Лекции по информатике

 

Новая ИТ в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования:

• структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме;
• информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

 

3. Виды информационных технологий. Характеристика, назначение и основные компоненты информационных технологий обработки данных и информационных технологий управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ИТ обработки данных

 

ИТ обработки данных предназначены для решения хорошо структурированных задач. Эти процессы применяются на уровне операционной деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации рутинных операций управленческого труда.

 

На  уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

• обработка данных об операциях, производимых фирмой;
• создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
• получение ответов и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

 

Особенности, связанные с обработкой данных:

• выполнение задач, которые можно использовать как средство контроля;
• выполнение стандартных процедур обработки;
• выполнение работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
• использование детализированных данных;
• акцент на хронологию событий;
• требование минимальной помощи со стороны специалистов других уровней.

 

Основные  компоненты и их характеристики.

Сбор  данных. Каждое действие фирмы сопровождается записями данных.

 

Обработка данных. Для создания из данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются типовые операции:

• классификация или группировка;
• сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;
• вычисления. Эти операции дают возможность получать новые данные;
• укрупнение, реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

 

Хранение данных. Для их хранения создаются базы данных.

 

 

 

 

Создание отчетов (документов). В ИТ обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. Документы могут создаваться по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

 

2. ИТ управления

 

Целью ИТ управления является удовлетворение информационных потребностей сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Поэтому эти технологии должны быть применимы на любом уровне менеджмента.

Повышение эффективности работы предприятия  возможно через оптимизацию организации производства и управления предприятием.

Для принятия решений  информация должна быть представлена так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

• оценка планируемого состояния объекта управления;
• оценка отклонений от планируемого состояния;
• выявление причин отклонений;
• анализ возможных решений и действий.

 

 

ИТ управления направлены на создание различных видов отчетов.

 

Регулярные  отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

 

Специальные отчеты создаются когда произошло что-то незапланированное.

 

Отчеты могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

 

Сравнителъные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

 

Чрезвычайные  отчеты содержат данные исключительного характера.

Использование отчетов  для управления оказывается эффективным  при реализации управления по отклонениям. Главным содержанием получаемых данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (запланированного состояния). К отчетам предъявляются требования:

• отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;
• сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;
• все отклонения показать вместе, чтобы уловить существующую между ними связь;
• в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

 

 

 

 

Основные компоненты

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

 

Базы данных при помощи ПО преобразуются в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений. База данных, используемая для получения информации, должна состоять из двух элементов:

• данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
• данных из планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

4. Характеристика, назначение и основные компоненты информационных технологий автоматизированного офиса, информационных технологий поддержки принятия решений и информационных технологий экспертных систем

 

1. ИТ автоматизированного офиса

 

ИТ автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов внутри организации и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств работы с информацией. Возможно использование автоматизации офиса в качестве инструмента для улучшения принимаемых решений.

Известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

База данных (БД)  – обязательный компонент любой технологии. БД концентрирует в себе данные о фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде БД. Информация из БД поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр.

Текстовый процессор – вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов, вид письменной коммуникации.

Электронная почта (Е-mail) дает возможность получать, хранить и отправлять сообщения по сети.

Аудиопочта – почта для передачи сообщений голосом. Вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон (выделенный канал). Система включает компьютер для хранения аудиосообщений. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения. Главным преимуществом аудиопочты является то, что она проще, не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника. Функции табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.

Электронный календарь – возможность использовать ПК для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Система дает возможность получить доступ к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встреч.

Компьютерные конференции  и телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы. Телеконференция включает три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст основан на использовании ПК для получения отображения текстовых и графических данных на мониторе.

Хранение изображений – хранит не сам документ, а его образ, причем хранит в цифровой форме. Хранение изображений основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа в цифровой вид для хранения во внешней памяти (оптические диски).

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными подразделениями фирмы. Техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия ПК.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует ПК.

Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его на другом.

 

2. ИТ поддержки принятия решений (ППР)

 

Система ППР производит необходимый анализ и выдает результаты в виде документа. Особенностью ИТ (ППР) является метод организации взаимодействия человека и ПК. Выработка решения происходит в результате итерационного процесса,  в котором участвуют:

• система ППР в роли вычислительного звена и объекта управления;
• человек, задающий входные данные и оценивающий результат.

 

Характеристики:

• ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;
• сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и решения задач на их основе;
• направленность на непрофессионального пользователя компьютера;
• высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям технического и программного обеспечения, к требованиям пользователя.

Основные компоненты

База данных используется для расчетов при помощи математических моделей.

 

База моделей. Целью создания моделей являются описание и оптимизация некоторого объекта или процесса. Использование моделей обеспечивает проведение анализа в системах ППР. Созданы специальные языки, позволяющие моделировать ситуации типа «что будет, если?» или «как сделать, чтобы?».

 

Программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером. СУБМ должна создавать новые модели или изменять существующие, поддерживать и обновлять параметры моделей, манипулировать моделями. Система управления интерфейсом определяет: язык пользователя; язык сообщений ПК и знания пользователя. Знания пользователя – это то, что пользователь должен знать, работая с системой. К ним относятся план действий, находящийся в голове у пользователя, учебники, инструкции и справочные данные, выдаваемые компьютером.

 

3. ИТ экспертных систем (ЭС)

 

ЭС основаны на использовании искусственного интеллекта и дают возможность получать консультации по проблемам, о которых этими системами накоплены знания. Искусственный интеллект – способность компьютерных систем к мышлению. Работы в области искусственного интеллекта включают в себя создание роботов, систем, моделирующих нервную систему человека, его слух, зрение, обоняние, способность к обучению.

Главная идея использования ЭС заключается в получить от эксперта его знания, и загрузив их в ПК, использовать, когда в этом возникнет необходимость. ЭС – компьютерные программы, трансформирующие опыт экспертов в форму правил. Это делает возможным использовать ЭС в качестве советующих систем.

Сходство ЭС и систем ППР в том, что они обеспечивают поддержку принятия решений. Однако имеются различия:

• решение проблемы в системах ППР отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология ЭС предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности.
• способность ЭС пояснять свои рассуждения в процессе получения решения.
• использование нового компонента ИТ ЭС — знаний.