Моделирование системы

 

Реферат

Цель курсового проекта –  разработка автоматизированной системы  ведения статистики продаж и активностей  менеджеров компании, предназначенной  для автоматизации процесса проведения финансового анализа деятельности компании.

В ходе выполнения курсового проекта, был проведен анализ бизнес-процессов отдела продаж компании ООО «Соннигер», определены основные требования к разработке, спроектирована структура БД и выбран язык программирования Visual Basic for Application (VBA) в качестве средства разработки автоматизированной системы.

Пояснительная записка к курсовому  проекту содержит 24 лист, 7 рисунков, 8 таблиц. При составлении пояснительной записки было использовано 5 источников литературы.

 

Список сокращений

БД – база данных;

СУБД –  система управления базами данных;

АС – автоматизированная система;

VBA – Visual Basic for Application;

CRM – программный продукт FreshOffice CRM;

1С –  программный продукт 1С Предприятие.

 

Содержание

 

Введение

В наши дни АС являются практически  неотъемлемой частью в деятельности большинства компаний. Так например для торгующих организаций АС могут помогать выполнять функции хранения и обработки информации о финансовой деятельности компании, ведение бухгалтерии, учет деятельности ее сотрудников может быть прописан в CRM системе. Использование АС в значительной степени упрощает работу и повышает эффективность и скорость работы с данными. Для руководителей АС предоставляют возможность контролировать деятельность сотрудников компании, получать подробную отчетность.

Огромную роль в успехе коммерческих компаний играет планирование продаж. В компании ООО «Соннигер» ежемесячно каждый менеджер присылает планы продаж на ближайшие месяцы, руководитель отдела продаж, собирая информацию от каждого менеджера, формирует общий план продаж из которого формируется заказы на поставку оборудования от поставщиков из Европы, а также планируется объем оборудования на складе. Что бы планирование было максимально точным – необходимо иметь следующую информацию:

• Планы продаж на ближайший месяц от каждого менеджера;
• Информация о текущих продажах;
• Статистика продаж за прошлые годы;
• Сезонные тенденции рынка;
• Выполнение менеджерами нормативов по активностям.

Также необходимо, что бы отчетная информация была представлена в удобном виде, что бы на основании нее было возможно принимать те или иные решения о планировании будущей деятельности, а также делать выводы о проделанной работе.

Для ведения финансовой деятельности компания «Соннигер» использует программный  продукт 1С Предприятие. Для ведения информации о клиентах и деятельности менеджеров используется разработка питерских программистов – программный продукт FreshOffice CRM – он-лайн база данных с разделенным доступом для каждого менеджера. Обе эти системы работают независимо друг от друга и никак не связаны, из этого вытекает проблема несовместимости выходных данных. Для создания общих отчетов о деятельности компании информация выгружается из каждой программы в отдельные файлы и в дальнейшем обрабатывается вручную. В результате формирование руководителем отдела продаж каждого отчета занимает довольно много рабочего времени. Упростить этот процесс возможно при помощи создания АС которая будет объединять данные из двух систем в одну полноценную БД, данные из которой возможно выгружать виде отчетов.

Планируется, что разрабатываемая АС должна обеспечивать выполнение автоматизации процесса составления отчетности по деятельности менеджеров компании. В результате время на обработку данных, формирование отчетов отчетов будет значительно сокращено. Данные в отчете должны быть представлены в виде графиков, сводных таблиц и расчетных плановых показателей.

 

1. Анализ предметной области

1.1. Описание деятельности компании

Компания ООО «Соннигер» является российским представительством польской компании Sonniger Polska Sp. z o.o. Компания занимается поставкой отопительно-вентиляционного оборудования по всей территории РФ. ООО «Соннигер» основана в 2010 году и является молодой и динамично развивающейся компанией в сфере поставок климатической техники. Основной деятельностью компании является импорт оборудования из Польши и Италии и дальнейшая его реализация в России.

Основным «двигателем» продаж компании является штат менеджеров по продажам. Менеджер – сотрудник компании основными  обязанностями которого являются ежедневное общение с клиентами, личные встречи, обучения, презентации, большое количество звонков и выставленных счетов, вся эта деятельность в дальнейшем выливается в продажи. Вся деятельность менеджеров – звонки, встречи, обучения, электронные письма, поздравления регистрируется в CRM системе.

В  CRM системе хранится информация о более чем 12 000 компаний-клиентов и большая БД контактов с данными компаниями (встречи, звонки, электронные письма). Каждый менеджер имеет он-лайн доступ к своей части клиентской базы.

Ведением финансовой деятельности занимается бухгалтер компании, помогает ему бухгалтер-операционист. Информация о выставленных счетах, оплатах и отгрузках ведется в программе 1С Предприятие.

Деятельность всех менеджеров находится  под надзором руководителя отдела продаж. Каждый месяц руководитель собирает информацию из файлов выгрузки программ 1С и CRM и формирует из нее отчеты о продажах сопоставляя их с отчетом активностей менеджеров. Данная информация позволяет принимать следующие решения:

• Планирование будущих продаж;
• Планирование склада;
• Планирование поставок оборудования из Европы;
• Составление нормативов по количеству встреч, звонков и прочих активностей менеджеров.

 

 

1.2. Организационная структура компании

ООО «Соннигер» является молодой компанией, поэтому численность ее штата  является относительно небольшой – на момент конца 2011 года в компании работает 10 человек. В компании применена линейная организационная структура. Руководителем компании является генеральный директор. Ниже представлена схема организационной структуры компании.

 

 

 

 

Рис. 1.1. Организационная  структура компании ООО «Соннигер»

 

2. Постановка задачи и основные требования к системе

Основной задачей является создание АС, предназначенной для хранения и обработки данных о счетах, оплатах, отгрузках и активностях менеджеров компании ООО «Соннигер». Объектом автоматизации является процесс составления отчетов по деятельности менеджеров. который осуществляется специалистами договорного отдела и отдела финансового обеспечения.

2.1. Требования к функциям системы

• Ввод данных в систему из файлов отчетов программ 1С Предприятние и FreshOffice CRM с последующей загрузкой данных в БД;
• Возможность ручного ввода данных в БД о менеджерах и планах продаж;
• Система должна обеспечивать надежное хранение и информацию в БД;
• Текстовый и графический способы представления информации для пользователя;
• Поиск и фильтрация информации по различным критериям;
• Формирование и печать отчетов по выбранным параметрам.

2.2. Требования к информационному  обеспечению

Входная информация:

• Отчет по продажам из 1С;
• Отчет по активностям из CRM;
• План продаж за предыдущие периоды;
•  Тип получаемого отчета.

Выходная информация:

• Общий отчет с планами продаж.

2.3. Требования к численности  и квалификации персонала

Данная программа создается  исключительно для ведения статистики и формирования отчетности, что необходимо для руководителя отдела продаж, то данная система является однопользовательской и единственным пользователем является руководитель продаж. Пользователь должен быть специалистом в своей предметной области и иметь необходимую квалификацию, без которой невозможно обеспечить работу системы. Перед внедрением системы пользователю должна быть предоставлена полная документация с подробным руководством пользователя. Также для пользователя необходимо провести обучение по функциональным возможностям АС.

2.4. Требования к интерфейсу системы

• Интерфейс системы должен быть понятным и удобным, не должен быть перегружен графическими элементами;
• Навигационные элементы должны быть выполнены в удобной для пользователя форме;
• Интерфейс должен соответствовать современным эргономическим требованиям и обеспечивать удобный доступ к основным функциям системы;
• Система должна обеспечивать корректную обработку аварийных ситуаций, вызванных неверными действиями пользователей или недопустимыми значениями входных данных, в таких случаях система должна выдавать пользователю соответствующие сообщения, после чего возвращаться в рабочее состояние;
• Все экранные формы пользовательского интерфейса и элементы управления должны быть выполнены в едином стиле;
• Все надписи экранных форм, а также сообщения, выдаваемые пользователю в процессе работы должны быть информативны, понятны и написаны на русском языке.

 

3. Проектирование системы

3.1. Функциональная модель разрабатываемой системы

Данная функциональная модель построена  по методологии IDEF0. Контекстная диаграмма процесса составления отчетов по деятельности менеджеров и ее декомпозиция представлены на рис. 3.1. и рис. 3.2. Результаты декомпозиции блоков диаграммы, представленной на рис. 3.2., содержатся на рис. 3.3., 3.4., 3.5.

 

Рис.3.1.  Контекстная  диаграмма «Составление отчетов  по деятельности менеджеров»

 

Главной функцией проектируемой  автоматизированной составление отчетов  по деятельности менеджеров. Для получения отчета требуются следующие входные данные:

• Тип отчета;
• Отчет по продажам из 1С;
• Отчет по активностям из CRM;
• Планы продаж за предыдущие периоды.

Составлением отчетов занимается руководитель отдела продаж, именно он и является единственным пользователем  системы.

Рис.3.2.  Декомпозиция контекстной диаграммы 

«Составление отчетов по деятельности менеджеров»

Процесс составления отчетов по деятельности менеджеров состоит из трех стадий:

• Ввод данных в систему;
• Формирование отчетов;
• Занесение планов продаж.

В систему вводятся данные из отчетов  систем 1С и CRM, этими данными наполняется БД, в дальнейшем, имея информацию о необходимом типе отчета и данных в БД, пользователь получает отчет. На основании данных в отчете пользователь проведя анализ принимается решение о занесении плана продаж на следующий месяц.

Рис.3.3.  Декомпозиция диаграммы «Ввод данных в систему»

Процесс ввода данных в систему  состоит из трех этапов:

• Ввод данных;
• Проверка данных;
• Заполнение БД;
• Повторный ввод данных.

Пользователь загружает два файла отчетов из 1С и CRM, далее данные проходят проверку на корректность, если данные некорректны, то пользователю выдается сообщение о некорректности данных и далее он отправляется на повторный ввод данных. В случае если данные корректны – они загружаются  в БД.

 

Рис.3.4.  Декомпозиция диаграммы «Формирование отчетов»

Процесс формирования отчетов также  состоит из трех этапов:

• Создание формы отчета;
• Выбор данных для отчета;
• Вывод отчета.

Пользователь выбирает конфигурацию отчета, фильтрует необходимые данные для отчета и далее система выдает данные в виде отчета по деятельности менеджеров.

 

Рис.3.5.  Декомпозиция диаграммы «Занесение планов продаж»

Последним этапом является занесение  планов продаж, состоящем из трех этапов:

• Просмотр статистики продаж;
• Составление планов продаж;
• Сохранение планов продаж.

Пользователь получив отчет  о деятельности менеджеров, проведя  анализ основываясь на данных о продажах за предыдущие периоды определяет планы  продаж на следующий месяц для  каждого из менеджеров и заносит их в БД. На выходе пользователь получает общий отчет с планами продаж на следующий месяц.

3.2. Выбор средства разработки

Для разработки АС были выбраны программные  продукты Excel и Access пакета программ Microsoft Office 2007. Компания ООО «Соннигер» использует лицензионное программное обеспечение Microsoft Office 2007, поэтому для создания БД используется Microsoft Access 2007, а для разработки приложения СУБД используется среда Visual Basic For Application (VBA) в программе Microsoft Office Excel 2007. Это значительно дешевле, чем покупка готовой автоматизированной системы или привлечение посторонних фирм для ее написания на другом средстве проектирования БД. Среда программирования VBA предоставляет возможность создания полноценной СУБД по управлению данным в БД Microsoft Access 2007.

3.3. Проектирование структуры базы данных

БД – это совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области.

Концептуальные требования к БД выдвигает заказчик. Концептуальные требования  отражают существенные с точки зрения обработки особенности БД. Для построения оптимальной структуры БД нужно выполнить нормализацию.

Нормализация - это  процесс проектирования с использованием метода нормальных форм. Он является пошаговым и заключается в последовательном переводе по определенным правилам отношений из первой нормальной формы в нормальные формы более высокого порядка. Каждая следующая нормальная форма ограничивает определенный тип функциональных зависимостей, устраняет соответствующие аномалии при выполнении операций над отношениями БД и сохраняет свойства предшествующих нормальных форм.

3.3.1. Первая нормальная форма

Отношение находится в первой нормальной форме, если:

1. Все его атрибуты являются простыми (имеют единственное значение);
2. Нет группы повторяющихся полей.

Избыточное дублирование устраняется  путем приведения ее ко второй нормальной форме. И чтобы выполнялось условие  первой нормальной формы, на основании концептуальных требований получаем список неделимых полей: