Корпоративные информационные системы

 

1.Введение…………………………………………………………………….…..3

2.Построение системы корпоративных  стандартов как инструмент корпоративного  развития…………………………………………………...….6

3.Основные проблемы корпоративной  стандартизации в России………12

4.Заключение……………………………………………………………….…...14

5.Список использованной  литературы……………………………………...16

 

 

1.Введение.

 

Корпоративная информационная система (КИС) — это управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию  предприятия (с выстроенной для  ее реализации структурой) и передовые  информационные технологии. Основную роль при этом играет отработанная структура управления, автоматизация исполняет второстепенную, инструментальную роль.

Обобщенная структура  управления бизнесом включает в себя четыре основных блока: сам объект управления, блок управления, ресурсы и математическую модель (которая распадается на три, а иногда и больше разновидности — модель текущего состояния, переходного состояния и конечного состояния). Все остальное — это правила взаимодействия между ними.

 «Корпоративность»  в терминах КИС означает соответствие системы нуждам крупной фирмы, имеющей сложную территориальную структуру.

Информационная система  отдельных составляющих фирму подразделений (финансовых, экономических, маркетинговых  и др.) не может претендовать на корпоративность. Только полнофункциональная система может по праву быть охарактеризована как КИС.

Основная задача КИС  состоит в поддержке функционирования и развития предприятия. Смыслом  существования любого коммерческого  предприятия, как известно, является получение прибыли. Несмотря на то, что сферы деятельности предприятий (производство, услуги) могут быть самыми различными, в общем виде задачи управления схожи. Они заключаются в организации управления поступающими на вход предприятия ресурсами для получения на выходе необходимого результата.

Таким образом, можно  сделать вывод о том, что информационная структура фирмы должна быть описана  характерными законами управления, регламентирующими  управляющие воздействия на систему.

Крупному промышленному  предприятию целесообразно использовать КИС, которая соответствует законам управления МRР II. Такие КИС способны предоставить руководителю необходимую информацию о возможности выполнения заявок на поставку продукции. Другими КИС являются интегрированные системы управления предприятием, так называемые ERP-системы.

ERP-системы могут использоваться крупными предприятиями для управления потоками данных и их хранения и способствуют развитию электронного бизнеса предприятия.

Планирование внедрения  компьютерных информационных систем, по сути дела, является реформированием системы управления предприятием. Поэтому грамотно подготовленный план позволит избежать множества проблем, возникающих при внедрении системы и ее последующей эксплуатации. Изменение системы управления в первую очередь связано с применением новейших методов работы с информацией. Реформирование касается процессов управления бизнес - процессами, планирования, бюджетирования, контроля.

Применение КИС в  определенной степени меняет роль функциональных финансовых подразделений, повышая роль ответственности их руководителей. Происходит это еще и потому, что руководители предприятия получают возможность непосредственного контроля над любыми результатами деятельности каждого подразделения.

Наряду с изменением сущности информационных потоков происходит также снижение трудоемкости выполнения стандартных операций. Один и тот же документ проходит через различные подразделения предприятия, которые вносят в него необходимые изменения. Без применения компьютерной информационной системы каждый отдел создавал бы свои документы с самого начала.

После этапа выбора корпоративной  ИС (КИС) наступает этап внедрения, важность которого трудно переоценить.

 Действительно, все  декларируемые разработчиками корпоративного  ПО выгоды и преимущества, получаемые в результате приобретения конкретной КИС, проявятся только в случае ее успешного внедрения.

Процесс внедрения КИС. По своей сути, процесс внедрения  КИС является достаточно затратным, поскольку это системы дорогостоящие  и сам процесс внедрения занимает много времени.

 Кроме того, продолжающаяся  интеграция КИС ведет к дальнейшему  возрастанию спроса предприятий  на высококвалифицированных специалистов, знающих одновременно несколько  КИС и различные виды бизнеса  (что неизбежно повышает стоимость  их услуг).

В то же время, несмотря на растущую популярность использования  КИС, не все так гладко и безоблачно на мировом рынке КИС. Особенно это  относится к удовлетворенности  заказчиков ходом и результатами внедрения КИС.

По мнению аналитиков BCG, КИС являются жизненно необходимыми для предприятий, однако успех внедрения зависит от того, удалось ли адаптировать их в соответствии с намеченными целями максимально близко к сути происходящего производственного процесса.

Респонденты считают  КИС меньшей стоимости лучшими. Формулирование стратегии и целей являются главным фактором успешности внедрения КИС. Проекты, основанные на ясном стратегическом видении и стратегических оценках, достигли положительных результатов в 53% случаев (22% — при отсутствии такого стратегического подхода). Ключевым фактором для успеха внедрения является тщательный анализ текущей ситуации.

Проекты, в которых  проводился подробный анализ бизнес-возможностей (с учетом действий конкурента, лучших показателей для ведения бизнеса, а также существующей практики бизнеса), достигли положительных результатов в 56% случаев (и только в 8% случаев, когда такой анализ не проводился). Необходимо часто пересматривать опции и альтернативы.

Проекты, реализованные  после тщательной оценки опций и  альтернатив (то есть, простого перехода на более современное ПО, проведения перестройки производственных процессов и использования промежуточных решений), достигли положительных результатов в 43% случаев (и только в 9% случаев, когда эти опции во внимание не принимались).

 

2.Построение  системы корпоративных стандартов  как инструмент корпоративного  развития.

 

(Альбрехт Наталья  Александровна,

 финансовый директор  ООО «Автоланч», г. Челябинск)

 

Компания может выбрать  любой путь регламентации своей  деятельности от отсутствия каких-либо писаных правил до жесткого регулирования существующих принципов работы и процессов в корпоративных стандартах.

Разработка и внедрение  корпоративных стандартов во всех сферах деятельности организации требует  значительных затрат времени и ресурсов, но позволяет повысить эффективность деятельности всех структур, а также минимизировать ошибки и проблемы при перестановках персонала.

Попробуем для начала определиться с общими принципами построения системы корпоративных стандартов: как определить, следует ли уже создавать систему, т.е. готово ли предприятие к стандартизации своих процессов, стандартизации правил поведения и требований к внутренней и внешней среде.

Коротко охарактеризуем этапы построения системы корпоративных  стандартов и результаты, которые мы можем достичь в процессе построения системы и по окончании этого процесса.

Что же понимается под  корпоративным стандартом? Не вдаваясь в теоретические определения, обозначим  корпоративные стандарты как  совокупность внутренних нормативных  документов, формализующих принципы регулирования деятельности и бизнес-процессы компании. Главная цель создания корпоративных стандартов – эффективное управление  и координация бизнеса, который становится в результате более прозрачным и предсказуемым.

В настоящее время в компаниях чаще всего встречаются два варианта использования корпоративных стандартов в повседневной деятельности. Один из вариантов соответствует ситуации, когда в компании есть в наличии документы, ругламентирующие те или иные стороны деятельности организации, но они не используются или используются только частично. Второй вариант характеризует ситуацию, когда совсем отсутствуют какие-либо стандарты как по внутренним процессам компании, так и по взаимодействию с клиентами, в результате чего каждый сотрудник работает в соответствии со своим жизненным опытом и присущими этому подходами плюсами и минусами.

При этом для компаний, в которых остутствует система  корпоративных стандартов, чаще всего  характерны следующие проблемы:

1. сложность планирования деятельности компании;
2. отутствие единых форм отчетности;
3. сложность определения причин сбоев в процессах, негативных результатов деятельности и т.д.;
4. сложность с определением ответственных за проведение отдельных операций;
5. неудовлетворенность персонала оценкой их работы.

Если компании присущи  указанные выше проблемы, а также  если руководитель не может оставить компанию даже на неделю, поскольку  без него бизнес кажется начинает разваливаться, и сотрудники по любому вопросу текущей деятельности бегут  к руководителю, это является сигналом о необходимости разрабатывать и внедрять систему корпоративных стандартов.

Процесс разработки и внедрения  корпоративных стандартов развивается  по мере повышения уровня зрелости организации, от простых форм документов к более детальным и сложным.

При этом  внедрение корпоративных  стандартов не может ограничиться принятием  одного документа любой степени  важности и разработанности. Для  того, чтобы процессы управления компанией  реально заработали, необходим комплекс документов различного уровня и назначения, хотя и объединенный общей методологией, тем не менее привязанный к конкретным задачам, процессам, работам и организационной структуре компании.

Коротко охарактеризуем этапы внедрения  системы корпоративных стандартов, а затем остановимся на структуре этой системы.

В общем, можно выделить следующие  этапы внедрения системы корпоративных стандартов:

1. Определение сфер деятельности компании, подлежащих стандартизации. На данном этапе важно определить, планирует ли компания стандартизировать все сферы деятельности компании либо только их часть (процессы, технологии, продукты и услуги, функции управления и т.д.)
2. Разработка корпоративных стандартов. Для разработки стандартов чаще всего создается рабочая группа, которая состоит из работников компании, представителя руководства, а также может включать представителей консультационной компании. Рабочая група определяет требования к разрабатываемым стандартам, готовит концепцию стандарта и разрабатывает его версии.
3. Согласование разработанного стандарта. Прохождение данного этапа позволяет избежать части ошибок, поскольку проект стандарта анализируется как потенциальными исполнителями, так и иными сотрудниками, на которых будет распространяться действие стандарта.
4. Внедрение согласованного стандарта. Необходимо отметить, что любой стандарт должен вступать в действие на основании приказа руководителя компании, а исполнители должны пройти соответствующее обучение или инструктаж. Кроме того, сотрудники, на которых распространяется действие стандарта, должны быть проинформированы о его внедрении, а также сам текст стандарта должен быть доступен для исполнителей и заинтересованных лиц, на которых распространяется его действие.
5. Опытная эксплуатация. Важно учесть, что первый месяц-полтора внедрения требует повышенного внимания, особенно со стороны руководителей, членов рабочей группы, разрабатывавших стандарт и специалистов консультационной компании (при их наличии), поскольку часто требуются исполнителям дополнительные консультации, а также могут возникнуть вопросы, требующие доработки корпоративного стандарта.
6. Аудит внедрения–заключается в анализе результатов исполнения регламентированных процессов, собеседования с исполнителями и лицами, на которых распространяется действие стандарта, анализе эффективности внедрения стандарта. В результате аудита может быть принято решение о корректировке стандарта или его повторном внедрении.

На конференции, которая  будет проходить 2-3 ноября 2006г. здесь, в Екатеринбурге, мы более подробно остановимся на структуре системы корпоративных стандартов, на отдельных моментах, касающихся правил их подготовки и внедрения, вам будет предложен метод идентификации стандартов в рамках системы.

Сейчас же, напоследок, обозначим, какого результат может  достичь компания от разработки и  внедрения системы корпоративных стандартов. Таким образом, внедрение и использование корпоративных стандартов положительно влияет как на мнение контрагентов о компании, так и на деятельность всех подразделений компании, поскольку владельцы компании получают больше рычагов управления, руководители организации получают больше времени и информации для стратегического управления, а сотрудники – спокойствие и психологический комфорт вследствие определенности своих задач и критериев оценки результата.

Подводя итог, отметим, что внедрение корпоративных стандартов        обеспечивает:

1. единое понимаение всеми участниками задач и содержания процессов;
2. создание эффективной вертикали управления;
3. унификацию информационных потоков и документооборота, создающую платформу для автоматизации основных процессов управления;
4. нормативное закрепление схемы распределения полномочий и зон ответственности участников компании, органов управления и персонала компании;
5. методическую основу для обучения персонала;
6. чаще всего сокращение времени на рутинные операции;
7. повышение безопасности бизнеса;
8. обеспечение единства качества продукции или оказываемых услуг.

 

Оценка эффективности  Корпоративной Информационной Системы (КИС).

В настоящий момент существуют 3 использующихся подхода к оценке эффективности инвестиций в реализацию Корпоративной Информационной Системы (КИС): бенчмаркинг (постфактум анализ результатов похожих проектов), экспертная оценка и применение метода сбалансированной оценочной ведомости (The Balanced Scorecard). Последний был разработан в 1990 году Дэвидом Нортоном и Питером Капланом и представляет собой современную методику анализа состояния компании, базирующуюся на нефинансовых показателях.

Эта методика позволяет  рассматривать Корпоративную Информационную Систему (КИС) как элемент компании, представляющий собой одно из главных стратегических преимуществ с точки зрения технологичности бизнеса, и оценивать итоговые экономические показатели в результате экспертного анализа качественных улучшений бизнес-процессов на всех уровнях управленческой иерархии.