Мәліметтер қоры ортасында пайдаланушылар программасын дайындау

       MS Access кең тараған мәліметтер қорын басқару жүйесі                                                                   

Қызметтің кез келген саласында жиі деректердің үлкен көлемдерімен жұмыс жасау қажет. Бұл кездегі негізгі операциялар – бұл ақпаратты жинау, оны өңдеу (қажет деректерді іздеу, сұрыптау және т.б.), деректерді қарап шығуға және баспаға шығаруға арналған формаларды құрастыру болып табылады. Осы барлық функцияларды қамтамасыз ететін ең таңымалды программалық құрал MS Access деректер базасын басқару жүйесі болып табылады.

Деректер базасы – бұл ақпарат, яғни деректер арнайы форматта (*.mdb) сақталынатын файл (құжат).

Деректер базасын басқару жүйесі – бұл программа. Ол арқылы ақпарат деректер  базасына енгізілінеді, сұрыпталынады, сүзбеу жүргізілінеді, қажет ақпарат ізделінеді, қажет ақпарат басқа программаларға көшірілінеді.

Деректер базасындағы бағандар өрістер деп аталады, ал жолдар – жазулар. Жазулар саны қатты дисктің сыйымдылығымен шектеледі. Өрістердің максималды саны – 255.

Өрістер мен олардың қасиеттерінің жиынтығы деректер базаның құрылымын анықтайды. Жазуы жоқ деректер базасы да деректер базасы болып табылады, өйткені оның құрылымы бар.

Деректер базасын құрастыру:

1 қадам. Оның құрылымын  құрастыру. 
2 қадам. Құрылымды ақпаратпен толтыру.

Access-ті жүктеген кезде  деректер қорының объектілерімен  жұмыс жасауға арналған мәзір пайда болады.

Жұмыс жасаудың режимдері және объектілері

Кестелер – жазулар жиынтығы болып табылады. Деректер базасында не сақталынады соның бәрі оның кестелерінде сақталынады. Олардың құрылымы және мазмұны бар. Кестенің құрылымын құрастырғанда өрістердің атауларын, өрістердің типтерін және олардың өлшемдерін анықтау қажет. Кестенің әрбір өрісіне ерекше ат беріледі. Содан кейін  қандай типті деректер әрбір өрісте орналасады екендігін шешу. Өріс типінің мәні Конструктор режимінде ғана көрсетілінеді.

Сұраныстар – толтырылған деректер базасымен жұмыс жасауға арналған негізгі объект. Деректерді өзгерту, таңдау және талдау құралы болып табылады. Олар бойынша бірнеше кестенің деректерін өзгертуге, талдауға және қарауға болады. Базаның байланысқан кестелерінен деректердің күрделі таңдауын орындауға және оларды нәтижелі кестелер түрінде көрсетуге мүмкіндік береді. Нәтижелі кестелер тек жедел жадыда сақталынады, ал бірақ оларды сақтауға болады.

Формалар – кестенің деректерін енгізу және бір жазуды көру үшін және т.б. мақсаттары үшін қолданылатын экранның арнайы форматы болып табылады. Формалар деректерді енгізуге, оларды түзетуге, қосуға және жазуларды жоюға мүмкіндік береді. Бір уақытта өз ара байланысқан кестелермен операциялар істеу үшін формаларды құруға болады.

Есептер – бұл деректерді ұйымдастыру және баспаға пайдаланушыға қажетті түрде шығарудың ең тиімді құралы.

Макростар – бұл белгілі бір операцияларды орындайтын макрокомандалар жиынтығы. Ол базамен жұмыс жасауын автоматтандырудың құралы болып табылады.

Модуль – бұл Visual Basic for Application (VBA) программалау тілінде жазылған программа.

Жұмыс жасаудың режимдері:

1.      Оперативті режим – терезеде ақпарат жүйенің мәселелерін шешу, яғни ақпаратты қарап шығу, өзгерту, таңдау 
2.      Конструктор режимі – объекттің құрылымын, макетін құру немесе өзгерту. 
Деректер түрлері.

• Мәтіндік – мәтін немесе есептеулерді жүргізуге талап етпейтін сандар (255 таңбаға дейін).
• Сандық – есептеулер жүргізуге арналған әр түрлі форматты сандық деректер.
• Мерзім/уақыт – мерзім және уақыт туралы ақпарат сақтау.
• Ақшалы – ақшалық мәндер және бүтін бөлігінде 15 таңбаға дейін, бөлшек бөлігінде 4 таңбаға дейін дәлдікпен жүргізілінетін математикалық есептеулерде қолданылатын сандық деректер.
• Memo – көп көлемді мәтінді сақтау.
• Санауыш – арнайы сандық өріс. Мұнда Access әрбір жазуға автоматты түрде арнайы реттік нөмерін береді.
• Логикалық – екі мүмкін мәндерден тек біреуін ғана қабылдай алады (иә, жоқ).
• OLE объекттің өрісі – Access кестесіне ендірілген немесе байланысқан объект.
• Гиперсілтеме - әріп және цифрлардан құрылған және гиперсілтеме адресін көрсететін жол.
• Алмастыру шебері – тұрақты мәндер жиынтығы немесе басқа кестеден қажет мәндерді тізімнен немесе тізімі бар өрістен таңдауға мүмкіндік беретін өріс.

Кестелерді құру.

Access-ті жүктегеннен соң  экранда сұхбат терезесі пайда  болады. Ол арқылы дайын деректер  базасын ашуға, жаңа деректер  базасын құрастыруға немесе ол  үшін ендірілген шеберді пайдалануға болады.

Біз Новая база данных ауыстыру қосқышын таңдаймыз және OK батырмасын шертеміз. Файл новой базы данных сұхбат терезесі пайда болады. Мұнда файлдың атын және оның орналасуын көрсетеміз. Сохранить батырмасын шертеміз. Деректер базаның терезесі пайда болады. Мұнда 6 астарлы бет орналасқан. Кестені құрастыру үшін Таблицы астарлы бетін таңдаймыз. Создать батырмасын шертеміз. Новая таблица сұхбат терезесі пайда болады. Мұнда кестені құрастырудың 5 мүмкін тәсілі көрсетілген.

1.    Режим таблицы – кесте өрістердің атауларын бағандардың тақырып жолдарына енгізу арқылы құрылады. 
2.    Конструктор – кесте өрістердің атаулар тізімін және бірден әрбір өрістің қасиеттерін көрсету арқылы құрылады. 
3.    Мастер таблиц – автоматты түрде шебердің көмегімен. Ол дайын тізімнен өрістерді таңдауға мүмкіндік береді және мұнда жүзден аса әр түрлі кестелердің түрлерінің шаблондары берілген. 
4.    Импорт таблиц – кесте деректерді басқа деректер базасынан немесе электронды кестеден көшіру арқылы құрылады. 
5.    Связь с таблицами – кесте басқа деректер базасында орналасқан кестемен байланыс жасау арқылы құрылады.

Кесте бойынша жылжу.

жебелек пернелерін пайдалану; 
қозғалту жолақтарын пайдалану; 
қажет орында маусты шерту; 
Tab пернесін пайдалану; 
терезенің төменгі бөлігінде орналасқан көшу батырмаларын пайдалану

Деректерді сұрыптау.

Деректерді қарап шығу ыңғайлы болу үшін, кестедегі жазуларды белгілі бір тізбек бойынша сұрыптауға болады.

Мәндердің сұрыптауын орындау үшін, мәтін курсорын сұрыпталынатын бағанның кез келген ұяшығына орнату қажет, содан кейін арнайы батырмаларды шерту немесе ЗаписиàСортировка командасын орындау.

Іздеуді ұйымдастыру.

Егер кесте көп көлемді болса, онда редакталайтын деректерді тауып алу қажет. Іздеу жүргізу үшін, мәтін курсорын іздеу жүргізілетін өрісінің ұяшығына орнату, содан кейін Правка-Найти командасын орындау қажет.

Пайда болған терезеде ізделінетін деректердің үлгісі енгізілінеді және Найти батырмасын шертеді. Егер қажет мән табылса, онда курсор сол ұяшыққа орнатылынады.

Сүзбеуді құру және қолдану.

Сүзбеу – бұл жазулар жиынтығын таңдауға қолданылатын, шарттар жиынтығы.

Типтер:

1.      белгіленген бойынша сүзбеу (фильтр по выделенному) 
2.      кәдімгі сүзбеу (обычный фильтр) – Сүзбеуді өзгерту батырмасы 
3.      кеңейтілген сүзбеу (расширенный фильтр).

Жұмыс тәртібі:

Записи/Фильтр/Изменить фильтр командасын орындау;

Кестеден тек бір жол ғана қалады; 
Әрбір өріс мәтін курсоры орналасқан жағдайда тізімі бар өріс болып табылады; 
Бұл тізімнен берілген өріс үшін қажет мәнді таңдауға болады; 
Применить батырмасын шерту; 
Таңдауды алып тастау үшін, дәл осы батырманы шерту қажет, тек бұл жағдайда ол Удалить фильтр деп аталады.

Форманы құру. Форманы көрсету режимдері.

Формалар – деректер базаны ақпаратпен толтыратын қызметкерлерге қажет. Олар ақпаратты енгізуге, қарап шығуға және кесте немесе сұраныстағы ақпаратты модификациялауға көмектеседі.

Құру тәсілдері:

1.      автоматты түрде – Автоформа. 
2.      шебер арқылы – Мастер форм. 
3.      өз қолымен – Конструктор.

Форманы көрсету режимдері:

1.      конструктор режимі 
2.      форма режимі 
3.      кесте режимі

Режимдер арасында ауысу Вид менюі арқылы іске асады.

Басқару элементтер.

Конструктор режимінде форманың көлбеу және тігінен орналасқан сызғыштар, форматтау тақтасы және құралдар тақтасы бар. Қосымша басқару элементтер тақтасын  экранға шығаруға болады. Ол арқылы формаға жаңа объектілер енгізуге болады.

Басқару элементтер – бұл формада немесе есепте орналасқан және деректерді бейнелеуге, операцияларды жасауға немесе жай әсемдік үшін арналған графикалық объектілер болып табылады.

Формаларда үш бөлім және бірнеше басқару элементтер болуы мүмкін.

Форманың бөлімдері:

1. форманың тақырып жолы – бұл бөлім форманың 1-ші бетінің ең басында орналасады және тақырыптың атауын орналастыруға арналған;
2. форманың ескерту бөлімі – соңғы беттің ең соныңда орналасқан, пайдаланушыға арналған кеңестер және басқада қажет ақпаратты орналастыруға пайдаланады.
3. деректер аумағы – деректердің жазулары орналасқан.

Экранға көрінбейтін бөлімді шығару үшін Вид /Заголовок/Примечание формы командасын орындау қажет.

Сұраныстарды құрастыру.

Сұраныстар – бұл пайдаланушы орнатқан шарттың негізінде, бір немесе бірнеше кестелерден өзіне қажет жазуларды іріктеп алуға көмектеседі.

Сұранытың қасиеттері:

1. нәтижелі кестені құрастырғанда, базадан қажет ақпаратты тек таңдамай ғана, сонымен қатар оны өңдеу мүмкіндігі болып табылады (сұрыптау, сүзбеуден өткізу, біріктіру, бөлу, өзгерту). Сонда алғашқы кестеде ешқандай өзгертулер пайда болмайды.
2. қорытынды есептеулер жүргізу мүмкіндігі (өріс бойынша орташа мәнін, ең максималды, ең минималды мәнін, қосындыны табу).

Есептер құрастыру.

Есептер – сұраныстар жұмысының нәтижелерін көрнекті түрде, баспа құрылғысында басылма түрінде алуға мүмкіндік береді (қағаз құжаты).

Құру тәсілдері:

1.      автоматты түрде – Автоотчет. 
2.      шебер арқылы – Мастер отчета. 
3.      өз қолымен – Конструктор.

Есептің құрылымы:

1.     тақырып жол бөлімі– есептің жалпы атауын жазуға арналған; 
2.      жоғарғы колонтитул бөлімі – егер есептің құрылымы күрделі болса және бірнеше беттерден тұрса, онда ішкі атауларды жазу үшін қолданылады; 
3.     деректер аумағы – база кестелер өрісінің мазмұнымен байланысты, басқару элементтер орналасқан; 
4.     төменгі колонтитул– құру мерзімі және беттерді нөмірлеу; 
5.     ескерту бөлімі – қосымша ақпарат орналастыру; 
6.     топтың тақырып жолы – әрбір берілген топтың жоғарғы бөлігінде шығады.

Кестелер

Бұрындары ескерткеніміздей, контактлер тізімі сияқты, қарапайым мәліметтер қорында бір ғана кесте қолданылады. Алайда көптеген мәліметтер қорында бірнеше кесте қолданылады. Компьютерде жаңа мәліметтер қорын құру кезінде жаңа файл құрылады, бұл мәліметтер қорының барлық обьектлері үшін, оның ішінде кестелер үшін де, контейнер ретінде қолданылады.

Ассеss кестелерін құру

Реляциялық мәліметтер қорындағы берілгендер кестелерде сақталады, бұл ережеден Ассеss 2007 де тыс қалмайды. Кестелерді құру үшін келесі тәсілдердің бірі қолданылуы мүмкін: жаңа мәліметтер қорын құру мезетінде кестелерді бұрыннан бар мәліметтер қорына орналастыру, сол сияқты мәліметтердің басқа көздерінен кестеге импорт немесе сілтеме жасау, мысалға Microsoft Office Exsel 2007 кітабы, Microsoft Office Word 2007 құжаты, мәтіндік файл, немесе басқа мәліметтер қоры. Жаңа мәліметтер қорын құру кезінде, оған өрістерді анықтауды бастауға мүмкіндік беретін, мәліметтерді енгізуге болатын, жаңа бос кесте автоматты түрде қойылады. Бұрыннан бар мәліметтер қоры құрамында жаңа кестелерді құруды бастайық, ол үшін келесі әрекеттерді орындау қажет.

Ассеss 2007-ні орындауға жіберіңіз

«Бағдарламаның алғашқы экраны» терезесінде «жаңа мәліметтер қоры» белгісін шерту.

«Жаңа мәліметтер қоры» ішкі терезесінде файлдың атын енгізіңіз және мекен жайын көрсетіңізЕнді Құру қосымшасына өтіңіз, содан кейін Кестелер тобындағы Кесте түймесін шертіңіз   

 

Ассеss кестелеріне өрістер қосу         

 Мәліметтер қорындағы  барлық ақпараттар өрістерде сақталады (сол сияқты бағандар деп аталады). Мысалаға, Контактлер кестесінде Аты, Фамилиясы, Мекен жайы, Телефон және т.б. атаулармен өрістер құруға болады.     

       Өрістерді таңдап алуға үлкен жауапкершілікпен қараңыз. Өрістерді анықтау үрдісінде ақпараттарды жеке пайдалануға болатындай етіп, кішкентай бөліктерге бөлуге тырысыңыз. Мысалға, толық атауларды екі өрісте сақтау ыңғайлы – Аты және Фамилиясы. Егер ақпараттың белгілі бір элементі үшін есептер жасау, сорттауды орындау, іздеу немесе есептесу жоспарланса, ол үшін жеке өріс құру ұсынылады.    

        Өріс сипаттамасымен қатар анықталады. Мысалға, әрбір өрісте осы өрісті бірдей дәрежеде анықтайтын өзінің аты бар. Бұдан басқа, кез келген өріске осы өрісте сақталатын мәліметтерге сәйкес таңдалатын, мәліметтер типі сәйкес келеді. Мәліметтердің бұл типі сақтауға болатын мәндерді, мәліметтермен орындауға болатын операцияларды, сол сияқты әрбір мәнге бөлінген жадының көлемін анықтайды. Әрбір өріспен сол сияқты қасиеттер деп аталатын параметрлер тобы да байланысты, олар осы өрістің сыртқы түрі мен функциональды сипаттамаларын анықтайды. Мысалғы, Формат қасиеті өрісте бейнеленетін мәліметтердің құрылымын анықтайды.