Мәліметтер базасын жобалау (практикалық көрінісі)

Кестелер арасындағы байланыс мыналарға мүмкіндік береді:

- егер бұл өріс пен басқа кестелердің қайсыбір өрістері байланысты болса, не болмаса басты кестенің негізгі өрісіндегі мәліметтерді жою немесе өзгерту мүмкіндігін болдырмау;

- не болмаса, жойылу кезінде (немесе өзгерісте) басты кестенің негізгі өрісінің мәліметтері автоматты түрде (және өте мүқият) байланысты кестелердің тиісті мәліметтері жойылады немесе өзгертіледі.

Байланыс қасиеттерін баптау үшін Мәліметтер схемасы терезесінде екі кестенің өрістерін біріктіретін сызықты ерекше-леп, тышқанның оң жақ кнопкасында шертіп және байланыстың контекстік мәзірін ашу керек, сонан соң онда Байланысты өзгерту тармагын таңдау - Байланысты өзгерту диалогтық терезесі ашылады. Онда байланысқа қатысатын (мұнда оларды өзгертуге де болады) өрістердің атауымен байланысқан кестелердің атауы көрсетіледі, сондай-ақ мәліметтердің тұтастық жағдайын қамтамасыз ету үшін басқарудың элементтері келтірілген.

Жылжытып апарғаннан кейін пайда болатын байланыстың  қасиеттерін беруге болатын Байланыстар  диалогтық терезсі ашылады.

Бізде берілген таблицаларда жиһаз  және олардың түрлері,  категорияларға     бөлінген  мәліметтер  бар. Код  категории     бізде- түйінді жиһаз.

код мебели	Мебель
1	Офисный
2	Спальный
3	Гостиный
4	Столовая
5	Детская

 

           Осы таблицадан кейін жиһаздың  аты, бағасы көрсетілген таблицаны   шығарамыз. Бұл жерде түйінді жиһаз бұл – Код мебели.

код мебели	название мебели	описание мебели	категория	стоимость	поставщики
2	Диван	Мягкий	гостинный	2500000	Украина,Мебель КО
3	Софа	Раздвигающий	спальный	3500,00	Шведция,Медиа арт
4	Камод	Красное дерево	спальный	8000,00	Польша,Пани Ком
5	Шкаф купе	слоновый кость	спальный	56000,00	Румыния,Рум Меб
6	Гарнитур	Дерево	гостинный	65000,00	Украина,Мебель КО
7	Куханный гарнитур	красное дерево	столовая	45000,00	Белорусия,МК
8	Пуфик	Мягкий	спальный	8000,00	Германия,Герман ПРО
9	Табуретки	Дерево	столовая	4500,00	Украина,Мебель КО
10	Кровать	Железная	детская	6500,00	Шведция,Медиа арт

  Келесі  таблицада Сатып алушылар тізімі, адресі, олардың қаласы, берілген.

Келесі таблица қызметкерлерге қатысты зейнетақы фонды көрсетілген. Қызметкерлерде олардың қай қорға жататындығына байланысты  осы қорларға есептеулер жүргізілген.

пенсионные  фонды
Код	код фонда	название фонда	гипперссылка
1	1	Солнышко	www. Solnishko.kz
2	25	Наурыз	www. Nauriz.kz
3	12	Казкомерцбанк	www.kkb.kz.

 

Мәліметтердің тұтастығы. Егер екі кесте арасында (автоматты түрде немесе қолдан) байланыс орнатылса, екі кестенің мәліметтерін біріктіруге болады. Кейде осы жеткілікті (мысалы, қарапайым телефон аныктамалығын енгізгенде), алайда маңызды мәліметтер базасын құрғанда әр түрлі кестелерге кіргізілетін, бай-ланысқан мәліметтерді бақылаудың қосымша құралдары жөнінде ойлауға тура келеді.

Мәселен, Тапсырыстар кестесін құрғанда жоқ клиенттер немесе өнімдер туралы мәліметтерді бұл кестеге кездейсоқ енгізуге жол беруге болмайды, өнімге және т.б. тапсырыс беретін клиенттер туралы жазбалардан сөздіктерді жоюға болмайды.

Байланысқан екі кестелер арасындағы мәліметтердің сәйкес үйлесімін қамтамасыз ететін механизм былай аталады: Мәліметтердің тұтастығын қолдау мәліметтердің тұтастығын қам-

тамасыз ету үшін, екі кесте арасындағы байланысты орнатканда, тұтастық шарттарын қамтамасыз ету жалаушасын белсенді ету керек. Мәліметтердің тұтастығын қамтамасыз ету жалаушасын енгізу бір кестеден жазбаларды жою жағдайларынан қорғануға мүмкіндік береді, олармен байланысқан басқа кестелердің мәлі-меттері байланыссыз қалады.

Егер пайдаланушы тұтастықты қолдау механизмін іске қосса, бір уақытта байланыс түрін де көрсетуі тиіс. Бірді бірге (1:1) - бір кестедегі өрістің бір мәніне басқа өрістегі тек бір ғана мән сәйкес келеді; Бір көбіне (1:со) - бір кестедегі өрістің бір мәніне басқадағы бірнеше (бір немесе одан көп) мәндері сәйкес.

Мәліметтер тұтастығы  мынаны білдіреді:

1) бағыныңқы кестенің байланысқан өрісіне басты кестенің байланысқан орісінде бар мәндерді ғана енгізуге болады (мысалы, Тапсырыстар кестесіне Клиенттер кестесінде жоқ клиентгің коды бар жазбаны енгізуге болмайды);

2) басты кестеден бағыныңқы кестедегі өрістің бір мәні-мен де тура келетін байланысқан өрістің мәні бар жазбаны жоюға болмайды (мысалы, Клиенттер кестесінен Тапсырыстар кестесіндегі әлі жойылмаған клиенттің кодын жоюға болмайды).

Бұл тыйымдарды бүзуға әрекет жасалса, MS Access қате жайлы хабар береді.

Байланысңан өрістерді каскадты жаңарту мен  байланысқан жазбаларды каскадты өшіру. Тұтастықты қолдау механизмін қосқанда мәліметтерді жаңғыртып, жетілдіру үшін жүйе мынадай процестерді іске қосуын талап ете аласыз:

- байланысқан өрістерді каскадты жаңарту;

- байланысқан жазбаларды каскадты өшіру;

Каскадты жаңарту басты кестедегі байланысқан мәндердің өзгеруі (мысалы, клиенттің коды) бағыныңқы кестенің байланысқан жазбаларында автоматты түрде көрсетіледі. Мысалы, егер сіз Клиенттер кестесінде 90 клиент кодын 97 кодқа ауыстырсаңыз, онда 90 клиент коды Тапсырыстар кестенің барлық жазбаларында 97 боп өзгереді. Басқаша айтсақ, онда ол осы клиенттің барлық тапсы-рыстарында ауыстырылады.

Байланысқан жазбаларды каскадтық өшіру басты кестеден жазбаларды өшірген кезде (мысалы, 20 клиент коды бар жаз-бадан) бағыныңқы кестеден барлық жазбалар өшіріледі, олар-дағы байланысқан өрістердің мәні өшірілетін мәнмен (мәселен, 20 кодты клиенттер) тура келеді. Басқаша айтсақ, егер клиент-тердің сөздігінен қайсыбір клиентті алып тастаса, осы клиентгің барлық тапсырыстары өшіріледі.

Осылайша, кестелер арасындағы реляциялық байланыстарды құрудың мәні, бір жағынан, мәліметтерді қорғауда, екінші жағынан - бір кестені өзгерткенде бірнеше кестеге өзгеріс енгізуді автоматтандыруда.

Содан кейін жұмыс істеу. Ірі кәсіпорында әрбір қызметкер жайлы мағлұматтары мол Кадрлар атты зор мәліметтер базасы бар делік. Нысанды ақпараттан басқа базада құпия, мәселен, еңбекақы жайлы мәліметтер болуы мүмкін. Барлық ақпарат базалық кестелерде сақталады.

Кадрлар мәліметтер базасымен кәсіпорынның әр түрлі бөлімшелері жұмыс істей алады және барлығына әр қилы мәлімет-тер керек. Кәсіпорынның қауіпсіздік қызметі білуге тиістінің бәрін бас дәрігер білуі тиіс емес және керісінше. Сондықтан пайдаланушылардың базалық кестелерге қолы жетуіне тыйым салынады. Мәліметтерге қол жетуі үшін басқадай, неғұрлым икемді және қолайлы құрал-сұраныстар бар. Бір кесте үшін әр түрлі көптеген сұраныстар жасауға болады, олардың әрқайсысы кестеден нақ сол сәтте қажетті ақпараттың бөлігін, шағын бөлігін алуына болады. Бухғалтерия қызметкерлерінің қызметкердің сырқаттануы себепті жыл бойында қанша күн жұмыста болмағандығын анықтауға мүмкіндік беретін сұраныстары болуы тиіс, бірақ оның сырқаттың немен ауырғандығын және қайда емделгендігін білетін сұраныстары болмауы тиіс, ал бас дәрігерде мұндай сұрау салу болуы керек.

Жалпы бастапқы базаға сұрау  салу жұмысының нәтижесінде сұрау  салуға сәйкес келетін жалпы ақпарат  бөлігі бар нәтижелеуші кесте қалыптасады.

Сұраныстарың әр түрлі  типтері болады (жазба үстеп қосуға, өзгертуге, біріктіруге арналған). Ең көп тараған түрі - іріктеуге арналған сұрау салу.

Оқу мақсатымен сұраныстарды қолдан, Конструктордың көмегімен жасалған жақсы. Таблицалармен болған жағдайдағы-дай  бұл үшін Мәліметтер базасы терезесінде арнайы таңбаша бар. Ол Конструктор режимінде сұрау салуды жасау деп аталады және Үлгі бойынша сұраныстар бланкісі деп аталатын арнайы бланкті ашады. Оның көмегімен терезелер арасында сұрау салулар әлементтерін жылжытып, қарапайым әдістермен сұрау салуды қалыптастыруға болады.

Үлгі бойынша сұрау салу бланкісі екі ауқымнан тұрады. Жоғарғысында сұраныстар бағытталған кестелердің құрылымы бейнеленеді, ол төменгі ауқым бағандарға бөлінген - алдағы нәтижелеуші кестенің әрбір орісіне бір-бір бағаннан.

Контекстік менюдің  көмегімен бланктің жоғарғы жарты-сында  сұраныстар жасалған кестелерді ашады. Сосын нәтиже-леуші кестелерге кірігу тиісті өрістердің атауы тұсында екі рет қатарынан шертеді. Мұндайда бланкінің төменгі бөлігіндегі бағандар автоматты түрде өздігінен толтырьшады.

Егер Сұрыптау жолында шертсе, сұрыптау түрлері бар, ашылатын тізімнің кнопкасы пайда болады. Егер қайсібір өріс бойынша сұрыптау белгіленсе, нәтижелеуші кестедегі мәлімет-тер осы өріс бойынша сұрыпталады.

Экранға шығару өрісінде: жалаушалар бар, жалаушаларды орналастырып немесе тастап, осы бағанды экранға шығаруға рұқсат етеміз немесе тыйым саламыз.

Іріктеу шарты жолында: және (немесе) берілген шарттарды қанағаттандыратын жазбалар ғана сұрау үшін іріктеуге мүмкіндік беретін шартты немесе логикалық бейнелеулерді көрсетуге болады.

Сұраныс құрылымын қалыптастырып, оны жабады, оған ат қояды және одан ары екі рет қатарынан Мәліметтер базасы терезесіндегі таңбашада шертіп, іске қосады.

Есептер - басып шығаратын құрылғыларға пішімдеп шығаруға арналған мәліметтерді ұсыңудың ерекше түрі.

Сұраныс жұмысының нәтижелері бойынша алынған база-лык немесе нәтижелеуші кестелердің ақпараты бар басылым құжаттарын жасау үшін арнайы объектілер - есептер қызмет етеді. Есептер экранға емес, басып шығаратын құрылғыға (принтерге) мәліметтер шығару үшін арналғаидығымен айрық-шаланады.

Принтер болмаған жағдайда да есептер жасауға болады. Операциялық жұйенің бұйрығы: Іске қосу / Баптау / Принтерлер / Принтерлерді қою бүйрығының комегімен программалық мақсатты орындау жеткілікті, сонан кейін принтердің драйверін тіркеу, не болмаса оны иілімді дискіден алып, не болмаса операциялық жүйеге тиісті драйверлердің бірін таңдау керек. Формалар туралы айтылғандардың көп бөлігі есептерге қатысты. Мұнда сонымен қатар автоматты автоматтандырылған және қолдан жобаландыру құралдары бар.

Есеп құрылымын редакция л ay Конструктор режим інде орындалады (режим Мәліметтер базасы терезесінде Конструктор кнопкасымен іске қосылады. Бұл жағдайда басқарудың элементтері режимдеу (дайындау) элементтерінің функциясын атқарады. Басқару элементтерін орналастыру Элемеиттер панелі (Түр) /Элементтер панелі) көмегімен атқарылады.

Басқарудың бірінші  элементінде ағымдағы ай-күн, жыл  шығарылады. Бұл үшін Now () функциясы қолданылады. Ол ағымдағы ай-күн, жылды қайырады және оны өріске орналас-тырады, ал есеп оны басылым кезінде шығарады.

Басқарудың екінші элементінде  парақ нөмірі мен олардың жалпы саны шығарылады. Парақтарды белгілеу үшін Page () және Pages () енгізілген құрамдас функциялар қолданылады.

Есепті жобалау оның бөліктерінің құрылымын жасауда және осы бөлімдер ішінде басқару элементтерін орналастыруда, сондай-ақ осы элементтер мен кесте өрістері немесе мәліметтер базасы сұраныстарды арасындагы байланыстарды беруде.

Мәліметтер базасында диалогтық терезеде Есептер қосымшасында диалогтық терезесін тандап, Құру кнопкасын шертіп, автоматты түрде (автоесеп) жасауға мүмкіндік беретін Жаңа есеп диалогтық терезесін аламыз. (Мәліметтер базасы/Құру/Жаңа есеп/Бағандың автоесеп).

Бағандық автоесептен басқа «ленталық» автоесептер бар.

Есепті Автоматтандыруды құрудың құралы Есептер шебері болып табылады. Ол Мәліметтер базасы терезесінде шебердің көмегімен Есеп құру таңбашасында екі рет қатарынан шертумен іске қосылады, Есептер шебері алты кезеңмен жұмыс істейді. Оның жұмысында есепте көрсетілетін өрістерді таңдау, топтастыру өрістерін таңңау, макет пен безендіру стилін таңдау негізделетін базалық кестелер немесе сұраныстарды тандау атқарылады.

Есеп құрылымы бес бөліктен тұрады: есеп тақырыбынан, жоғарыдағы колонтитулдан, мәліметтер аумағынан, томендегі колонтитул дан және есеп ескертуінен:

- тақырып бөлігі есептің жалпы тақырыбын басу үшін қызмет атқарады;

- жоғарыдагы колонтитул бөлігін егер есеп күрделі құрылымды және көп паракты алатын болса, тақырыпшаларды басу үшін қолдануға болады. Егер төменгі колонтитулда бұл жасалмаған болса, мұнда колонтитулдарды (парақ нөмірлері) белгілеуге де болады;

- мәліметтер аумағында база кестелері өрісінің ішін-дегісіне байланысты басқарудың элементтері орналастырылады. Басқарудың бұл әлементтеріне принтерде басу үшін таблицадан берілетін мәліметтер беріледі;

- төменгі колонтитулдың бөлігін жоғарыдағы колонтитул бөлігі мақсаттары үшін де қолдануға болады;

- ескертулер бөлігі қосымша ақпаратты орналастыру үшін қолданылады.