Форма "Телефоны друзей".

22. Создадим список телефонов друзей в виде отчета. В окне "База данных" и переключитесь на вкладку объектов "Отчеты". Выберите создание отчета с помощью мастера. Укажите следующие параметры создаваемого отчета:
• Отчет строится на базе запроса "Телефоны друзей". Необходимо выбрать все доступные поля.
• Уровни группировки - не добавлять.
• Порядок сортировки - по имени.
• Макет для отчета - "табличный".
• Стиль отчета - по вашему усмотрению.
• Имя отчета - "Телефоны друзей".

Если есть необходимость внести какие-либо изменения в созданный  отчет (например, скорректировать заголовок), то откройте отчет в режиме конструктора и сделайте это. В результате у вас должен получиться документ, аналогичный представленному на рис. 14. Обратите также внимание на подпись документа, расположенную внизу страницы.

Рис. 14. Отчет "Телефоны друзей".

Шаг 7. Итоги и выводы

23. Итак, вы закончили выполнять данное упражнение. Здесь вы познакомились с основными объектами Microsot Access (таблицы, запросы, формы, отчеты), режимами работы с базами данных (проектирование и разработка, эксплуатация), инструментальными средствами Microsoft Access (мастеры, конструкторы и т.п.). В данном упражнении достаточно подробно рассмотрены все основные этапы работы с Microsoft Access. Используйте эти материалы и при выполнении других заданий, создании баз данных в Microsoft Access.

 

Упражнение 2. Учет заказов

 

Задание: 
Пусть некая фирма занимается торговлей кондитерскими изделиями. Клиентами (покупателями) фирмы являются рестораны, кафе, клубы и т.д. Необходимо разработать базу данных для учета и анализа заказов фирмы.

Шаг 1. Проектирование базы данных

1. Основная таблица проектируемой базы данных должна содержать сведения о заказах. В числе таких сведений должны быть:
• Номер заказа
• Код клиента
• Наименование клиента
• Адрес клиента
• Код продукта
• Название продукта
• Количество
• Дата поставки
• Цена
• Стоимость

Каждая строка таблицы с такими полями содержит полную информацию о конкретном заказе, а вся таблица в целом - дает возможность не только вести учет, но и анализировать деятельность фирмы (по объемам продукции, стоимости, датам и т.п.).

2. Если таблица со сведениями о заказах будет оформлена в виде единой таблицы Microsoft Access, то это будет не самым лучшим вариантом организации данных. Например, значения полей "Наименование клиента" и "Адрес клиента" полностью определяются полем "Код клиента" и в базе будет наблюдаться дублирование информации. Может произойти и потеря информации: при удалении записей о заказах будут удаляться и сведения о клиентах.

Аналогичная ситуация складывается и  с полями "Код продукта", "Название продукта", "Цена". Кроме того, значение поле "Стоимость" является произведением цены на количество, поэтому данное поле можно вообще не включать в таблицу, при необходимости его следует вычислять.

3. Таким образом, имеет смысл организовать рассматриваемую нами базу данных в виде трех связанных таблиц:
• Классификатор "КЛИЕНТЫ" ("Код клиента", "Наименование клиента", "Адрес клиента");
• Классификатор "ПРОДУКТЫ" ("Код продукта", "Название продукта", "Цена");
• "ЗАКАЗЫ" ("Номер заказа", "Код клиента", "Код продукта", "Количество", "Дата поставки").