Контрольная работа по "Информатике"

Рис. 16. Пользовательская форма Компоненты

Рис. 17. Подчиненная форма Поставщики

Оформление результатов  запросов в виде документов (отчетов).

Для любого клиента интересно  знать не только общую стоимость  компьютера, но и состав и цены входящих в него компонентов. Для решения  этой задачи создадим новый запрос и на его основе построим отчет. Откроем вкладку Запросы и нажмем кнопу Создать.

 

 В открывшемся окне создадим запрос на выборку на основе таблицы Комплектующие, в который войдут следующие поля:

• Класс
• Компонент
• Цена розничная

 В строке Условие  отбора поля Класс введите: [введите  класс].Закроем запрос и присвоим ему имя Список компонентов заданного типа компьютера. Выполним запрос. Если зададим класс профессиональный, то результат будет выглядеть следующим образом:

Рис.18 Запрос на выборку

Создадим отчет на основе построенного запроса. Для этого: Выберем вкладку Отчет и нажмем кнопку Создать. Выберем Мастер отчетов, а в качестве источника запрос Список компонентов заданного типа компьютера. В окне Создание отчетов выберем все доступные поля. Добавим группировку по полю Класс. Зададим сортировку по возрастанию по полю Компонент. Нажмем кнопку Итоги. В появившемся окне пометим галочкой функцию Sum по полю Цена розничная. Выберем макет Ступенчатый, ориентацию – Книжная, стиль –Деловой. Присвоим отчету имя Расчет стоимости компьютера.

 

 При выборе недорогого  компьютера отчет будет иметь  вид:

Рис.19 Отчет по стоимости компонентов  недорогого компьютера.

 

 

 

 

 

 

 

                                   

 

 

 

 

                                           Задание 3

Создать базу данных поступления  товаров от фирм: АЛЬФА, БЭТТА, ГАММА. Подготовить отчет поступления  товаров по фирмам за январь 2002 года. Составить итоговый отчет на основе технологии табличного процессора Excel.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

              Основы работы с таблицами  как с базой данных.

В состав табличного процессора входит группа команд для работы с  электронной таблицей как с базой  данных:

• Данные/Сортировка
• Данные/Фильтр
• Данные/Итоги
• Данные/Сводная таблица.

Базы данных – это большие  таблицы, состоящие из однородных строк. Команда Сортировка предназначена для упорядочивания таблицы по значениям выбранного пользователем столбца. Текстовые данные при этом сортируются по алфавиту или в обратном порядке, числовые данные – в порядке убывания или возрастания. Блок сортировки указывается пользователем путем его выделения. Команда Фильтрация служит для поиска определенных строк по критерию, задаваемому пользователем. Команды Итоги служит для автоматического подведения итогов. Команда Сводная таблица предназначена для формирования сводных отчетов.

Создадим файл (рабочую книгу) с именем Отчет. Назовём Лист1 именем База данных.Создадим шапку таблицы. Отформатируем столбцы листа База данных:

• Столбцы A, C,D – текстовый;
• Столбец В – дата;
• Столбец Е – числовой (целые числа);
• Столбцы F,G – денежный (точность 2 знака после запятой).

 

 

 

Заполним базу данных .

Рис. 20 База данных

 

В окне Сервис/Параметры/Правка зададим команду Автозаполнение значений ячеек. Столбец СУММА заполним с помощью формулы умножения цены на количество. Присвойте Листу 2 имя: Приход за янв. Вернёмся на лист База данных. Для выделения всей таблицы поместим курсор в любую ячейку таблицы. Выполним команду Данные/Фильтр/Автофильтр. Щелкнем мышью по треугольнику в столбце В (дата). В появившемся ниспадающем меню выберем пункт Условие. В появившемся окне укажем: Больше или равно 01.01.02 И меньше или равно 25.01.02.В результате этой операции из базы данных выберутся только те строки, даты которых будут находиться в заданном диапазоне. Номера отфильтрованных строк будут помечены синим цветом. Скопируем с помощью буфера обмена отфильтрованную таблицу, перейдём на лист Приход за янв, поместим курсор в ячейку А1 и выполните команду Вставить.

 

 

При необходимости выполним команду Формат/Столбец/Автоподбор ширины. Поместим курсор в любую ячейку таблицы для ее выделения и выполним команду Данные/Сортировка/По возрастанию по полю ФИРМА, а затем по полю ДАТА. Выполним команду Данные/Итоги. В появившемся окне укажем:

• При каждом изменении в: ФИРМА
• Операция: СУММА
• Добавить итоги по: КОЛ-ВО, СУММА.

Щелкнем по кнопке ОК.

Рис. 20 Таблица Приход товаров за январь 2002 года

 

 

 

 

 

Создадим сводный отчет по ассортименту за январь 2002 года, используя Базу данных. Отфильтруем в базе данных записи о поступлении товаров в январе 2002 года. Скопируем полученную таблицу. Поместим курсор на любую ячейку таблицы и выполним команду Данные/Сводная таблица. Укажем: создать таблицу в базе данных Microsoft Office Excel и нажмите кнопку Далее. На втором шаге автоматически определится диапазон ячеек, составляющих таблицу. На следующем шаге укажем: поместить таблицу на новом листе. Затем нажмем кнопку Макет. Перетащим поля Товар и Цена в раздел Строка, а поля Кол-во и Сумма в область данных. Нажмем кнопку ОК, а затем Готово.

Рис.22 Сводный отчет по ассортименту за январь 2002 года.

                                                    Заключение

Система управления базой  данных (СУБД) - важнейший компонент  информационной системы. Для создания и управления информационной системой СУБД необходима в той же степени, как для разработки программы  на алгоритмическом языке необходим  транслятор. Основные функции СУБД:

• управление данными во внешней памяти (на дисках);
• управление данными в оперативной памяти;
• журнализация изменениий и восстановление базы данных после сбоев;
• поддержание языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).

В процессе выполнения данного  курсового проекта мы приобрелизнания  и основные навыки работы с однотабличными базами данных:

• Научились создавать однотабличные базы данных в рамках возможностей среды Microsoft Access.
• Научились создавать простые и вложенные формы для облегчения ввода исходных данных.
• Научились создавать всевозможные запросы к базам данных для оценки состояния объекта или явления.
• Научились оформлять результаты запросов в виде отчетов заданной формы.

А также познакомились  с основными инструментами создания, модификации и управления базами данных (БД) систем управления базами данных (СУБД) MS Access.

 

 

Так же мы изучили возможности пакета MC Excel при работе с базами данных. Приобрели навыки обработки и создания БД.

Довольно часто возникает необходимость  хранить и обрабатывать данные представленные в виде таблиц. Информация, хранящаяся в таблицах, организована в виде строк и столбцов. Каждая строка таблицы, называемая записью, содержит данные об одном объекте. В столбце, называемом полем, содержатся сведения о каком-либо свойстве всех объектов хранящихся в таблице. Можно сказать, что База данных (БД)- это совокупность различных записей, обладающих определенными свойствами.

В первой строке любой базы данных обязательно должны быть указаны  имена полей. Максимальный размер базы данных в MS Excel определяется возможностями  версии Excel (число строк и число  столбцов в листе).

БД может быть сформирована на одном  листе. Один лист может содержать  несколько БД, но активной и доступной  для выполнения различных операций в данный момент времени может  быть только одна из них.

В ходе выполнения курсовой работы получены навыки работы с приложением MS Excel как базы данных. Были выполнены необходимые вычисления и операции: сортировка, фильтрация, структурирование, подведение итогов, объединение данных, создание сводной таблицы.

Полученные навыки позволят более  свободно пользоваться приложениями офисных  программ и в будущем помогут  облегчить работу.