Лекции по дисциплине "Автоматизированное рабочее место банкира"

Тема 1. Автоматизированные информационные технологии

в финансово-кредитных  организациях

 

1. Информация как объект  исследования и её роль в  управлении

2. Автоматизированные  системы управления в финансово-кредитных  организациях

2.1  Организационно-экономические системы как предмет автоматизации

2.2 Понятие программно-технической  среды 

3 Характеристика комплексной  информационной системы

 

1 Информация  как объект исследования и  её роль в управлении

 

Под данными обычно понимают информацию, представленную в конкретных формах, которые адекватны возможным (ожидаемым) процессам ее обработки.

Информация в качестве самостоятельного объекта исследования стала рассматриваться относительно недавно. Важным толчком к таким  исследованиям явилось возникновение  в конце 40-х годов XX века науки об управлении в сложных динамических системах – кибернетики. Основоположником ее явился американский математик Норберт Винер.

Основополагающей предпосылкой, определившей выделение кибернетики  в отдельное направление научных  исследований, явился тезис об общности процессов управления в объектах разной природы, которая проявляется в механизме действия обратной связи в информационной основе управления. Она обусловливает принципиальную возможность моделирования экономических и социальных процессов, использования ЭВМ для управления экономическими объектами. Кибернетика утверждает существование информационного поля в объективной реальности, формулирует закон необходимого разнообразия для регулятора как органа управления. Главным его следствием является вывод о том, что степень сложности системы управления должна соответствовать степени сложности управляемого объекта. В сфере экономики он подтверждает объективную необходимость усложнения управления, увеличения его "мощности" по переработке информации и принятию решений.

Принципиальным моментом для общекибернетических теорий стало определение термина "управление".

Управление – это  функция организованных систем различной  природы (технических, биологических  или социальных), направленная на реализацию их целевых установок и поддержание внутренней присущей им структуры. Информация, используемая для принятия управленческих решений на всех уровнях, весьма разнообразна по своему содержанию.

C точки зрения кибернетики,  управление разделяется на обработку  информации и принятие управленческих решений. Сам процесс управления является специфическим видом человеческой деятельности, в котором информация выступает как предмет труда и вся работа органов управления внешне представляется как обработка информации. Принятие решений является волевым актом, осуществляемым человеком по результатам обработки информации.

Недооценка роли обработки  информации ведет к принятию волевых  решений, их меньшей обоснованности и взаимной увязке. А это, в свою очередь, ведет к большим потерям и снижению эффективности работы организации. В современных условиях повышаются требования к обоснованности и согласованности принятия решений. Поэтому обработка информации требует все больших внимания и затрат. Совершенствование методов обработки является важным фактором улучшения управления. Повышение роли информации, обусловленное научно-техническим прогрессом, характерно для любых управленческих задач, как в управлении предприятиями, так и в государственном и муниципальном управлении. Менеджеры крупных фирм рассматривают автоматизацию обработки информации как ключ к коренным преобразованиям в методах управления фирмой. Информация считается таким же важным ресурсом в фирме, как рабочая сила, производственное оборудование, материалы и денежные средства. Она заслуживает не меньшего внимания и нуждается в не менее обстоятельном планировании, чем остальные ресурсы. Не являясь, собственно, ни одним из этих ресурсов, информация служит инфраструктурой, соединительной тканью, определяющей эффект соединения этих ресурсов.

Необходимость участия  человека отражает принципиальную невозможность  полной формализации экономического управления и является признаком, отличающим автоматизированные системы от автоматических. Все технические  средства в управлении применяются для обработки информации, а само решение принимает всегда человек. В автоматических системах управления обработка информации может заканчиваться выработкой управляющего сигнала без участия человека (например, в автоматизированных системах управления технологическими процессами – АСУ ТП), но это не является собственно экономическим управлением.

Совершенствование процессов  обработки информации играет одну из ключевых ролей в комплексе мер  по совершенствованию управления (хотя, конечно, далеко не исчерпывает их).

 

 

 

2 Автоматизированные системы  управления в финансово-кредитных  организациях

 

Долгое время автоматизация  финансово-кредитных организаций  в России основывалась на различного рода подсистемах автоматизированных систем управления (АСУ), на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и другие). Не умоляя значимости этих подсистем, необходимо отметить, что они охватывали лишь 15-20% общего объема информации, циркулирующей в организации.

Необходимость в электронной  обработке документов удовлетворялась применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства не справлялись с управлением огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одной организации, так и между ними.

Развитие информационных технологий привело к появлению  методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по оснащению  учреждения и его подразделений, позволяющих автоматизировать ручные операции, поиск, передачу документов и контроль исполнения.

По масштабам применения современные автоматизированные системы  подразделяются на три основных класса:

1). Настольные – для  работы одного человека. К ним  следует отнести Автоматизированное Рабочее Место (АРМ) работника организации. Внедрение таких программ не вызывает особых трудностей и для хороших систем может исчисляться днями.

Основные проблемы возникают  при объединении информации с  разных участков учета – так как рабочие данные специалистов хранятся на разных компьютерах, и возникает много несогласований. Например, один и тот же объект (материал, товар, изделие) на разных АРМах может иметь разные коды.

2). Офисные – для  работы отдела. К такого рода  системам следует отнести сетевые бухгалтерские программы, программы автоматизации торгового зала, сетевые складские программы и так далее Сотрудники всего отдела могут одновременно работать с единой базой данных, выполняя отдельную функцию управления организацией. Внедрение систем этого класса значительно сложнее настольных: требуется упорядочение плана счетов, составление общего справочника поставщиков и потребителей, настройка на учетную политику организации, обучение персонала и так далее

Офисные системы –  одна из наиболее традиционных областей применения информационных технологий во всем мире. Однако современный момент в России накладывает свой весьма характерный отпечаток и на эту вроде бы типовую отрасль информационных технологий. Прежде всего, это вызвано нашим весьма динамичным стилем жизни, когда завтра все оказывается совсем не так, как было вчера. Причем меняются не только направление и масштаб деятельности фирмы, но и все всяческие правила игры, будь то правила ведения бухгалтерской документации, банковские атрибуты или налоговое законодательство. В таких условиях заказ системы "под ключ" или закупка готовой системы редко позволяет руководству фирмы чувствовать себя достаточно уверенно. С другой стороны, содержание большой группы программистов, которая бы могла за требуемое время (практически это значит "вчера") обновить программное обеспечение и приспособить его к новым "правилам игры", а также обучить непосредственных пользователей работе с ним весьма накладно даже для многих весьма преуспевающих фирм.

Современный путь решения  подобных проблем должен сочетать разработку достаточно гибкого и универсального ядра проекта, определение необходимых  индивидуальных особенностей проекта  и максимально автоматизированную генерацию кода, реализующего этот проект. При этом необходимо обеспечить качественное документирование проекта, позволяющее в любой момент вернуться к стадии уточнения индивидуальных особенностей проекта и быстро пройти весь путь до генерации работоспособного приложения, по возможности без потери прежних наработок.

3). Корпоративные –  для работы целой организации  или даже нескольких организаций.  Корпоративные системы охватывают, как правило, всю финансово-хозяйственную  и производственную деятельность  организации, в том числе имеющей  отделения, филиалы,  дополнительные офисы и дочерние фирмы, входящей в холдинговые компании и концерны.

 

2.1  Организационно-экономические  системы как предмет автоматизации

 

Традиционный подход к рассмотрению автоматизации организационно-экономических  систем (офисы, предприятия, банки и тому подобное) через призму функций управления (планирование, контроль, учет, оперативное управление) и конкретные структурные составляющие (различные отделы, дирекция, секретариат и тому подобное) не позволяют определить операции, которые в настоящее время автоматизируются с помощью программных и технических средств.

Сложную организационно-экономическую  систему (ОЭС) по возможностям автоматизации, а также применяемым методам, программным и техническим средствам, можно разделить на две составляющие: документопоток и принятие решений. Но это не обособленные среды, а некоторая достаточно сложная мозаичная структура больших ОЭС, где отдельные участки на одном либо разных уровнях связаны между собой автоматизированными и неавтоматизированными процессами. В последнем случае эти процессы осуществляются человеком, функционирующим на разных уровнях этой ОЭС.

В общем случае к области  принятия решений относятся все  необходимые в механизме управления процессы, не поддающиеся (или не подлежащие) автоматизации (собственно принимаемые человеком решения, коммуникативные людские отношения, создание и содержательная редакция документов и так далее). Сам же документопоток может быть представлен процессом движения документов (информации) в бумажном и (или) электронном виде.

Таким образом, ОЭС представляется в виде некоторой сложной сети взаимосвязанных документопотоков, в узлах которой функционируют  специалисты, так или иначе влияющие на содержание и направление движения документов. Выделяются формализуемые  и, соответственно, автоматизируемые операции и операции неформализуемые (плохо формализуемые), не подлежащие автоматизации. К первым можно отнести ввод, передачу, хранение, поиск и вывод (по заданным алгоритмам), то есть операции, практически не влияющие на содержание документов. Изменение содержания документов (в узлах сети документопотока) производится человеком и автоматизация здесь может быть реализована через создание систем подготовки (поддержки) принятия решений.

На ранних этапах применения вычислительной техники в управлении организационно-экономическими объектами особо выделялась область принятия решений, чему способствовал не только сам факт использования ЭВМ, но и параллельный с внедрением и совершенствованием технических средств процесс появления и развития совершенно новых (и для определенного класса задач очень эффективных) методов оптимального управления и исследования операций. Однако, довольно скоро выяснилось, что проблема состоит не только в том, что процессы в области принятия решений не поддаются автоматизации, но и в том, что даже сравнительно простые в интеллектуальном отношении операции обработки данных требуют все больших усилий и все больших затрат на создание и совершенствование программных и технических средств.

Если основу ОЭС составляет документопоток, то предметом автоматизации становится сама система управления документами, обеспечивающая доставку документов в нужный узел, и контроль выполнения работ. Эти процессы достаточно хорошо формализуемы и представлены на рынке рядом программных продуктов. В результате внедрения подобных систем можно ожидать получения ряда преимуществ:

1) удобную и комфортную  среду для работы пользователей; 2)существенное повышение производительности  труда сотрудников; 

3) возможность организовать  совместную работу сотрудников над документами; 4) единое информационное хранилище документов;

5) быстрый и надежный  доступ к информации, в соответствии  с правами пользователей;  6) услуги  электронной почты и внешних  сетей передачи данных непосредственно  на рабочем месте пользователя;

7) полное отсутствие  потерянных документов; 8) возможность  контроля исполнительской дисциплины  в организации с рабочего места  руководителя;

9) мгновенное уведомление  пользователя обо всех событиях, относящихся к нему;  10) единую  систему регистрации всех документов;

11) снижение сроков  исполнения конкретного документа; 

12) сохранение всех  ранее сделанных инвестиций;

13) возможность встраивания  любых новых приложений для  работы с документами, например, контроль исполнения, списание в  дело, формирование справок и отчетов, подготовка презентаций, отсылка и прием факсов и много других.

 

2.2 Понятие  программно-технической среды 

 

Практика автоматизации объектов управления (информационных потоков) с  часто изменяющимися функциями  и структурами, происходящими в силу объективных условий их развития, выработала технологию создания и развития сложных информационных систем с помощью так называемых программно-технических сред (ПТС), которые представляют собой комплексную систему современных средств вычислительной техники и телекоммуникаций, операционных систем и прикладных программ. ПТС являются основой создания современных информационных инфраструктур.