Лекции по дисциплине "Автоматизированное рабочее место банкира"

Современные ПТС строятся с учетом мировых стандартов, адаптируются к  разным структурам управления и инвариантны в значительной мере к механизму хозяйствования и разным сферам деятельности, так как с помощью ПТС автоматизируются относительно простые типовые операции, практически одинаковые для многих сфер деятельности. Именно однородность операций ввода, передачи, хранения, поиска и простейшей обработки информации позволила достичь значительных успехов в сфере унификации программных и технических средств.

Наиболее развитые ПТС являются очень сложными системами. На их создание и совершенствование в течение многих лет фирмами-разработчиками затрачиваются значительные средства в условиях жесточайшей конкуренции. На базе ПТС строятся информационные технологии для решения конкретных прикладных задач. При всех отличиях прикладных областей, основным фактором повышения эффективности ОЭС остается увеличение скорости документопотока за счет использования более совершенных коммуникаций, технических средств и программного обеспечения. Это хорошо известно из практики использования технических автоматизированных (автоматических) систем управления (регулирования), где уменьшение времени получения сигнала, его обработки и выдачи управляющего воздействия с одновременным снижением уровня погрешности приводит к существенному повышению устойчивости и качества управления и даже прямой экономии ресурсов.

Известны следующие системы  автоматизации документопотока:

- системы офисной автоматизации  (коллективные и индивидуальные);

- системы управления электронными  документами (электронные архивы);

- системы управления документооборотом.

Необходимо отметить, что данное деление достаточно условно, так  как многие программные продукты многофункциональны, изначально создавались  как гибкие масштабируемые системы  с неограниченными возможностями  развития (в частности, путем создания приложений). В практике, как правило, встречается комплексное использование различных программных и технических средств, дающее, в результате, значительно больший эффект, чем использование отдельных систем. Более того, при проектировании и разработке какой-либо ПТС обязательно закладывается ее совместимость с существующими системами.

 

3 Характеристика комплексной  информационной системы

 

С некоторым опозданием, по сравнению  с Западом, в России медленно, но верно начинают понимать всю важность комплексного подхода в автоматизации предприятий и организаций. На собственном опыте многие осознали, что эффективность автоматизации в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности организации. Отчасти именно поэтому в последнее время стала такой популярной идея построения корпоративных информационных систем (КИС). Хотя понятие корпоративности подразумевает наличие довольно крупной, территориально-распределенной информационной системы, все же вполне правомерно включить сюда системы любых организаций и предприятий, вне зависимости от их масштаба и формы собственности. Поэтому далее все упоминания КИС имеют непосредственное отношение к любым информационным системам, и правильнее будет, сохранив общую аббревиатуру КИС, заменить первое слово понятия, переименовав его в комплексные информационные системы.

Эффективное управление современной  кредитной организацией представляет собой довольно сложную задачу, учитывая многообразие используемых информационных ресурсов и высокую скорость изменения  операционного окружения. Основными функциями управления являются, как известно, планирование, организация, активизация, координация, контроль и анализ, которые осуществляются в многомерном пространстве различных областей деятельности организации. Формируемые в ходе выполнения вышеперечисленных функций управленческие решения служат отправным моментом для конкретных исполнителей. В связи с тем, что автоматизация исполнения должностных обязанностей и отдельных поручений фактически стала в последнее время стандартом де-факто, особую остроту приобретает проблема автоматизации непосредственно управленческих функций.

Таким образом, наиболее существенной чертой комплексной информационной системы должно быть расширение контура  автоматизации для получения  замкнутой, саморегулирующейся системы, способной гибко и оперативно перестраивать принципы своего функционирования.

Наполнение предметной части КИС  может существенно изменяться в  зависимости от профиля и особенностей деятельности организации.

Некоторая часть КИС определяется такими характеристиками, как масштаб организации и объемы информационных работ. С их увеличением становится актуальным внедрение специализированных модулей делопроизводства и архивного хранения, которые способны поддерживать крупные электронные архивы смешанной документации с обеспечением необходимого уровня надежности и безопасности хранения информации.

В дополнение к функциональности структуру КИС определяют и реализующие  данную часть технологии. С этой точки зрения современные информационные системы должны отвечать целому набору обязательных требований. Среди них, в первую очередь, стоит отметить использование архитектуры клиент-сервер с возможностью применения большинства СУБД, обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничения доступа к информационным ресурсам, поддержку распределенной обработки информации, модульный принцип построения из оперативно-независимых функциональных блоков с расширением за счет открытых стандартов (API, COM и другие), а также поддержку технологий Internet/Intranet.

Кроме того, немаловажную роль играют и другие – эксплуатационные –  характеристики: легкость администрирования, эргономичность, наличие локализованного (русифицированного) интерфейса.

Наиболее органичным и эффективным  способом построения КИС, при котором были бы выполнены вышеперечисленные функции и требования к технологичности, является использование в качестве ядра всего информационного комплекса системы автоматизации деловых процессов.

Для того чтобы понять, почему это именно так, необходимо вспомнить, что, фактически, деятельность любой организации представляет собой не что иное, как совокупность выработанных в повседневной практике деловых процессов, в которые вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов. Именно деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем. Поэтому автоматизация кредитной организации, исходя из делового процесса, наиболее логична, и самое главное, – вполне реальна благодаря современным workflow-системам, выступающим в роли связующего звена, вокруг которого и будут интегрироваться другие программные продукты. Сформированная таким образом КИС характеризуется одновременно универсальностью и эффективностью. Она способна автоматизировать деятельность любой кредитной организации и при этом позволяет сохранить специфические, критически важные нюансы управленческого и организационного ноу-хау. Кроме того, автоматизацию не нужно начинать с нуля. Интегрированный комплекс может создаваться на базе разрозненных автоматизированных рабочих мест, то есть с использованием уже имеющегося системного и прикладного программного обеспечения. Не стоит забывать также, что при применении в предложенной структуре современных workflow-систем, которые характеризуются открытостью и широкими возможностями по настройке, легко достигается динамичная и гибкая модификация целей и функций КИС.

 

 

 

 

Тема 2. Методы автоматизации  учреждений

 

Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы.

Основными фазами жизни  неструктурированной информации в офисе являются (рисунок 1):

– ввод информации в систему,

– хранение, навигация, поиск  и фильтрация документов,

– коллективного работа с документами, вывод информации из системы.

Существуют различные  способы ввода данных в систему. Это, прежде всего, сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения они идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации. Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов.

После сканирования и  ввода документа его графический  образ "переводится" в текст  с последующим исправлением ошибок распознавания.

 

Рисунок 1 - Функциональная схема управления электронными документами.

 

При массовом наборе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис поступает и путем импорта файлов с магнитных носителей или по внешним телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и тому подобное).

Внесение данных сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. При этом для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Большое значение для  организации эффективного управления неструктурированными документами  имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов. (Таблица 1).

Документы могут храниться  просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных операционных системах типа Windows реализованы функции задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде сообщений с присоединенными файлами. Навигация упрощается с помощью папок личного и коллективного пользования. Однако их поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой по атрибутам и тексту.

Специфический метод  хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов, в состав которой входит как однотипная, так и разнотипная информация, сохраняемая в одном файле. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления в них полей. Навигацию в базе упрощает наличие страниц и категорий.

Многие современные  системы в дополнение к файловой системе используют библиотеки документов, содержащие в БД их карточки с атрибутами и ключевыми словами.

 

Таблица 1 – Методы хранения информации, навигации,

поиска и фильтрации документов

 

Схема хранения	Навигация	Поиск и фильтрация
Файловая система	Каталоги и папки	По именам и параметрам файлов
Почтовые ящики	Личные и коллективные  папки	По атрибутам и тексту сообщения
База документов	Страницы, базы документов и категории	По атрибутам и тексту сообщения
Библиотеки документов	Проекты (папки)	По атрибутам, ключевым словам и тексту
Гипертекст	Гиперссылки	По гипертексту
Текстовая база данных	Таблицы и представления	По атрибутам и тексту
Универсальная база данных	Таблицы и представления	По атрибутам и бинарным объектам

 

Поиск и фильтрация производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса (рисунок 2).

 

Рисунок 2 - Классификация  методов информационного поиска.

 

При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа – неточностей распознавания. Морфологический разбор позволяет упростить формирование запросов и улучшить отбор информации.

Реализация на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта технологии нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS) не требует идентичности искомых фраз содержимому файла и, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Результаты выборки при этом наилучшим образом согласованы с терминами или фразами запроса пользователя.

Фирмы-производители  реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения – текстовые и универсальные базы данных (БД). При этом тексты документов располагаются в символьных полях переменной длины, а расширенные средства SQL-поиска формируют смешанные запросы. Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, используются поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст.

Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web-технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа проводится путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и гипермедиа (включением любой мультимедиа-информации: растровая графика, аудио, видео), а также путем организации внутренних ссылок. Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Для контекстного поиска в "паутине" задействованы специальные программы-роботы, сканирующие Web-сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя.

Организация и автоматизация  в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.